Capítulo I. Disposiciones Generales.

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 1425, Ordinaria, celebrada el día treinta de abril de dos mil tres, en uso de las atribuciones que le confiere los artículos 21 y 22 de La Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional; el numeral 19 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 21 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, actuando de conformidad con lo establecido en el artículo 9ª, numeral 23 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: Reglamento de la Dirección de Auditoria Interna de la UCLA Capítulo I. Disposiciones Generales. Artículo 1: El presente Reglamento define las competencias, potestades y funciones de la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". Artículo 2 La Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" UCLA, depende directamente del Consejo Universitario y goza de autoridad para decidir su gestión técnica, la cual ejercerá con total independencia funcional y de criterio. Artículo 3 La Dirección de Auditoría Interna es un ente que ejerce funciones de control sobre las distintas unidades o dependencia de la Universidad, a fin de que cumplan con los procedimientos establecidos para el manejo de los bienes y recursos, cuando la normativa así lo establezca puede actuar sobre otras entidades u organizaciones que por su relación con la Institución ejerzan una actividad afín con esta última. Artículo 4 La Dirección de Auditoría Interna es parte integral del Sistema Nacional de Control Fiscal y tiene como cometido la comprobación del cumplimiento de la suficiencia, legalidad, eficiencia y eficacia de dicho sistema. Debe prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección al patrimonio institucional, con miras al logro de las metas y objetivos de la administración. Artículo 5 Los Directores o Jefes de las unidades administrativas de cada departamento dependientes de la Universidad, son responsable de mantener, vigilar y perfeccionar el sistema de control interno, establecido en las normas aprobadas por el Consejo Universitario. 1/8

2 Artículo 6 La Universidad debe proveer los medios para la capacitación y entrenamiento del personal de la Dirección de Auditoría Interna, con el fin de lograr un adecuado desarrollo profesional en el área propia de su competencia y en disciplinas complementarias para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 7 La Dirección de Auditoría Interna, evalúa a la administración activa en forma oportuna, independientemente y posterior, en cuanto a las operaciones contables, financieras, técnicas, administrativas y de gestión, como base para dar la asesoría constructiva y de protección a que se refiere el artículo 4 (cuatro) de este reglamento. Capítulo II. De la Organización. Artículo 8 La Dirección de Auditoría Interna esta conformada por los Departamentos de Auditoría, Gestión y de Investigaciones Especiales y Averiguaciones Administrativas, los cuales estarán respectivamente bajo la dirección y responsabilidad de un jefe, conforme a la Resolución N del Consejo Universitario. Artículo 9 El Director de Auditoría Interna será seleccionado mediante concurso, conforme al Reglamento dictado por la Contraloría General de la República, para la provisión del cargo de Auditor Interno de la Administración Pública Nacional. Artículo 10 Los Jefes de Departamento o los funcionarios que estos designen, serán los colaboradores inmediatos del Auditor Interno y deben cumplir las funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Artículo 11 La Dirección de Auditoría Interna se organizará según lo requiera el cumplimiento de sus funciones y contara con el personal profesional y asistente que sea necesario, el cual debe poseer suficiente conocimiento y experiencia sobre auditoría interna, el funcionamiento de la UCLA y las disposiciones legales que rigen a la Administración Pública y Universitaria, de modo que lo califiquen para ejercer en forma apropiada sus funciones. 2/8

3 Artículo 12 La Dirección de Auditoría Interna debe contar con los recursos humanos, tecnológicos, asesoría técnica y profesional interna o externa e instalaciones físicas apropiadas, para el cumplimiento de sus funciones. Capítulo III Funciones, Competencias, Deberes y Potestades Artículo 13: Son funciones de la Dirección de Auditoría Interna: a) Vigilar el cumplimiento de los lineamientos que la Universidad establece para facilitar y orientar la administración de la Institución. b) Velar, dentro de su ámbito de acción, por el adecuado cumplimiento de la normativa y demás lineamientos que regulan la gestión de la Institución. c) Asesorar, en materia de su competencia y de acuerdo con su plan de trabajo y recursos disponibles, a las diferentes unidades de la Institución. d) Velar, dentro de su ámbito de acción, por la salvaguarda y uso adecuado de los bienes y recursos propiedad de la Institución y de aquellos otros que están bajo la administración o custodia de la Universidad. e) En general, cumplir todas aquellas atribuciones que deriven de las disposiciones contempladas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, así como de las demás leyes y reglamentos que le sean aplicables. Artículo 14 En el mes de enero de cada año, el Auditor Interno presentará al Consejo Universitario y a la Contraloría General de la República, un informe sobre las actividades ejecutadas en el año anterior, así como el Plan Operativo Anual para ese año. Igualmente al finalizar cada trimestre, el Auditor Interno presentará al Consejo Universitario un informe de las actividades realizadas en el período. Artículo 15 Corresponde al Auditor Interno, establecer las directrices necesarias para mantener por escrito y debidamente actualizados los lineamientos básicos, que regulan la gestión de la Dirección de Auditoría Interna, entre ellos los siguientes instrumentos: 3/8

4 a) Un manual de organización con la descripción de la misión, políticas generales, metas y su estructura interna. b) Un manual con las normas y procedimientos generales de auditoría, que utiliza en la ejecución de sus funciones. c) Programas de supervisión para mantener los niveles de calidad, en cuanto a la aplicación de las normas técnicas y prácticas de auditoría. Artículo 16 La Dirección de Auditoría Interna, con el propósito de mantener su independencia y su carácter asesor, no podrá ejercer ninguna labor o actividad propia de la Administración activa, salvo la necesaria participación en su propia administración. El personal adscrito a la Dirección no podrán ejercer funciones en otras unidades de la UCLA, ni participar en comisiones de trabajo o similares de naturaleza eminentemente administrativa. Artículo 17 Los funcionarios de la Dirección de Auditoría Interna desempeñarán sus funciones de modo que su labor sea medio de mejoramiento para la Institución y funcionamiento general de la UCLA. Por ello, actuarán con buen trato verbal, tacto y cortesía en el desempeño de sus funciones, sin que por ello se deje de mantener la independencia y objetividad del trabajo. Artículo 18 Para el cumplimiento de su función, la Dirección de Auditoría Interna tendrá los siguientes deberes: a) Preparar un plan anual operativo en materia de su competencia, en el que se establezcan las auditorías, estudios especiales y otras actuaciones. b) Comunicar por escrito los resultados de las auditorías que realice, con las conclusiones y recomendaciones pertinentes. c) Preparar y remitir el informe de auditoría en forma directa al Consejo Universitario, Contraloría General de la República y Unidad Auditada. Artículo 19 Para el cumplimiento de sus deberes, la Dirección de Auditoría Interna tiene la potestad de participar en las áreas y actividades de la administración de la UCLA, a efecto de verificar el cumplimiento tanto de la normativa interna como de aquellas leyes, reglamentos y demás disposiciones generales que le sean aplicables. Todo de conformidad con las Normas de 4/8

5 Auditoría de Estado aprobadas por la Contraloría General de la República y las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas. Artículo 20 A los fines de las previsiones del artículo anterior, la Dirección de Auditoría Interna, tiene las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los registros, informes, libros, archivos, datos, valores, documentos, medios computarizados o magnéticos de las unidades administrativas, médicas y operativas, planta físicas u otras instalaciones de la UCLA, así como cualesquiera otras fuentes de datos y de información requeridas. b) Solicitar la asesoría que requiera para el cumplimiento de sus funciones por los medios que correspondan. c) Las demás previstas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Artículo 21 Al Auditor Interno le competen las funciones propias de la Administración de Recursos Humanos de la Dirección de Auditoría Interna. Las potestades y competencias en esta materia deben ser ejercidas de acuerdo con el esquema vigente previsto por la UCLA. Capítulo IV. De la Ejecución de la Auditoría Artículo 22 Las auditorías, estudios especiales y otras actuaciones se planificarán para el ejercicio de un año calendario. Dichos programas estarán sujetos a revisión, análisis, actualización y adaptación de las necesidades que demanden las circunstancias. Artículo 23 Todas las evaluaciones, exámenes o pruebas que realice la Dirección de Auditoría Interna, se harán conforme a: la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Normas Generales de Auditoría de Estado, Normativa establecida por la Superintendencia Nacional de Auditoría y cualesquiera otras disposiciones que dicte la Contraloría General de la República aplicables a la Institución. 5/8

6 Artículo 24 La Dirección de Auditoría Interna obtendrá material de prueba suficiente, competente y relevante, aplicando las técnicas y prácticas de auditoría, que permitan sustentar los informes, oficios y avisos de auditoría que emita. En toda auditoría se hará uso de los papeles de trabajo consistentes en cédulas, cuestionarios, diagramas y otros documentos, en los cuales quedarán registrados los datos e información relativa a cada actividad que se realice. El tipo de pruebas, extensión y su alcance se determinarán según las técnicas de muestreo o juicio profesional. Artículo 25 Cuando existan meritos o indicios suficientes de que funcionarios de la Institución hayan incurrido en actos, hechos u omisiones que pudieran dar lugar a la formulación de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposición de multas, la Dirección de Auditoría Interna estará facultada para realizar investigaciones administrativas, auditorías, fiscalizaciones, inspecciones o exámenes de cuenta a los fines de encontrar algún elemento de convicción o prueba, que pueda dar lugar al inicio de un procedimiento administrativo para la determinación de alguna de estas responsabilidades, de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y Ley Orgánica Salvaguarda del Patrimonio Público. En caso de que existan indicios de que algún funcionario haya incurrido en supuestos de responsabilidad civil o penal, en la forma prevista en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la Dirección de Auditoría deberá notificarlo al órgano competente para hacer efectiva la correspondiente responsabilidad. Artículo 26 La información obtenida por los funcionarios de la Dirección de Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones tendrán carácter confidencial, y no se podrá revelar o comentar los datos, hechos, conclusiones, recomendaciones o acciones tomadas y la evidencia que los respalda, salvo en cumplimiento de sus deberes legales y reglamentarios y con autorización del Auditor Interno. 6/8

7 Capítulo V de la Comunicación de Resultados Artículo 27 La Dirección de Auditoría Interna debe comunicar los resultados de las auditorías, seguimientos o estudios especiales, mediante oficios o avisos de auditoría durante la ejecución del trabajo o cuando situaciones graves así lo justifiquen, dirigidas según sea el caso al funcionario que corresponda y al finalizar la intervención por medio de informe final, a efecto que se tomen las decisiones del caso. El informe final se enviará al Rector Presidente del Consejo Universitario, Contraloría General de la República y unidad objeto de la auditoría, previa discusión y consideración de los resultados con los responsables de las áreas involucradas. Artículo 28 La elaboración, revisión y remisión de los informes, se hará de conformidad con las Normas de Auditoría de Estado emitidas por la Contraloría General de la República. Artículo 29 Los hallazgos que surjan de los estudios de auditoría deberán ser comentados con el funcionario responsable de la unidad o actividad auditada, en forma previa a la emisión de las conclusiones y recomendaciones definitivas que contendrá el informe final, para asegurar la solidez de las evidencias, validez de las conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del informe. Dicho comentario quedará debidamente documentado. Artículo 30 Cuando en el desarrollo de la evaluación se determine la presunta existencia de irregularidades o errores relevantes imputables a una o varias personas determinadas, y se individualicen posibles responsables, se abrirá un procedimiento de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público. Artículo 31 La Dirección de Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento a las observaciones que haya formulado en sus informes, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones se han ejecutado. Artículo 32 Es responsabilidad de la Institución la adopción de todas las medidas y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantación de las recomendaciones 7/8

8 emitidas por la Dirección de Auditoría Interna, así como incluir en sus planes anuales de trabajo la ejecución de aquellas que por su alcance y complejidad así lo requieran. Artículo 33 Los informes emitidos por la Dirección de Auditoría Interna y presentados a otras unidades, en forma parcial o total, requerirán la previa autorización del Rector Presidente del Consejo Universitario. Capítulo VI Disposiciones Finales Artículo 34 La información requerida por la Dirección de Auditoría Interna debe ser presentada en el plazo que se acuerde a tal fin, según la importancia y urgencia que represente para la oportuna ejecución de la actividad. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicar a la Dirección de Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición. Artículo 35 La negativa injustificada de atender oportunamente la solicitud formulada por la Dirección de Auditoría Interna será considerada como falta grave y estará sujeto a las sanciones establecidas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Artículo 36 Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio por todo el personal de la UCLA. Lo no previsto en el presente reglamento, así como cualquier discrepancia que se presente en cuanto a su interpretación y ejecución, será resuelto por el Consejo Universitario, previa opinión del Auditor Interno. Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 1425, Ordinaria, celebrada el día treinta de abril del año dos mil tres. Lic. Francesco Leone Durante Rector Prof. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General 8/8