Nombre de la empresa: ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA. Dirección de la empresa: César Nicolás Penson, No. 59 Gazcue

Transcripción

1 DATOS DEL INFORME Nombre de la empresa: ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA Dirección de la empresa: César Nicolás Penson, No. 59 Gazcue AuditorJefe: D. Ariel ESPEJO COMBES (AENOR INTERNACIONAL) Representante de la empresa: Dña. Alicia TEJADA Listado de documentos de referencia (Ver Anexo ) Página 1 de 5 R/DCS/

2 OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIÓN IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA La visita previa a la Escuela Nacional de la Judicatura se ha realizado conforme a los requisitos de la norma UNE-EN ISO 9001:2008. La documentación, casi en su totalidad, se encuentra en formato digital. La organización es de carácter público y creada por la Ley de Carrera Judicial , en su artículo 70, como entidad de formación para de los servidores del poder judicial. El alcance de la organización es: Diseño e impartición de servicio de formación y capacitación especializada en derecho penal, derecho civil, principios fundamentales, funcional y formación integral. 1. El alcance definido por la organización no describe las actividades concretas a las que aplica el sistema de gestión de la calidad. Debería de ser más específico. 2. La política de la calidad no contempla el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables. 3. Los objetivos asociados a los proyectos del plan táctico anual, no son medibles en contra de la normativa de referencia (5.4.1). Además, deben de representar una mejora con respecto a un punto de partida 4. No se presenta evidencia de las actividades llevadas a cabo por la alta dirección para la difusión de la política de la calidad, en contra de lo establecido en el ap. 5 del manual de calidad. 5. No queda evidencia de la aprobación de los documentos vigentes, en contra de lo establecido en el manual de la calidad ap En procedimiento de control de los documentos (SGC-PRO-001) no contempla la sistemática de disposición de la documentación obsoleta ni como se asegura que la documentación esté en su lugar de uso. Aunque se dispone de un listado de documentos externos, no se ha definido documentalmente la metodología llevada a cabo para la identificación, actualización y control de la misma. (4.2.3) 7. Se debería de incluir en los encabezados de los documentos la persona responsable de la revisión del mismo. 8. Aunque se dispone de una Política de preservación de información institucional y control de registro, no se contemplan algunos elementos requeridos por la normativa de referencia: identificación de los registros, tiempo de retención, protección y disposición de los mismos. (4.2.4) 9. Aunque están dispuestos los procesos de la organización en el manual de la calidad (estratégicos, esenciales y de apoyo) no se dispone de la interacción de los mismos. Los procesos de la organización no se encuentran documentados, sin embargo se encuentran en proceso para ser completado en el 2010; en contra de la normativa de referencia (4.1) 10. No se hace referencia en ninguna documentación sobre el representante de la dirección, ni sus Página 2 de 5 R/DCS/

3 funciones y responsabilidades. (5.5.2) 11. En el manual de calidad no se refleja el establecimiento de los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización. (5.53) 12. No se tienen definidos los intervalos planificados para la revisión del sistema de gestión de la calidad. Tampoco, se hace mención a los resultados de la revisión de la dirección en el manual de la calidad. No se ha realizado la revisión del sistema de gestión de la calidad, a fecha de la visita, en contra de la normativa de referencia. (5.6) 13. Todos los acápites de la normativa de referencia deben de señalarse en el manual de la calidad. 14. Se observa el manual de sistemas de recursos humanos en proceso de revisión, donde se recopilan todos los subelementos de capital humano. En el mismo, se hace referencia a la evaluación del desempeño (RH-PRO-005). Se destaca como punto fuerte la evaluación de desempeño por tipo de puesto. 15. Se dispone de una manual de descripción de puestos que está difundida en la red interna de la organización. 16. Algunas codificaciones de documentos referenciados en el listado maestro de documentos, no se corresponden con lo observado en los procedimientos de las áreas. (4.2.3) 17. Las detecciones de capacitación interna se realizan en base a las evaluaciones de desempeño. 18. Se dispone de un procedimiento para la gestión de la infraestructura. Se realiza anualmente un plan de mantenimiento preventivo por área, a la cual corresponde una especificación. Las actividades de mantenimiento se registran en los formularios correspondientes que están controlados como registros del sistema de gestión. 19. El mantenimiento de la plataforma de aula virtual es subcontratada. Los controles aplicados al contratista de este proceso vienen dado en los términos de referencia de la licitación que se realizó. Los controles a este proceso subcontratado con 5 indicadores. Al momento de la visita no se disponen de los resultados de estos indicadores, debido al poco tiempo del contratista en la empresa. 20. La medición de la percepción del usuario se lleva a cabo mediante almuerzos y desayunos donde reciben retroalimentación de los alumnos contando con la participación de la dirección y gerentes de áreas, al final de cada ciclo. Además, se les aplica un formulario de evaluación que está basado en los elementos relevantes del modelo educativo. No se tiene de un resultado consolidado de la satisfacción del usuario. (8.2.1) 21. La redacción de las no conformidades no queda clara, en los informes de auditoría interna del año 2010 con la identificación de la magnitud, alcance y evidencias. 23. No se han definido los métodos de seguimiento y/o medición de los procesos, en contra de la normativa de referencia. (8.2.3) 24. No se dispone del procedimiento de servicio no conforme, acciones correctivas, y acciones preventivas, en contra de lo establecido en la normativa de referencia. (4.2.1) Página 3 de 5 R/DCS/

4 24. No queda evidencia de las acciones correctivas para el cierre de las no conformidades detectadas en las auditorías internas. (8.5.2) 25. La planificación de la prestación del servicio es realizada por cada gerente de área, tomando como base la planificación táctica anual de la organización. El plan de formación y capacitación de la ENJ, está compuesto por cinco áreas de estudio, a saber: Derecho Penal, Derecho Civil, Principios Fundamentales, Funcional y Formación Integral. Todas las áreas de estudio ejecutan, diseñan e imparten el servicio formativo. La detección de las necesidades se realiza por cada área de la organización. 27. Los procesos operativos (detección de necesidades, diseño de perfil, diseño instruccional, implementación y evaluación) deberían de contar con procedimientos claros e inequívocos que describan las actividades a llevar a cabo. (4.1.) 28. Asegurar el uso de los registros determinados en todas las áreas de la organización. 29. En el manual de la calidad no se hacen referencia a los procedimientos de compra de bienes y servicios determinados por la organización. (7.4) 30. En al GAF-PRO-002 se ha referencia al formulario GAF-FOR-008, sin embargo no se evidencia su uso. (4.2.3) 31. La sistemática para evaluar el servicio comprado no se ha definido de manera inequívoca. (7.4.3) 32. El procedimiento para evaluación de nuevos proveedores (GAF-PRO-012) se encuentra en proceso de revisión. (7.5.4) 33. Los procedimientos para la selección y registro de los usuarios, se encuentra en proceso de revisión. 34. Las disposiciones para la validación del proceso de formación y capacitación no se han determinado en el manual de la calidad (7.5.2) 35. La sistemática para la preservación de la propiedad del cliente, debería quedar clara y debería de contener las disposiciones para proteger, comunicar cualquier pérdida o daño, etc. (7.5.4) 36. El procedimiento para el tratamiento de las reclamaciones, se encuentra en proceso de formulación. Página 4 de 5 R/DCS/

5 REUNIÓN FINAL 1. AENOR entrega copia de este informe a la empresa. 2. Las observaciones contenidas en este informe deben estar solucionadas antes de la fecha acordada para la realización de la Auditoría Inicial. De no estar corregidas, pueden ser consideradas no conformidades en la Auditoría. 3. Se acuerda entre la empresa y el equipo auditor como fecha propuesta para la realización de la Auditoría Inicial, la siguiente: Confirmación / información sobre las Áreas Organizativas afectadas para cada elemento de la norma. 5. La empresa pondrá a disposición del Equipo Auditor durante la Auditoría una relación de la documentación aplicable. El Auditor Jefe El Representante de la Empresa En Santo Domingo en fecha 29 de septiembre del 2010 Página 5 de 5 R/DCS/