CONTENIDO. 1. Justificación del Modelo. 2. Metodología empleada para la definición del Modelo. 3. Generalidades del Modelo.

Transcripción

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2 CONTENIDO 1. Justificación del Modelo. 2. Metodología empleada para la definición del Modelo. 3. Generalidades del Modelo. 4. Requisitos Archivísticos para un SGDEA. 5. Proyecto para el diseño y desarrollo de un SGDEA.

3 JUSTIFICACIÓN DEL MODELO

4 JUSTIFICACIÓN Compromisos de Gobernanza y Gobernalidad Interoperabilidad Servicio eficiente al ciudadano Gobierno electrónico Transparencia administrativa Acceso a la información Rol de los Archivistas y Archivos Líderes de la gestión documental organizacional Facilitadores de un gobierno electrónico eficiente y eficaz Tecnologías de Información y Comunicación Figura de Documento Electrónico existente conforme a una ley desde hace 10 años Oferta de Sistemas que no son SGDEA

5 METODOLOGÍA PARA LA DEFINICIÓN DEL MODELO

6 Normas y Modelos Propuesta Incorporación y Registro Captura Clasificación Funcional Clasificación por Procesos Modelo de Requisitos MoReq e-arq Modelo Brasileño Norma ISO I y II Análisis Alcance de la Norma o Modelo Requisitos Descripción (No contemplado en los modelos y normas) Acceso y Seguridad Disposición Descripción Acceso y Seguridad Evaluación UNE-ISO Identificación de Requisitos Funcionales y no Funcionales Almacenamiento Conservación Uso y Trazabilidad Trazabilidad Funciones Administrativas Administración del Sistema

7 PROPUESTA DE MODELO DE REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN COSTA RICA

8 Definiciones Modelo Aquello que se toma como referencia para tratar de producir algo igual. Requisito Aquello que resulta ineludible o imprescindible para el desarrollo de algo. Modelo de Requisitos para un SGDEA Referencia indispensable para el diseño y desarrollo estandarizado de un SGDEA.

9 Definiciones Sistema de Gestión (SG) Conjunto de elementos relacionados en una organización que establecen políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) Sistema de gestión de una organización para dirigir y controlar lo respectivo a documentos. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Sistema de gestión de una organización para dirigir y controlar lo respectivo a documentos electrónicos de archivo. Gestión de documentos Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades de la organización.

10 Generalidades del Modelo OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Jerarcas Definir los requisitos archivísticos para el diseño y desarrollo de un SGDEA en Costa Rica. Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Archivistas Administradores de sistemas de información. Gestores de tecnologías de información. Personal involucrado con la gestión de documentos.

11 Generalidades del Modelo LIMITACIONES POLÍTICAS Requisitos para únicamente un sistema y a nivel de sistema. Requisitos para un Sistema que gestiona únicamente documentos electrónicos de archivo. Los requisitos de sistema deberán ser complementados con los requisitos documentales (según contexto organizacional). Es indispensable que las organizaciones cuenten con los insumos archivísticos requeridos a la hora de diseñar del SGDEA.

12 Alcance del Modelo Integra sistemas de flujos de trabajo. Integra sistemas de mensajería y registro de documentos. Integra sistemas de repositorio de objetos digitales. Integra sistemas de acceso documental. Integra sistemas de descripción de documentos. Integra los demás sistemas de gestión organizacionales que producen documentos de archivo.

13 Beneficios del Modelo Integra y cumple con normas internacionales. Modelo de alcance nacional. Ahorro masivo de recursos. Permite la definición de un cartel de requerimientos para la adquisición de un sistema informático. Representa una lista de requisitos que un archivista le presenta a un informático para el desarrollo de un sistema. Parámetro para la revisión de otros sistemas con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos archivísticos de un SGDEA.

14 Modelo de Requisitos Archivísticos Captura Clasificación Descripción Evaluación Trazabilidad Acceso y Seguridad Conservación Administración del Sistema Metadatos

15 CAPTURA Incorporación cumplimiento de requisitos documentales. Registro formalización y asignación de datos. Captura documento parte del SGDEA y con su contexto relacionado.

16 Requisitos Definición de los requisitos documentales producto de una identificación del contexto documental. Incorporación

17 Requisitos Verifica el cumplimiento de requisitos documentales = documentos de archivo. Registra únicamente documentos archivo. Asigna automáticamente datos a los documentos sobre su contexto, estructura y contenido. (Ej.: identificador único a cada documento) Registra documentos de diferentes sistemas y entradas.

18 Requisitos Documento al ser registrado Metadatos Serie documental Estrategia y mecanismo de conservación. Plazo de conservación. Condición de acceso y perfil de usuario autorizado.

19 Resultado SGDEA Captura Documento de Archivo

20 CLASIFICACIÓN Clasificación por procesos ISO 9000 Cuadro de clasificación: estable, flexible, simple y único.

21 Requisitos Configuración y administración del Cuadro de Clasificación Administración de Expedientes Foliación Electrónica

22 DESCRIPCIÓN Normalización Descripción Indización y Vocabularios controlados

23 TRAZABILIDAD Qué? Quién? Cuándo?

24 Trazabilidad del sistema Inclusión del cuadro de clasificación. Inclusión de la tabla de plazos. Cambios en la interfaz del usuarios. Modificación de la visualización de los resultados de búsqueda de documentos.

25 Trazabilidad del documento Crea Aprueba Captura Despacha Fecha/Hora Acción realizada Responsable 2014/01/24 11:30 Creación Alonso Cedeño 2014/01/25 13:46 Aprobación Gabriela Guevara 2014/01/25 09:13 Captura Nancy Granados 2014/01/26 16:44 Despacho Carlos Montero

26 EVALUACIÓN Evaluación Valoración Selección Disposición final Transferencia Eliminación

27 ACCESO Y SEGURIDAD Normativa internacional, nacional e interna Perfiles y roles de usuario Mecanismos de seguridad Acceso Condiciones y categorías de acceso al sistema y los documentos

28 Requisitos Acceso Proteger la información personal y la intimidad; secretos de estado, los derechos de propiedad intelectual, el secreto comercial, el secreto bancario y la seguridad pública. Garantizar el acceso durante la permanencia de los documentos en el sistema.

29 Requisitos Seguridad Implementar mecanismos de seguridad. Implementar un Plan de Continuidad del Negocio.

30 CONSERVACIÓN Estrategias y mecanismos que garantizarán la permanencia de los atributos del documentos a lo largo del tiempo. Conservación

31 Requisitos Monitorea la capacidad de almacenamiento. Repositorio de Documentos Electrónicos de Archivo Transfiere los documentos en masa junto con sus metadatos y pistas de auditoría. Implementa mecanismos de seguridad para la integridad y autenticad de los documentos.

32 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Conjunto de elementos no abarcados en otros requisitos archivísticos que permiten la funcionalidad del SGDEA. Administración del sistema

33 Requisitos Generalidades (interfaz, interoperabilidad, actualizaciones) Rendimiento y escalabilidad Requisitos normativos Gestión de informes

34 METADATOS Captura Conservación Clasificación Evaluación Metadatos Descripción Trazabilidad Acceso Seguridad

35 Requisitos Metadatos Implementación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos

36 Ejemplo de metadatos Registro Entidad Documentos Agentes Acción Título Responsable de recepción Responsable de despacho Responsable de registro Código de registro Estado del trámite Fecha de recepción Fecha de registro Hora de registro

37 GESTIÓN DE UN PROYECTO INSTITUCIONAL PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

38 Enfoques del proyecto Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Norma ISO Norma ISO Metodologías informáticas ADMINISTRATIVO ARCHIVÍSTICO INFORMÁTICO

39 Fases del proyecto Iniciación Control y Seguimiento Planificación Medición de Resultados Implementación

40 RECOMENDACIONES

41 Las instituciones que deseen implementar un SGDEA deben tener elaborados los instrumentos archivísticos y las políticas sobre gestión documental requeridas. A partir de la propuesta se puede normalizar los requisitos mínimos que se deben contemplar al implementar un SGDEA. El SGDEA debe incluir de manera integrada todos los procesos archivísticos. Es posible desarrollar un SGDEA integrando normas como la ISO , ISO y modelos como MoReq u otros utilizados en otros países.

42 Gracias! R. Alonso Cedeño Molina: Nancy Granados Peraza: Gabriela Guevara Acón: C. Eduardo Montero Paniagua: