DEPARTAMENTO DEL META ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAMAL NIT LEY 1474 DEL 2011-ARTICULO 9º- INFORME CUATRIMESTRAL Jefe de Control Interno

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1 DEPARTAMENTO DEL META ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAMAL NIT LEY 1474 DEL 2011-ARTICULO 9º- INFORME CUATRIMESTRAL Jefe de Control Interno Fecha de elaboración: Noviembre 11 del 2012 QUERUBIN GOMEZ CHACON Actividades realizadas en el período. 1-Se hizo pronunciamiento para que se implemente el procediendo interno cuando los servidores de la institución son trasladados, retirados del servicio o se les vence el contrato, encaminado a que se efectué entrega de archivo magnético y documental,registro de actividades pendientes, informe de gestión según el caso,paz salvo de almacén si es retiro. 2- Se efectuaron observaciones respecto a las comunicaciones internas de la alcaldía, referente a la no respuesta de requerimientos escritos haciendo observancia en la Ley 734 del 2002 Código único Disciplinario. 3- Se efectuó pronunciamiento respecto a las comunicaciones de la alcaldía en el sentido de mantener la página web actualizada. 4-Se efectuó pronunciamiento respecto a realizar reuniones por parte del mandatario municipal con todo el equipo de trabajo 5-Se efectuó un segundo pronunciamiento para que se haga uso general del correo institucional. 6-Se efectuó pronunciamiento de que la correspondencia despachada se centralice en la oficina de archivo y correspondencia. 7-se hizo pronunciamiento para que los eventos tanto internos como externos se socialicen oportunamente. 8Se oriento al despacho para cumplir dentro de los términos establecidos la resolucion652 del 30 de abril del 2012 proveniente del ministerio de

2 trabajo; que refiere al comité laboral, plazo y sanciones, metodología. 9-Se preparo y elaboro para el despacho del primer mandatario la identificación de riesgos 10-Se preparo y elaboro para la secretaria de Planeación y obras Publicas; Secretaría administrativa y financiera, Secretaria de Gobierno y orden Publico, Secretaria de Desarrollo económico y social, Secretaria de Agricultura y Medio Ambiente la identificación de riesgos. 11-Se dio cumplimiento en la participación de los comités de seguimiento del plan familias en acción y sisben del municipio. 12-se efectuó pronunciamiento respecto a la publicación de estudios previos y actos administrativos que invocan la contratación directa en concordancia con el decreto 734 de abril del 2012 Qué resultados y/o hallazgos se generaron, a partir del seguimiento y la verificación realizados? 1-No se efectuaba entrega formal del puesto de trabajo. 2- se reseño varios oficios que no han sido contestados por parte de funcionarios. 3-se evidencio que la pagina web del municipio no esta actualizada. 4-No se registra convocatoria del equipo de trabajo que incluya la oficina de control interno. 5- se desconoce por parte de varios funcionarios la clave de acceso al correo institucional 6- No aplica observación 7-No se convocan ni se socializan internamente eventos de la institución. 8-Por parte de la secretaria administrativa y financiera se realizo una capacitación referente a salud ocupacional de los empleados del municipio. 9-No se tenía identificado los riesgos en el desarrollo de las actividades del despacho. 10- No se tenía identificado los riesgos en el

3 desarrollo de las actividades en las diferentes actividades de las secretarias del municipio. 11- Se ha dado tramite a los parámetros y aplicativos del D.N.P. 12-Se evidencio la no publicación de algunos actos asociados a los procesos de contratación. Se adoptaron planes de mejoramiento para Corregir las situaciones negativas y para fortalecer las positivas? Cuáles? 1-Se esta en proceso de verificación 2-se comunico al primer mandatario dicha observación y no se ha tenido respuesta sobre el particular 3-la Administración hace esfuerzos por mantener y actualizar la pagina del municipio, entendiendo las limitaciones de contratación de apoyo a la gestión. 4-Se efectúan reuniones periódicas en las que se convocan únicamente las secretarias; se debe propender por reuniones generales con los servidores para integrar objetivos misionales. 5-Aun no ha dado atención por parte de la administración de acceder al correo institucional de parte de todos los servidores. 6 La correspondencia es centralizada en el municipio lo que permite un control de la información por parte del ejecutivo. 7-Aun falta la convocatoria de servidores. 8-Esta pendiente el seguimiento pendiente acción de la administración 11- se ha dado cumplimiento por parte de la oficina de enlace municipal y sisben a la realización del comité. 12-se esta en proceso de verificación En el período evaluado cuáles controles fueron efectivos y cuáles no? El control al proceso de contratación de mínima cuantía ha propendido por que se aplique la Ley 1474 del 2011 y decreto 734 de abril 12 del

4 2012 y se han surtido los correctivos, por parte del ejecutivo- La centralización de correspondencia se ha venido desarrollando- Se ha prestado atención a la implementación del SIAU. Hay pese a las limitaciones esfuerzos por mantener actualizada la página web del municipio. Mejorar aquellos controles que no fueron efectivos? Todas las observaciones formuladas por la dependencia de control interno son comunicadas al primer mandatario. Se han comunicado observaciones y orientaciones a jefes de área y secretarios del despacho Subsistemas Fortalezas Debilidades Descripción Descripción Acciones de Mejoramiento Subsistema de Control Estratégico 1-El municipio en su nivel de categoría 6ta es una organización que se administra con muy pocos servidores, lo que permite una excelente coordinación.y abonaría un terreno propicio para la implementación del MECI el cual buena parte se ha desarrollado en el municipio. 2. El ingrediente principal del diagnóstico institucional de necesidades de capacitación, se basa en la información que arroja las encuestas de preferencias aplicada a los funcionarios y por ser un ente con un numero reducido de servidores permiten el ejercicio de dicha actividad; así como también permiten las evaluaciones individuales 1-En el municipio ya se tiene definido la identificación de riesgos. 2. El ingrediente principal del diagnóstico institucional de necesidades de capacitación, se basa en la información que arroja las encuestas de preferencias aplicada a los funcionarios de las cuales en los últimos cuatro meses periodo que comprende el presente informe no se han realizado. La oficina de control interno ha requerido los coreos electrónicos de todos los trabajadores de la alcaldía de Guamal -Meta, para realizar encuestas interactivas sobre ambiente-clima laboral. A pesar de haber reiterado la petición no se ha dado la información.

5 de desempeño que deben reconocer las debilidades y necesidades de fortalecimiento del talento humano. - Subsistema de Control de Gestión 1-En este aspecto hay directrices y avances del mandatario para mejorar la atención al ciudadano. Existe buena disposición de los servidores para llevar acabo su función.. 2. Se mantuvo la propuesta de comunicación institucional, con la comunidad a través de perifoneaos que son efectivos. 4- La estructura organizacional el municipio es óptima para el desarrollo misional de la entidad. 5-se han contratado asesores de diferentes disciplinas que permiten al ejecutivo realizar con acertado procedimiento numérico legal sus acciones. A pesar de que en 2012 periódicamente se realizan Comités de Gobierno en los que se hace seguimiento a la gestión institucional y se imparten instrucciones para lograr el cumplimiento de las metas propuestas; dicho ejercicio no se ha hecho con la totalidad de las dependencias.. La oficina de control interno oriento al ejecutivo para dar curso a la implementación de recepción de quejas y reclamos -en la actualidad a través de la pagina web se pueden recepcionar quejas y reclamos, se ha dado importancia al SIAU. -falta la conformación del comité u oficina formalmente delegada para su atención. -La recepción y atención del público por parte del primer mandatario es un avance significativo en el subsistema de control de gestión.se requiere que el ejecutivo integre todas su dependencias a las diferentes actividades que desarrolla su gobierno incluida la de control interno.

6 Subsistema de Control de Evaluación 1. El ejecutivo es informado por escrito por parte de la oficina de control interno de las observaciones y orientaciones a que haya lugar. 2-Existe un plan de desarrollo aprobado el cual permitirá su seguimiento y nivel de ejecución.. 1. Se han tenido que presentar planes de mejoramiento por parte del municipio y en ellos se definen claramente el área responsable de su aplicación. 2-El municipio no cuenta con un comité de seguimiento del control interno. La oficina de control interno realiza seguimiento a las diferentes actividades que desarrolla la administración y comunica al ejecutivo las observaciones si hay lugar a ellas. Así mismo lo hace con jefes de área y secretarios del despacho. Artículo 9o. de la Ley 1474 de 2011 ORIGINAL FIRMADO QUERUBIN GOMEZ CHACON CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE GUAMAL