Administrador de Proyectos Seis Sigma

Transcripción

1 Administrador de Proyectos Seis Sigma Bizagi Suite

2 Seis Sigma 1 Table of Contents Administrador de Proyectos Seis Sigma... 3 Elementos del proceso...10 Cuadro del Proyecto...10 El Proyecto es Válido?...13 Siguiente Fase...13 Definir...13 Medir Analizar Mejorar...15 Controlar...15 Modificar Proyecto...15 El Proyecto Puede Continuar? Cancelar Proyecto...18 Proyecto Terminado?...19 Actas...19 Fase Elementos del proceso Detallar Fase Crear Entregable Finalizar Fase Crear Entregable... 25

3 Seis Sigma 2 Elementos del proceso Crear Entregable Aprobar Entregable Entregable Aprobado? Se require otra Aprobación? Finalizar Entregable Participantes...31

4 Seis Sigma 3 Administrador de Proyectos Seis Sigma Versión: 1.0 Autor: Bizagi Modeler. Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento en la metodología Seis Sigma. Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de variación y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora para el negocio. Una compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una compañía que pone la satisfacción de sus clientes primero. Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve, Control) La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma. La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso. En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas de los problemas y/o de los defectos. La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.

5 Seis Sigma 4 La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control del proceso para evitar que las mejoras sean temporales. Aunque la metodología Seis Sigma puede mejorar de buena forma los procesos todavía requiere bastante trabajo manual, además generalmente los miembros del equipo presentan sus resultados en una forma improductiva y poco eficiente. Con el proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma, las compañías pueden realizar sus proyectos de forma más eficiente. Administrador de Proyectos Seis Sigma guía de manera fácil a todos los miembros del equipo a través del ciclo DMAIC, reduce el tiempo de asignación de las tareas asociadas a cada fase, asignando las actividades a las personas correctas en el momento indicado. Adicionalmente el proceso ayuda a compilar la información resultante de cada etapa de tal manera que se pueda acceder a ella de manera rápida y en cualquier momento del proceso a través de las formas de resumen. Objetivos Contener toda la información en del proyecto. Sugerir herramientas para cada etapa del ciclo DMAIC Asignar a cada uno de los miembros las tareas del proyecto Aprobar o solicitar modificaciones en cada uno de los entregables del proyecto. Dar acceso a toda la información del proyecto en todo momento y a todos los involucrados. Alcance El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma fue diseñado para implementar y controlar un proyecto de Seis Sigma. El proceso ayuda a cumplir los objetivos del proyecto minimizando el esfuerzo y los recursos. Adicionalmente Administrador de Proyectos Seis Sigma solicita toda la información necesaria en cada una de las etapas del ciclo DMAIC. Duración Depende del Proyecto a Ejecutar

6 Seis Sigma 5 Formas globales 1. Nombre: Forma Global : Forma Global Formas de resumen 1. Nombre: PhaseSummaryForm : Forma de resumen del sub proceso Fase

7 Seis Sigma 6 2. Nombre: DeliverableSummaryForm : Forma de resumen sub proceso Crear entregable Formas de consulta 1. Nombre: Dash Board : Forma de consulta del proceso

8 Seis Sigma 7 Pestañas 1. Nombre: Historia del Proyecto : Muestra la historia del proyecto, es posible acceder a los resultados parciales. 2. Nombre: Historia de los Comentarios : Se muestran los comentarios realizados a través del proceso

9 Seis Sigma 8 3. Nombre: Fase : Información sobre una fase

10 Seis Sigma 9 4. Nombre: Cuadro de proyecto : Información del Cuadro del Proyecto

11 Seis Sigma 10 Elementos del proceso Cuadro del Proyecto El Administrador de Proyectos Seis Sigma comienza con la actividad Cuadro del Proyecto. Esta es realizada por el patrocinador del proyecto. El patrocinador es la persona dueña del proceso o la persona que tiene la autoridad para asignar recursos para la elaboración del proyecto. El Cuadro del Proyecto debe ser realizado para cada proyecto, en él se debe incluir la justificación, los objetivos en alcance y los logros que se desean obtener con la elaboración del proyecto. Ejecutantes Patrocinador Asignaciones Condición Creador del Caso El creado del caso debe ser el patrocinador del proyecto. Notificar asignación Si Formas Nombre: frm_project_charter : Forma principal de la actividad

12 Seis Sigma 11

13 Seis Sigma Nombre: Add Team Member : Forma de Adición de miembros del equipo Seis Sigma Comportamientos de las formas La forma tiene una validación sobre una grilla, es necesario ingresar al menos un miembro al equipo de Seis Sigma. Acciones Tipo Al Salir Establecer Definir como la primera fase a ser ejecutada. Establecer la fecha real en la cual empieza la fase. Validar que la fecha final del proyecto sea mayor que la fecha inicial. Validar que las fechas iniciales de cada etapa sean mayores a las fechas finales. Duración 1 día.

14 Seis Sigma 13 El Proyecto es Válido? Si el equipo formado para realizar el proyecto en común acuerdo con el Cinturón Negro del proyecto consideran que el proyecto no es un proyecto Seis Sigma, el proyecto se debe cancelar. Condiciones de la Compuerta No: Si el proyecto no es válido, el proceso debe continuar en la actividad Cancelar Proyecto Si: Si el proyecto es un proyecto Seis Sigma valido, el proceso empieza la primera fase del ciclo DMAIC, Definir. Siguiente Fase La compuerta valida si el proyecto puede continuar a la siguiente fase o si se requiere realizar algún cambio. Condiciones de la Compuerta Cambios en el proyecto : Si el proyecto requiere realizar cambios, el proceso continua en la actividad Modificar Proyecto, la cual es ejecutada por el Cinturón Negro del proyecto Flujo: Si la última fase fue terminada de manera exitosa, el proyecto puede terminar. Definir La primera fase del proyecto es Definir, en ella el equipo del proyecto debe describir el estado actual del proceso, logrando responder a la pregunta Qué está mal actualmente? El Administrador de Proyectos Seis Sigma de Bizagi apoya al equipo de distintas maneras. El proceso indica los entregables más usados para el desarrollo de la fase

15 Seis Sigma 14 Definir, reduce el tiempo de aprobación de ellos ya que el proceso facilita el flujo de información entre los miembros del equipo. Adicionalmente los resultados de todos los entregables son presentados a través de las formas de resumen de tal forma que cualquier miembro del equipo pueda acceder a ellos rápidamente. Ejecutantes Cinturón Negro Medir La segunda fase es Medir. En esta etapa el equipo del proyecto debe especificar el punto de partida del proyecto. Es muy importante que el equipo especifique la información necesaria y la forma de recolección de ella. El administrador de proyectos sugiere varias herramientas para ayudar a contextualizar al equipo con el problema, con ellas se determina la forma como el proceso está funcionando, cual es el impacto en el cliente la variación que tiene el proceso e inclusive se ayuda a visualizar las causas de los problemas. Analizar En la tercera fase, el quipo identifica y valida las causas de los problemas. El Administrador de Proyectos es consiente que el equipo del proyecto debe centrarse en dos cosas: Análisis de la información Análisis del proceso. Por esta razón el Administrador propone entregables como Capacidad del proceso y Diagrama Causa y Efecto para el análisis del proceso. Para el análisis de la información se recomienda usar algunas herramientas estadísticas como Diseño de experimentos, Análisis de Regresión y Correlación.

16 Seis Sigma 15 Mejorar En las fases anteriores el equipo del Proyecto Seis Sigma entendió y validó las causas que generan variación en el proceso y ha determinado cual debe ser el desempeño deseado del proceso. En la fase Mejorar el equipo da una solución al problema, define los recursos humanos y tecnológicos necesarios para lograr los objetivos y poder ejecutar una prueba de las mejoras en el proceso. Controlar En esta etapa, el equipo necesita centrarse en dos cosas: Implementar la Solución y el Plan de Control. El equipo necesita monitorear la implementación de las mejoras basándose en los resultados encontrados en la fase anterior, Mejorar, adicionalmente la implementación debe incluir instrucciones de trabajo, plan de entrenamiento y el Plan de Control. El Administrado de Proyectos Seis Sigma utiliza las formas de resumen para mostrar a todos los miembros del equipo toda la información relacionada con el proyecto de tal forma que cualquier persona pueda acceder a la información de forma fácil y rápida. Modificar Proyecto Cuando el proyecto necesita cambios en los objetivos, en el alcance o en cualquier otro dato, se ejecuta la actividad Modificar Proyecto. El Administrador de Proyectos asigna la actividad al Cinturón negro del proyecto que es la persona que tiene la autoridad de realizar estos cambios. Ejecutantes Cinturón Negro

17 Seis Sigma 16 Asignaciones Condición Cinturón Negro El proyecto solo puede ser modificado por el cinturón negro asignado al proyecto. Formas 1. Nombre: frm_modify_project : La forma contiene la información necesaria para modificar el proyector

18 Seis Sigma 17 Acciones Tipo Al Entrar Al Salir Indicar la fase actual del proyecto Enviar a los miembros del equipo Notificaciones Destinatarios Asunto de la notificación Cuerpo de la notificación Informar Cinturón Cambios en sobre los cambio realizados al proyecto. Negro Cinturón Verde Patrocinador el Proyecto Dear Team The project had some changes Please read the comment history and the project chapter. Miembros del Equipo Seis Sigma <SixSigmaProject.ProjectChapter.Project BlackBelt.userName> Good Day Duración 1 día El Proyecto Puede Continuar? Condiciones de la Compuerta No: Si después de realizar la actividad Modificar Proyecto se decidió que el proyecto debe ser cancelado, el proceso debe continuar en la actividad Cancelar Proyecto. Si: Si el proyecto puede continuar se evalúa a cual fase se debe regresar.

19 Seis Sigma 18 Cancelar Proyecto Si un proyecto no está relacionado con los Objetivos Organizacionales o no está claramente definido, éste no es un proyecto y debe ser cancelado. Ejecutantes Patrocinador Asignaciones Condición Creador del Caso El creador del caso es la persona que puede Cancelar el proyecto. Notificar asignación Si Formas 1. Nombre: frm_abort_project : Forma principal de la actividad

20 Seis Sigma 19 Notificaciones Destinatarios Asunto de la notificación Cuerpo de la notificación El correo Cinturón Cancelación The Project avisa sobre Negro del <SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectN la cancelación del proyecto. Cinturón Verde Patrocinador proyecto ame> was aborted because <SixSigmaProject.CancelProjectReason> Miembros del <SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectS Equipo Seis ponsor.username> Sigma Good day Duración 1 día Proyecto Terminado? Condiciones de la Compuerta No: Si el proyecto no ha finalizado, se debe poder regresar al evento Actas. Si: Si el proyecto ha finalizado, el proceso termina. Actas El Administrador de Proyectos ayuda a la administración de las actas resultantes de las diferentes reuniones que el equipo del proyecto durante este. El evento está disponible durante que todo el tiempo del proyecto.

21 Seis Sigma 20 Fase Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler. Todas las fases del ciclo DMAIC se estandarizaron y se ejecutan de la misma forma con ayuda del sub proceso Fase. En cada fase se deben establecer los detalles de ella, como los entregables o herramientas necesarias, la información resultante, conclusiones, etc. Elementos del proceso Detallar Fase El Administrador de Proyectos Seis Sigma sugiere las herramientas (entregables) más usadas para el desarrollo de cada etapa del proyecto. La persona que realiza esta actividad (Cinturón Negro) debe escoger entre las herramientas sugeridas y adicionalmente establecer un orden para la ejecución de cada una de ellas.

22 Seis Sigma 21 Es posible crear entregables adicionales a los sugeridos por el proceso si el Cinturón lo considera necesario. Ejecutantes Cinturón Negro Asignaciones Condición Cinturón Negro El cinturón negro del proyecto debe definir los detalles de cada fase. Notificar asignación No Formas 1. Nombre: frm_set_phase_details> : La forma muestra y solicita la información necesaria para el desarrollo de cada fase.

23 Seis Sigma Nombre: FrmGridAddPhaseDeliverable : Forma de adición de entregables Comportamientos de las formas Se valida que al menos un entregable ha sido seleccionado. Acciones Tipo Al Entrar Filtrar los entregables de cada fase Actualizar la fecha real en la cual comienza la fase Al Salir Remover los entregables que no fueron seleccionados Duración 1 día Crear Entregable En el sub proceso de Crear Entregables todos los entregables seleccionados y/o agregados son creados y aprobados. Cada entregable es creado en el orden establecido en la actividad Detallar Fase.

24 Seis Sigma 23 Cada entregable abre un sub proceso ya que las información que se debe adjuntar en cada uno es diferente. Además la creación de los entregables puede ser dividida entre diferentes miembros del equipo con roles iguales. Tipo de ciclo Múltiples instancias Orden MI Secuencial Finalizar Fase Cuando todos los entregables escogidos para la fase han sido creados y aprobados en necesario continuar con la siguiente actividad. Si la fase termina de manera correcta el proceso es guiado a la siguiente etapa de forma automática, si no, la persona que ejecuta la actividad debe seleccionar la opción de Modificar Proyecto. Ejecutantes Cinturón Negro Asignaciones Condición Cinturón Negro El cierre de cada fase debe ser realizado por el Cinturón Negro asignado al proyecto. Notificar asignación No Formas 1. Nombre: frm_finalize Phase : Forma principal de la actividad

25 Seis Sigma 24 Acciones Tipo Al Salir Actualizar la fecha real de finalización de la etapa Asignar la siguiente etapa del proceso Al Entrar Actualizar la fecha de finalización del proyecto

26 Seis Sigma 25 Crear Entregable Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler. En el sub proceso de Crear Entregable todos los entregables seleccionados en la actividad Detallar Fase son creados y aprobados. Cada entregable abre un sub proceso independiente ya que la información que debe ser suministrada por el ejecutor de la actividad difiere de entregable a entregable. Elementos del proceso Crear Entregable Es importante incluir toda la información que resulte de la elaboración de un entregable, por ejemplo todos los datos recolectados, el análisis de datos, graficas, resultados y conclusiones. El Administrador de Proyectos Seis Sigma ayuda en el almacenamiento de toda la información del proyecto, además ofrece una alternativa de consulta y de

27 Seis Sigma 26 modificación de la información rápida y efectiva a través de las formas de resumen y de la actividad Modificar Proyecto. Ejecutantes Cinturón Verde Asignaciones Condición Miembro del equipo Seis Sigma Las actividades se asignan a los diferentes miembros del equipo Seis Sigma por carga de trabajo. Notificar asignación Si Formas 1. Nombre: frm_create_deliverable : Forma principal de la actividad

28 Seis Sigma Nombre: FrmGridAddDeliverableFile : Forma de adición de resultados del entregable Comportamientos de las formas Validar el número de registros de la grilla Resultados del Entregable, es necesario ingresar al menos uno. Acciones Tipo Al Entrar Establecer la fase actual del proyecto Duración 5 días Aprobar Entregable Todos los entregables necesitan de dos aprobaciones: una por el Cinturón Verde y otra por el Cinturón Negro. La compuerta verifica después de cada aprobación si es necesaria una adicional, si es el caso el proceso regresa a la actividad Aprobar Entregable, de lo contrario se puede continuar. Si en algún punto un entregable no es aprobado el proceso regresa a la actividad Crear Entregable y el proceso de aprobar el entregable vuelve a comenzar.

29 Seis Sigma 28 Ejecutantes Cinturón Negro Asignaciones Condición Cinturón Negro y Cinturón Verde Todos los entregables necesitan dos aprobaciones, Cinturón Negro y Cinturón Verde, la regla valida un contador que indica cual debe ser el encargado cada vez. Formas 1. Nombre: frm_approve_deliverable : Información necesaria para aprobar el entregable. Acciones Tipo Al Salir Se debe incluir en la grilla de aprobaciones cada una de las aprobaciones (Cinturón Negro y Verde)

30 Seis Sigma 29 Entregable Aprobado? Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones. Si el entregable es aprobado el proceso continua con la siguiente validación, si no se el proceso regresa a la actividad Crear Entregable. Condiciones de la Compuerta No: Si es entregable no es aprobado, el proceso regresa a la actividad Crear Entregable Si: Si el entregable es aprobado se continua con la siguiente validación Se require otra Aprobación? Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones, una por el Cinturón Verde y otra por el Cinturón Negro. La compuerta valida en cual aprobación va el proceso. Condiciones de la Compuerta Si: Si el entregable requiere de otra aprobación, el proceso continua con la actividad Aprobar Entregable, además se valida quien es la persona que debe realizar la aprobación. No: Si el entregable no necesita otra aprobación se continua con la última actividad del sub proceso Finalizar Entregable Finalizar Entregable El resultado del entregable en enviado al equipo.

31 Seis Sigma 30 Notificaciones Destinatarios Asunto de la notificación Cuerpo de la notificación Informar Cinturón Finalizar Dear Team Finalización Negro Entregable del entregable Cinturón Verde The deliverable <PhaseDeliverables.DeliverableName> Miembros del is ended. Equipo Seis Sigma Please review the information about it. <PhaseDeliverables.DeliverableResult> Good Day <PhaseDeliverables.SixSigmaProjectPha se.sixsigmaproject.projectchapter.proje ctblackbelt.username>

32 Seis Sigma 31 Participantes Cinturón Verde (Rol) Un Cinturón Verde es una persona que ha recibido entrenamiento en la aplicación de técnicas de la metodología Seis Sigma, además puede y/o ha liderado proyectos de mejora en su área de trabajo. Cinturón Negro (Rol) Un Cinturón Negro es un profesional que entiende y puede explicar la filosofía y los principios de la metodología Seis Sigma, además tiene un amplio conocimiento en diferentes técnicas y herramientas estadísticas que soportan la ejecución del proyecto. El cinturón Negro es el líder del proyecto. Patrocinador (Rol) El Patrocinador es la persona que es dueña del proceso o es una persona que tiene la autoridad para asignar recursos para la ejecución del proyecto.