Achilles Instrucciones para el diligenciamiento del cuestionario De Registro SICLAR

Transcripción

1 Achilles Instrucciones para el diligenciamiento del cuestionario De Registro SICLAR Índice INTRODUCCIÓN... 2 DOCUMENTACIÓN QUE SE SOLICITARÁ PARA PROCEDER AL REGISTRO... 3 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO...3 General...5 Personal...5 Financiera...5 Gestión...6 Prod/Serv...6 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIAS... 8.

2 INTRODUCCIÓN Las empresas interesadas en participar en SICLAR, deben solicitar su inscripción en la página web Una vez recibido el pago de la tarifa anual de registro, le será remitido a su correo electrónico un mensaje con las primeras instrucciones para su proceso de registro incluyendo el link para ingresar a su cuestionario en línea, así como el usuario y la contraseña que diligenciaron en la solicitud ya habilitados. En este cuestionario deberá proporcionar una información detallada de su empresa y de los productos y/o servicios que ofrece. Para proceder con el registro, su empresa debe remitir igualmente una serie de documentos que permitirán realizar la validación de la información diligenciada en el cuestionario de registro, por lo tanto es importante evitar introducir datos que no cuenten con soportes documentales y/o enviar documentación física de información no diligenciada en el cuestionario en línea. Los documentos cuya información no se encuentre dentro del cuestionario en línea no serán tenidos en cuenta durante la validación. En conclusión, la documentación remitida debe ser el soporte físico de la información diligenciada en el cuestionario en línea. Los documentos a remitir son los que se mencionan en la siguiente sección de este documento, y deben ser enviados a la siguiente dirección:. Carrera 13 Nº 96-67, Ofc. 402 Bogotá, Colombia Tlf: +(57 1) Una vez remitido el cuestionario y enviada la documentación de soporte solicitada a Aquiles, se verificarán y validarán las respuestas. Finalizado el proceso, se le notificará el resultado del mismo. Es importante resaltar que una vez cerrado el proceso, la información del cuestionario on-line sólo se podrá visualizar; es decir, será bloqueado su cuestionario por motivos de control y seguridad internos del departamento, y no podrá ser modificada. Una vez que su empresa se haya registrado, su información se incorporará a la base de datos SICLAR estando a disposición de las empresas participantes (Grupo Pacific Rubiales). Así, su empresa podrá ser localizada fácilmente a través de los distintos mecanismos de búsqueda que ofrece la base de datos.

3 DOCUMENTACIÓN SICLAR COLOMBIA Para proceder al Registro efectivo de su Compañía, se le solicitará que, además de completar el Cuestionario Web, remita al Departamento de Registro la siguiente Documentación: Con carácter obligatorio: 1. Declaración Siclar debidamente firmada Representante Legal (se adjunta en este documento). 2. Certificado de Existencia y Representación Legal (Original y Vigente) otorgado por la Cámara de Comercio y con fecha de expedición inferior a 90 días calendario. 3. Certificado de inscripción, clasificación y calificación (Original y vigente), otorgado por la Cámara de Comercio (Solo en caso que la empresa disponga de este documento). 4. Estados Financieros (Original o Copia Simple): Balance General, y Estado de Pérdidas y Ganancias de los últimos dos ejercicios terminados. Firmados por el Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal (si aplica) 5. Certificación Bancaria (Original y o Copia Simple, con fecha de expedición inferior a 90 dias calendario) de las cuentas referenciadas en el cuestionario. 6. R.U.T. (Copia Simple) (Registro Único Tributario) 7. Certificación de Experiencia (Original o Copia Simple) (Contratos, Facturas con sello de recibido por parte del cliente, Certificaciones de Contratante, Órdenes de Compra, Actas de Liquidación). El documento remitido debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Nombre del Contratante 2. Dirección 3. Nombre del Contacto / Teléfono 4. Numero de Contrato / Numero de Orden 5. Fecha de Inicio / Fecha de Finalización 6. Objeto del Contrato 7. Valor del Contrato (para experiencias con valor indeterminado, con valor estimado, valor máximo o aun en ejecución, se debe enviar soporte(s) adicional(es) sobre el valor realmente ejecutado) 8. Para experiencias bajo la figura de Unión temporal o Consorcio, debe anexarse además del soporte, el acta de constitución de la UT o el consorcio (copia simple). El documento debe provenir de la empresa contratante. No son aceptadas autocertificaciones. 8. Formato de Certificación de Experiencia. (Se adjunta a este documento). Cada Certificación de experiencia debe tener en su primera página, de manera obligatoria, este formato debidamente completado. No se aceptaran certificaciones de experiencia que no tengan este formato en su primera página. Si son incluidos en el cuestionario, también será obligatorio presentar una copia de los siguientes documentos: 1. Certificación de Auto retenedores Expedido por la DIAN 2. Certificados de Gestión de la Calidad 3. Certificado de Gestión Medioambiental 4. Certificado de Auditoria Consejo Colombiano de Seguridad (Calificación RUC) 5. Certificado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 6. Certificados adicionales relacionados Los documentos deben ser enviados a la siguiente dirección: Carrera 13, # Ofc Bogotá. Colombia

4 DECLARACIÓN SICLAR NOMBRE DE LA COMPAÑÍA: Nº SICLAR: ESTA DECLARACIÓN ES OBLIGATORIA Y DEBE SER COMPLETADA POR TODOS LOS SOLICITANTESPARA PODER OBTENER LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO La compañía abajo firmante CONFIRMA que en los últimos tres años: 1. No ha(n) sido condenado(s) el director, ejecutivos principales y/o el representante legal mediante sentencia firme o esté(n) procesado(s) o acusado(s) por delitos de falsedad o contra la propiedad, o por delitos de cohecho, malversación de caudales públicos, tráfico de influencias, revelación de secretos o uso de información privilegiada o delitos contra el Servicio de Impuestos Internos, o por delito o infracción grave en materia Medioambiental, o por delito o infracción grave en materia de disciplina de mercado y en materia profesional. 2. No ha sido declarada en quiebra, en concurso de acreedores, insolvente fallido en cualquier procedimiento o sujeta a intervención judicial; y no ha iniciado expediente de quita y espera o de suspensión de pagos o presentado solicitud judicial de quiebra o de concurso de acreedores. 3. No ha dado lugar, por causa de la que hubieren sido declarados culpables, a la resolución de cualquier contrato celebrado con las Compañías contratantes. 4. Se halla al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y previsionales impuestas por las disposiciones vigentes en Colombia. 5. No forma parte de los órganos de gobierno o administración de la Empresa, persona incursa en las incompatibilidades establecidas en las disposiciones vigentes. 6. No ha incurrido en falsedad grave al facilitar la información exigida por las Compañías contratantes. En caso de que no pueda confirmar alguno de los enunciados anteriores, escriba el Nº e indique brevemente el motivo: ESTA DECLARACIÓN DEBE SER FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA Certifico que la información contenida en esta declaración y en el cuestionario on-line es correcta y completa. Entiendo que proporcionar información incorrecta o errónea en esta declaración o en el cuestionario puede ocasionar la anulación de la inscripción de mi compañía en el Registro de Proveedores (Siclar). Así mismo, reconozco que es mi responsabilidad informar a las Empresas Participantes de cualquier cambio en la información contenida en esta declaración o en el cuestionario. Firma: Fecha: Nombre: Cargo:

5 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO El cuestionario de registro cuenta con cinco secciones que deben ser diligenciadas: General Personal. Financiera. Gestión Prod/Serv. El cuestionario en línea debe ser enviado a través del sistema una vez esté diligenciado de forma completa y correcta a través de la función. El sistema cuenta con una herramienta de validación automática que en caso tal de que detecte algún campo obligatorio con información faltante o incoherente no permitirá la correcta remisión de dicho formulario hasta tanto no se solvente el error. Recuerde salvar la información antes de cerrar sesión o cambiar de sección así sea de forma parcial. A continuación encontrara una ayuda para el diligenciamiento de cada una de las secciones: General Esta sección se divide en cinco subsecciones 1. Información General: En esta sección debe completar los datos generales de la empresa 2. Información Personal: Información de la persona contacto para todo lo relacionado con el registro. 3. Personal Clave: En esta sección debe diligenciarse la información sobre el personal clave de la empresa. (Presidente (o equivalente), Gerentes y Representantes Legales). 4. Centros de Trabajo: Información sobre su oficina principal y demás sucursales u oficinas que tenga la empresa. 5. Declaración: Debe responder si o no a las preguntas de esta sección. Personal 1. Recursos Humanos: Distribución de empleados directos y subcontratados para los últimos 2 años finalizados. Financiera Esta sección se divide en cuatro subsecciones 1. Societaria / Tributaria: En esta sección debe completar la información que se le solicita, soportándose en los siguientes documentos: a. Certificado de inscripción y representación legal otorgado por la Cámara de Comercio b. Registro Único Tributario. c. Registro de Proponentes otorgado por la Cámara de Comercio (en caso de poseer este documento). 2. Banco / Revisor Fiscal: Debe colocar la información del revisor fiscal principal tal como aparece en el Certificado de Existencia y Representación Legal. En caso de empresas extrajeras, debe colocar

6 los datos del auditor de sus estados financieros. De igual modo, debe incluir la información de su(s) cuenta(s) bancaria(s). 3. Datos Financieros Clave: Información de los estados financieros de los últimos dos años finalizados. 4. Compañías Asociadas: En caso de que su empresa consolide sus cuentas con una casa matriz, debe colocar la información de esta. Igualmente debe indicar las compañías con las cuales mantenga algún tipo de sociedad, indicando el tipo de asociación. Gestión Esta sección se divide en cinco subsecciones 1. Calidad: En caso de poseer algún tipo de certificación de calidad, debe colocar la información que aparece en el certificado. En caso de poseer más de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación (máximo 5 certificaciones de calidad) 2. Medio Ambiente: En caso de poseer algún tipo de certificación medioambiental, debe colocar la información que aparece en el certificado. En caso de poseer más de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación (máximo 5 certificaciones de medio ambiente). En estos campos no aplican las auditorias del Consejo Colombiano de Seguridad, las cuales se deben diligenciar en los campos del RUC. 3. Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: En caso de poseer algún tipo de certificación de Seguridad y Salud Ocupacional, debe colocar la información que aparece en el certificado. 4. RUC: Información del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, salud Ocupacional y Medio Ambiente para contratistas del Sector de Hidrocarburos - RUC 5. Otras Certificaciones: Información de cualquier otro certificado del que disponga la empresa. En caso de poseer más de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación 6. Responsabilidad Social Empresarial. Debe responder si o no a las preguntas de esta sección Bienes y Servicios En esta sección, debe incluir los bienes y servicios que su empresa está en capacidad de ofrecer. Cada categoría seleccionada de estar soportada como mínimo por una experiencia (relación contractual específica) con una antiguedad máxima de 10 años. Antes de comenzar a añadir sus productos y servicios, por favor descargue el Catálogo de Productos y Servicios que le ayudara a ubicar dichos productos dentro de las diferentes categorías con las que cuenta el sistema. Para añadir un Bien/Servicio, seleccione el botón "Agregar", ubicado en la barra de herramientas de la sección. Accederá a la ventana de Selección de Categoría. Una vez haya definido la categoría que corresponde al producto o servicio que está añadiendo accederá a la pantalla de Información detallada del Producto/Servicio donde debe describir su producto o servicio con sus propias palabras, además de completar la información correspondiente a las carpetas de información General, Calidad y Medio Ambiente, fabricantes, certificaciones de conformidad para el producto o servicio y experiencias. En la descripción del Bien/Servicio describa su producto/servicio de forma concreta, completa y detallada. Es esencial que los términos utilizados sean los habituales en sus relaciones con los clientes, ya que las búsquedas en su base de datos se basan muchas veces en el texto recogido en este campo. En caso de Bienes, debe seleccionar si su empresa es Fabricante, Distribuidor o Agente. Así su compañía sea fabricante dicho producto, deberá colocar la información del Fabricante (debido al campo de marcas).

7 Para agregar Marcas o certificados de conformidad voluntarios, por favor tener en cuenta lo siguiente: 1. Estos son documento emitidos por entidades certificadoras (ICONTEC, CIDET, BVQI, SGS, etc.) donde dichas entidades dan constancia de que el producto o servicio relacionado en el alcance de dicho documento cumple con alguna norma TÉCNICA nacional o internacional. NO tiene relación con los sistemas de gestión de la compañía. 2. En caso de que no cuenten con dicha documentación para el producto o servicio que están registrando, por favor asegúrense de colocar No en la respuesta a la última pregunta de Calidad y Medio ambiente del formulario donde registran dicho Producto o servicio. Para agregar las experiencias, debe tomar en consideración lo siguiente: 1. Cada categoría agregada en el cuestionario debe contener al menos una experiencia. De lo contrario dicha categoría será eliminada del cuestionario. El sistema acepta máximo 5 experiencias por categoría, en caso de desear agregar más experiencias al mismo producto o servicio debe repetir el procedimiento de diligenciar otro formato de categorización para registrarlo nuevamente, es decir repetir el procedimiento desde hacer click en el botón Agregar y colocar la misma información en ese formato. 2. Un mismo contrato puede ser anexado varias categorías, sin embargo debe indicar que porcentaje de ese contrato aplica para cada una de las referencias. La suma de estos porcentajes, no debe sumar más del 100%. 3. Cada experiencia agregada en el cuestionario, debe estar debidamente soportada con por lo menos uno de los documentos mencionados anteriormente. Al enviar los documentos, recuerde que cada experiencia debe tener en su primera página el formato de certificación de experiencias debidamente completado. Diligenciamiento de Experiencias A continuación encontrará una descripción de la información que debe ser incluida en el cuestionario de registro en el apartado de Experiencias: Cliente Ciudad Número de Contrato / Orden de Compra Valor total del Contrato % del Contrato para esta Especialidad % de Especialidad hecho por Ud. Desde (Año) Hasta (Año) Objeto y Alcance /Descripción Nombre del cliente o empresa contratante, tal como aparece en la certificación de experiencia remitida para la validación Ciudad donde está localizado el cliente Numero de Contrato, orden de compra, factura, etc. Tal como aparece en la certificación de experiencia remitida para la validación Valor total del contrato. El valor del contrato debe estar expresado en Peso Colombiano, Dólar Americano, Dólar Canadiense, Libra, Peso Argentino, Bolívar, Peso Mexicano, Nuevo Sol, Real Brasileño. Porcentaje del contrato que aplica para esta especialidad en específico. Muchas veces los contratos tienen varios alcances o Temas y es necesario conocer su experiencia específica en cada Tema. La suma de estos porcentajes dentro de un mismo contrato no debe superar el 100%. En caso de Uniones Temporales, Consorcios, etc, debe indicar el porcentaje de la especialidad realizado por Usted. Si realizó la totalidad de la especialidad, por favor coloque 100% Año de inicio del contrato Año de Finalización. Objeto o alcance del contrato tal como aparece en el documento enviado para la validación

8 Certificación de Experiencias Nombre de la Empresa: No Siclar: Tipo de Documento: Contrato Certificación del Contratante Acta de Liquidación Factura Orden de Compra Otro Datos del Documento: Nombre del Cliente: Numero del Contrato Fecha del Contrato Valor Total del Contrato (En Pesos Colombianos) Para contratos en moneda distinta al Peso Colombiano, por favor indique la equivalencia utilizada 1 COP = Porcentaje del Contrato para las distintas Especialidades a las cuales está asociado: Código de la Categoría Porcentaje del Contrato Comentarios: