PLATAFORMA ONLINE DE VIDEO ENTREVISTAS. Manual Empresa

Transcripción

1 PLATAFORMA ONLINE DE VIDEO ENTREVISTAS Manual Empresa

2 Índice Ingreso a la aplicación 3 Banco Talento 36 Página de inicio 4 Mensajes a candidatos 37 Crear nuevo proceso 8 Generación de informes 39 Revisar V-Entrevistas 23 Analíticas 40 Inactivar - Activar Procesos 19 Usuarios 42 Enviar proceso creado a nuevos candidatos 20 Editar información de cuenta, cambio de contraseña Recomendar candidato a otra área 28 Formulario de contacto 46 Recomendación express 29 Cambiar logo 47 Comparar candidatos 32 Cambiar colores interfaz 49 Búscar candidatos 34 45

3 Registro Empresa Ingrese a en el link Login Cliente, digite los datos de acceso. Para el uso de la aplicación, se debe acceder a través de Explorer 9 o superior, otros exploradores como Google Chrome, Firefox o Safari en una versión reciente.

4 Página de Inicio

5 Página de Inicio Resumen de unidades consumidas y unidades disponibles en cada uno de los servicios El botón Crear Nuevo Proceso lleva directamente al formulario de creación de procesos, en cualquiera de los servicios disponibles (Pom, OnDemand, Live). El botón Realizar V-Entrevista Live abre la sección correspondiente a las entrevistas Live por realizar. El botón Usuarios muestra el listado y administración de usuarios para el ingreso a la aplicación. Acceso rápido a la consulta de candidatos en uno de los últimos 7 procesos creados, en cada uno de los procesos se detalla el número de candidatos actualmente incluidos en el proceso y el número de candidatos sin revisar (Nuevos). Al hacer clic en el botón Todos se muestra el listado completo de procesos creados.

6 Página de Inicio Lista de los últimos 7 candidatos que han realizado la grabación de cualquier proceso creado. Se lista el nombre del candidato el nombre del proceso q ha grabado y la fecha de grabación. Al hacer clic en uno de estos candidatos se muestra el detalle completo de la entrevista. Acceso rápido a la generación de informes.

7 Página de Inicio Gráfico de los 5 procesos con más candidatos, acceso rápido a la consulta de más gráficas. Área de notificaciones y datos de contacto del asesor comercial encargado. El botón Hacer Solicitud lleva directamente al formulario de contacto del asesor comercial.

8 Ingrese el nombre del proceso de selección deseado. Crear nuevo proceso

9 Crear nuevo proceso 3. Haga Clic aquí si desea utilizar preguntas del banco de preguntas 1. Escriba, una por una, las preguntas que le desea hacer al entrevistado. 2. Haga Clic aquí para ingresar cada pregunta

10 Crear nuevo proceso Banco de preguntas Clic aquí si desea utilizar preguntas realizadas en sus procesos anteriores. Clic aquí para seleccionar preguntas de cualquiera de estas categorías.

11 Crear nuevo proceso Banco de preguntas 1. Clic en las preguntas que desea seleccionar.

12 Crear nuevo proceso Banco de preguntas Clic para regresar al panel de preguntas.

13 Crear nuevo proceso Ordenar preguntas Clic en el cuadro para eliminar pregunta. Clic en el número de la pregunta, mantenido sin soltar, acomode el orden de las preguntas.

14 Crear nuevo proceso Tiempo respuesta Seleccione el tiempo de lectura de la pregunta que desea disponer para el candidato antes de iniciar la grabación de cada respuesta. Seleccione el tiempo de respuesta que desea otorgar al candidato para responder cada pregunta. Clic en siguiente

15 Crear nuevo proceso Saludo a Candidatos El Mensaje de bienvenida a los candidatos es opcional. 1. Ingrese su nombre completo, su cargo y su foto (opcional). 2. Ingrese el mensaje. 3. Clic en siguiente Si lo desea, puede incluir un video, grabando directamente desde la plataforma o cargando un video desde su disco duro (Formato: FLV Tamaño: 320px X 240px Peso máx: 3MB ó 45 seg).

16 Crear nuevo proceso Enviar la Entrevista Envíe el link de la entrevista desde su correo. Utilice el botón Copiar Link y péguelo en el mensaje a enviar.

17 Crear nuevo proceso Enviar la Entrevista Envíe la invitación a la entrevista desde la aplicación. Ingrese los correos de los candidatos separados por comas y seleccione la opción Enviar Ahora o programe las horas de envío. Envíe la invitación a los candidatos para la grabación de la entrevistas y programe uno o dos recordatorios, a partir de 4 y hasta 48 horas después del envío inicial. Los recordatorios se enviarán a los candidatos que no hayan realizado la video entrevista.

18 Crear nuevo proceso Recibir alertas de grabaciones Agregue uno a uno las direcciones de correo a las cuales se enviara la notificación cuando un candidato realice la grabación de la entrevista. Al finalizar, haga clic en Guardar y Terminar

19 Revisar V-Entrevistas Cambie el estado (Inactivar, activar) de uno o mas procesos, seleccionado la casilla ubicada en la segunda columna del listado. Después haga clic en el botón Cambiar Estado Seleccionados, los procesos en estado inactivo pueden ser consultados a través del botón Procesos Inactivos ubicado en la parte superior del listado.

20 Revisar V-Entrevistas Desde esta pantalla puede enviar el link de la entrevista a nuevos candidatos desde el botón Enviar, puede hacerlo automáticamente desde la aplicación, o copiando el link y enviarlo desde su cuenta de correo personal.

21 Revisar V-Entrevistas En el listado de procesos, haga clic en el nombre para acceder a ver los candidatos que han realizado la grabación. El listado de candidatos se muestra en orden cronológico según la fecha de grabación. Los candidatos marcados Sin Revisar indican los registros que aun no se han consultado. En la parte superior puede consultar los candidatos marcados como Aprobados y Rechazados, en cada botón el número de candidatos en cada uno de estos estados.

22 Revisar V-Entrevistas Realice acciones masivas sobre mas de un candidato a la vez marcando la casilla superior izquierda en cada registro. Puede aprobar y rechazar varios candidatos, recomendar a otras áreas, realizar recomendación express, enviar un mensaje a varios candidatos o solicitarles realizar una segunda entrevista. Para consultar la entrevista de un candidato haga clic sobre la foto, se abrirá una ventana emergente con el detalle correspondiente

23 Revisar V-Entrevistas En la pantalla inicial tiene acceso directo a los últimos 7 procesos creados, en donde se indica el numero de candidatos en el proceso y cuantos candidatos nuevos sin revisar. Para consultar todos los procesos haga clic en el botón Todos.

24 Revisar V-Entrevistas El listado inicial de los procesos se muestra ordenado alfabéticamente según el nombre del proceso, para cambiar el orden el cual se muestran los registros, haga clic sobre el nombre de la columna. Los procesos mostrados en color Azul Indica el tipo OnDemand Los procesos mostrados en color Violeta Indica el tipo POM Los procesos mostrados en color Verde Indica el tipo Live

25 Revisar V-Entrevistas Consulte cada una de las respuestas haciendo clic en el número correspondiente, al cambiar la respuesta se activara automáticamente el video para su visualización. Califique las respuestas del candidato de 1 a 10, según el numero de estrellas seleccionado en cada pregunta, el promedio de las calificaciones se muestra a mano izquierda de la ventana.

26 Revisar V-Entrevistas Apruebe o rechace un candidato, haciendo clic en el botón correspondiente bajo el texto de las preguntas formuladas. En pantalla de cada uno de los candidatos, las opciones están divididas en pestañas sobre la parte inferior. Inicialmente es mostrada la pestaña Comentarios, en donde se visualiza los comentarios realizados por usuarios de otras áreas, área principal o usuarios de Recomendación express.

27 Revisar V-Entrevistas Pestaña Datos personales muestra la información personal del candidato suministrada al momento del registro.

28 Revisar V-Entrevistas En la pestaña Recomendar a otra área seleccione los usuarios creados en otras áreas para recomendar el candidato. Automáticamente se enviará un correo electrónico a la cuenta de correo registrada del usuario notificando que se ha realizado la recomendación del candidato.

29 Revisar V-Entrevistas En la pestaña Recomendar Express cree los usuarios q podrán consultar la video entrevista, ya sea por un tiempo determinado (hasta 7 días) o por tiempo ilimitado. Puede crear el acceso a múltiples usuarios separando cada uno de los de destinatario por comas (por ejemplo: destino1@correo.com, destino2@correo.com, destino3@correo.com), la clave de acceso será la misma para cada uno. El envío puede ser automático a través de la aplicación (en el campo destinatario debe ser cuenta de correos validas), o generando los accesos con la opción envío manual (no necesariamente el campo destinatario debe ser un ) y enviando cada uno de los acceso a los usuarios desde su cuenta de correo.

30 Revisar V-Entrevistas Envíe un mensaje al candidato (al correo ingresado a través del formulario de registro) desde la aplicación, ingresando en el campo Remitente la cuenta de correo a la cual contestara el candidato, el asunto del mensaje y el correspondiente mensaje. En el costado derecho se muestran los mensajes pre configurados creados en la sección s, la aplicación guardará los nuevos mensajes identificando aquellos que en el campo Asunto no aparezca en la lista de mensajes pre configurados.

31 Revisar V-Entrevistas Al solicitar al candidato repetir la entrevista, se enviara el correspondiente mensaje en el cual el Link de acceso no debe ser modificado, el de remitente, asunto y mensaje pueden ser modificados antes de enviar la solicitud.

32 Comparar V-Entrevistas Seleccione (clic en cuadro) dos o tres candidatos para comparar en una sola pantalla posteriormente haga clic en el botón Comparar Candidatos y

33 Comparar V-Entrevistas Se abrirá una ventana con las entrevistas de candidatos seleccionados. Haga clic en el número de la pregunta para escuchar las respectivas respuestas. Podrá calificar, comentar y recomendar candidatos.

34 Buscar candidatos Busque uno o mas candidatos en los procesos creados usando el formulario de búsqueda ubicado en la parte inferior del menú principal, su búsqueda pueda puede ser por nombres, apellidos y/o del candidato.

35 Buscar candidatos Se mostraran los resultados de la búsqueda dependiendo del texto buscado, en cada uno de los registros, en la ultima fila podrá identificar el proceso al cual corresponde cada candidato.

36 Banco de Talento Busque determinado perfil de candidato en los procesos creados, usando el filtro de información en el Banco de Talento. Al cargar los candidatos que cumplen con la búsqueda señalada, en la ultima fila se mostrara el proceso al cual corresponde.

37 Mensajes para candidatos Consulte y edite los mensajes pre configurados para enviar a candidatos, haciendo clic en la opción s en el menú principal. Edite cada uno de los mensajes haciendo clic en el nombre indicado, se desplegara el formulario de edición de datos.

38 Mensajes para candidatos Edite el asunto y el mensaje a enviar, estos dos campos son requeridos por lo que ninguno de los dos debe estar en blanco. Haga clic en el botón Guardar Mensaje para terminar.

39 Informes Selección el proceso del cual desea generar el informe, en la lista desplegable. Seleccione el tipo de informe que desea generar marcando la casilla de selección ubicada al costado izquierdo del tipo de informe. Genere el formato del informe q desea generar, haciendo clic en el botón Generar en PDF o Generar en XLS

40 Analiticas Inicialmente se mostrara en las graficas la información correspondientes a todos los procesos creados

41 Analíticas Para consultar las graficas por cada proceso, abra la lista de selección y escoja el proceso que desea consultar. Las graficas automáticamente mostraran los datos correspondientes al procesos seleccionado.

42 Usuarios Consulte y edite la información de usuarios creados en la aplicación haciendo clic en el botón Usuarios en el menú principal. Las áreas creadas se listan haciendo clic en el botón Áreas Creadas.

43 Usuarios Se abrirá una ventana emergente con el listado de las áreas creadas y la posibilidad de agregar nuevas áreas. En esta ventana se eliminan las áreas que crea conveniente, tenga en cuenta que este proceso elimina los usuarios asociados al área eliminada.

44 Usuarios En el formulario de creación de usuarios puede crear uno o mas usuarios al mismo tiempo, para agregar un nuevo registro haga clic en el botón Agregar Nuevo Usuario. Al guardar la información de los nuevos usuarios, a cada uno de estos se le enviara automáticamente un correo con la notificación indicando la url, el usuario y la clave de acceso.

45 Editar información de cuenta y cambio de contraseña Acceda al formulario de edición de datos personales y cambio de contraseña haciendo clic en el botón marcado con el nombre de la persona en line en la parte superior de la aplicación

46 Formulario de contacto Envíe un mensaje desde la aplicación a su consultor asignado a través del botón Contáctenos ubicado en la parte superior de la aplicación. El consultor recibirá su consulta identificando el nombre de la persona en línea y nombre de la empresa.

47 Cambio de logo Cambie el logo mostrado en la aplicación (se mostrar también en la interfaz utilizada por el candidato) haciendo clic en el logo temporal ubicado en costado superior derecho de la pantalla.

48 Cambio de logo Se desplegara una pequeña ventana emergente con el campo para seleccionar un logo ubicado en el disco duro de s computador, el cual debe tener dimensiones 320 x 100 Pixeles y ser formato Jpg, Gif o Png. Si la imagen excede las dimensiones señaladas, la aplicación ajustara la imagen al tamaño correspondiente

49 Colores de interfaz El Administrador de cuenta puede personalizar la interface con los colores corporativos utilizando el ícono circular de colores ubicado en la parte superior de la pantalla.

50 Colores de interfaz Personalice los colores de la cabecera, cuerpo, pie de página y pantalla completa de la interfaz. Después de seleccionar los colores haga clic en el botón "Guardar" para aplicar los cambios. El botón Restablecer Colores establecerá los colores iniciales de la aplicación.

51 Necesita Ayuda? Contáctenos en el Chat Online en el Panel de control de su cuenta. Escríbanos a soporte@ventrevista.com