PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACION, BIENESTAR, SALUD OCUPACIONAL Y ESTIMULOS. Proceso: GH-Gestión Humana Código: PGH-02 Versión: 01

Transcripción

1 ESTIMULOS 1. OBJETIVO: Capacitación: Describir las actividades para reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de los funcionarios mediante la generación de conocimientos y el desarrollo de habilidades con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva a fin de contribuir al cumplimiento de la misión constitucional encomendada a la Contraloría Departamental del Tolima, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Bienestar Describir las actividades para ejecutar en plan de bienestar social el cual desarrolla actividades orientadas a elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales Salud ocupacional Describir las actividades para ejecutar en programa de el cual desarrolla actividades orientadas a Preservar y mantener a los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima, en las mejores condiciones de salud, bienestar y equilibrio en su entorno laboral protegiéndolo de los riesgos generados por el ambiente. Mejorar las condiciones de trabajo mediante la identificación, evaluación y control de los agentes de riesgo presentes en el ambiente y la organización que puedan producir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 2. ALCANCE: Capacitación: A partir del informe de la Evolución de Competencias de los funcionarios de cada vigencia, hasta la evaluación del cumplimiento y eficacia del Plan Anual de Capacitación. Bienestar Desde el momento en el cual se consolida el plan de bienestar social para la vigencia, hasta la realización de las actividades programadas. Desde la elaboración del diagnóstico de condiciones de trabajo, salud, perfil epidemiológico, perfil socioeconómico y cultural hasta la elaboración y ejecución del programa de, encaminado a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, al igual que el mejoramiento de las condiciones de trabajo. Página 1 de 10

2 ESTIMULOS 3. BASE LEGAL: Capacitación: Ley 4ª de 1992 Ordenanzas 007, 008/01 Decreto 1919 de agosto 27 de 2002 Decreto 111/96 Ordenanza 025/08 Ley 190/95 Leyes 443, 489/98 Ley 909/04 Concepto de la Comisión Nacional de Servicio Civil basado en la sentencia C372 de mayo 26 de Bienestar: Ley 4ª de 1992 Decreto 1568/98 Ordenanzas 007, 008/01 Decreto 1919 de agosto 27 de 2002 Decreto 111/96 Ordenanza 025/08 Ley 909/04, Concepto de la Comisión Nacional de Servicio Civil basado en la sentencia C372 de mayo 26 de Ley 4ª de 1992 Ordenanzas 007, 008/01 Decreto 1919 de agosto 27 de 2002 Decreto 111/96 Ordenanza 025/08 Ley 9/79, Resolución 2400/79 (Ministerio de la Protección Social) Decreto 614/84, Resolución 2013/86 (Ministerio de la Protección Social) Resolución 1016/89, Resolución 6398/91 (Ministerio de la Protección Social) Ley 100/93, decreto 1295/94 4. DEFINICIONES: CAPACITACIÓN: La capacitación es la promoción de habilidades y capacidades en el Talento Humano, orientado hacia una mayor efectividad en la realización de las tareas por parte de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima. BIENESTAR SOCIAL: Es una herramienta fundamental que persigue un óptimo desempeño del Talento humano en la Entidad enmarcado en las satisfacciones individuales y organizacionales. ACCIDENTE DE TRABAJO: Es un suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y que produce en el trabajador daños a la salud. Página 2 de 10

3 ESTIMULOS AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que directa o indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral. ENFERMEDAD : Es el daño a la salud que se adquiere por la exposición a uno o varios factores de riesgo presentes en el ambiente de trabajo. FACTORES AMBIENTALES: Conjunto de condiciones que rodean la persona y que directa o indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral. HIGIENE y SEGURIDAD INDUSTRIAL: Su objetivo la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que pueden afectar la salud de los trabajadores. MEDICINA PREVENTIVA DEL TRABAJO: Tiene como finalidad la promoción, prevención y control de la Salud del trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales, PANORAMA DE RIESGO: Es una herramienta que le permite a la organización identificar en que áreas de la empresa se encuentran los mayores riesgos para la salud de los trabajadores, con el fin de dirigir las actividades del programa de, hacia esas áreas o factores de riesgo. PREVENCIÓN: Son las acciones encaminadas a prevenir la aparición de riesgos que puedan generar un accidente de trabajo o enfermedad profesional. PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL: Consiste en la Planeación, Organización, ejecución y evaluación de las actividades de Medicina Preventiva del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial. PROMOCIÓN: Son actividades direccionadas al auto-cuidado del trabajador y su entorno laboral. RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento. SALUD: Es un estado de bienestar físico, mental y social. SALUD OCUPACIONAL: Conjunto de actividades multidisciplinarias encaminadas a la promoción, educación, prevención, control, recuperación y rehabilitación de los trabajadores, para protegerlos de los riesgos de su ocupación y ubicarlos en un ambiente de trabajo de acuerdo con sus condiciones sicológicas y fisiológicas. La es inminentemente preventiva, a través de las actividades de promoción, educación, prevención y control de los factores de riesgo ambiental con el fin de evitar la ocurrencia de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo. TRABAJO: Es toda actividad que el hombre realiza de transformación de la naturaleza con el fin de mejorar la calidad de vida. 5. CONDICIONES GENERALES: Capacitación: Página 3 de 10

4 ESTIMULOS Para llevar a cabo el proceso de capacitación de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: I. ETAPA PREPARATORIA: Disponer la información relacionada con las necesidades de formación derivadas de la aplicación de la evaluación de competencias del personal. Determinar las áreas y temas hacia los cuales se dirigirá la capacitación Disponer de recursos económicos Consolidar el Plan Anual de Capacitación Divulgar el Plan Anual de Capacitación (mediante el plan de acción de la vigencia) II. III. ETAPA DE EJECUCION Solicitar apoyo a otras entidades de capacitación públicas y/o privadas Convocar y notificar a los funcionarios que asistirán al evento de capacitación Controlar la asistencia al evento Recibir los certificados de asistencia, cuando aplique (Diplomas, etc.) ETAPA DE EVALUACION Evaluar el evento por parte de los asistentes Evaluar el cumplimiento y eficacia de la capacitación Bienestar: Para llevar a cabo el proceso de bienestar social de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: I. ETAPA PREPARATORIA Determinar los temas hacia los cuales se dirigirán las actividades de bienestar. Disponibilidad de recursos económicos Consolidar el Plan Anual de Bienestar Social Divulgación del Plan de Bienestar Social (mediante el plan de acción de la vigencia) II. ETAPA DE EJECUCION Elaborar el cronograma de actividades de bienestar social Solicitar apoyo a otras entidades públicas y/o privadas Comunicar a los funcionarios que asistirán al evento de bienestar social Controlar la asistencia al evento Para desarrollar el programa de salud ocupacional para los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: I. ETAPA PREPARATORIA Elaborar el diagnóstico de condiciones de trabajo, salud, perfil epidemiológico, perfil socioeconómico y cultural. Identificar y consolidar los riesgos físicos, mecánicos, ergonómicos, biológicos, eléctricos, sicosociales a que están expuestos los funcionarios. Priorizar y clasificar para elaborar el panorama de riesgos Elaborar el Plan de de la vigencia Disponibilidad de recursos económicos Divulgar el Plan de (mediante el plan de acción de la vigencia) Página 4 de 10

5 ESTIMULOS II. ETAPA DE EJECUCION Elaborar el cronograma de actividades del Plan de Solicitud de apoyo a la Administradora de Riesgos Profesionales Garantizar la logística para la realización de los eventos programados Notificar a los funcionarios que asistirán al evento de Control de asistencia al evento Certificados de asistencia (Diplomas, etc.) 6. ACTIVIDADES Capacitación: Flujo de actividades para la capacitación de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima: Disponer o facilitar los resultados de la evaluación de competencias (fortalezas, debilidades y necesidades de formación) Consolidar el Plan Anual de Capacitación Incluir el Plan Anual de Capacitación en el PLAN DE ACCION de la Secretaría Administrativa. Divulgar el Plan Anual de Capacitación (mediante el Plan de Acción de la vigencia) Solicitar apoyo de capacitación a otras entidades públicas y/o privadas, cuando la situación lo amerite. Disponer los recursos Físicos necesarios (Logística) para la realización del evento de PROFEFISONAL DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION Informe Consolidado Resultados Evaluación Competencias Anual de de de F05-PR-GTH-003 Formato Plan Anual de Capacitación. Plan de Acción de la Secretaría Administrativa Resolución de adopción del Plan de Acción de la vigencia Comunicación escrita Insumo necesario para elaborar el Plan Anual de Capacitación. Ver PR-GTH-008 Procedimiento para Evaluar las competencias del personal La Dirección Técnica de Planeación, consolida y proyecta resolución de adopción y divulga el Plan de Acción de la Contraloría del Tolima de cada Vigencia Entidades como: SENA, CGR, AGR, FISCALIA, PROCURADURIA, ESAP, UT. entre otras. Lugar para la realización del evento y ayudas audiovisuales. Aplica sólo Página 5 de 10

6 ESTIMULOS capacitación para las capacitaciones contratadas por la Contraloría Departamental Elaborar Memorando para convocar y notificar a los funcionarios que asistirán al evento de capacitación. Elaborar listado para el registro de participantes y formato de evaluación de la capacitación. Ejecutar la capacitación programada Evaluar la eficacia de las capacitaciones Certificadas. Recibir los certificados (si aplica) de asistencia al evento de capacitación. Tomar fotocopia al certificado de asistencia, para archivar en la historia laboral del participante y devolver el original al funcionario. Tabular la encuesta de evaluación de capacitación. Elaborar un informe con los resultados que arroje la tabulación de la información derivada de la evaluación de la capacitación y entregarlo a la ENTIDAD CONVOCADA DUEÑOS DE PROCESO y/o SECRETARIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO F02-PR-GTH-003 Formato Memorando El memorando lo Firma el para notificación a señor Contralor funcionarios del evento Departamental del Tolima. de Capacitación F03-PR-GTH-003 Formato Listado de Los funcionarios Asistencia de participantes deben firmar la Funcionarios a las asistencia y evaluar el Capacitaciones. evento de capacitación, aplica el F04-PR-GTH-003, F04-PR-GTH-003 sólo para las capacitaciones contratadas por la Contraloría Departamental. Formato de Evaluación de la Capacitación F06-PR-GTH-003 Formato Instrumento para Medir la Eficacia de la Capacitación F03-PR-GTH-003 Formato Listado de Asistencia de Funcionarios a las Capacitaciones Certificados (si aplica) Historia Laboral Informe de Evaluación de la Capacitación Se debe convocar a los funcionarios a la socialización de las capacitaciones externas mediante memorando firmado por el señor Contralor Departamental. F02-PR-GTH-003 Formato Memorando para notificación a funcionarios del evento de Capacitación. Relacionando las debilidades y fortalezas del evento. El F04-PR-GTH-003, aplica sólo para las capacitaciones contratadas por la Contraloría Departamental. Página 6 de 10

7 ESTIMULOS Secretaria Administrativa y Financiera. Tomar acciones derivadas de la evaluación de las capacitaciones cuando esta haya resultado desfavorable. Incluir dentro de las necesidades a tener en cuenta para el Plan de Capacitación del año siguiente, las deficiencias detectadas o la ausencia de algún tema importante, que arroje el resultado de la evaluación de las competencias de los Servidores Públicos de la Contraloría del Tolima. Ejecutar el Plan Anual de Capacitación Evaluar la eficacia de las capacitaciones certificadas. Tomar acciones derivadas de la evaluación de las capacitaciones cuando esta haya resultado desfavorable ENTIDAD CONVOCADA RESPONSABLE DUEÑOS PROCESO DE Relación de necesidades de Capacitación para la siguiente vigencia. F05-PR-GTH-003 Formato Plan Anual de Capacitación F06-PR-GTH-003 Formato Instrumento para Medir la Eficacia de la Capacitación F03-PR-GTH-003 a. Formato Listado de Asistencia de Funcionarios a las Capacitaciones. b. Tomando en cuenta los resultados de la evaluación de la calidad de la capacitación y la evaluación del cumplimiento, oportunidad y eficacia del Plan de Capacitación Documento anexo al informe periódico de análisis de los indicadores relacionados con el Plan Anual de Capacitación (temas que se hayan escapado o faltado) Se debe convocar a los funcionarios a la socialización de las capacitaciones externas mediante memorando firmado por el señor Contralor Departamental. F02-PR-GTH-003 Formato Memorando para notificación a funcionarios del evento de Capacitación. Bienestar Social Flujo de actividades para la gestión de bienestar social a los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima: Página 7 de 10

8 ESTIMULOS Elaborar el Programa de Bienestar Social. Incluir el Programa de Bienestar Social en el PLAN DE ACCION por procesos de la Secretaría Administrativa. Divulgar el Programa de Bienestar Social (mediante el plan de acción de la vigencia) Solicitar apoyo a otras entidades públicas y/o privadas Organizar la logística para realización del evento Elaborar comunicación para convocar y notificar a los funcionarios que asistirán al evento de Bienestar Social Firmar la comunicación de divulgación para los funcionarios. 8 Elaborar el listado de asistencia. 9 Registrar el evento en informe de ejecución de Programa de Bienestar Social. DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION DESPACHO DEL CONTRALOR - CONTRALOR DEPARTAMENTAL F01-PR-GTH- 004 Formato cronograma de actividades bienestar social. PLAN DE ACCION Resolución de adopción del Plan de Acción de la Contraloría Departamental del Tolima para la Vigencia Comunicación escrita F02-PR-GTH- 004 Memorando para eventos Bienestar social. F03-PR-GTH-003 Listado de asistencia de funcionarios a capacitaciones. Ejecución en el Cronograma de actividades Contiene las actividades a desarrollar. Los eventos de Bienestar Social pueden realizarse con y/o sin costo para la Entidad. La Dirección Técnica de Planeación, consolida y proyecta resolución de adopción y divulga el Plan de Acción de la Contraloría del Tolima de cada Vigencia. Entidades como: ARP y otras de carácter privado. Lugar para a realización del evento y ayudas audiovisuales. Memorando de convocatoria y notificación firmado por el señor Contralor Departamental. Copia de la comunicación se archiva en el consecutivo de comunicaciones y en el Informe de ejecución del Plan de Bienestar. Página 8 de 10

9 ESTIMULOS Salud ocupacional Flujo de actividades para desarrollar el programa de para los funcionarios de la Contraloría Departamental del Tolima: Elaborar un diagnostico integral de las condiciones de trabajo y de salud de los funcionarios. Realizar Inspecciones a las Condiciones Locativas Elaborar o modificar el panorama de riesgos. Consolidar la información y actualizar el Programa de Salud Ocupacional. Actualizar el Cronograma de actividades Incluir el cronograma de actividades de salud ocupacional en el Plan de Acción del proceso de Gestión De Talento Humano Divulgar el cronograma de actividades de (mediante el Plan de Acción de la Vigencia) Coordinar con la ARP la realización de las capacitaciones y actividades. Organizar la logística para la realización del evento - ASESOR ARP COPASO - ASESOR ARP - ASESOR ARP - ASESOR ARP DIRECTOR TECNICO DE PLANEACION - Formato de auto- reporte de las condiciones de salud Formato de panorama de riesgos, perfil epidemiológico, perfil socioeconómico y cultural. Informe de Inspección Panorama de riesgos Programa de Salud Ocupacional F01-PR-GTH-005 Formato Cronograma de Actividades de Salud Ocupacional de acuerdo al Panorama de riesgos PLAN DE ACCIÓN Acto Administrativo de adopción del Plan de Acción de la Contraloría Departamental para cada vigencia. Comunicación verbal Las Inspecciones deben realizarse cada seis mese. Las actividades para atender los riesgos psicosociales son apoyadas por la ARP. La Dirección Técnica de Planeación, consolida y proyecta el Acto administrativo de adopción y divulga el Plan de Acción de la Contraloría del Tolima de cada Vigencia. ARP-Colmena extiende invitación formal al evento. Sitio para la realización del evento y ayudas audiovisuales. Página 9 de 10

10 ESTIMULOS Elaborar comunicación para la convocatoria y notificación a los funcionarios que asistirán al evento. Elaborar listado para el registro de participantes. Recibir los certificados de asistencia al evento de Salud Ocupacional. Tomar fotocopia al certificado para la Historia Laboral y entregar el original al funcionario. Registrar el evento en el informe de ejecución (Cronograma). F02-PR-GTH-004 Memorando para eventos Bienestar social y/o Salud Ocupacional. F03-PR-GTH-003 Listado de asistencia de funcionarios a capacitaciones. Certificados (si aplica) Historia laboral Cronograma de actividades Firma del Contralor Departamental del Tolima. Página 10 de 10