MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL ESPACIO AÉREO MEXICANO VIGENCIA: ABRIL DE 2015.

Transcripción

1 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL. ÁREA RESPONSABLE: : OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, así como el suministro eficiente de los recursos materiales a las diferentes áreas para coadyuvar a la prestación de los servicios que se proporcionan. OBJETIVO Controlar los bienes muebles adquiridos por SENEAM, ministrándolos mediante resguardos asignados a las áreas de responsabilidad para ser custodiados por el usuario. LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN 1. El presente procedimiento será de aplicación general para las áreas de responsabilidad de SENEAM a los que se les asignen bienes de Activo Fijo 2. El registro del bien en libros de control deberá realizarse de acuerdo al Catálogo de Cuentas Contables para Bienes Muebles e Inmuebles. 3. La etiqueta de identificación deberá adherirse al bien de acuerdo a lo siguiente: - Si el (los) bien (es) fue (ron) recibido (s) por la Subdirección de Almacenes e Inventarios, imprime la etiqueta de identificación del bien con código de barras, de acuerdo al número de inventario y la adhiere al mismo - Si el (los) bien (es) no fue (ron) recibido (s) por la Subdirección de Almacenes e Inventarios, imprime la etiqueta con el código de barras y lo anexa a la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00- PR06-P13-F01) para que el responsable del Activo Fijo las adhiera al bien. 4. La Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) que ampara el bien deberá ser firmada por el Responsable del Activo Fijo del Área de Responsabilidad. CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 1 DE 8

2 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL. ÁREA RESPONSABLE: : OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, así como el suministro eficiente de los recursos materiales a las diferentes áreas para coadyuvar a la prestación de los servicios que se proporcionan. 5. Los Responsables del Activo Fijo de las Áreas de Responsabilidad de SENEAM, a través del Subsistema de Administración de Bienes por Medio de Resguardo (ABIRES), serán los encargados de asignar el bien al trabajador, elaborar el resguardo correspondiente a nombre del trabajador, asignar un número de folio y fecha a dicho documento, imprimir y recabar firma de recibido del bien. CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 2 DE 8

3 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL 1. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Oficina de Operación de Almacén. 2. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Oficina de Inventarios Solicita a la Oficina de Inventarios mediante el formato Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) asigne la clave de bienes muebles, números de inventario, estación y clave de adscripción a los bienes de activo fijo que se tendrán que controlar. Recibe copia del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01), analiza la Relación del Catálogo de Bienes Muebles y determina el número de clave que asignará a cada tipo de bien. 3 día 3. Consulta en archivo de Excel en el Consecutivo de Notas de Concentración los números del último registro de Folio y de Factura. 4. Consulta en archivo de Excel en el Libro de Cuentas Contables el último registro de número de inventario. 5. Anota en la copia del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) los siguientes datos: 5 min. 5 min Clave de Bienes Muebles de Inventario Estación Clave de Adscripción 6. Devuelve a la Oficina de Operación de Almacén la copia del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) con los datos solicitados en la actividad Recibe de la Oficina de Operación de Almacén la siguiente documentación: 15 min Factura del bien adquirido, 3 copias. Pedido y/o Requisición de Compra FO- CON-03, 3 copias. CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 3 DE 8

4 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01), O/2 copias valuado. Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11- F01), O/2 copias 8. Firma de recibido en las 2 copias del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06- P09-F01). 9. Registra en archivo de Excel en el Consecutivo de Notas de Concentración los siguientes datos: 10 min Consecutivo de Folio Consecutivo de Factura Nombre del Área de Responsabilidad Clave de Adscripción Estación Facilidad Fecha de Registro (año, mes y día) 10. Registra en archivo de Excel en el Libro de Cuentas Contables los siguientes datos: 6 días Tipo de Movimiento (alta, transferencia, donación) Grupo (procedencia del bien) Clave de Bienes Muebles de Partida Presupuestal de Inventario Fecha de Alta (año, mes y día) Nombre del Bien Comp 1 Factura (El número de factura del proveedor) Comp 2 (Número de factura de acuerdo al consecutivo de Notas de Concentración) Valor del bien Pedido y/o Requisición de Compra (año y número) Recibo de Material (Año y número de folio) Folio de la Nota de Concentración o Traspaso CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 4 DE 8

5 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL Ubicación (Adscripción, Estación y Facilidad) Descripción del bien 11. Imprime el Reporte del Libro de Cuentas Contables. 12. Captura en el Subsistema ABI (Administración de Bienes) los datos de los bienes de activo fijo. 13. Genera en el Subsistema ABI el Reporte de Verificación de Captura (ABI-VD01). 14. Si existen errores en la captura de los datos, realiza las modificaciones correspondientes. 15. Caso contrario, genera en el Subsistema ABI los siguientes reportes mensuales: 10 min 6 días 10 min 1 hora - ABI-VD01 Reporte de Verificación de Captura - ABI-AC01 Actualización de Movimientos Mensuales - ABI-RE01 Movimientos Mensuales de Activo Fijo General - ABI-RE01A Movimientos Mensuales de Activo Fijo por Área de Responsabilidad - ABI-RE01B Movimientos Mensuales de Activo Fijo Correcciones, en su caso - ABI-RE01R Movimientos Mensuales de Activo Fijo por Área de Responsabilidad y Partida Presupuestal (Resumen) 16. Genera en el Subsistema ABI el formato Resguardo por Mobiliario y Equipo en General (MP-C00-PR06-P13-F02). 17. Imprime el sello de Control de Activo Fijo en la parte posterior de todos los originales y copias de la documentación recibida en la actividad 7 con los siguientes datos: CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 5 DE 8

6 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL de Factura Fecha de Cuenta Contable de Inventario del Bien de la Nota de Concentración o Traspaso Valor Total del Recibo de Material valuado Nombre de la Persona que realizó el registro 18. Realiza en el Subsistema ABI el proceso del Cierre Mensual. 19. Genera en el programa correspondiente las etiquetas con el código de barras, número de inventario y nombre del bien de activo fijo e imprime. 20. Devuelve a la Oficina de Operación del Almacén con el sello de Control de Activo Fijo la siguiente documentación: 4 días Factura del bien adquirido, 2 copias Pedido y/o Requisición de Compra FO- CON-03, 2 copias Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) original y copia 21. Genera en el Subsistema ABI el formato Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06- P13-F01) e imprime en O/2 copias. 22. Rubrica la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en O/2 copias y recaba firma de la Subdirección de Almacenes e Inventarios. 23. Elabora oficio 0/2 copias dirigido al Responsable del Activo Fijo del Área de Responsabilidad que corresponda para enviar la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06- P13-F01) en 0/1 copia así como la(s) etiqueta(s) en su caso. CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 6 DE 8

7 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL 24. Rubrica el oficio y obtiene la firma de la Subdirección de Almacenes e Inventarios, anexando la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en 0/1 copia así como Salida de Almacén (MP-C00- PR06-P11-F01) en O/2 copias 25. Entrega oficio al área de responsabilidad junto con la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en 0/1 copia y la Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11-F01) en O/2 copias, recabando sello de recibido en la copia del oficio. 26. Da seguimiento a las Notas de Concentración o Traspaso pendientes de recibir y actualiza en Excel al final de cada mes los siguientes datos: 2 días 27. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Fecha de envío Nombre del área a quien se asignó el bien Número de folio de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06- P13-F01) Fecha de recepción. Recibe del Área de Responsabilidad a quien se le asignaron los bienes el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06- P13-F01) y O/1 copia de la Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11-F01) debidamente firmadas. 5 días 28. Turna O/1 copia de la Salida de Almacén (MP- C00-PR06-P11-F01) a la Oficina de Operación de Almacén y a la Oficina de Inventarios el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01). 29. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Oficina de Inventarios. Recibe original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) y registra en Excel la fecha de recepción. CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 7 DE 8

8 MANUAL DE S DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL DESCRIPCIÓN DEL 30. Archiva el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01 en el Consecutivo por Estación y en el minutario la copia. 31. Envía mensualmente por Intranet a la Subdirección de Contabilidad los siguientes reportes electrónicos: 2 días 2 días - ABI-RE01 Movimientos Mensuales de Activo Fijo General - ABI-RE01A Movimientos Mensuales de Activo Fijo por Área de Responsabilidad - ABI-RE01B Movimientos Mensuales de Activo Fijo Correcciones, en su caso - ABI-RE01R Movimientos Mensuales de Activo Fijo por Área de Responsabilidad y Partida Presupuestal (Resumen) 32. Envía por Intranet a los Responsables del Activo Fijo el Reporte mensual ABI-RE01A que tuvieron movimiento, así como el Resguardo por Mobiliario y Equipo en General (MP- C00-PR06-P13-F02) para el control interno del Área de Responsabilidad. 3 días TERMINA CÓDIGO MP-C00-PR06-P13 Rev.01 PÁGINA 8 DE 8