BS Factura. Portal Adecco. Plataforma de Factura Electrónica. Manual de usuario Versión 1.0

Transcripción

1 BS Factura Portal Adecco Plataforma de Factura Electrónica Manual de usuario Versión 1.0 Barcelona, Diciembre

2 INDICE 1. Identificación 2. Área de recepción de facturas 2.1. Navegación Inicio Enlace rápido a consulta de facturas Enlace rápido a la pestaña de Opciones Facturación Pestaña Nuevas Pestaña Todas Pestaña No Descargadas Consentimientos Factura Electrónica Estadísticas Pestaña Opciones Paginación Fichero Formato Propio Recepción de notificaciones Configuración Datos de Usuario Opciones Visualización y Descarga Notificaciones de adjuntos documentales Documentación 2

3 1. Identificación El acceso al entorno del Portal de Clientes se podrá realizar: por traspaso de sesión desde el Portal de Viajes Adecco o accediendo a la url directa del Portal adecco con usuario y contraseña. 2. Área de recepción de facturas El área de recepción de facturas permite a través de pestañas realizar acciones relacionadas con la recepción de facturas y la configuración del usuario que se encuentre actualmente autentificado contra el entorno. 3

4 2.1. Navegación: Inicio: Como se puede observar en la captación de pantalla anterior la pestaña de inicio es la situada por defecto una vez autentificado el usuario y es la que se mostrará al inicio, esta pestaña solo contiene una pequeña explicación de las acciones mas importantes que se pueden realizar desde el Área de recepción de facturas. Acciones en Inicio: Enlace rápido a consulta de facturas, el cual nos redirigirá a la pestaña Nuevas del bloque de navegación Facturación. ENLACE DIRECTO PESTAÑAS NUEVAS (FACTURACION) Enlace rápido a la pestaña de Opciones, en la cual el usuario podrá realizar algunas modificaciones sobre la configuración del Portal. ENLACE DIRECTO PESTAÑAS OPCIONES 4

5 Facturación: En esta pantalla se encuentran las acciones relacionadas con las facturas. Esta pantalla tiene dos tipos de buscador sobre las facturas, un buscador simple que permite buscar por número de factura o por la referencia del cliente, y un buscador avanzado el cual permite hacer búsquedas mas complejas y refinadas como también realizar búsquedas sobre otro tipo de información relacionada con las facturas. 5

6 Los dos tipos de buscador están disponibles en todas las pestañas: Nuevas, No Descargadas y Todas Pestaña Nuevas Las facturas que se visualizan en esta pestaña cumplen la condición de tener una fecha de firma (firmadas por el emisor en este caso Viajes Adecco) superior a la fecha de la última vez que el usuario accedió al área de recepción de facturas Pestaña Todas En esta pestaña se pueden visualizar todas las facturas emitidas al usuario autentificado Pestaña No Descargadas Las facturas que se visualizan en esta pestaña cumplen la condición de NO haber sido descargadas en ningún momento por el usuario autentificado al cual le han sido emitidas dichas facturas. 6

7 Todas las pestañas, en la parte superior derecha del listado de facturas tienen varios iconos, los cuales nos permiten realizar la descarga de un fichero que contendrá las facturas que están visibles en la pestaña en la que se encuentra el usuario autentificado. Formatos de descarga: Descarga de fichero XML. Descarga de fichero PDF. Descarga de fichero XSL (M. Excel). Descarga de fichero configurado por el cliente. Descarga de adjuntos a la factura. 7

8 Consentimientos Factura Electrónica: Permite consultar la lista de emisores que le han emitido facturas y solicitado una relación comercial. Incluye herramientas para la aceptación y revocación de los consentimientos Estadísticas: En esta pestaña se presentan informes estadísticos de volumen de tráfico que pueden ser descargados en formato Excel. Recepción: Volumen de facturas con fecha de alta en el último mes, tipificadas por cliente y agrupadas por estado 8

9 Pestaña Opciones: En esta pantalla es posible modificar configuración del Portal para el usuario conectado Paginación: Un usuario podrá configurar cuantos registros desea ver en los listados Formato Fichero Propio: Un usuario podrá configurar un formato específico de fichero para ser utilizado en la descarga de facturas al seleccionar el formato denominado Propio. Para ello se presentaran dos listas con campos disponibles. Una de ella con datos propios de la factura y otra con datos de extensiones (propias del sector turístico). Estos se podrán seleccionar y ordenar para definir un formato de fichero. Además, se podrá escoger un carácter como separador de campos y una de las siguientes extensiones txt, csv o xls. 9

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11 Datos de Factura: Campo Fecha Factura Número Factura Importe Factura Razón Social Emisor Dirección Emisor CP Emisor Provincia Emisor Localidad Emisor País Emisor CIF Receptor Razón Social Receptor Dirección Receptor CP Receptor Provincia Receptor Localidad Receptor País Receptor Referencia Proveedor Número Referencia Proveedor Referencia Cliente Número Referencia Cliente Total Descuentos Total Base Imponible Nombre del PDF de la Factura Proveedor Moneda Total Impuestos Tipo Factura Base Imponible IGIC Base Imponible IVA Reducido Base Imponible IVA Superreducido Base Imponible IVA General Observaciones Fecha de emisión de la factura Número de factura Importe total de la factura Razón Social de la empresa emisora Datos de dirección de la empresa emisora Código postal de la empresa emisora Provincia de empresa emisora Localidad de empresa emisora País de empresa emisora CIF de la empresa receptora Razón Social de la empresa receptora Datos de dirección de la empresa receptora Código postal de la empresa receptora Provincia de empresa receptora Localidad de empresa receptora País de empresa receptora Tipo de referencia proveedor (Contrato, albarán, etc.) Número de referencia del proveedor Tipo de referencia cliente (Contrato, albarán, etc.) Número de referencia del cliente Importe total de los descuentos Importe total de la base imponible Nombre del PDF de la factura Nombre del proveedor Tipo de moneda Importe total de los impuestos Tipo de la factura Base imponible IGIC Base imponible del IVA reducido Base imponible del IVA superreducido Base imponible del IVA general 11

12 Base Imponible IRPF Base imponible del IRPF Extensiones. Campo Albarán Cliente Código Cliente Bono Localizador Expediente Localidad de la Oficina Importe del Impuesto de la Comisión Nombre de la oficina Número de personas Fecha Inicio Servicio Tasa de la comisión Importe total de la comisión Descripción del destino Código de la oficina Localidad del hotel Dirección del hotel Nombre de la marca comercial Nombre del Pax Líder Nombre del programa del cliente Suplemento No Comisionable Nombre del agente Fecha Fin Servicio Tipo de impuesto de la comisión Nombre del hotel Importe de la comisión Código Hotel Suplemento Comisionable Tasa del impuesto de la comisión Observaciones Número del albarán de la factura Código interno del cliente Número del bono Número de localizador de factura Número de expediente de factura Localidad de la oficina Importe total de los impuestos de la comisión Nombre de la oficina Número total de personas Fecha de inicio del servicio Tasa de la comisión Importe total de la comisión Descripción del destino Código de la oficina Localidad del hotel Dirección del hotel Nombre de la marca comercial Nombre del Pax Líder Nombre del programa del cliente Suplemento No Comisionable Nombre del agente Fecha de fin del servicio Tipo de impuesto de la comisión Nombre del hotel Importe total de la comisión Código del hotel Suplemento comisionable Tasa del impuesto de la comisión 12

13 Código de Agencia Nombre de Agencia Dirección oficina Total Antes Comisión Código IATA Código de la agencia Nombre de la agencia Dirección física de oficina Importe total antes de comisión Código de aeropuertos IATA Las opciones seleccionables dentro de la definición de separadores de campos son las siguientes:, ; # Otros: permite definir de forma manual nuevos separados no incluidos anteriormente Recepción de notificaciones: A través de esta opción, el usuario puede decidir si va a recibir las notificaciones, vía correo electrónico, tanto de las nuevas facturas y prefacturas emitidas a su empresa. 13

14 Configuración datos de usuario: Un usuario podrá modificar sus datos personales a través de esta opción, donde se le presentará un formulario como se indica en la imagen: (*) Definidos como campos obligatorios en el formulario A continuación se presenta una descripción de las propiedades de los campos disponibles en el formulario Configuración Datos de Usuario : Campo Tipo Observaciones Nombre Texto Nombre del usuario Apellidos Texto Apellidos del usuario Contraseña Alfanumérico Contraseña actual del usuario Nueva Contraseña Alfanumérico Nueva contraseña del usuario 14

15 Campo Tipo Observaciones Repetir Contraseña Alfanumérico Confirmación de la nueva contraseña Dirección de Correo Alfanumérico Dirección de correo del usuario Correo Notificaciones Alfanumérico Dirección de correo donde se le enviará las notificaciones Teléfono Alfanumérico Número de teléfono del usuario Fax Alfanumérico Número de fax del usuario Idioma Lista desplegable Idioma del usuario Opciones visualización y descarga: Un usuario, emisor o receptor, podrá configurar el formato de descarga en XML y el formato de descarga en PDF. En el formato de descarga en XML se le mostrarán 4 opciones: XML-BSF: Formato estándar de plataforma BS Factura. XML-ST: Formato que contiene las extensiones definidas para empresas del sector turístico. Facturae: Formato electrónico de factura definido por la agencia tributaria. Formato Original: Formato en el que la factura fue emitida a la plataforma. Será la opción marcada por defecto. 15

16 En el formato de visualización y descarga en PDF se le mostrarán 2 opciones: Con código de puntos Sin código de puntos: Será la opción marcada por defecto. En la descarga de facturas tanto en formato XML como PDF se generará el fichero a partir de la configuración del usuario. En el caso que no se haya configurado el tipo de descarga, se mostrará una pantalla intermedia obligando a elegir unos de los dos tipos. La selección que se realice pasará a ser la configurada para el usuario Notificaciones de adjuntos documentales: Esta opción le permite configurar al usuario si va a recibir, a través de , la notificación de que un nuevo adjunto documental ha sido asociado por parte del emisor a una de sus facturas Notificaciones de adjuntos documentales: Esta opción le permite configurar al usuario (emisor), decidir si va a recibir, a través de , la solicitud de anulación de una factura iniciada por el receptor. 16

17 Documentación: Pestaña que da acceso a un área en la que se pueden presentar documentos, links que se quieren dejar disponibles para ser consultados por el usuario. Un ejemplo sería el Manual de usuario del Portal. 17