GUÍA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO Y MANEJO DEL SOFTWARE SIGA PATRIMONIO. Documento de trabajo

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1 GUÍA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO Y MANEJO DEL SOFTWARE SIGA PATRIMONIO Documento de trabajo Noviembre del 2010

2 Introducción GUÍA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO Glosario de términos CONTENIDO CAPITULO I. CONFIGURACIÓN DEL SIGA MP 1. Acceso al Sistema 2. Opciones de tablas en el SIGA-MEF 3. Familia según la Superintendencia de Bienes Nacionales 4. Items 5. Ubicación Física 6. Causales de Baja 7. Tipos de patrimonio 8. Colores 9. Parámetros 10. Tablas Generales 11. Sedes 12. Almacenes 13. Centros de Costo 14. Personal 15. Salir del Sistema CAPITULO II. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1. Marco Legal 1.1. Toma de inventario 1.2. Bienes muebles objeto de inventario 1.3. Codificación de bienes muebles 1.4. Comisión de inventario 1.5. Condiciones previas a la toma de inventario 1.6. Proceso de Toma de Inventario 1.7. Procesamiento de la información obtenida en la toma de inventario 1.8. Resultados de la Toma de Inventario 2. Procedimiento SIGA MEF 2.1. Mantenimiento en el SIGA-MEF 2.2. Inventario Inicial 2.3. Inventario Institucional 2.4. Inventario no Institucional 2.5. Inventario físico 2.6. Sobrantes 2.7. Faltantes CAPITULO III. ALTA DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL 1. Marco legal 1.1. Aspectos generales 1.2. Causales para el alta de los bienes muebles 2

3 1.3. Procedimiento para las altas de los bienes muebles 1.4. Incorporación de los bienes muebles al registro patrimonial 2. Procedimiento en el SIGA-MEF 2.1. Altas de bienes 2.2. Alta en el Módulo de Patrimonio 2.3. Ingresos por el Modulo Patrimonial del SIGA-MEF 2.4. Altas no Institucionales CAPITULO IV. BAJAS DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL 1. Marco legal 1.1. Aspectos generales 1.2. Causales para la baja de los bienes muebles 1.3. Procedimiento para las bajas de los bienes muebles 1.4. Responsabilidad y custodia de los bienes muebles dados de baja 2. Procedimiento en el SIGA-MEF 2.1. Bajas en el SIGA-MEF 2.2. Bienes en custodia CAPITULO V. CONSULTAS Y REPORTES 1. Ordenes de Compras 2. Entrada al almacén 3. Patrimonio según plan contable 4. Reportes Varios 5. Patrimonio Según Centros de Costo 6. Patrimonio por Empleado 7. Relación de activos seguimiento CAPITULO VI. PROCESO EN EL SIGA-MEF 1. Proceso de Cierre Contable 2. Proceso SBN 3. Proceso de Carga de inventario inicial por año CAPITULO VII. SEGUIMIENTO Y CONTROL 1. Asignación 2. Desplazamiento Interno 3. Mantenimiento de activos 4. Salidas 5. Salidas para mantenimiento 6. Salidas por bajas 3

4 GUÍA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON ÉNFASIS EN CADENA DE FRÍO INTRODUCCIÓN La administración, uso, control, custodia y contabilización de los bienes del Estado, debe sustentarse en un sistema que garantice la realización simultánea del seguimiento de las operaciones financieras efectuadas por las instituciones del sector, con los fondos asignados en el presupuesto. Por tal sentido el SIGA-MP, contempla todas los Procesos Técnicos del Control Patrimonial bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos. Los bienes muebles patrimoniales -que constituyen una parte importante del patrimonio estatal-, están sujetos a un conjunto de normas que, especialmente en los últimos tres años, posibilitan que las entidades públicas realicen de manera ordenada y eficiente la administración de sus bienes; todo ello dentro del marco de la política de un Estado moderno, eficiente y promotor. El Módulo de Patrimonio (SIGA-MP), como parte del SIGA-ML, es una herramienta para la gestión del Control Patrimonial, la misma que le permitirá administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre la administración de los Bienes de Propiedad Fiscal, cuya administración está a cargo de la Unidad Ejecutora (UE). Por otro lado, para que la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) cumpla adecuadamente su función de registrar los bienes muebles patrimoniales, ha sido necesario que las entidades públicas utilicen criterios homogéneos para formular el inventario de sus bienes muebles, los mismos que deberán ser reportados a esta entidad rectora para su correspondiente registro, así como para su control y fiscalización. Objetivo Lograr acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes. Responsabilidad Los órganos responsables de la administración del patrimonio mobiliario de la entidad pública son: a) La Oficina General de Administración (OGA) o quien haga sus veces. b) La Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial. c) El Órgano de Control Institucional. Los Departamentos de Patrimonio, o las dependencias que hagan sus veces, deberán realizar el levantamiento de inventario de los bienes del ejercicio contable patrimonial correspondiente. Cuando existan unidades componentes, deberán coordinar a fin de proceder conforme a las normativas vigentes. 4

5 GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. ABANDONO: Situación en que se encuentran los bienes muebles depositados en las sedes o locales pertenecientes a las entidades del Estado, al no ser reclamados por sus propietarios. 2. ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES: Es el proceso por el cual las entidades del Estado adquieren la propiedad de bienes muebles. 3. AFECTACIÓN EN USO: Consiste en la entrega gratuita de bienes en calidad de préstamo, entre entidades del Estado o de éstas a otras personas jurídicas subvencionadas por el Estado. 4. ALTA DE BIENES MUEBLES: Procedimiento administrativo por el cual se incluyen bienes patrimoniales dentro del Registro Mobiliario y el Registro Contable de una entidad del Estado. 5. BAJA DE BIENES MUEBLES: Procedimiento administrativo por el cual se extraen bienes patrimoniales del Registro Mobiliario y del Registro Contable de una entidad del Estado. 6. BIENES MUEBLES: Los que señale como tales el Código Civil o los que no sean señalados como bienes inmuebles por dicho Código. 7. BIENES MUEBLES FALTANTES: Bienes Patrimoniales que estando incluidos en el Registro Mobiliario y el Registro Contable de una entidad del Estado, no se encuentran físicamente. 8. BIENES MUEBLES SOBRANTES: Bienes Patrimoniales omitidos o no incluidos en el Registro Mobiliario y el Registro Contable de una entidad del Estado. 9. BIENES EN CUSTODIA: Aquellos bienes que han sido dados de baja por una entidad del Estado quedando en administración de la Superintendencia de Bienes Nacionales hasta que determine su destino final. La custodia implica una guarda y responsabilidad del bien por parte de la entidad que lo dio de baja quedando obligada ésta a llevar un registro especial de conformidad a las especificaciones que se encuentran contenidas en el Software Inventario Mobiliario Institucional. 10. BIENES FUNGIBLES: Aquellos bienes muebles intercambiables y consumibles por el uso. 11. BIENES PATRIMONIALES: Todos aquellos bienes muebles que se encuentran descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. 12. BUENO: Condición del bien mueble que está operando en perfectas condiciones técnicas y físicas, y que no ha sufrido ninguna reparación o mantenimiento (observaciones del bien mueble casi nuevo). 5

6 13. CAUSAL DE BAJA: Condición funcional, operativa o física que permite discernir o determinar que los bienes ya no pueden seguir en un normal uso eficiente o adecuado para el desempeño de las funciones de la institución. En mérito de una o más causales se puede proceder a proponer y tramitar la baja de los bienes en sujeción al correspondiente Reglamento de Altas, Bajas y Ventas. 14. CLASE: Es la divisionaria del grupo genérico que lo subdivide de acuerdo a la función y características del tipo de bien, que se encuentra definida como Equipo, Mobiliario, Etc., teniendo dos (2) dígitos como rango. 15. COMISIÓN DE INVENTARIO: Órgano encargado de realizar la toma de inventario de la Institución, que debe ser nombrado mediante Resolución Administrativa. 16. COMPRA: Adquisición onerosa de un bien conforme a las normas de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. 17. COMITÉ DE ALTAS BAJAS Y VENTAS: Unidad orgánica no estructurada que en toda entidad se encarga de ver, de acuerdo a su Reglamento de Altas, Bajas y Ventas, todo lo relacionado con las solicitudes de baja de bienes patrimoniales sobre las cuales recae por lo menos una causal de baja. 18. CHATARRA: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble, que hace imposible su recuperación y en el caso de vehículos, no debe inscribirse en el Registro de Propiedad Vehicular. 19. DENOMINACIÓN DEL TIPO DE BIEN: Es la identificación o descripción del bien en forma genérica, la cual consta de cuatro (4) dígitos como rango 20. ELABORACIÓN DE BIENES: Es la fabricación o producción de un bien mueble con distintas características a las de sus componentes de origen, en los talleres de la entidad estatal, con la utilización de materiales e insumos adquiridos por ella. Estos bienes muebles elaborados para su incorporación al patrimonio de la entidad no deben estar sujetos a operaciones de venta. 21. ENTIDAD AFECTANTE: Entidad del Estado propietaria del bien afectado en uso. 22. ENTIDAD AFECTATARIA: Entidad del Estado o persona jurídica subvencionada por éste, beneficiaria de la afectación en uso. 23. ENTIDAD COOPERANTE: Gobierno extranjero, entidad internacional o persona jurídica en general que haya suscrito y realizado convenios de cooperación con el Estado Peruano. 24. ENTIDAD POSEEDORA: Entidad del Estado que posee físicamente en sus locales bienes muebles objeto de saneamiento. 6

7 25. ENTIDAD TITULAR: Entidad del Estado propietaria del vehículo materia de saneamiento según el Registro de Propiedad Vehicular. 26. ETIQUETADO (IDENTIFICACIÓN) DE BIENES): Es el proceso que consiste en la identificación de los bienes muebles mediante asignación de un símbolo material que contendrá el nombre de la entidad a que pertenece o siglas y el código patrimonial correspondiente. Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrán una codificación permanente que los diferencie de cualquier otro bien. 27. FASE DE CAMPO: Proceso que tiene como objetivo el levantamiento de la información física de los bienes: comprobación de la presencia física del bien y ubicación, detalle técnico, estado de conservación, condiciones de utilización y condiciones de seguridad. Para este caso la comisión de inventario se presentará en los ambientes físicos para realizar el proceso. 28. FASE DE GABINETE: Consiste en el procesamiento, conciliación física y contable de la información recopilada en la fase de campo. En este caso se utiliza el software Inventario Mobiliario Institucional. 29. FISCALIZACIÓN: Conjunto de acciones ejecutadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales a través de una inspección ocular a base de muestreo, con el fin de comprobar la información remitida en su inventario por una entidad del Estado. 30. GRUPO GENÉRICO: Es el conjunto de bienes muebles relacionados entre sí por su afinidad, teniendo dos (2) dígitos como rango 31. INVENTARIO: Documento que contiene la relación pormenorizada de los bienes muebles de una institución, en el cual debe estar detallado el nombre y código patrimonial, características propias, estado actual de conservación, valor en libros, valor de tasación, usuario y ubicación del bien. 32. INFORME FINAL DEL INVENTARIO: Documento que contiene los resultados obtenidos producto de la toma de inventario en el cual deberá detallarse los bienes en uso institucional, aquellos que no se encuentran en uso en la institución, los bienes prestados a otros organismos que deben ser recuperados, los bienes en proceso de transferencia, la relación de bienes perdidos por negligencia o robo, además de la relación de los servidores que tienen a su cargo dichos bienes, la relación de bienes de procedencia desconocida y la relación de los nombres de los responsables de la redacción del dicho informe. 33. INFORME TÉCNICO LEGAL: Documento elaborado sobre la situación legal, valor y estado de un determinado bien mueble patrimonial. 34. NUEVO: Es la condición del bien mueble que está operando en perfectas condiciones técnicas y físicas, y no ha sufrido ninguna reparación o mantenimiento (observaciones externas del bien mueble nuevo). 7

8 35. MALO: Es la condición del bien mueble que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles y sus usos operacionales tienen desperfectos o fallas para desarrollar su trabajo normal (es factible que no esté operativo pero puede recuperarse). También debe considerarse como malo, aquel bien cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad (irrecuperable, costo muy alto), cuyo único valor es el de los materiales compuestos. También se le denomina chatarra. 36. NÚMERO CORRELATIVO: Representa el número del bien mueble de un total con las mismas características. Es decir que pertenece al mismo grupo genérico, clase y denominación y estará numerado en forma correlativa, teniendo cuatro (4) dígitos como rango, estos pueden ser alfanuméricos. 37. REGULAR: Es la condición del bien mueble que está operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente y sólo tiene ligeros deterioros externos debido al uso normal, no influye en el desarrollo de su trabajo. 38. SANEAMIENTO: Acciones técnicas - administrativas - legales que deben realizar las entidades del Estado, a través de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, a fin de regularizar la situación legal de los bienes muebles patrimoniales con los que cuenta. 39. SBN: Superintendencia de Bienes Nacionales. 40. SIMI: Software de Inventario de Mobiliario Institucional. 41. TOMA DE INVENTARIO: Proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados con los registros contables para establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y procediendo a las regularizaciones del caso. 42. VALORIZACIÓN: O valuación, es una operación técnico - administrativa - contable, que consiste en fijar el valor monetario que corresponde a determinados bienes patrimoniales que por razones de excepción no cuentan con los documentos probatorios, o que de existir éstos, resulta imposible obtenerlos. 8