DIAGNOSTICO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (NTCGP) Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

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1 DIAGNOSTICO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (NTCGP) Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) NOMBRE DE LA ENTIDAD: Alcaldía Municipal de La Unión Nariño ELABORADO POR: Emilse Sepúlveda Sepúlveda FECHA: Febrero 25 de 2012 OBJETO Y ALCANCE: Elaborar el informe ejecutivo Anual de Control Interno del Modelo Estándar de Control Interno y el sistema de gestión de calidad en La administración Municipal de la Unión Nariño. IDENTIFICACION DE FACTORES CRITICOS DE ÉXITO: Entre los aspectos más relevantes para el buen desarrollo de estos sistemas tenemos: Alta rotación del personal directivo Funcionarios reacios al cambio Falta de recursos económicos Poca actualización de las normas Falta nuevas tecnologías Poca dirección DIAGNÓSTICO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO: La Administración Municipal de La Unión Nariño, ha establecido, documentado, e implementado, El Modelo Estándar de Control dadas las directrices del gobierno nacional Ley 87 de 1993 "POR LA CUAL SE ESTABLECEN NORMAS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES' para lo cual creo el comité coordinador del sistema de control interno en el decreto 199 de 2007 y acuerdo 25 de 2010, y los equipos responsables de su implementación mediante el decreto 201 de 2007 entre ellos: Grupo de trabajo del nivel directivo, secretario técnico, representante de la alta dirección, equipo MECI, coordinador y supervisor del equipo MECI (secretario de Gobierno), lideres del proceso y el evaluador como la oficina de control interno. Para implantar el MECI en la entidad Se identificaron los procesos que le permiten cumplir la misión asignada a la entidad

2 Se determinó la secuencia e interacción de los procesos identificados Se determinaron los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación, como el control de estos procesos es eficaz y eficiente Se realizo seguimiento, medición y análisis de estos procesos Se implementaron las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos Se identificaron y diseñaron con la participación de todos los servidores públicos, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a la entidad. En el desarrollo de este proceso se estableció el siguiente MAPA DE PROCESOS Clientes (y otras partes interesadas) ESTRATEGICOS Direccionamiento estratégico Planeación Administrativa y financiera. Comunicaciones Clientes (y otras partes interesadas) Requisitos E ntrada MISIONALES Vigilancia, Inspección y control Asesoria y asistencia técnica Gestión del desarrollo Territorial Formación ciudadana Convivencia y seguridad ciudadana s alidas Servicios DE APOYO DE EVALUACION Adoptado Res. 743 dic 6/08 Gestión del Talento Humano Admón. De Rentas Contratación Gestión Jurídica Gestión Documental Gestión del Recurso físico Evaluación Independiente Mejoramiento de la gestión Satisfacción

3 En el informe ejecutivo anual de control Interno al Departamento administrativo de la función Pública en el radicado 788 se da a conocer los avances y dificultados de los sistemas así: Subsistema de Control Estratégico Avances El municipio de La Unión sigue trabajando en este componente con la re inducción de los acuerdos compromisos y protocolos éticos a los empleados de la administración, la evaluación estudio y diagnostico de la estructura organizacional actual, capacitaciones y talleres para el desarrollo del talento humano, aplicación de políticas de bienestar. En cuanto al estilo de dirección se mejorara ya que además se inicia una administración nueva con el compromiso de fortalecer aun más el sistema de control Interno Dificultades La principal dificultad esta en la Evaluación y valoración de los riesgos en los diferentes procesos. Subsistema de Control de Gestión Avances Se siguen presentando sugerencias y modificaciones necesarias en cada uno de los procesos institucionales. Se dinamizado el proceso de comunicación publica, se presenta avances en la documentación, adopción formal y socialización de todas y cada una de las acciones, actividades, planes, programas, códigos, comités, grupos de trabajo y manuales; que hacen parte de los elementos constitutivos de las Actividades de Control, Información y Comunicación Pública. Dificultades Demoras en la elaboración y socialización de actividades de control. A pesar de que ya están documentados y socializados los procesos institucionales en cada de las secretarias de despacho en donde se incluyeron en él los indicadores de la eficiencia, efectividad y eficacia, aún no se están aplicando en todos los procesos para medir los resultados obtenidos y el cumplimiento de las metas frente a todo lo planteado y proyectado en el plan de desarrollo. Aunque se tienen establecido el mapa de riesgos en donde se tienen establecidos los controles para mitigar cada uno de los riesgos identificados, los cuales se describen dentro el plan de manejo los responsables de los procesos no realizan la calificación

4 Subsistema de Control de Evaluación Avances Se estableció el proceso de mejora continua a través del cual con las herramientas de los planes de mejoramiento, para superar las dificultades y optimizar el modelo. Dificultades No se realizo por parte de la dirección de control interno la totalidad de las auditorias programadas. No existen auditores internos que apoyen el proceso de auditoria. Estado general del Sistema de Control Interno Desde el inicio de la administración de 2008 a 2011, al inicio de cada vigencia, realiza la evaluación anual al sistema de control interno, en el que se tiene en cuenta cada uno de los elementos que integran el Modelo Estándar de Control Interno, describiendo así los avances y dificultades obtenidas y también las debilidades y dificultades evidenciadas. El estado general del sistema de Control Interno, es satisfactorio, teniendo en cuenta que falta avanzar en cada uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se espera que la nueva administración haga una mayor labor y compromiso en ello. Se sugiere buscar asesoría o acompañamiento para realizar de nuevo un diagnostico y buscarlas mejoras, reevaluar lo que se ha hecho y tomar lo que se esta haciendo bien y que debemos de mejorar. El informe ejecutivo anual de Control interno Presentado al Departamento administrativo de la Función Pública presentado en el mes de Febrero de 2012, califica al MECI del año 2011 obteniendo la siguiente Calificación:

5 ENTIDAD : ALCALDIA MUNICIPAL LA UNIÓN - NARIÑO PUNTAJE CALIDAD : 71,86 % Ver Concepto Calidad PUNTAJE MECI : 87,17 % Ver Concepto MECI ELEMENTOS Acuerdos,compromis os o protocolos éticos Desarrollo de talento humano AVANCE(% ) 69,8 Estilo de Dirección 70 Planes y programas Modelo de operación por procesos Estructura organizacional 90 Contexto estratégico 65,8 Identificación de riesgos 65,8 Análisis de riesgos 65,8 Valoración de riesgos Politicas de administración de riesgos Políticas de Operación 65,8 65,8 Procedimientos 75 Controles 84 Indicadores Manual de procedimientos Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación Autoevaluación del control Autoevaluación de gestión Evaluación independiente al Sistema de Control Interno 80 Auditoria Interna 70 COMPONENTES AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIEN TO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL AVANCE(% ) 79,93 96,67 65,8 91,8 INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA AUTOEVALUACIÓN 90 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 85 SUBSISTEMA S CONTROL ESTRATÉGIC O CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCE(% ) 78,07 96,27 87,14

6 Planes de Mejoramiento Institucional Planes de mejoramiento por Procesos 84 PLANES DE MEJORAMIENTO 86,67 Plan de Mejoramiento Individual RANGO 90% - % 60% - 89% 0% - 59% CONCEPTO MECI De acuerdo a la información suministrada el modelo esta en un desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. De acuerdo a la información suministrada el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos De acuerdo a la información suministrada el modelo requiere ser fortalecido Resultados por Elementos del Modelo Estándar de Control Interno En cuanto a los resultados logrados por cada uno de los 29 elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno y que fueron evaluados y calificados en LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA UNION, se evidencio que Doce (12) de ellos registraron una calificación entre 60% y 84%, así: Desarrollo del talento Humano, Estilo de dirección, contexto estratégico, identificación, análisis, valoración y políticas de riesgos, procedimientos, controles, autoevaluación de la gestión, auditoria interna y planes de mejoramiento por procesos. Los diecisiete (17) restantes elementos, presentaron una calificación satisfactoria, que oscila entre 90 y % así: Acuerdos, compromisos o protocolos éticos, planes y programas, Modelo de operación por procesos estructura organizacional, Políticas de Operación, procedimientos, procesos, controles indicadores, manual de procedimientos, información primaria, comunicación organizacional, comunicación informativa, medios de comunicación,, autoevaluación del control, planes de mejoramiento institucional Resultados por Componentes del Modelo Estándar de Control Interno Continuando con el desglose de la evaluación del Modelo Estándar de Control Interno, a nivel de los 9 componentes, se encontró que uno (1) de ellos presentó una calificación baja dentro del Modelo Estándar de Control Interno,

7 así: administración de riesgos con 65.8%, seguido del componente ambiente de control que registro una calificación de 79.93%, lo que quiere decir que de acuerdo a la información suministrada el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos, los siguientes componentes con una calificación de sobresaliente: Direccionamiento estratégico %, actividades de control 91.8%, información pública %, comunicación pública %, autoevaluación 90%. En síntesis, la calificación más alta del Modelo Estándar de Control Interno respecto de sus componentes la registro los Componentes de información y comunicación pública % con calificación de sobresaliente y la más baja administración de riesgos 65,8%. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD En la Alcaldía Municipal se realizo el Diagnóstico de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 0:2004, a una muestra aleatoria de 138 usuarios y servidores públicos, donde por el Sistema arrojo una calificación de 56% Insuficiente utilizando HERRAMIENTA_DE_DIAGNOSTICO_ISO_GP_0 Menu Principal DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES PUBLICAS MUNICIPIO DE LA UNION NARIÑO % CUMPLIMIENTO DE GP 0: % Creamos Valor con Tecnología e Innovación Codigo: H01-GP 0 Versión A partir de los hallazgos encontrados durante el diagnóstico, se realizan las recomendaciones para la planificación, diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y de Control Interno, razón por la cual la

8 entidad debió adoptar un plan de acción que desarrollo en la organización el Sistema de Gestión de Calidad como herramienta útil para el logro de los objetivos institucionales, en términos de satisfacción de los clientes, usuarios o beneficiarios, de cumplimento de objetivos institucionales, de cara al servicio de la ciudadanía, documento, e implemento, la norma NTCGP0:2004 (Norma técnica colombina para la Gestión Pública) con el acompañamiento de Departamento Nacional de Planeación y la empresa INALCEC (Instituto Nacional de Consultoría en Calidad) donde desde el año 2007 en el decreto 199 se crea el comité de calidad y se designa al representante de la dirección y el representante de calidad para la implementación del sistema de gestión de calidad, en el año de 2008 en el acuerdo 34 se adopta el sistema de gestión de calidad en la Administración central y sus entes descentralizados. En esta documentación se establecieron los siguientes procesos y procedimientos, políticas y objetivos de calidad: PROCESOS 1. Procesos estratégicos 2. Procesos de apoyo 3. Procesos Misionales 4. Procesos de Evaluación Ver Mapa de Procesos anteriormente relacionado PROCEDIMIENTOS 1. Auditoria Interna 2. Procedimiento para la toma de acciones preventivas 3. Procedimiento para el control de documentos 4. Procedimiento Para el control de registros 5. procedimiento tratamiento de reclamos 6. Control del Producto o Servicio No conforme POLÍTICA DE CALIDAD: La Alcaldía Municipal de la Unión es una organización dedicada a gestionar la ejecución de planes, programas y proyectos de desarrollo para el logro del bienestar de los habitantes del municipio en cumplimiento de los fines del estado, haciendo uso del equipamiento necesario y contando con un talento humano competente, comprometido con el sistema de calidad y el mejoramiento continuo para resolver oportunamente los requerimientos de la comunidad de forma amable y efectiva.

9 OBJETIVOS DE CALIDAD: Capacitación y mejoramiento de competencias del recurso humano institucional. Optimizar la dotación del equipamiento necesario para la prestación de los servicios. Institucionalizar la atención amable, respetuosa y oportuna en la prestación de los servicios. Impulsar la búsqueda permanente de efectividad en la gestión de planes, programas y proyectos de desarrollo. Direccionar la gestión de la administración hacia el logro del bienestar de la comunidad. Incrementar la cobertura en la prestación de servicios a toda la comunidad. Sin embargo es claro que existe deficiencias en cuanto a la identificación y aplicación de los procesos, lo cual índica su desarticulación como sistema por lo cual es necesario definir e integrar junto con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), que finalmente deberá verse reflejado en la satisfacción de nuestro cliente o usuario. El estado general del SGC se ve reflejado en la calificación dada por el Departamento administrativo de La Función Publica así: ENTIDAD : LA UNIÓN - NARIÑO AVANCE CALIDAD : % Ver Rangos de Implementación DESCRIPCION Política de calidad Objetivos de calidad Modelo de operación por procesos AVANCE (%) PESO ETAPA AVANCE (%) PESO 5 5 Planificación Documentación Socialización y sensibilización Auditoria interna Revisión por la dirección 7,5 20 Implementación Validación

10 Resultados por Etapas del Sistema de gestión de Calidad En cuanto a los resultados logrados por cada uno de las 3 etapas que fueron evaluados y calificados por el DAFP en LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA UNION, se evidencio que la etapa de planificación obtuvo un puntaje de 5%, la etapa de implementación un 48.5% y la validación un 22% logrando con ello una calificación total de 71.86% RANGO Menos de 40% Entre 40% y 60 Entre 60% y 85% Más del 85% CONCEPTO CALIDAD El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP0:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación. Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP0:2009, y son ejemplo para otras entidades del sector.

11 RECOMENDACIONES: Estructurar en el Plan de desarrollo Municipal sector de fortalecimiento institucional el mantenimiento del MECI y del SGC. Apropiar recursos en el presupuesto municipal para la certificación del Municipio en SGC. Suscribir compromisos con los funcionarios que recién ingresan a laborar en la Alcaldía Municipal para lograr el % en la ejecución de los sistemas. Compromiso y Revisión por la Dirección. Capacitación en el Modelo Estándar de Control Interno y sistema de gestión de calidad a los empleados municipales. Socialización de los Procesos, procedimientos, indicadores, mapa de riesgos, controles y formatos. Socializar los procedimientos establecidos en el sistema de gestión de calidad así: Auditoria Interna SGC, control de documentos internos y externos, control de registros, acciones preventivas y de mejora, procedimiento del servicio no conforme y tratamiento del reclamo.