Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este Procedimiento.

Transcripción

1 Página 1 de Introducción Se elaboró el Procedimiento para efectuar trámite de pago por Línea de Crédito o Transferencia de Fondos en el sistema bancario con el fin de definir las diferentes modalidades por donde se puede efectuar esta transacción y las instancias que intervienen en el proceso. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que debe realizarse para efectuar el procedimiento para efectuar el trámite de pago por Línea de Crédito o Transferencia de Fondos en el sistema bancario, identificando al responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado es útil para las actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento para Efectuar trámite de pago por Línea de Crédito o Transferencia de Fondos en el sistema bancario Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este Procedimiento. 3. Alcance Este documento es aplicable a Nivel Central en Tegucigalpa, para efectuar los diferentes tipos de pagos por línea de crédito o transferencia bancaria. 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social CUENTAS POR PAGAR: Surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios) servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o Contratación de inversiones en proceso, pueden ser de corto, mediano y largo plazo : memorando 520- :

2 Página 2 de 14 FACTURA: Es un documento mercantil que refleja que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se especifica la fecha de la operación, el nombre de las partes que intervienen en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, la forma de pago entre otros conceptos CHEQUE BANCARIO: Documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento. TRANSFERENCIA DE FONDOS: Es el resultado de una acción vía sistema bancario, que consiste en trasladar fondos entre distintas cuentas bancarias y bancos sin necesidad de transportar físicamente el dinero, los pagos que se realizan son pagos por rentas y pensiones, planillas, subsidios etc. LINEA DE CREDITO: es un préstamo de un banco comercial otorgado al Instituto para realizar pagos de las cuentas por pagar a proveedores varios TRANSACCION MIRO: Sirve para la verificación de las facturas logística, esta transacción será utilizada por el contador cada vez que necesite registrar comprobantes de pago por compras efectuadas SISTEMA SAP SISTEMA SAP: Significa sistema, aplicaciones y productos en procesamiento de datos, comprende varios módulos completamente integrados que abarca todos los aspectos de la administración empresarial, cada módulo realiza una función diferente pero está diseñado para trabajar con otros módulos. Los módulos de aplicación son: a.- Gestión Financiera (libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales etc.) b.- Controllin (Co) ( gastos generales, costos de productos, cuenta de resultados, centros de beneficio) c.- Tesorería (TR): (Control de Fondos, Gestión Presupuestaria) d.- Gestión de personal (HR) (gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal etc.) etc. : memorando 520- :

3 Página 3 de Referencias Documentos Externos Facturas Notificación de transferencia realizada Estados de cuenta Documentos Internos Documentos que amparan los diferentes tipos de pago: Planillas de salarios Subsidios Pensiones Inversiones Solicitud de pedido Autorización solicitud de pedido Disponibilidad presupuestaria Reserva presupuestaria Invitación a cotizar Acta de apertura de ofertas y de adjudicación Acta de recepción Orden de compra hoja de ingreso de almacén Contratos Memo remisión de pagos reporte de facturas de cuentas por pagar Orden de pago Programación de pago Propuesta de pago Oficios de solicitud transferencia de fondos por línea de crédito o transferencia de fondos Notificación transferencia realizada Estado de cuenta Expediente : memorando 520- :

4 Página 4 de Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera y Tesorería Son responsables de su correcta implementación el/la Jefe de Tesorería de Tegucigalpa y el personal operativo que interviene en el proceso La Unidad de Auditoría Interna, efectuara fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectué correctamente. 7. Procedimiento Recepción de Documentos Analista administrativo 7.1 Recibe de Gerencia Administrativa y Financiera memorando de remisión de los pagos con los documentos adjuntos, Revisa y clasifica la documentación y define la propuesta de pago y compara facturas de cuentas por pagar registradas en el sistema, traslada a ( memo remisión de pagos, documentación cuentas por pagar) Revisa que la documentación para pago este completa Sella y firma cada documento de pago Clasifica la documentación de pago recibida para definir la propuesta de pago que puede ser : a.- Por Emisión de cheques c.- Pagos a proveedores por Línea de crédito ( estos pagos realizados por el Instituto son producto del/los préstamos solicitados a bancos comerciales) c. Transferencias de fondos (pagos por planilla a empleados, a subsidios, pensiones, a instituciones inversiones, etc.) Compara los documentos en físico versus las facturas registradas en el sistema SAP Revisa que valores, fechas, nombres etc. este correcta Traslada la documentación al Tesorero( : memorando 520- :

5 Página 5 de Solicita a la Sub-gerencia de Registros Contables el reporte de las facturas de cuentas por pagar de determinados proveedores mediante memorando (memorando de solicitud reporte de facturas de cuentas por pagar) Solicita mediante memorando el reporte de facturas de cuentas por pagar proveedores registrados en el sistema (determinados) SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador Recibe y revisa solicitud de información, elabora en el sistema el reporte de facturas de cuentas por pagar, imprime o traslada la información por el sistema al módulo de Tesorería (Memorando de solicitud reporte) ( Ver Procedimiento para contabilizar las cuentas por pagar a proveedores proceso 7.1, 7.2, 7.3 y 7.4) revisa memorando de solicitud de información Elabora en el sistema SAP el reporte de facturas ( listado) de las cuentas a pagar a proveedores, lo imprime o traslada por el sistema a Tesorería 7.4 Genera reporte de facturas de cuentas por pagar listas para pago y disponibilidad según prioridad y consulta de saldos en cuentas bancarias (reporte facturas y disponibilidad ) En el sistema SAP genera el reporte de facturas de cuentas por pagar listas para realizar el pago según sean las prioridades de pago El orden de prioridad es el siguiente: Tramites urgentes ordenados por el nivel superior Pagos próximos a vencer (servicios públicos, impuestos, retenciones judiciales, etc.) Contratos Facturas con mayor antigüedad Pagos varios 7.5 Presenta reporte de facturas de cuentas a pagar y disponibilidad en saldos de las cuentas bancarias y remite programación a la Gerencia Administrativa y Financiera (Reporte de facturas de cuentas a pagar y disponibilidad, programación de pagos ) : memorando 520- :

6 Página 6 de Presenta el reporte de facturas de las cuentas por pagar junto con los saldos en las cuentas bancarias para pago en la Gerencia Administrativa y Financiera Envía programación a la Gerencia Administrativa y Financiera para su aprobación. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Gerente Financiero 7.6 Recibe y revisa reporte de facturas, selecciona las facturas de cuentas por pagar y aprueba programas de pagos, indica y anota en el reporte de facturas los pagos que serán pagados a través de línea de crédito o transferencia de fondos y devuelve al Revisa los programas de pago de acuerdo a la prioridad sugeridos por Tesorería. El orden de prioridad es el siguiente: Tramites urgentes ordenados por el nivel superior Pagos próximos a vencer (servicios públicos, impuestos, retenciones judiciales, etc.) Contratos Facturas con mayor antigüedad Pagos varios Selecciona las facturas a pagar que estima convenientes para efectuar el pago de acuerdo a la antigüedad Si existen cambios en alguna factura, se procede a eliminar de la propuesta de pago para emitir solo los pagos autorizados, quedando pendientes para su pago posterior Si no existen cambios continúa su trámite correspondiente Indica a Tesorería los montos que del reporte de facturas de cuentas por pagar que serán pagada a través de línea de crédito o transferencia de fondos y lo anota en el reporte Devuelve la programación de pagos a Tesorería : memorando 520- :

7 Página 7 de Recibe y revisa la programación de pagos de las facturas de cuentas por pagar, efectúa el desbloqueo (libera) en el sistema las facturas para pago mediante línea de crédito o transferencia de fondos (programación de pago) Revisa la programación de pago de facturas Efectúa el desbloqueo en el sistema SAP de las facturas de cuentas por pagar de acuerdo a la programación autorizada 7.8 Genera propuesta de pago autorizada a través de Línea de Crédito o Transferencia de Fondos (Propuesta de pago) Una vez ejecutado el desbloqueo de las facturas en el sistema SAP, las facturas de cuentas por pagar a través de Línea de Crédito o Transferencia de Fondos, genera la propuesta de pago autorizada 7.9 Si el pago autorizado es a través de línea de crédito remite oficio de solicitud al Banco Comercial y si el pago autorizado es a través de Transferencia de fondos remite oficio de solicitud al Banco Central de Honduras, que remite a firma del Director Ejecutivo Si el pago autorizado es a través de Línea de crédito, elabora oficio al Banco Comercial solicitando el pago a los proveedores, detallando los nombres de los proveedores y el monto a pagar, o si es por transferencia de fondos elabora oficio al Banco Central de Honduras, solicitando se transfiera un determinado monto, detallando el nombre del banco comercial a donde va a transferir los fondos y el monto, solicita firma y sello en oficio al Director Ejecutivo y lo envía Si el pago autorizado no es a través de Línea de Crédito o transferencia de fondos ver el procedimiento para Realizar Transferencias Bancarias por Cheque DIRECCION EJECUTIVA Director Ejecutivo 7.10 Recibe, revisa, firma, sella y devuelve a Tesorería oficios de solicitud de transferencia de fondos al Banco Central de Honduras y/o o solicitud de pago a proveedores a través de línea de crédito al Banco Comercial (oficio solicitud transferencia) : memorando 520- :

8 Página 8 de revisa oficio de transferencias de fondos y/o oficio de pago a proveedores a través de Línea de Crédito firma, sella y devuelve oficios de transferencias de fondos y/o pago a proveedores a través de Línea de Crédito a Tesorería 7.11 Recibe y revisa oficio de solicitud de transferencia de fondos y/o solicitud de pago a través de Línea de crédito, firmados y sellados por el Director Ejecutivo, envía al Banco ( oficio solicitud transferencia de fondos o solicitud de pago por línea de crédito ) El oficio de transferencia de fondos contiene la siguiente información: Cuenta de la que se extraerá los fondos Cuenta receptora Monto a transferir Nombre del proveedor a pagar La transferencia de fondos puede ser para pago de salarios, subsidios, pensiones Las inversiones en certificados de depósito, estos pagos se realizan en dólares y se transfieren los fondos al banco donde el interesado tengan su cuenta Envía oficio al Banco Central de Honduras El oficio de solicitud de pago a través de Línea de Crédito contiene la siguiente información: detalle del pago a cada proveedor, para que el banco emita los cheques con los montos que se le asigna a cada proveedor Envía al Banco Central de Honduras y/o Banco Comercial BANCO CENTRAL DE HONDURAS Y/O BANCO COMERCIAL 7.12 Realiza la Transferencia de fondos y/o Pagos a proveedores a través de Línea de Crédito, envía notificación y estados de cuenta a Tesorería (notificación transferencia realizada ) El Banco Central de Honduras y el Banco Comercial realiza lo solicitado en oficio Notifica a Tesorería la realización de la transferencia de fondos al banco indicado. : memorando 520- :

9 Página 9 de 14 TESORERÍA Tesorero 7.12Recibe y revisa notificación del Banco Central de Honduras que la transferencia de fondos se ha efectuado, y/o del Banco Comercial, recibe los estados de cuenta que ha efectuado los pagos por Línea de Crédito, efectúa la compensación de facturas de cuentas por pagar en libros, archiva en el expediente del banco y traslada la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables(notificación transferencia, estados de cuenta, expediente) Revisa la notificación enviada por el Banco Central de Honduras y Estados de cuenta del Banco Comercial En el sistema ingresa a Libros para efectuar la compensación de las facturas de las cuentas por pagar versus el préstamo u obligación con el Banco Comercial y del Banco Central de Honduras la transferencia de fondos al banco comercia Salda la partida de pago del proveedor en el Debe del Banco Comercial y transferencia de fondos del Banco Central de Honduras Archiva en el expediente del Banco que corresponde Traslada la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLE Contador 7.13 Recibe y revisa los estados de cuenta del Banco Comercial y notificación del Banco Central de Honduras, efectúa comparación de los pagos efectuados con los estados de cuenta y las notificaciones de transferencias de fondos en el sistema, en Libros y archiva documentación revisa estados de cuenta efectúa comparación de pagos Verifica que el comprobante de pago esta registrado en la transacción MIRO del sistema SAP archiva documentación 7.14 FIN DEL PROCEDIMIENTO. : memorando 520- :

10 Página 10 de 14 8 Diagrama de Flujo MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR TRAMITE DE PAGOS POR LINEA DE CREDITO O TRANSFERENCIA DE FONDOS EN EL SISTEMA BANCARIO SUB-GERENCIA DE GERENCIA ADMINISTRATIVA Y REGISTROS CONTABLES FINANCIERA Recepción de Documentos Analista Administrativo Contador Gerente Administrativo Y Financiero INICIO Recibe de Gerencia Administrativa y Financiera memo de remisión de pagos con los documentos adjuntos, revisa y clasifica la documentación y define la propuesta de pago y compara facturas de cuentas por pagar registradas en el sistema, traslada a Memo remisión de documentos Facturas cuenta por pagar Memo de solicitud de reporte de facturas cuentas por pagar Solicita a la Sub-Gerencia de Registros Contables el reporte de las facturas de cuentas por pagar de determinados proveedores mediante memorando Genera reporte de facturas de cuentas por pagar listas para pago según prioridad, consulta saldos en cuentas bancarias Reporte de facturas de cuentas por pagar Presenta reporte de facturas de cuentas por pagar y disponibilidad en saldos de las cuentas bancarias a y remite programación a la Gerencia Administrativa y Financiera Reporte de facturas de cuentas por pagar Recibe y revisa la programación de pago de las facturas de cuentas por pagar, efectúa el desbloqueo(libera) en el sistema las facturas para pago mediante Linea de crédito o Transferencia de fondos Reporte de facturas a pagar Recibe y revisa solicitud de información, elabora en el sistema el reporte de facturas de cuentas por pagar, imprime y/o traslada la información por el sistema al módulo de Tesorería Memo de solicitud de reporte Reporte de facturas a pagar Recibe y revisa reporte de las facturas, selecciona las facturas de cuentas por pagar y aprueba programa de pagos, indica y anota en el reporte de facturas los pagos que serán pagados a traves de Linea de Crédito o Transferencia de Fondos y devuelve al Reporte de facturas cuentas por pagar 1 : memorando 520- :

11 Página 11 de 14 MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR TRAMITE DE PAGOS POR LINEA DE CREDITO O TRANSFERENCIA DE FONDOS EN EL SISTEMA BANCARIO Dirección Ejecutiva BANCO CENTRAL DE HONDURAS Y/O BANCO Director Ejecutivo COMERCIAL Genera propuesta de pago autorizada a traves de Linea de crédito o Transferencia de Fondos Propuesta de pago En el sistema ingresa a Libros para efectuar la compensación de las facturas de las cuentas por pagar versus el prestamo u obligación con el Banco Comercial no PAGO ES POR LINEA DE CREDITO O TRANSFERENCIA DE FONDOS? Ver procedimiento para efectuar trámite de pago por medio de cheque actividad 7.17 diagrama de flujo si Elabora oficio de solicitud al Banco Comercial o Banco Central de Honduras, según el caso, traslada a firma a Dirección Ejecutiva Recibe y revisa oficio de solicitud de pago de Transferencia de fondos y/o solicitud de pago a traves de Linea de Crédito firmados y sellados por el Director Ejecutivo, envía al Banco Recibe, revisa, firma, sella y devuelve oficios de solicitud de transferencia de fondos al Banco Central de Honduras y/o solicitud de pago a proveedores a traves de Linea de Crédito al Banco Comercial a Tesorería Oficio de solicitudde transferencia de fondos Oficio de solicitud de transferencia de fondos firmado Oficio de solicitud de Linea de credito firmados Oficio de solicitud de pago por linea de crédito Notificación Realiza la Transferencia de fondos y/o pagos a proveedores a través de Linea de Crédito, envía notificación, y/o estados de cuenta a Tesorería 2 : memorando 520- :

12 Página 12 de 14 MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR TRAMITE DE PAGOS POR LINEA BANCARIO SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador Recibe y revisa notificación del Banco Central de Honduras que se ha efectuado la transferencia de fondos, y/o del Banco Comercial recibe los estados de cuenta que ha efectuado los pagos por Linea de Crédito, efectúa la compensación de facturas de cuentas por pagar en Libros, archiva en el expediente, y traslada la documentación a la Sub- Gerencia de Registros Contables Notificación Estados de cuenta Recibe y revisa los estados de cuenta del Banco Comercial y notificación del Banco Central de Honduras, efectúa comparación de los pagos efectuados con los estados de cuenta, y las notificación de transferencias de fondos en el sistema en Libros y archiva documentación Estados de cuenta Notificación Expediente Fin del Procedimiento 3 : memorando 520- :

13 Página 13 de 14 9 Anexos 9.1 Facturas 9.2 Notificación de transferencia realizada 9.3 Estados de cuenta banco comercial 9.4 Documentos que amparan los diferentes tipos de pago: Planillas de salarios Subsidios Pensiones Inversiones 9.5 Solicitud de pedido 9.6 Autorización solicitud de pedido 9.7 Disponibilidad presupuestaria 9.8 Reserva presupuestaria 9.9 Invitación a cotizar 9.10 Acta de apertura y adjudicación de ofertas 9.11 Acta de recepción 9.12 Orden de compra 9.13 hoja de ingreso de almacén 9.14 Contratos 9.15 Reporte de facturas a pagar 9.16 Orden de Pago 9.17 Oficio de solicitud de pago por Línea de Crédito 9.18 Oficio de solicitud para transferencia bancaria 9.19 Memorando de remisión : memorando 520- :

14 10 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Actualizado por 1 Primera Lic. Keila 27/agosto/ Rosalía Pinto 2013 Figueroa Memo 4264-GAYF Lic. Keila Rosalía Pinto Figueroa Página 14 de 14 Autorizado por: : memorando 520- :