ECOPETROL S.A. Proceso para el control de cambios [[7 de Marzo de 2014]] Versión 1.0

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Emilio Padilla Córdoba
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2 Título Información del documento Proceso para el control de cambios Archivo Proceso control de cambios.doc Autor Fecha 7/3/2014 Identificador Versión Estado Activo 1.0 Aprobación del documento Director de Proyecto Líder Gestión de datos <firm a> Director de programa - PMO <firm Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento a> Comité Control de cambios <firm Líder Gestión de datos (Secretario Técnico) / líder de datos maestros / a> Líder de bienes servicios y proveedores / ingeniero de Tecnologías de información / contratistas. <fec ha> <fec ha> <fec ha> Nro. de cambio Registro de cambios Fecha Tipo (1) Descripción del cambio Autor Nro. de petición (1) A: Agregar M: Modificar E:Eliminar 1

Control de cambios <firm Líder Gestión de datos (Secretario Técnico) / líder de datos maestros / a> Líder de bienes servicios y proveedores / ingeniero de Tecnologías de

3 Tabla de Contenidos 1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DEFINICIÓN APLICACIÓN ETAPAS Proponer cambios Evaluar los cambios propuestos Aprobar y/o rechazar los cambios Implementar los cambios

.. 3 1.3.2 Evaluar los cambios propuestos... 4 1.3.3 Aprobar y/o rechazar los cambios.

4 1 Descripción del proceso 1.1 Definición El control de cambios es la columna vertebral del proceso de abastecimiento. En términos generales, es un proceso sistemático para evaluar, coordinar y decidir sobre los cambios propuestos, así como también, para monitorear la implantación e incorporación de aquellas modificaciones aprobadas a la línea base y la documentación asociada. El Control de cambios asegura que los cambios sean propuestos, justificados, evaluados, coordinados, aprobados o rechazados, documentados e incorporados a una nueva línea base. De acuerdo a esto es necesario contar con un proceso que garantice que solamente los cambios aprobados sean implementados en una línea base. Para ello el control de cambios se compone de cuatro actividades principales: proponer cambios, evaluar los cambios propuestos, aprobar/rechazar los cambios propuestos, e implementar los cambios aprobados. 1.2 Aplicación El proceso de Control de cambios es aplicable a todas las etapas del proyecto; Sin embargo, tiene sentido sólo a partir del establecimiento formal de la identificación de la configuración. 1.3 Etapas A continuación se describen las etapas del proceso de control de cambios en términos de sus objetivos, criterios de entrada/salida y de sus actividades. Además, se enuncian los participantes de cada etapa y sus responsabilidades durante ella Proponer cambios El objetivo de esta etapa es identificar los problemas en la configuración, informarlos y dar inicio al proceso de Control de cambios. Comité Control de cambios. Criterios de entrada 1. Identificación e informe de un problema en la configuración. Actividades 1. Identificación de un problema. 3

modificaciones aprobadas a la línea base y la documentación asociada.

5 El proceso de Control de cambios comienza con la detección de un problema en un Control inicial. Inicialmente, el problema debe ser analizado informalmente por el llíder de bienes servicios y proveedores, para establecer las causas y determinar posibles acciones correctivas. Realizado lo anterior, quién detectó el problema debe informarlo mediante una Petición de cambios dirigida al comité de control de cambios. Observación: La detección de problemas, generalmente, ocurre durante las revisiones, auditorías, pruebas o en el transcurso de la operación del producto. 2. Proponer cambios. El secretario técnico del comité (Líder Gestión de datos) recibe la petición de cambio, revisando en primera instancia su claridad y la validez del problema. Si determina que es incompleta, la devolverá a su origen. En caso contrario, le asignará un identificador único, con el propósito de monitorearla, y registrará su información en un archivo (manual o electrónico) o base de datos para el monitoreo de las peticiones de cambio. La petición de cambios debe satisfacer como mínimo las siguientes preguntas: La solución es clara, es decir, la solución propuesta puede ser implementada por alguien ajeno al sistema? La solución es consistente, no introduce conflictos con el control inicial? La solución asegura resolver los problemas detectados? La solución es completa? Se identifican los costos y la calendarización requerida para establecer las acciones correctivas? 1. La petición de cambio es aprobada en primera instancia por el secretario técnico del comité (Líder Gestión de datos), para posterior revisión y aprobación de todo el comité en pleno Evaluar los cambios propuestos El propósito de esta etapa es hacer una evaluación de los cambios solicitados para verificar la validez de la petición de cambio. Comité control de cambios 4

Realizado lo anterior, quién detectó el problema debe informarlo mediante una Petición de cambios dirigida al comité de control de cambios.

6 Criterios de entrada 2. La petición de cambio es aprobada en primera instancia por el secretario técnico del comité (Líder Gestión de datos), para posterior revisión y aprobación de todo el comité en pleno. 1. Se estableció y completó el paquete de cambios Aprobar y/o rechazar los cambios El objetivo de esta etapa es dar una resolución a las peticiones de cambio. Comité control de cambios Criterios de entrada 1. El paquete de cambios se encuentra disponible. Actividades 1. El secretario técnico del comité de cambios, al interior del proyecto, distribuye entre los miembros del Comité de cambios el paquete de cambios. El director de proyecto será el responsable de comunicar de manera expedita los cambios efectuados a su equipo de trabajo. El Secretario Comunicará los cambios efectuados a los usuarios y demás líderes. 1. El Comité de control de cambios en caso de rechazar petición. En el caso de rechazo de petición se cierra. Actividades 1. Notificación del cambio. Una vez que el cambio ha sido autorizado, se pone en marcha su implantación mediante una notificación de cambio que detalla los cambios 5

Se estableció y completó el paquete de cambios. 1.3.3 Aprobar y/o rechazar los cambios El objetivo de esta etapa es dar una resolución a las peticiones de cambio.

7 por realizar, las restricciones y los criterios para su posterior revisión y auditoría. Esto debe ser llevado a cabo por el secretario técnico del comité de control de cambio y la PMO. Una copia de la notificación es enviada al documentador y otra al director del proyecto a los cuales se les asignó la tarea de implementar las acciones correctivas definidas en la petición de cambio. 2. Revisión y aprobación de los cambios realizados. Cuando los cambios hayan sido completados, debe llevarse a cabo una revisión sobre el nuevo Cambio. Esta revisión y el monitoreo de la adecuada implementación de los cambios es responsabilidad de Secretario técnico del comité de cambios. Cuando las actividades de control de cambios afectados hayan concluido, se originará una nueva versión de los cambios y estos volverán al documentador. Por último, la nueva versión será incluida en la línea base correspondiente y distribuida en la organización. 1. Los cambios han sido completados y aprobados. 2. Una nueva versión de los Cambios afectados ha sido incorporada al documentador Implementar los cambios Ejecutar los cambios solicitados garantizando su cumplimiento y estableciendo un control de resultados del mismo. Comité control de cambios El área operativa correspondiente actuara de acuerdo a los cambios aprobados. 6

2. Revisión y aprobación de los cambios realizados. Cuando los cambios hayan sido completados, debe llevarse a cabo una revisión sobre el nuevo Cambio.

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