División de Gestión del Talento Humano Horas extras, dominicales y festivos y recargo nocturno

Transcripción

1 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión Administrativa/Gestión del Talento Humano la, Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano). 3. OBJETIVO: Tramitar solicitud y autorización de horas extras, dominicales, festivos y recargo nocturno. 4. ALCANCE: Inicia con la solicitud de autorización de labor en horas extras, dominicales o festivos o recargo nocturno, mediante el formato respectivo, a la División de Gestión de Talento Humano y termina con el registro de los datos de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno al SRH; para realizar liquidación de nómina. 5. MARCO NORMATIVO: Decreto 1042 de 1978: Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 007 de 2006: Por el cual se adopta el Estatuto de Personal de la Universidad del Cauca. Reglamento Interno de Trabajo. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Realiza solicitud de autorización de labor en horas extras, dominicales o festivos o recargo nocturno, mediante el formato respectivo, y entrega a la División de Gestión de Talento Humano con anticipación a la fecha a laborar, indicando las actividades que se van a desarrollar. 5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo

2 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 2 de 15 NOTA: Funcionarios que pueden laborar horas extras. Sólo se puede autorizar el reconocimiento y pago de horas extras, a los funcionarios que pertenezcan al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19. nocturno, cada vez que sea necesario, o unidad Deben existir razones especiales del servicio. Las horas extras obedecen a una situación laboral temporal, en ningún momento corresponden a una situación definitiva en la entidad. Su razón de ser es la realización de trabajos extraordinarios y urgentes que no se alcanzaron a cumplir durante la jornada ordinaria de trabajo. 2 Recibe la solicitud y entrega al Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano). Secretaria Ejecutiva Verifica formato, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva 3 Recibe solicitud y efectúa el estudio previo de viabilidad para la autorización, entrega al Profesional Universitario (Coordinador Área de Nomina) para la elaboración de la proyección de liquidación. Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Formato con VoBo Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) 4 Elabora proyección de liquidación y devuelve al jefe. Profesional Universitario (Coordinador Área de Nomina) Documento de liquidación 5 Proyecta acto administrativo de autorización de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno, con el formato con VoBo y liquidación entregados por el jefe. Remite a Vicerrectoría Administrativa. NOTA: En caso de presentarse una eventualidad, Verifica acto administrativo con VoBo del Jefe División de Gestión de Talento Humano, cada vez que sea necesario,

3 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 3 de 15 el jefe inmediato podrá enviar un correo electrónico a la División de Gestión del Talento Humano solicitando la autorización y el primer día hábil posterior al domingo, se deberá legalizar la solicitud anexando copia del correo electrónico. 6 Aprueba y autoriza la labor en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. NOTA: Si no se aprueba devuelve con oficio motivado, al solicitante. Vicerrector Verifica acto administrativo con firma del Vicerrector, cada vez que sea necesario, 7 Recibe acto administrativo con firma del Vicerrector y comunica al jefe de la, mediante correo electrónico. Remite copia del acto para archivo. Verifica correo electrónico 8 Archiva acto administrativo en la historia laboral del funcionario. Personal de apoyo 9 El jefe de la comunica al funcionario que va a laborar en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. 10 Registra diariamente las horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno, en el formato establecido. 5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios,

4 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 4 de Verifica semanalmente el cumplimiento de las actividades programadas en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. NOTA: Cuando se trate de actividades de gestión documental esta actividad será realizada por funcionarios del Área de Gestión Documental. Trimestralmente la División de Gestión de Talento Humano podrá realizar seguimiento y control a una muestra de los formatos control y seguimiento horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. 5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios, 12 Consolida información mensual de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno laboradas en los formatos establecidos para ello, y envía a la División de Gestión de Talento Humano. Verifica formato PA-GA-5.1-FOR- 26 Reporte de horas extras, cada vez que sea necesario, 13 Recibe formato completamente diligenciado y firmado por el funcionario y el jefe de, y verifica que los datos estén correctamente registrados. Entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano para VoBo. Verifica formato PA-GA-5.1-FOR- 26 Reporte de horas extras diligenciado y firmado, cada vez que sea necesario, 14 Recibe formato y da VoBo, devuelve al. Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Verifica formato PA-GA-5.1-FOR- 26 Reporte de horas extras con VoBo del la División de

5 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 5 de 15 Gestión de Talento Humano, cada vez que sea necesario, 15 Ingresa los datos de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno al SRH; para realizar liquidación de nómina. Verifica registro de la información en el SRH COMPENSATORIOS Realiza solicitud de autorización de labor en horas extras, dominicales o festivos o recargo nocturno, mediante el formato respectivo, y entrega a la División de Gestión de Talento Humano con anticipación a la fecha a laborar, indicando las actividades que se van a desarrollar. 1 NOTA: Funcionarios que pueden laborar horas extras. Sólo se puede autorizar el reconocimiento y pago de horas extras, a los funcionarios que pertenezcan al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19. En los demás niveles se reconocen compensatorios por más de 8 horas laboradas. Deben existir razones especiales del servicio. Las horas extras obedecen a una situación laboral temporal, en ningún momento corresponden a una situación definitiva en la entidad. Su razón de ser es la realización de trabajos extraordinarios y urgentes que no se alcanzaron a cumplir durante la jornada ordinaria de trabajo. 5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. En caso de presentarse una eventualidad, el jefe inmediato podrá enviar un correo electrónico a la División de Gestión del Talento Humano solicitando la autorización y el primer día hábil posterior a la jornada extra laborada, se deberá legalizar la solicitud anexando copia del correo electrónico.

6 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 6 de 15 2 Recibe la solicitud y entrega al Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano). Secretaria Ejecutiva 5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. 3 Recibe formato de solicitud y da VoBo. Entrega para firma del Vicerrector. Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) 5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. Con VoBo del Jefe División de Gestión de Talento Humano 4 Recibe y firma el formato. Devuelve formato firmado a la División de Gestión de Talento Humano. Vicerrector 5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno. Firmado por el Vicerrector 5 Recibe formato con firma del Vicerrector y comunica al jefe de la, mediante correo electrónico. Remite copia del formato para archivo. Secretaria Ejecutiva Verifica correo electrónico

7 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 7 de 15 6 Archiva formato en la historia laboral del funcionario. Personal de apoyo Verifica archivo de documentos, cada vez que sea necesario, Personal de apoyo 7 El jefe de la comunica al funcionario que va a laborar en horas extras, dominicales o festivos. 8 Registra diariamente las horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno, en el formato establecido. 5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios. 9 Verifica semanalmente el cumplimiento de las actividades programadas en horas extras, dominicales, festivos. NOTA: Cuando se trate de actividades de gestión documental esta actividad será realizada por funcionarios del Área de Gestión Documental. 5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios. 10 Consolida información mensual de horas extras, dominicales o festivos laboradas en los formatos establecidos para ello, y envía a la División de Verifica formato PA-GA-5.1-FOR- 26 Reporte de

8 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 8 de 15 Gestión de Talento Humano. horas extras, cada vez que sea necesario, 11 Recibe formato completamente diligenciado y firmado por el funcionario y el jefe de y archiva para verificación posterior. 12 Diligencia formato de solicitud de compensatorios y entrega en la División de Gestión de Talento Humano. NOTA: El compensatorio se autoriza atendiendo la necesidad del servicio. Funcionario solicitante PA-GA-5.1-FOR- 28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos 13 Recibe solicitud de compensatorios y entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano. Secretaria Ejecutiva 14 Recibe solicitud de compensatorios y verifica según el formato consolidado de horas extras, dominicales o festivos. Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) 15 Registra los días compensatorios en plantilla en Excel. Secretaria Ejecutiva Verifica plantilla en Microsoft Excel 7. FORMATOS: PA-GA-5.1-FOR-26 Reporte de horas extras PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos PA-GA-5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios. PA-GA-5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno.

9 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 9 de 15 8.ABREVIATURASY DEFINICIONES: VoBo: Visto Bueno. SRH: Sistema de Recursos Humanos. Hora Extra: Hora que se trabaja adicional a la jornada ordinaria laboral establecida. Hora Extra Diurna: Es la hora adicional que se labora antes o después de la jornada laboral ordinaria, entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m. El recargo de la hora extra diurna es del 25%. Hora Extra Nocturna: Es la hora adicional que se labora entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente. El recargo de la hora extra nocturna es del 75%. Hora extra Dominical y/o Festiva: Es la hora adicional que se labora en día domingo o festivo. El recargo de la hora extra dominical o festiva es del 100%. Día Compensatorio: Es el día remunerado de descanso otorgado por cada 8 horas extras laboradas acumuladas y que no hayan sido pagadas. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones PA-GA-5.1-PR-23 Creación del procedimiento. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

10 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 10 de 15 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Profesional Especializado Cargo: Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Fecha: Fecha: REVISIÓN APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

11 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 11 de 15 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o s. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

12 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 12 de 15 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento JEFE DE DEPENDENCIA O UNIDAD ACADÉMICA SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL PROFESIONAL UNIVERSITARIO TALENTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) SECRETARIA VICERRECTOR PERSONAL DE APOYO INICIO Realiza solicitud de autorización de labor en horas extras, dominicales o festivos o recargo nocturno, mediante el formato respectivo PA-GA-5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Entrega a la División de Gestión de Talento Humano con anticipación a la fecha a laborar, indicando las actividades a desarrollar Recibe la solicitud y entrega al la División de Gestión de Talento Humano Recibe solicitud y efectúa el estudio previo de viabilidad para la autorización, da VoBo al formato Entrega al Coordinador del Área de Nomina para elaboración de proyección de liquidación Elabora proyección de liquidación y devuelve al jefe Recibe liquidación Liquidación Proyecta acto administrativo de autorización de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Remite Acto administrativo a Vicerrectoría Administrativa Da VoBo al acto administrativo Acto administrativo Recibe Acto administrativo y entrega para firma Analiza la solicitud de labor en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Autoriza la labor solicitada? NO Devuelve con oficio motivado, al solicitante Recibe oficio informando la no aprobación de la solicitud y su justificación Oficio SI 1 A Recibe acto administrativo firmado y comunica al jefe de la o unidad, remite copia del acto para archivo Firma el acto administrativo Archiva acto administrativo en la historia laboral del funcionario 1

13 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 13 de 15 JEFE DE DEPENDENCIA O UNIDAD ACADÉMICA SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO PROFESIONAL UNIVERSITARIO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) TÉCNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA VICERRECTOR PERSONAL DE APOYO A Comunica al funcionario que va a laborar en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Registra diariamente las horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno, en el formato establecido PA-GA-5.1-FOR-39 Registro asistencia y seguimiento para reconocimiento hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios Verifica semanalmente el cumplimiento de las actividades programadas en horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Consolida información mensual de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno laboradas PA-GA-5.1-FOR-26 Reporte de horas extras Firma el formato y envía a la División de TH Recibe formato, y verifica que los datos estén correctamente registrados Recibe formato y da VoBo, devuelve al Entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano para VoBo Ingresa los datos de horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno al SRH; para realizar liquidación de nómina 1 FIN

14 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 14 de 15 Compensatorios JEFE DE DEPENDENCIA O UNIDAD ACADÉMICA SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO SECRETARIA VICERRECTOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO PERSONAL DE APOYO FUNCIONARIO SOLICITANTE INICIO Realiza solicitud de autorización de labor en horas extras, dominicales o festivos o recargo nocturno, mediante el formato respectivo PA-GA-5.1-FOR-40 Solicitud de autorización para laborar horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno Entrega a la División de Gestión de Talento Humano con anticipación a la fecha a laborar, indicando las actividades a desarrollar Recibe la solicitud y entrega al la División de Gestión de Talento Humano Recibe solicitud y da VoBo al formato Remite a Vicerrectoría Administrativa Entrega para firma del Vicerrector Recibe formato y entrega para firma Recibe y firma el formato. Devuelve formato firmado a la División de Gestión de Talento Humano Comunica al funcionario que va a laborar en horas extras, dominicales, festivos Recibe formato con firma del Vicerrector y comunica al jefe de la, remite copia del formato para archivo Registra diariamente las horas extras, dominicales, festivos o recargo nocturno, en el formato establecido Archiva acto administrativo en la historia laboral del funcionario PA-GA-5.1-FOR-39 Registro asistencia y seguimiento para reconocimiento hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios 1 A

15 Código: PA-GA-5.1-PR-23 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 15 de 15 JEFE DE DEPENDENCIA O UNIDAD ACADÉMICA SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO SECRETARIA VICERRECTOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO PERSONAL DE APOYO FUNCIONARIO SOLICITANTE A Verifica semanalmente el cumplimiento de las actividades programadas en horas extras, dominicales, festivos Consolida información mensual de horas extras, dominicales o festivos laboradas PA-GA-5.1-FOR-26 Reporte De horas extras Firma el formato y envía a la División de TH Recibe formato diligenciado y firmado por el funcionario y el jefe de y archiva para verificación posterior Diligencia formato de solicitud de compensatorios y entrega en la División de Gestión de Talento Humano Recibe solicitud de compensatorios y entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos Recibe solicitud de compensatorios y verifica según el formato consolidado de horas extras, dominicales o festivos Registra los días compensatorios en plantilla en Excel 1 FIN