A-CA-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS. Versión 6 acta de mejoramiento 16 de abril 16 de 2013 Proceso A-CA-001

Transcripción

1 CÓDIGO A-CA-001 GENERALIDADES NOMBRE OBJETIVO ALCANCE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Administrar eficientemente el presupuesto de gastos e inversiones asignados a la Secretaría Distrital de Planeación. Desde el anteproyecto de presupuesto con las directrices de la Secretaría de Hacienda, teniendo en cuenta el comportamiento de las necesidades que tiene la SDP, pasando por el PAC y la ordenación del pago, hasta la construcción y aprobación de los estados financieros. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN PALABRAS CLAVES LÍDER DE PROCESO La administración de los recursos financieros en la Secretaría Distrital de Planeación serán asignados y ejecutados de manera eficaz, eficiente y transparente, enmarcados dentro de los principios, normas y técnicas de la Gestión Financiera ADMINISTRACIÓN, RECURSOS, FINANCIEROS, PAC, PRESUPUESTO, CUENTAS, CONTABILIDAD. Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa. Corresponsable: Directora de Gestión Financiera ELEMENTOS TECNOLÓGICOS

2 (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS Aplicaciones: -SAPIENS-CONTABILIDAD: Aplicación de contabilidad - SI CAPITAL: Sistema de la Secretaría de Hacienda Distrital, integra la gestión financiera, administrativa y tributaria. Tiene módulos de Nómina y Personal - PERNO, Inventarios SAE/SAI, Contratación SISCO, LIMAY no implementado en Contabilidad, Terceros, Presupuesto PREDIS, órdenes de pago OPGET y Plan Anual de Cuentas PAC - Sistema de Información de Procesos Automáticos SIPA: Sistema de automatización de procesos. Servidores: Ver procedimiento de soporte tecnológico Equipos de red: Ver procedimiento de soporte tecnológico Equipos de seguridad de red: Ver procedimiento de soporte tecnológico Otros: No aplica A la fecha se encuentra en funcionamiento SAPIENS, PREDIS Y OPGET los demás módulos se encuentran en fase implantación La información financiera, por su condición probatoria, se produce tanto en digital como en impreso, éste último debidamente firmado. Con la entrada en vigencia del aplicativo SIPA, muchos de los documentos que se recibían en papel ahora se reciben en medio digital. ENTRADAS Insumos Lineamientos Recursos Ver matriz de información Proveedor Proceso de Direccionamiento Estratégico Procesos de apoyo Ver matriz de información CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR Establecer los lineamientos y protocolos de la Secretaría Distrital de Planeación Programar el presupuesto de la vigencia. Programación de PAC anual inicial. Definir los cronogramas financieros.

3 Definir formatos y metodologías ACTIVIDADES DEL HACER Ejecutar acciones financieras de inicio de vigencia. Realizar las actividades encaminadas a efectuar la ejecución presupuestal. Realizar las actividades tendientes al trámite y el cumplimiento de la ordenación del pago. Efectuar la reprogramación del PAC mensualmente Realizar la causación contable que permitan mostrar la realidad financiera de la entidad. Realizar las modificaciones presupuestales. Elaborar informes internos y externos. Socializar los lineamientos financieros internos y externos aplicables a las Secretaria Distrital de Planeación. ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Ejecutar protocolo de verificación contable y financiera. Analizar el informe de seguimiento presupuestal y controlar la ejecución de los recursos. Verificar y analizar el cumplimiento del cronograma financiero Realizar conciliaciones financieras y contables. Verificar la aplicación de las modificaciones presupuestales. Evaluar satisfacción del cliente interno y externo, frente a los servicios prestados. Revisar, verificar y validar la información financiera. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Gestionar acciones encaminadas al mejoramiento del proceso. Determinar necesidades de capacitación y Sistemas de Información.

4 Retroalimentar la gestión realizada del proceso con sus partes interesadas. SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL Ejecución presupuestal (PAC, giros, CDP, RP, anulaciones, Ordenes de pago,) Terceros, Todos los procesos En el marco del presupuesto aprobado para la entidad De matemática exacta Ver normograma de procedimiento A- PD-040 No tiene Dirección de Gestión Financiera Estados Financieros Secretaría Distrital de Hacienda, entes de control En las fechas establecidas por la Secretaría de Hacienda y entes de Control Claridad y exactitud Ver normograma de procedimiento A- PD-028 No tiene Dirección de Gestión Financiera Ordenación del Pago Todos los procesos y terceros En atención a las necesidades de la entidad Debidamente sustentado Ver normograma del procedimientos A- PD- 025 No tiene Dirección de Gestión Financiera MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Presupuesto X Secretaría de Hacienda Distrital Distribución del presupuesto distrital Ver procedimiento A- PD-040 Anual PREDIS Acuerdo/Decreto de asignación del presupuesto Distrital Plan de contratación X Direccionamiento Asignación de Estratégico recursos del presupuesto Ver procedimiento A- PD-120 Anual SIIP Plan de contratación

5 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Proyecciones de reservas de funcionamiento e inversión X Todos los procesos Garantizar Recursos para el pago respectivo Ver procedimiento A- PD-034 Anual PREDIS Reporte de reservas Consolidación de la información Exógena y Sivicof X Todos los procesos Dar cumplimiento a los requerimientos de los entes de control y SHD No tiene Mensual OPGET Reporte de pagos Elaboración del informe de Recaudo de las tres estampillas X Todos los procesos Dar cumplimiento a los requerimientos a la SHD No tiene Semestral OPGET Reporte de pagos Certificaciones de cumplimiento para pago X Todos los procesos Pago de obligaciones Ver procedimiento A- PD-025 Permanente SIIP Certificaciones de cumplimiento para pago INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Presupuesto aprobado Todos los procesos PREDIS Modificación presupuestal Todos los procesos, Secretaría de Hacienda PREDIS Constitución de reservas Todos los procesos PREDIS

6 INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Presupuesto ejecutado (PAC, giros, CDP, RP, anulaciones, Ordenes de pago,) Informes de seguimiento a la Ejecución del presupuesto y del PAC Terceros, Todos los procesos Todos los procesos, entes de control PREDIS, OPGET, SISPAC PREDIS, SISPAC Estados Financieros Secretaría de Hacienda, entes de control y terceros SAPIENS Cierre presupuestal Todos los procesos PREDIS Actas de Fenecimiento (Pasivos exigibles) Todos los procesos y terceros PREDIS Ordenación del Pago Todos los procesos OPGET Elaborar y reportar información Exógena Todos los procesos, entes de control OPGET Elaborar y reportar información Sivicof Todos los procesos, entes de control OPGET, PREDIS Elaboración del informe de Recaudo de las tres estampillas Todos los procesos, entes de control OPGET

7 REQUISITOS SIG CALIDAD X X X a X SEG. INFORM b. X X X 4.1.c. X a 8.1 X d. X b e. X c X 3.1. X X f. X d X X f X X g a X b. 6 X 8.4 X c. X 6.1 X 8.5 X 3.3. X RESP. SOCIAL d. X X X e X X 5.2 X X X X a. 7 MECI AMBIENTAL b. X c. X X a X b c d X 4.4 X DOCUMENTAL e X X SALUD OCUP A f g X X X X X X 15 A X X X X X X X X X X X X

8 1 INDICADORES Link al Indicadores OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA A- LE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS A- LE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E- PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP A- IN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007 TRAZABILIDAD

9 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 SIN CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓNFINANCIERA ACTA COMITÉ SGC NOV 24 DE ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LAENTIDAD DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE M-CA-010 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE APOYOFINANCIERO ACTA COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE ASOCIADO A SEGUNDO MAPA DE LAENTIDAD DESPACHO COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE2007 COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE A-CA-001 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DEADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS RESOLUCIÓN 838 DE OCTUBRE 02 DE ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD APROBADOMEDIANTE RESOLUCIÓN 555 DE 2008 DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE A-CA-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOSFINANCIEROS RESOLUCIÓN 1687 DE SEPTIEMBRE 14 DE SE AJUSTÓ EL PROCESO Y SE INCLUYERON NUEVASVARIABLES DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA EDILFONSO MAHECHA MAHECHA, CLAUDIA ISABEL VARGAS SANABRIA, ROSANA BARRIGA RODRIGUEZ, DABEIBA LUCIA RODRIGUEZ CADENA, GINAELIANA CRUZ DAVILA, VILMA ESPERANZA CHAPARRO SABOGAL, CIRO ANDRES BENAVIDES CORREDOR BEATRIZ EUGENIA LOPERA GONZALEZ

10 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 5 A-CA-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOSFINANCIEROS ACTA DE MEJORAMIENTO 0147 DE DICIEMBRE 30DE ACTUALIZAS DEL PROCESO DEBIDO A QUE SE FUSIONARON PROCEDIMIENTOS Y ELIMINARON FORMATOS, ASÍ COMO TAMBIÉN SE MODIFICO EL INDICADOR DEL MISMO DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA EDILFONSO MAHECHA Y CLAUDIA VARGAS ADRIANA CRISTINA NARVÁEZ 6 A-CA-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOSFINANCIEROS ACTA DE MEJORAMIENTO 0016 DE ABRIL 16 DE SE ACTUALIZARON TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO, Y SE INCLUYÓ LA CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTOS Y LOS INDICADORES DE PRODUCTO DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA CLAUDIA VARGAS; MARCELA ROMERO; LUZ DARY AREVALO; MARY HERREÑO; ROSANA BARRIGA; VILMA CHAPARRO; CLAUDIA LUCERO CAMPAÑA LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA LUZ ÁNGELA CUBILLOS OLARTE, JOSÉ MAX CABRERA