FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S. A.

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1 FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S. A. CIRCULAR NORMATIVA EXTERNA No. 004 DE 2015 Radicación Electrónica de Documentos para el Pago de Garantías 9 de marzo de 2015 DIRIGIDA A: INTERMEDIARIOS FINANCIEROS Objetivo Informar a los intermediarios financieros sobre la nueva funcionalidad de radicación electrónica de documentos para el pago de garantías, a través del portal transaccional. Antecedentes Desde el año 2011, los intermediarios financieros que utilizan los productos de microcrédito y la opción de reclamación de garantías por el esquema alternativo, vienen radicando la documentación para el pago de garantías a través del portal transaccional. Con la intención de facilitar la reclamación de garantías de los productos con recuperación de cartera y de las garantías VIS y Leasing, el FNG amplió la funcionalidad del portal para que los intermediarios financieros radiquen electrónicamente los documentos que correspondan a este tipo de procesos para el pago de las garantías. Procedimiento de Radicación Adjunto a esta circular encontrará el instructivo Radicación Electrónica de Documentos para el Pago de Garantías, el cual describe paso a paso, el procedimiento que deben seguir los intermediarios financieros para llevar a cabo la radicación de documentos a través del portal, para todos los tipos de proceso de reclamación de garantías. Período de Transición Teniendo en cuenta que los intermediarios financieros requieren un tiempo para la adecuación de sus procesos operativos con el fin de poder hacer uso eficiente de esta funcionalidad, el FNG establece como período de transición el lapso comprendido entre el 1 de abril y el 30 de junio de Durante este periodo, la documentación de las reclamaciones de garantías se podrá recibir ya sea de forma física como a través del portal. Se aclara que no queda habilitada como opción recibir documentación por medio de correos electrónicos. Una vez finalizado el período de transición, a partir del 1 de julio de 2015 únicamente se recibirán documentos para el pago de las garantías de forma electrónica a través de la opción habilitada en el portal. CNE 004 de de 2

2 FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S. A. CIRCULAR NORMATIVA EXTERNA No. 004 DE 2015 Radicación Electrónica de Documentos para el Pago de Garantías 9 de marzo de 2015 Sin embargo, debe tenerse en cuenta que para las reclamaciones de los productos de microcrédito y reclamaciones mediante el esquema alternativo de pago de garantías solo seguirá siendo válida la radicación electrónica de documentos, según las nuevas condiciones y validaciones de la opción habilitada en el portal para este fin. Por ello, se informa que las tres (3) alternativas que actualmente se encuentran disponibles en el portal en la opción Reclamación de Garantías serán incorporadas dentro de la opción Reclamación de Garantías / Radicación de documentos. Estas alternativas : son: * Esquema alternativo de reclamación * Productos sin recuperación codeudores * Reclamaciones productos sin recuperación Certificación Igualmente, los intermediarios financieros deben asegurar la calidad de la documentación antes de su radicación, puesto que solo será aceptada para continuar el proceso de reclamación, en caso de que la misma sea legible. Vigencia La nueva funcionalidad estará disponible en el portal transaccional a partir del día 1 abril de Atentamente, JUAN CARLOS DURÁN Presidente Cualquier inquietud con gusto será atendida en nuestro Departamento de Servicio al Cliente, en Bogotá al PBX extensiones: 4051 a 4055; al y en el resto del país a través de la Línea Nacional de Servicio al Cliente , al correo electrónico: servicio.cliente@fng.gov.co ó en el Fondo Regional de Garantías de su zona. CNE 004 de de 2

3 Instructivo Radicación Electrónica de Documentos para el Pago de Garantías

4 FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. INSTRUCTIVO RADICACION ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS PARA EL PAGO DE GARANTIAS Versión 0.0 Febrero de 2015

5 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 4 OBJETIVO... 5 ALCANCE MARCO NORMATIVO NORMATIVIDAD INTERNA DEFINICIONES RADICACIÓN ELECTRÓNICA Portal transaccional Ingreso Proceso - Reclamación de garantías Tipos de proceso para radicación de documentos...12

6 INTRODUCCIÓN El Fondo Nacional de Garantías S.A., en busca de optimizar el proceso de radicación de la documentación soporte para el pago de garantías, por parte de los Intermediarios Financieros, y como una forma de contribuir con la política de cero papel, ha habilitado una nueva funcionalidad en el portal transaccional, a través de la cual se podrá radicar electrónicamente la documentación soporte para el pago de las garantías, previamente radicadas y aceptadas para continuar el proceso de reclamación. El presente instructivo, describe de manera detallada la funcionalidad habilitada en el portal para este propósito.

7 OBJETIVO Ilustrar las opciones habilitadas en el Portal Transaccional y describir de forma detallada como acceder a cada una de estas a fin de utilizar de forma adecuada la opción de radicación de documentos soporte para el pago de garantías de forma electrónica. ALCANCE El presente instructivo describe el procedimiento que deben seguir los intermediarios desde el momento que acceden, en el portal, a la opción: radicación de documentos, hasta el momento que reciben el correo electrónico donde se les notifica el número de radicación de correspondencia.

8 1. MARCO NORMATIVO 1.1. NORMATIVIDAD INTERNA Reglamento de Garantías versión DEFINICIONES RADICAR: Son las entregas aceptadas de un objeto o documento con unos parámetros o condiciones de aceptación, estos parámetros pueden ser: un sello, un código o número consecutivo.

9 3. RADICACIÓN ELECTRÓNICA 3.1. Portal transaccional Ingreso El funcionario encargado (Administrador u Operador de Reclamaciones) de iniciar el proceso de radicación de la documentación soporte para el pago de garantías, deberá ingresar al Portal Transaccional teniendo en cuenta el usuario y clave asignada.

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11 Proceso - Reclamación de garantías Deberá ingresar a la opción: Reclamación de garantías y seleccionar la opción Radicación de documentos

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14 Tipos de proceso para radicación de documentos A continuación podrá visualizar 5 tipos de proceso, con el fin de seleccionar el que corresponde al tipo de reclamación realizada previamente a través del Anexo No. 8. Adicionalmente se muestra la Opción de Documentos faltantes con el fin de que sea posible adicionar los documentos requeridos por el FNG en caso de presentarse inconsistencias.

15 Con recuperación Por esta opción, se deberán radicar los documentos correspondientes a los procesos del Anexo 8- Reclamación de Garantías: 1)Ejecutivo, 2)Reorganización Empresarial, 3)Liquidación Judicial y 7)VIS con recuperación Sin recuperación VIS Por esta opción se deberán radicar los documentos correspondientes al proceso 4)Sin Recuperación Vis

16 Sin recuperación Leasing Por esta opción, se deberá radicar los documentos correspondientes a los procesos, 4)Sin recuperación Leasing y 5)Leasing con restitución.

17 Una vez seleccionado cualquiera de estos tres tipos de radicación, el intermediario deberá proceder a diligenciar los siguientes campos: Correo electrónico: (No es campo Obligatorio) Esta opción se creó como alternativa para que, en caso de que el intermediario presente una contingencia con los correos corporativos registrados ante el FNG, tengan la posibilidad de utilizar un correo de un operador de reclamaciones ante el FNG diferente al registrado, para recibir el número de radicado. Este campo, permite incluir solo un correo electrónico del operador de reclamaciones ante el FNG, al cual se le notificará el número de radicado. En caso de no diligenciar este campo, el número de radicado será notificado, al o a los correos que se encuentran registrados ante el FNG, para la notificación de inconsistencias en la reclamación de garantías. Nro. garantía: En este campo deberá indicarse el número de la garantía a la cual corresponde la documentación que se pretende radicar. Tenga en cuenta, que la radicación de documentos, deberá realizarse por deudor y tipo de proceso. Por tanto, si un mismo deudor tiene más de una garantía por tipo de proceso (ejecutivo, reorganización, liquidación judicial, vis o leasing), la radicación de documentos de las diferentes garantías, deberá efectuarse en un solo trámite. En estos casos deberán registrarse todos los números de garantía, separados por guión como (-) o el signo de su preferencia.

18 Nro. ID deudor: El número de identificación del cliente titular de la garantía. Deberá hacerse una radicación de documentos por cada deudor. Nombre del deudor: Al digitarse el número de identificación en el campo anterior y oprimir la tecla Tab, el campo nombre deudor se diligenciará automáticamente con el nombre del titular correspondiente; lo anterior siempre que la radicación del Anexo No. 8 haya sido aceptada por el Portal transaccional. Por lo anterior, es necesario que antes de proceder con la radicación de documentos, se revise el Log de respuesta del Anexo 8, para determinar qué deudores están habilitados para la radicación

19 de documentos y para cuáles se deben subsanar inconsistencias antes de cargar los documentos. Cargue documentos.pdf: Deberán cargar y nombrar cada documento, únicamente con los documentos soportes requeridos para cada tipo de proceso, según lo establecido en el Reglamento de Garantías vigente Versión 3.1. capítulo RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS. Es importante resaltar que si existe más de un documento por categoría deberán escanearse todos en el mismo grupo, es decir; si hay 2 o 3 pagarés, todos deberán venir en el mismo archivo nombrado pagaré Esto se hará, seleccionando la opción examinar: para importar el archivo desde la ubicación del mismo y la opción: agregar: campo para incluir otro documento Se permitirán agregar hasta 4 documentos por radicación. Adicionalmente, podrá utilizar la opción Quitar para eliminar documentos cargados, esta opción solo podrá ejecutarse, antes de seleccionar la opción continuar, ya que esta última generará el radicado correspondiente por parte del FNG. S.A. Con el fin de optimizar el proceso de escaneo de los documentos en formato PDF y lograr el peso versus la calidad esperada, se sugiere que los mismos, sean digitalizados con las siguientes características: Modo del escáner: Gris de 256 niveles o equivalente. Tamaño de página: Detección Automática Puntos por Pulgada: 150 ppp. Lado de escaneado: Saltar página en blanco. Nota: Se hace necesario que el intermediario garantice la calidad del documento origen. Adicionalmente, bajo ninguna circunstancia el peso por archivo deberá superar 8 MB, en caso de superar este límite, se deberá fraccionar el archivo en dos partes y adjuntarlo por separado, identificando en el nombre: Parte1(P1) y parte 2(P2), ejemplo: Mandamiento de pago P1 - Mandamiento de pago P2

20 Nombramiento de archivos No incluir caracteres especiales (*,%: /()..), ni palabras con tildes. 1) Proceso ejecutivo - PAGARE - ANEXOS (Deberán cargar el Anexo No. 2) - MANDAMIENTO DE PAGO 2) Reorganización Empresarial - PAGARE - ANEXOS (Deberán cargar Anexo No. 2 y Anexo No. 14) - AUTO DE CALIFICACION Y GRADUACION DE CREDITOS 3) Liquidación Judicial - PAGARE - ANEXOS (Deberán cargar Anexo No. 2 y Anexo No. 14) - AUTO DE CALIFICACION Y GRADUACION DE CREDITOS - ACUERDO DE REORGANIZACION EXTRAJUDICIAL - AUTO DE VALIDACION DEL ACUERDO DE REORGANIZACION EXTRAJUDICIAL 4) Sin recuperación VIS - CERTIFICACION - PAGARE - ESCRITURA PUBLICA - CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD 5) Sin recuperación Leasing - CERTIFICACION - CONTRATO DE LEASING - AUTO EJECUTORIADO

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23 Continuar: La documentación quedará radicada y como respuesta recibirá un correo dentro de los 5 minutos siguientes, con el número de radicación y datos del deudor. Es importante resaltar que dicho correo solo llegará al correo digitado en el campo correo electrónico o por defecto a los correos registrados ante el FNG utilizados para notificaciones de inconsistencias.

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25 Cancelar: No genera número de radicado y se regresa al inicio.

26 Nuevo: Le permitira hacer una nueva radicación

27 Salir: Lo regresa al inicio.

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29 Sin recuperación Microcrédito - Sin recuperación Esquema Alternativo Se podrán radicar los documentos correspondientes a los procesos: 4)Sin recuperación Microcrédito, 6)Sin recuperación esquema alternativo. Se deberá diligenciar la información que registra en cada campo: Correo electrónico: (No es campo Obligatorio) Esta opción se creó como alternativa para que, en caso de que el intermediario presente una contingencia con los correos corporativos registrados ante el FNG, tengan la posibilidad de utilizar un correo de un operador de reclamaciones ante el FNG diferente al registrado, para recibir el número de radicado. Este campo, permite incluir solo un correo electrónico del operador de reclamaciones ante el FNG, al cual se le notificará el número de radicado. En caso de no diligenciar este campo, el número de radicado será notificado, al o a los correos que se encuentran registrados ante el FNG, para la notificación de inconsistencias en la reclamación de garantías. Cargue documentos.pdf: Deberá cargar y nombrar cada documento, de acuerdo con los documentos soportes requeridos para cada tipo de proceso según lo establecido en el Reglamento de Garantías vigente Versión 3.1. capítulo RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS, seleccionando la opción examinar: para importar el archivo desde la ubicación del mismo y la opción: agregar: para incluir otro documento. Adicionalmente, podrá utilizar la opción Quitar para eliminar documentos cargados, esto antes de seleccionar la opción continuar, ya que esta opción generará el radicado correspondiente por parte del FNG. S.A.

30 Con el fin de optimizar el proceso de escaneo de los documentos en formato PDF y lograr el peso versus la calidad esperada, se sugiere que los mismos, sean digitalizados con las siguientes características: Modo del escáner: Gris de 256 niveles o equivalente. Tamaño de página: Detección Automática Puntos por Pulgada: 150 ppp. Lado de escaneado: Saltar página en blanco. Nota: Se hace necesario que el intermediario garantice la calidad del documento origen. Adicionalmente, bajo ninguna circunstancia el peso por archivo deberá superar 8 MB, en caso de superar este límite, se deberá fraccionar el archivo en dos partes y adjuntarlo por separado, identificando en el nombre: Parte1(P1) y parte 2(P2), ejemplo: Certificación P1 - Certificación P2 Archivo nombrado: Nota: No incluir caracteres especiales (*,%: /()..), ni palabras con tildes. - CERTIFICACION - LISTA DEUDORES - ANEXO 20

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32 Cargue documentos.csv: Deberá cargar el Anexo No Codeudores, de acuerdo con los documentos soportes requeridos para cada tipo de proceso según lo establecido en el Reglamento de Garantías vigente Versión 3.1. capítulo RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS, seleccionando la opción examinar: para importar el archivo desde la ubicación del mismo y la opción: agregar: para incluir otro documento. Adicionalmente, podrá utilizar la opción Quitar para eliminar documentos cargados, esto antes de seleccionar la opción continuar, ya que esta opción generará el radicado correspondiente por parte del FNG. S.A

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35 Continuar: La documentación quedará radicada y como respuesta recibirá un correo dentro de los 5 minutos siguientes, con el número de radicación y datos del deudor. Es importante resaltar que dicho correo solo llegará al correo digitado en el campo correo electrónico o por defecto a los correos registrados ante el FNG utilizados para notificaciones de inconsistencias.

36 Cancelar: No genera número de radicado y se regresa al inicio.

37 Nuevo: Le permitira hacer una nueva radicación

38 Salir: Lo regresa al inicio.

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40 Documentos Faltantes Esta opción, se encuentra disponible para radicar la documentación que sea requerida por el FNG, producto de la revisión documental y de la notificación de documentos incompletos, ilegibles y/o inconsistentes. La opción: Documentos Faltantes, está disponible para complementar la documentación de cualquier tipo de proceso radicado previamente. Cabe mencionar que el documento adjunto deberá nombrarse: Faltante1 (documentos en.pdf) y/o Faltante2 (documentos en.csv). Nro. Radicado: Debe digitar el número de radicado exacto, recibido por parte del FNG. De igual forma podrán cargarse documentos en formato.pdf y.csv y se tendrá la misma funcionalidad de agregar, quitar y cancelar

41 Continuar: La documentación quedará radicada y como respuesta recibirá un correo electrónico de los 5 minutos siguientes. Es importante resaltar que dicho correo, será remitido por defecto al correo electrónico del operador de reclamaciones registrado ante el FNG, en el campo correo electrónico de la etapa inicial de radicación de documentos; en caso de no haber diligenciado este campo, el correo llegará al o a los correos que se encuentran registrados ante el FNG, para la notificación de inconsistencias en la reclamación de garantías.

42 FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. - FNG Calle 26A No Piso 25 PBX: (1) Fax: (1) Línea de Servicio al Cliente Línea de Quejas y Reclamos: servicio.cliente@fng.gov.co