INFORME FINAL EATPA 1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ASOCIADA AL PROGRAMA Y SU CONTEXTO

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1 INFORME FINAL EATPA 1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ASOCIADA AL PROGRAMA Y SU CONTEXTO ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN, ADAPTACIÓN Y VINCULACIÓN A LA VIDA UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO Esta Publicación fue Desarrollada por el Convenio de Desempeño de la Universidad del Bío-Bío, con el Apoyo de Consultores Externos.

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO GENERAL... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 PLAN DE TRABAJO... 4 ACTIVIDADES... 4 CARTA GANTT... 5 ACTIVIDADES REALIZADAS... 5 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PROGRAMA... 5 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS... 7 DIAGRAMAS... 7 DOCUMENTOS INDICADORES DE PROCESO ASOCIADO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN CONCLUSIONES

3 INTRODUCCIÓN La actual implementación del Proyecto Convenio de Desempeño Integración Social y éxito académico de los alumnos de la Universidad del Bío-Bío a través de sus líneas estratégicas pretende alcanzar resultados que se traduzcan principalmente en disminuir la Deserción estudiantil, aumentar la Permanencia del Estudiante en la Universidad, y fortalecer la Inserción Laboral y la Acreditación de Carreras. En una de sus líneas estratégicas, en particular la referida a la Deserción estudiantil se ha determinado la incorporación de nuevos procesos al quehacer universitario. Estos han sido definidos como Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria, como parte del nuevo enfoque centrado en las necesidades del estudiante. Por lo anterior, el levantamiento de los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria se hace relevante en cuanto a que estos buscan efectivamente disminuir la deserción estudiantil, y aumentar su permanencia e inserción laboral. Asimismo, se ha definido que en enfoque basado en las necesidades del estudiante da el marco general para incorporar la visión de la Norma ISO 9001:2008, que entre sus principios incluye, entre otros, explícitamente un Enfoque en el Cliente y un Enfoque basado en Procesos. Estos principios pretenden que la organización, la Universidad, asuma una orientación hacia la mejora del desempeño, que en el caso del Convenio de Desempeño, está asociado a las 4 líneas estratégicas. 3

4 OBJETIVO GENERAL Elaboración de la documentación de los procesos asociados al Programa de Inducción, Adaptación y Vinculación a la vida universitaria de la Universidad del Bío-Bío. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar y describir los procesos involucrados en el Programa de Inducción, Adaptación y Vinculación a la vida universitaria Definir procesos, procedimientos e instrumentos involucrados en el Programa de Inducción Adaptación y Vinculación a la vida universitaria. Actividades PLAN DE TRABAJO Etapa 1: Levantamiento de información asociada al programa y su contexto. 1. Recolección de la información relacionada con el programa. 2. Identificación de los procesos y procedimientos involucrados. 3. Análisis de la información recolectada. 4

5 Carta Gantt ACTIVIDADES 1. Recolección de la información relacionada con el programa 2. Identificación de los procesos y procedimientos involucrados 3. Análisis de la información recolectada 4. Descripción de los Procesos e instrumentos involucrados 5. Definición de las etapas del Programa de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria 6. Desglose del contenido que incluye el manual 7. Elaboración de un programa de capacitación dirigido a directivos y funcionarios administrativos MES Planificado Ejecutado ACTIVIDADES REALIZADAS RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PROGRAMA Se han revisado y analizado diferentes documentos relacionados con los procesos a levantar. Asimismo, se han realizado reuniones con actores vinculados a estos procesos. Se detalla a continuación la documentación revisada y las reuniones realizadas: 1. Documentación: a. Revisión del Convenio de Desempeño b. Revisión de Definiciones Estratégicas de la Universidad del Bío-Bío c. Revisión del Modelo Educativo de la Universidad del Bío-Bío d. Revisión del Plan General de Desarrollo Universitario e. Revisión de la Estructura de la Universidad del Bío-Bío 5

6 f. Revisión del Ciclo de Vida del Estudiante g. Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos de la Universidad del Bío-Bío. 2. Reuniones: a. Reunión Nº6: Revisión de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante, con la Comisión de Sistemas de Información b. Reunión Nº7: Revisión de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante, con la Comisión de Sistemas de Información c. Reunión Nº8: Revisión de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante y su relación con los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación, con Javier León Aravena, Director de Desarrollo Estudiantil d. Reunión Nº9: Revisión del proceso de Admisión, con Gilda Vargas Mac- Carte, Directora de Admisión y Registro Académico e. Reunión Nº10: Revisión de los procesos relacionados a la Inserción Laboral, con la Comisión de Inserción Laboral. f. Reunión Nº11: Revisión del proceso de Inserción Laboral, con Elizabeth Grandón Toledo, Director General de Relaciones Institucionales. 6

7 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS De acuerdo a la información recolectada y revisada, se pueden determinar tanto los procesos como los procedimientos involucrados, basados en la definición del alcance definido en el Informe Nº1. A continuación se presentan los resultados de las comisiones así como las definiciones de ahí concluidas. Diagramas Diagrama de Datos de Admisión del Estudiante Nivel 0 Material Inicial Cuestionario Caracterización Completo Certificación y Licencias Ficha Antecedentes Completa Identificación Estudiante Invitación Programa Inducción 7

8 Diagrama de Datos de la Trayectoria del Estudiante Nivel 0 8

9 Diagrama de Datos de la Trayectoria del Estudiante (Ciclo de Vida del Estudiante) 9

10 Diagrama de Datos de Admisión del Estudiante Nivel 1 Cheque Devolución Matrícula Cuestionario Caracterización Cupón Matrícula Estudiante Pagaré Firma Antecedentes Pagaré Firmado Cupón para Pago Comprobarte Cupón de Pago Material Inicial Cuestionario Caracterización Completo Certificación y Licencias Ficha Antecedentes Completa Identificación Estudiante Respuesta Dudas Admisión Datos Admisión Otras 1.4 Instituciones Alumnos Antecedentes REALIZAR 1.2 seleccionados Iniciales MATRÍCULA Comunicado RECEPCIÓN de Retracto ALUMNO Matrícula Lineamientos Generales 1.7 EFECTUAR Vicerrector RETRACTO Académico 1.3 Solicitud MATRÍCULA ATENDER FUAS Pago DUDAS Matrícula Matrícula FUAS Ministerio de Educación Estudiante Becas y Créditos 1.8 Estudiantes AJUSTAR CUPOS 1 ADMISIÓN ESTUDIANTE ATENCIÓN RATIFICAR DESARROLLO MATRÍCULA ESTUDIANTIL Fotos 1: DARCA Materiales Iniciales 2: -DARCA Dudas Caracterización -ESTUDIANTE Dudas en General Invitación Programa Inducción Solicitud Antecedentes Servicios Estudiantiles Citación Atención Asistente Social (Postulante Becas) Antecedentes Becas y Créditos Fotografías Estudiantes 3: -DARCA -DIR. FINANZAS (Cobranzas, Tesorería) 4: -DARCA -ENCARGADO CARRERAS Vacantes Carreras 5: DIRECCIÓN DESARROLLO ESTUDIANTIL Diagrama de Datos de Ratificar Matrícula Nivel 1 10

11 Diagrama de Datos de Permanencia del Estudiante Nivel 1 Los diagramas anteriores se están aún desarrollando en la Comisión de Sistemas de Información, los que sin embargo sirvieron para levantar los diagramas de los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación. 11

12 Diagrama de Procesos de la Universidad del Bío-Bío Nivel Central Puesto que el Convenio de Desempeño se centra en mejorar el desempeño de la Formación de Pregrado, el diagrama Nivel 1 es como sigue: 12

13 Diagrama de Procesos de la Vicerrectoría Académica-Pregrado Así, tomando en cuenta el Ciclo de Vida del Estudiante como base del proceso de Formación de Pregrado, el diagrama Nivel 2 queda como sigue: 13

14 Diagrama de Procesos de Pregrado que incluyen los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación En este diagrama de pueden visualizar los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria, encadenados con el Ciclo de Vida del Estudiante en el Proceso de Formación de Pregrado de la Vicerrectoría Académica de la Universidad del Bío-Bío. 14

15 Documentos Política de la Calidad Nombre del Documento Listado de Objetivos de la Calidad Manual de la Calidad Perfiles de Cargo Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de Registros Procedimiento Satisfacción de Clientes Procedimiento Auditorías Internas Procedimiento Servicio No Conforme Procedimiento Reclamos de Clientes Procedimiento Acciones Correctivas/ Preventivas Procedimiento Revisión por la Dirección Procedimiento Capacitación Interna Procedimiento Selección Personal Interno Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Procedimiento de Medición de Indicadores de Desempeño Procedimiento de Postulación Procedimiento de Matrícula Procedimiento de Inducción Acción 15

16 Procedimiento de Adaptación Procedimiento de Vinculación Procedimiento de Egreso Procedimiento de Titulación Procedimiento de Inserción Laboral Esta es la base documental que sustentará el Sistema de Gestión del Programa de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria. Indicadores de Proceso asociado a la Implementación del Sistema de Gestión Nombre indicador Descripción y estructura del indicador Unidad de medición Valor proyectado Fuente de verificación Corresponde a un trabajo de equipo Auditorías Internas derealizado entre la Consultoría y la Calidad organización para detectar si el SGC se está implantando correctamente. Cantidad de Auditorías 3 Informes de Auditorías Internas de Calidad Procedimientos Obligatorios Corresponde a la cantidad de Cantidad procedimientos que deben ser Procedimientos documentados por exigencia de la Norma Obligatorios ISO 9001: Manual de Gestión de Calidad y Procedimientos Corresponde a la cantidad de Cantidad Procedimientos procedimientos que deben ser Procedimientos Necesarios para ladocumentados para la adecuada Necesarios Organización implementación de la Norma ISO para la 9001:2008. organización 15 Manual de Gestión de Calidad y Procedimientos Auditoría para Evaluar la Madurez del Auditoría de Pre- SGC, lo realiza el consultor como punto de Certificación control para presentarse a la Certificación. Cantidad de Auditorías 1 Informe de Auditoría de Pre- Certificación 16

17 Estos indicadores permitirán verificar efectivamente la realización y concreción de la implementación del Sistema de Gestión del Programa de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria. CONCLUSIONES En el contexto de la presente Asistencia Técnica, se puede concluir lo siguiente: 1. De acuerdo al modelo ISO 9001, el enfoque de procesos define un marco de aplicabilidad normativa que está dado por el Alcance del Sistema, el cual fue establecido en el Informe Nº1, y es como sigue: Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria de la Universidad del Bío-Bío. 2. Según la información recolectada y analizada, se puede definir un Diagrama de Procesos que permita visualizar su interacción, el cual se muestra a continuación: 17

18 3. Puesto que cada Sistema de Gestión ISO 9001 requiere de documentación soportante obligatoria y necesaria, se han definido estos documentos en el punto Documentos de la página 15. Por lo tanto y considerando los resultados vertidos en el presente informe, se concluye que existe el potencial suficiente para comenzar el proceso de implementación de un Sistema de Gestión basado en la Norma ISO 9001: 2008, desarrollando e implementando todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, ya que se dispone de las fortalezas necesarias para lograrlo basadas principalmente en el alto compromiso existente para el levantamiento e incorporación de los procesos de Inducción, Adaptación y Vinculación a la Vida Universitaria, y un personal alineado con las directrices de este nuevo enfoque universitario. 18