Recomendaciones para la exposición de una comunicación oral y para la confección de diapositivas de apoyo

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1 REVISIÓN/DOCENCIA Recomendaciones para la exposición de una comunicación oral y para la confección de diapositivas de apoyo J. BRAVO-PIRIS Servicio de Dermatología. Hospital Universitario de Salamanca. Introducción Existen numerosas publicaciones, manuales y monografías sobre cuál debería ser el método más correcto a desarrollar en una exposición oral de carácter científico. Muchas de ellas proceden de la influyente cultura anglosajona, especialmente la norteamericana que poco tiene que ver con el comportamiento mediterráneo: no es ni mejor ni peor, sencillamente es distinta. Ello ha supuesto una serie de influencias que indudablemente nos pueden haber afectado dejando alguna huella aunque, no demasiadas. No es el propósito del presente artículo insistir en las múltiples normas, porque sería repetitivo de otros trabajos, sino más bien exponer unas reflexiones o consideraciones a título casi personal, lo más brevemente posible. Los consejos o sugerencias que aquí se expongan tienen una doble fuente: La primera procede de la propia experiencia a lo largo de años en los que hemos sufrido o nos hemos deleitado con exposiciones de todo tipo. La segunda, de un magnífico libro del Dr. J. A. Vallejo-Nágera fallecido escaso tiempo después de su publicación. Nos referimos a: Aprender a hablar en público hoy ; se trata de un magnífico trabajo, mitad crónica, mitad ensayo y todo bajo el típico sentido del humor que le caracterizaba. Por todo lo dicho es de comprender que lo que aquí se exponga tendrá algo de subjetivismo, y algo de plagio, pero... de plagio reconocido. Figura 1. Formato vertical desaconsejado: excesivo texto y lectura difícil. Fondo oscuro con degradado aceptable. Encabezamiento en mayúsculas y de mayor tamaño que el resto del texto. Metódica Trataremos de ir enfocando distintos aspectos que nos parece pueden tener más interés, especialmente dirigidos a todos aquellos que se inician en estas experiencias. 1. La presencia física: es algo en lo que suele insistirse mucho. Es una norma de cortesía hacia los demás, o si se quiere, de respeto, que esa presencia sea lo más correcta posible, lo cual no es aclarar demasiado, pero sí sería aconsejable huir de los extremos: ni de punta en blanco ni descamisado. Podemos interpretarlo como lo discreto o como no llamar la atención por exceso o por defecto, independientemente de que se lleve o no traje y corbata, depende de la circunstancia o de la persona. Otro 451

2 Vol. 3, Núm. 7. Octubre 2000 Figura 2. Plantilla de confección sencilla. Número adecuado de líneas y de caracteres. Buen contraste entre el texto en amarillo, y el fondo, con un degradado horizontal de color azul. Se ha añadido un pequeño logotipo. Figura 3. Modelo de plantilla de fácil realización. El fondo está compuesto de dos planos degradados de color verde. El contraste es correcto. asunto más difícil de aconsejar es la cada vez más frecuente presencia femenina, en la que seguiría siendo válida la sugerencia de evitar los extremos. 2. Los ademanes, los gestos, la voz: se trata de cuestiones que hay que poner en tela de juicio por cuanto tienen de dogmáticas: no gesticular con las manos o meterlas en los bolsillos del pantalón, no pasear, no hablar bajo, no hablar gritando... Es de suponer que el que está hablando ante la atenta mirada de decenas o centenas de personas, ya tiene bastante con la propia charla como para estar pensando en esa cantidad de detalles. Cada individuo tiene su propia forma de expresarse, sus peculiaridades y no parece oportuno encorsetarlo en unas normas rígidas. Lo mismo sucede respecto a la voz, también es peculiar de cada individuo el timbre, el tono, la intensidad o la entonación melódica, esta última en relación con la procedencia geográfica, variando mucho entre el seco acento castellano o el cantarín de los gallegos. Algo que en cambio sí es preciso tener en consideración es el gesto hosco e incluso hostil de algunas personas; puede ser válido para algunos políticos, pero no para una comunicación científica en la que siempre es de agradecer una actitud amable. La experiencia, en definitiva, será la encargada de ir puliendo algunos de esos defectos y de proporcionar la soltura necesaria. De hecho, nadie debería ignorar sus propios fallos y, en caso contrario, siempre podemos disponer de la ayuda de compañeros que nos pongan al tanto. Lo importante en definitiva es lo que se está comunicando, y si ese mensaje nos llega y sintoniza, todo lo demás sobra. 3. El habla propiamente hablando: en principio es preciso reconocer que hay quien tiene gran facilidad de palabra para expresarse en público, que nace con esa facultad, y hay quien no la tiene; esto resulta obvio, pero también es cierto que con cierto adiestramiento se pueden conseguir unos niveles muy aceptables para ser un buen comunicador palabra más actual que la de orador. Y en este punto cabría preguntarse qué es lo que entendemos por buen comunicador. Pienso que, sencilla- Figura 4. Tipo de fuente difícil para una lectura rápida. Figura 5. Cuadro muy esquemático. Texto bien contrastado con sólo dos colores. El fondo se ha realizado en tono azul y con varios degradados horizontales. 452

3 Exposición de una comunicación oral Figura 6. Ejemplo de diagrama sumamente sencillo, realizado en Power Point. Fondo oscuro color violeta. mente, es la persona que nos habla y nos transmite cualquier mensaje, en un lenguaje comprensible, asequible, no rebuscado, y que en definitiva nos mantiene atentos durante diez minutos, o despiertos durante una hora. La fase de entrenamiento puede llevarse a cabo de muy distintas maneras: en la más absoluta soledad con o sin la compañía de una grabadora para escucharnos después, pero especialmente, iniciándose en las sesiones clínicas del Servicio, seminarios, reuniones regionales, es decir, en ambientes restringidos con colegas afines. También tendríamos que plantearnos otra pregunta en relación con todo lo anterior: qué es más importante, el fondo o la forma? Indudablemente lo primero, el contenido, pero dado que nos ha costado un cierto o un mucho trabajo elaborarlo, vamos a intentar que, además, resulte atractivo o por lo menos no seamos aburridos ni pesados. Veamos por qué. En ocasiones nos encontramos con un trabajo clínico, de investigación, laborioso, bien ejecutado y perfectamente documentado que, en el momento de comunicarlo en público, queda deslucido por farragoso, por prisas, Figura 7. Imagen escaneada e importada a Power Point. Proceso que puede llevarse a cabo con cualquier fotografía clínica o histológica. por ir documentado con diapositivas llenas de datos ilegibles, o simplemente porque no se oye al ponente. En el otro extremo puede suceder que un trabajo sin grandes pretensiones resulte brillante por una exposición igualmente brillante y clara. El resultado puede ser que un trabajo excelente ha pasado sin pena ni gloria, y otro más modesto nos ha dejado un buen sabor de boca. Cada individuo tiene una actitud, un comportamiento, en definitiva, una personalidad que es difícil de modificar pero no de ser pulida. Pero, cómo conseguir unos buenos resultados? Independientemente del aprendizajenormas-sugerencias-entrenamiento, existe un consejo o una regla de oro que según Vallejo-Nágera nunca falla, y es algo tan sencillo como difícil de llevar a la práctica: la naturalidad. Sobre la misma comenta...así actuemos en la vida diaria, así debemos comportarnos en cualquier reunión científica, utilizando un lenguaje coloquial esmerado, evitando imitar a fulanito, adoptando una actitud engolada o solemne que habitualmente no tenemos....no fingir, ser uno mismo incluso con sus defectos...un poquito mejorado. No cabe mayor enseñanza en tan pocas líneas. Una vez que lo tenemos ensayado y que hemos aprendido a ser naturales que es algo muy difícil, comentaremos una serie de detalles más concretos. 4. Leer o memorizar: si antaño (y hogaño), salir a un estrado con los papeles escritos y sudados de nerviosismo estaba mal visto, es curioso cómo esa tabla de salvación impresa se ha transformado de manera permisiva en la misma chuleta pero en versión celuloide cuajada de colores, que se leen de cabo a rabo sin pudor alguno, y curiosamente, no está mal visto. Respecto a los papeles, la mayoría de las veces tienen la simple pero fundamental función de un salvavidas al que podemos echar mano en un momento dado: mediante un vistazo podemos salir del apuro. Consideremos en principio que, aunque la memoria es una facultad muy necesaria, no parece lógico utilizarla en su pleno sentido para presentar la totalidad de una comunicación. Disponemos de medios auxiliares que facilitan el discurso evitándonos memorizaciones innecesarias: entre la clásica pizarra y el cañón-proyector de un equipo informático existe un pequeño abanico compuesto de paneles de papel, retroproyectores y por el momento las insustituibles diapositivas de las que haremos unos comentarios básicos como apéndice de este artículo. 5. El tiempo de exposición es uno de los mayores enemigos con que contamos. De hecho, una de las primeras preguntas que hacemos cuando vamos a dar una charla o presentar una comunicación es: de cuánto tiempo disponemos? Este detalle no va a influir en el tiempo que dediquemos a la elaboración del trabajo, pero sí en su extensión, debiendo ser muy disciplinados para no caer en situaciones desagradables en las que se nos 453

4 Vol. 3, Núm. 7. Octubre 2000 caso de tener que dar una charla de treinta o cuarenta minutos la sistemática básicamente será la misma aunque el hecho de disponer de más tiempo del habitual puede convertirse en un arma de doble filo y hacer que nos confiemos en exceso: es fácil sobrepasar el tiempo asignado y además aburrir. Bajo ningún concepto hay que sobrepasar los límites determinados para lo cual, una sabia dosificación de imágenes, de pausas y alguna anécdota, pueden colaborar a evitar esas situaciones. Figura 8. Imágenes importadas: logotipo y boceto realizado con un programa de dibujo. Segundo plano con varios degradados. insta una y otra vez a finalizar. Hay que cumplir lo más fielmente con el tiempo que se nos ha asignado y con ello evitaremos uno de los peores temores: ser pesados y, en definitiva, sustraer tiempo a los que vienen detrás, alargando la sesión del día. Y sobre todo comprender que brevedad no quiere decir prisa ni atropellamientos con el afán de decir muchas cosas y acabar cuanto antes. 6. El planteamiento de una comunicación breve: En este caso concreto, en que sólo disponemos de seis-ocho minutos, hay que ser sumamente rigurosos eludiendo aspectos innecesarios que no vienen al caso porque, entre otras cosas, consumen un tiempo precioso. Por ello no es de recibo comenzar con un:...la dermatitis alérgica de contacto es un proceso cutáneo que se caracteriza por la aparición aguda o subaguda de lesiones.... Hay que centrarse en el tema, y por qué no, seguir la clásica metódica que divide una obra en tres actos o elementos bien diferenciados: Presentación, Nudo y Desenlace. Desarrollo en todo superponible al de cualquier trabajo clínico: Introducción, Método y Resultados. Veamos un ejemplo: Presentación: La dermatitis de contacto a la resina de Butilfenolformaldehido-paraterciacio ha sido extraordinariamente infrecuente en nuestra región hasta hace escasos dos años. Nudo: La mencionada resina es componente fundamental en industrias de calzado, fabricación de chapas de madera, etc. Es de destacar el llamativo incremento de pacientes con sensibilización a dicho alergeno durante este periodo de tiempo. Desenlace: La razón de tal incremento se ha debido a la instalación creciente de empresas de fabricación de calzado en nuestro entorno... Es evidente que las cosas no son tan simples y que es preciso exponer datos concretos, cifras y tablas, pero para eso contamos con medios gráficos auxiliares que también nos ahorrarán más tiempo que si hubiera que leerlos. 7. El planteamiento de una comunicación larga: En el 8. Medios auxiliares: Diapositivas. Si decíamos que hoy por hoy son insustituibles, es porque todavía sigue siendo el método más asequible de realización y de exposición en cualquier medio de trabajo: universitario, hospitalario o de cualquier otra índole. La elaboración se lleva a cabo prácticamente en su totalidad mediante programas informáticos como Power-Point o similares, fuente igualmente válida para el caso de que pudiésemos disponer en la sala de un ordenador y un cañón de proyección. Este último método tiene la ventaja y la comodidad de que un simple disquete sustituye a carros de diapositivas. Las posibilidades que nos permite el diseño de diapositivas son limitadas y precisamente por ello es preciso ser cautos y discretos en su elaboración. Trataremos de aconsejar unas normas estandarizadas y hacer algunas sugerencias que sirvan de guía o recomendaciones. Formato: Siempre que sea posible es preferible el formato horizontal sobre el vertical. Este último permite la tentación de introducir excesivos datos, objetivo siempre a evitar (fig. 1). Textos: Deben ser escuetos, sirven para completar la exposición no para sustituirla. De ello que en una diapositiva no deba sobrepasarse el límite de seis o siete líneas y de no más de diez-veinte caracteres en cada una de ellas (fig. 2, 3). No es aconsejable el empleo de siglas para abreviar, un defecto muy extendido especialmente en Medicina. Tampoco es conveniente el uso exclusivo de letras mayúsculas en los textos porque tienen una lectura más difícil, debiendo quedar reservados sólo para títulos (fig. 1, 2, 3). Figura 9. Plantilla sumamente elaborada y recargada. 454

5 Exposición de una comunicación oral Fuentes tipográficas: Es aconsejable utilizar caracteres que se lean de forma clara y no supongan un esfuerzo para su lectura. Al disponer de miles de fuentes, podemos quedar fascinados por su encanto y caer en la trampa (fig. 4). Tablas, gráficos y otros complementos: Con ellos se trata de simplificar datos mediante una visión global, especialmente con los gráficos de líneas, barras o tartas (fig. 5, 6). Las barras o líneas sirven para destacar o subrayar enunciados, encabezamientos o simplemente para separarlos. Otros complementos válidos, pueden ser imágenes importadas (fig. 7,8) o logotipos propios o del centro hospitalario o universitario en el que se haya realizado el trabajo (fig. 2, 8). En cualquiera de los supuestos apuntados, es preciso ser discretos tanto en la cantidad de los elementos que componen una diapositiva como en el color de los mismos. Color: Tanto para el primer plano (texto, gráficos) como para el fondo, es necesario que exista un contraste, pero hay que manejarlo con cautela porque no todas las combinaciones cromáticas son válidas estéticamente. - Color de fondo: Siempre son deseables los tonos oscuros y en especial los de la gama azul-verde o incluso el negro, aunque todas las posibilidades son válidas dependiendo del gusto personal; de hecho, en las figuras que se adjuntan se han utilizado distintos tonos. Si queremos modificar el color liso y decorar algo el fondo, se puede recurrir al uso de degradados y de patrones o plantillas estandarizadas pero que precisamente por ello dejan de ser originales. Siempre cabe la posibilidad de que las confeccionemos nosotros mismos: desde la máxima sencillez hasta formatos muy elaborados (fig. 2, 3, 5, 8, 9). - Color del primer plano: Al disponer de un plano oscuro como si fuera una pizarra lógicamente utilizaremos colores claros que destaquen sobre el mismo. Los más habitualmente utilizados son el blanco y el amarillo tanto para letras como para gráficos (fig. 2, 3, 5, 6). En cualquier caso, es aconsejable limitar el número de tonos en cada imagen: no más de dos o tres en cada diapositiva. Número total de diapositivas: Dependerá de la duración de la charla. Lo recomendable es no abusar de las mismas, una por cada minuto sería lo ideal, pero esto es algo muy variable, dependiendo entre otros factores del tema que se esté tratando. Una forma de simplicar y evitar el continuo...siguiente, siguiente, es la doble proyección, enormemente práctica pero más difícil de preparar por cuanto exige que ambas imágenes deban tener un sentido complementario: objetivo no siempre satisfactorio que suele suplirse con secuencias de lo más variopinto. El resultado puede ser que lleguen a acaparar totalmente la atención de los asistentes distrayendo la atención sobre lo realmente importante. 9. Qué hacer cuando falla? Pequeños desastres Como viene a decir Vallejo-Nágera...Ante todo, tomarlo con resignación y con sentido del humor, pero nunca mostrar nuestro enfado, porque esa crispación se transmite psicológicamente al auditorio y curiosamente puede volverse en contra nuestra. Los nervios: Quién no los ha sufrido o sufre en los momentos previos? Es algo inevitable y no existen soluciones fáciles. Los ansiolíticos merman las facultades, los betabloqueantes son responsables de más de una bajada de tensión, el alcohol es un importante modificador de la conducta. Los ejercicios de relajación como el yoga o similares pueden resultar bastante beneficiosos. Ruidos ambientales: A veces son insalvables especialmente si la sala de conferencias está acondicionada en un salón de un hotel o similar: teléfonos, conferencia en la sala vecina e, incluso, bodas. No es lo más frecuente afortunadamente. Los ruidos más habituales proceden de los asistentes o de sus teléfonos portátiles. Tampoco es lo más frecuente, pero si la cosa sobrepasa los límites permisivos, lo mejor será interrumpir la charla unos instantes hasta que cesen los ruidos. Sistemas audiovisuales: Suelen fallar muy a menudo y en consecuencia hay que estar preparados. Si se trata del micrófono puede ser por nuestra causa: conviene hacer una prueba preliminar, pero puede deberse al sistema si tiene arreglo, esperar unos instantes, y en caso contrario, solicitar el máximo silencio y elevar nuestra voz hasta que se nos oiga en la última fila. Más frecuentes son los fallos del sistema de proyección de diapositivas, imputables al proyector, al carro, al encargado de manejarlo, o a nosotros mismos cuando utilizamos marquitos en mal uso. En el supuesto de que llevemos la presentación en un soporte informático, es imprescindible comprobar previamente que el equipo que se nos proporciona se ajusta a nuestro programa,...y por si acaso, llevarlo también en diapositivas. Existen cantidad de contratiempos que entrarían en el anecdotario que todos hemos sufrido como experiencias propias y ajenas, pero todos o casi todos pueden ser subsanados con paciencia, y sobre todo con buen humor. Conclusiones Resulta bastante difícil simpliciar en unos cuantos párrafos los consejos para llevar a cabo una presentación oral, y especialmente hacerlo por escrito. De ello que el propósito de este artículo tenga un carácter puramente orientativo y peque un tanto de subjetivo, prevaleciendo en todo momento una cierta tendencia a laisser faire. La experiencia personal es la que irá modelando los pequeños tropiezos que puedan surgir en cada momento y de los que sin duda alguna somos conscientes con un mínimo sentido crítico. Nadie es perfecto, y además, no siempre lo perfecto suele ser lo mejor. 455

6 Vol. 3, Núm. 7. Octubre 2000 Bibliografía 1. Bravo-Piris, J. Diapositivas de apoyo en las comunicaciones orales. Piel 1998; 13: Salasche SJ. How to prepare and present a scientific tal. Dermatol Surg 1997; 23: Young RC, Rachal RE, Morgan AL. Maximizing communication skills in graduate and postgraduate health-care education through medical witing. J Natl Med Assoc 1991; 83: Vallejo-Nágera JA. Aprender a hablar en público hoy. Ed. Planeta, 1.ª ed. Marzo 1990, Barcelona. 5. Weadock GE, Weadock ES. Creaciones espectaculares con Power Point 97 Eds. Anaya Multimedia, 1997 Madrid. Correspondencia: J. Bravo-Piris Servicio de Dermatología Hospital Universitario de Salamanca Paseo de S. Vicente, Salamanca 456

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