Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Transcripción

1 Pág. 1 de 6 Nota técnica 4: Mandato para la auditoría financiera de los asociados en la ejecución En el contexto de esta Nota técnica el término asociado en la ejecución se utiliza para referirse a la institución que firma los formularios de autorización de financiación y certificado de gastos (FACE). El término organismos se utiliza para referirse a los organismos del Comité Ejecutivo del GNUD y cualquier otro organismo de las Naciones Unidas que decida adoptar el marco para la transferencia de efectivo. Este modelo de mandato tiene por objeto brindar orientación a todos los organismos y asociados en la ejecución. Sección de antecedentes y alcance de la auditoría La finalidad de la auditoría es evaluar la existencia y el funcionamiento de los controles internos del asociado en la ejecución para la recepción, el registro y el desembolso de transferencias de efectivo y la fiabilidad de una muestra de gastos sobre los que se informa en los formularios FACE 1. Esta sección del mandato debería incluir: Una descripción completa de los arreglos de gestión del programa (plan de acción de los programas del país, planes de trabajo anuales, formularios FACE) entre los organismos, el asociado en la ejecución y otras autoridades gubernamentales pertinentes u otros asociados. Un resumen de las actividades para las cuales los organismos aportaron financiación en virtud de los planes de trabajo anuales, los principales resultados previstos, los presupuestos y las sumas totales desembolsadas. Esto debería permitir al auditor comprender mejor el propósito general para el que se previó utilizar los fondos. Toda conclusión importante de las macroevaluaciones y las microevaluaciones, y las auditorías anteriores u observaciones relacionadas con el programa en curso y la supervisión financiera que permitan establecer el alcance de la auditoría. Una declaración a los efectos de que la auditoría abarcará 1) un examen de los controles internos del asociado en la ejecución, 2) un examen de la aplicación de las recomendaciones formuladas en la microevaluación y las auditorías anteriores del asociado en la ejecución, 3) la verificación de una muestra de transacciones, extraídas de una muestra de los formularios FACE, 4) recomendaciones al asociado en la ejecución para mejorar sus controles internos. Una lista de planes de trabajo anuales y formularios FACE firmados por el asociado en la ejecución. 1 La muestra no garantiza la fiabilidad de todos los formularios FACE.

2 Pág. 2 de 6 Asociado en la ejecución Esta sección contiene datos sobre el asociado en la ejecución, entre otras cosas: El domicilio real, los números de teléfono y de fax, los sitios en la Web y los correos electrónicos pertinentes. Un organigrama de la institución auditada y, si procede, un diagrama en el que se indique el lugar que ocupa la institución o la dependencia dentro de la organización más amplia. Una lista de funcionarios superiores e información de contacto. Una lista de personas de contacto encargadas de la contabilidad, la gestión financiera y la auditoría interna, y sus números de teléfono y correos electrónicos. Consultas con organismos y el asociado en la ejecución En esta sección se describen los requisitos que deberán reunir las consultas, entre otros: Antes de comenzar la tarea, el auditor debería reunirse con los organismos para saber cuáles son sus preocupaciones. Antes de comenzar la tarea, el auditor debería reunirse con los funcionarios superiores del asociado en la ejecución, para comprender cómo se gestiona la cooperación con los organismos, así como cualquier otra cuestión que les preocupe. Al finalizar la preparación del proyecto de informe, el auditor debería ante todo celebrar una reunión informativa con el asociado en la ejecución para analizar las conclusiones y recomendaciones sobre mejoras futuras, así como para conocer sus opiniones al respecto. Luego el auditor debería reunirse con los organismos para examinar el proyecto de informe, antes de su finalización. Tareas: 1. Examinar el sistema de gestión de programas del asociado en la ejecución En esta sección se describen las tareas concretas que facilitarán un examen completo de la gestión de la aplicación del plan de trabajo anual del asociado en la ejecución. Estas tareas incluirán lo siguiente: El examen los planes de acción de los programas del país, los planes de trabajo anuales, los formularios FACE y, cuando ello procede, los manuales pertinentes del organismo para determinar si la periodicidad de las presentaciones del formulario FACE se ajusta a los plazos previstos y si se suministraron las solicitudes de desembolso y los informes sobre la

3 Pág. 3 de 6 utilización de efectivo en relación con las actividades que se describen en los planes de trabajo anuales. Por medio de entrevistas y el examen de los informes sobre la marcha de los trabajos preparados por el asociado en la ejecución, establecer si las actividades se llevaron a cabo conforme a lo previsto. En los casos en que las actividades (plazos, tipo, cantidad) se desviaron significativamente del plan original, establecer si esto se hizo de común acuerdo entre el asociado en la ejecución los organismos. Determinar y comentar las causas de las demoras o los cambios significativos, en caso de que los hubiere. Examinar el sistema utilizado por el asociado en la ejecución para verificar los progresos y examinar los informes, incluidos los informes sobre visitas de supervisión sobre el terreno e informes sobre la marcha de los trabajos, para determinar si el asociado en la ejecución cumplió con sus obligaciones de supervisión como se describe en los planes de acción de los programas del país y los planes de trabajo anuales. Analizar si el asociado en la ejecución ha aplicado las recomendaciones que figuran en los informes de seguimiento de proyectos sobre el terreno o las minutas de las reuniones entre el asociado en la ejecución y los organismos. 2. Evaluación de los controles internos del asociado en la ejecución En esta sección se describen las tareas concretas que permitirán hacer una evaluación general del funcionamiento de los controles internos del asociado en la ejecución, con especial referencia a i) la eficacia del sistema para brindar a la gestión del asociado en la ejecución información útil y oportuna para la gestión apropiada del plan de trabajo anual y ii) la eficacia general del sistema de control interno en la protección del patrimonio y los recursos suministrados para la ejecución de las actividades del plan de trabajo anual. Estas tareas incluyen: La realización de una evaluación general de los controles internos de conformidad con las normas de control interno establecidas. La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) dispone de un ejemplo de las normas de control interno establecidas. El propósito de las normas de la Organización es su utilización por los funcionarios gubernamentales superiores como marco para el establecimiento de estructuras de control interno eficaces. Si desea obtener más información, consulte las Guidelines for Internal Control Standards (Directrices en materia de normas de control interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores) de la INTOSAI en el sitio en la Web de la Organización

4 Pág. 4 de 6 Verificar si se pusieron en práctica las recomendaciones formuladas en la microevaluación o en auditorías anteriores o, en caso de no ser así, determinar el estado de su aplicación. Examinar los formularios FACE, incluidos los registros de solicitudes de pago directo, para evaluar si fueron firmados por los funcionarios designados del asociado en la ejecución. Examinar los procesos utilizados por el asociado en la ejecución para autorizar los gastos y evaluar si son compatibles con el plan de acción del programa del país y el plan de trabajo anual. Examinar el proceso de adquisición y contratación de suministros y servicios y evaluar si es transparente y competitivo. Examinar el uso, el control y la eliminación de material no fungible y establecer si se compadecen con las políticas gubernamentales (o los manuales pertinentes del organismo, en los casos en que así se indica en el plan de acción del programa del país o el plan de trabajo anual); y también si el equipo adquirido cumple con los requisitos establecidos y si se utiliza de conformidad con los propósitos previstos. Examinar los sistemas de tecnología de la información pertinentes. En los casos en que se paga al personal o los consultores con cargo a los fondos del organismo, examinar el proceso utilizado para contratar al personal y los consultores del asociado en la ejecución y evaluar si es transparente y competitivo. Examinar los registros contables del asociado en la ejecución y determinar si son adecuados para mantener registros exactos y completos de los fondos recibidos provistos por los organismos, y el desembolso de efectivo. Entrevistarse con funcionarios del asociado en la ejecución, según proceda, para comprender cabalmente el funcionamiento del sistema de control interno. 3. Examen de una muestra de formularios FACE y comprobación de transacciones En esta sección se describen las tareas específicas que debe cumplir el equipo de auditoría a fin de verificar el cumplimiento de los controles internos del asociado en la ejecución. Estas tareas incluyen: Evaluar si los fondos recibidos del organismo se depositaron en la cuenta bancaria del asociado en la ejecución mediante la verificación del estado de cuenta bancario. Conciliar los gastos totales, por actividad, en el formulario FACE, con la lista de transacciones (es decir, los registros contables del asociado en la ejecución). Por cada actividad, examinar la naturaleza del gasto a fin de determinar si es razonable. Plantear cualquier inquietud a los directores. Seleccionar una muestra para la prueba teniendo en cuenta la evaluación del riesgo del Equipo de las Naciones Unidas en el país. Los organismos harán esta evaluación de los

5 Pág. 5 de 6 riesgos previa a la auditoría durante la consulta inicial, y podría depender de la calificación de las microevaluaciones del asociado en la ejecución, auditorías anteriores, verificaciones al azar, así como cualquier inquietud que haya surgido durante el período que se está examinando, el grado de importancia y el nivel de confianza requerido. Debería considerarse la posibilidad de usar un muestreo estadístico como un instrumento de la auditoría. Deberían extraerse muestras de conjuntos de transacciones estratificadas por tipo de transacción (incluidos, según determinen los organismos: la adquisición de suministros y servicios; contratos institucionales; contratación de consultores; suplementos del sueldo, cuando procede; viáticos; gastos de viaje; otro tipo de gastos; ubicación física. Los organismos tal deseen aclarar si la muestra debería incluir las transacciones realizadas por algunos o por todos los organismos) con especial referencia al grado de importancia y los artículos valiosos. Los organismos podrían, en cambio, considerar la posibilidad de utilizar técnicas de muestreo al azar. Para esta muestra de transacciones, verificar que los documentos justificativos sean exactos y completos (por ejemplo, comprobantes, facturas, órdenes de compra, recibos de mercancías, transferencias bancarias, cheques, estados de cuentas bancarias) a fin de evaluar si están debidamente autorizados, documentados, certificados y comprobados, y si son coherentes con la descripción de la transacción (según los registros contables) y el plan de trabajo anual. (Optativo) Comparar el precio pagado por los bienes y servicios con los parámetros de referencia del mercado. Incluir otras medidas apropiadas del uso óptimo de los recursos. Resultados previstos En esta sección debería describirse el contenido previsto del informe de auditoría. Debería incluir, por lo menos: Una opinión sobre el funcionamiento de los controles internos. Un resumen ejecutivo que incluya las principales conclusiones, riesgos y recomendaciones. Un resumen de los principales riesgos detectados en la gestión de las actividades acordadas y la utilización de los fondos provistos por los organismos, como consecuencia de controles internos débiles. Cualquier punto débil del control interno detectado en la gestión financiera del asociado en la ejecución. Recomendaciones sobre la forma en que pueden gestionarse mejor los riesgos detectados, y la forma en que pueden fortalecerse los controles internos del asociado en la ejecución. En las recomendaciones deberá establecerse claramente quiénes son responsables de su ejecución en el ámbito del asociado en la ejecución. En el informe deberán incluirse las observaciones del asociado en la ejecución, entre las recomendaciones. Las observaciones sobre el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías o evaluaciones anteriores y la respuesta a éstas de los administradores.

6 Pág. 6 de 6 Una lista de transacciones comprobadas. En caso de encontrarse excepciones, en el informe deberían incluirse los datos de las transacciones y la naturaleza de la excepción. De ser aplicable, cualquier buena práctica formulada por el asociado en la ejecución, que pueda compartirse con otros asociados en la ejecución. En esta sección también se indica la fecha prevista de presentación del borrador de informe. Servicios disponibles y derecho de acceso En esta sección se describe la naturaleza y la ubicación de todos los registros relacionados con las actividades ejecutadas en virtud del plan de trabajo anual. En la lista debería aclararse qué registros están guardados en la sede del asociado en la ejecución y qué registros están ubicados en otras oficinas. En esta sección se indica que el auditor tendrá acceso pleno y total en todo momento a todos los registros y documentos (incluidos libros de contabilidad, acuerdos jurídicos, minutas de las reuniones de comité, registros bancarios, facturas y contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. Debería notificarse al auditor de que tiene derecho a acceder a bancos, consultores, contratistas y otras personas o empresas contratadas por los administradores del asociado en la ejecución. Si un auditor tuviera acceso restringido a determinados registros, personas o sitios en el curso de la evaluación, dicha restricción debería definirse claramente en el mandato.