VIGILANCIA TECNOLOGICA

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1 VIGILANCIA TECNOLOGICA PROYECTO REALIZADO POR: ENTIDAD GESTORA: COFINANCIADO POR:

2 1. Introducción Una empresa competitiva tiene hoy en día un marcado interés en lo que se refiere a mantenerse puntualmente informada de todo lo que sucede a su alrededor con el propósito de identificar aquellos puntos que supongan una fuente de amenaza o beneficio. Las empresas necesitan conocer las últimas tecnologías en las que se está trabajando, así como los últimos productos que están en el mercado. En definitiva, conocer las líneas de investigación y las patentes en la disciplina correspondiente. También interesa conocer las tecnologías emergentes y aquellas que quedan obsoletas. Por tanto, saber en una etapa temprana, los avances tecnológicos en el área de interés, es un tema prioritario. La incorporación de una tecnología eficiente puede ofrecer una ventaja competitiva a la empresa. En segundo lugar, interesa conocer qué hacen los competidores, en qué investigan, dónde patentan, por dónde se mueven, para intentar seguirles. En este contexto surgen los conceptos de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva que se diferencian del espionaje industrial porque no sobrepasan los límites éticos y legales. La gran mayoría de las empresas practican en mayor o menor medida alguna forma no consciente de Vigilancia Tecnológica. Los empresarios y técnicos conocen a través de congresos, ferias, revistas técnicas, los propios clientes y proveedores, asociaciones profesionales y centros técnicos con los que colabora, etc., los cambios que se producen en su sector. Los beneficios que implica la implantación de un programa de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva (procesos estrechamente unidos y orientados a la mejora de la competitividad de las empresas) se pueden resumir en una mejora en cuanto a la posición global del negocio, añadiendo valor a sus productos y servicios y en una reducción del riesgo ante un posible fracaso empresarial. Se pueden producir además otra serie de factores positivos asociados tales como la creación de elementos útiles que permiten la difusión del conocimiento y la mejora de la comunicación entre los departamentos y los componentes de la organización. 2. En qué consiste la Vigilancia Tecnológica? Según viene recogida en el texto de la norma UNE :2006 Ex Gestión de la I+D+i (Sistema de Vigilancia Tecnológica), la vigilancia tecnológica es un proceso organizado, selectivo y permanente, de captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios. A través de los estudios de Vigilancia Tecnológica, se detectan fuentes de información esenciales para hacer frente a las decisiones tecnológicas, se extrae información relevante sobre tendencias tecnológicas, novedades, invenciones, potenciales socios o competidores, aplicaciones tecnológicas emergentes, a la vez que se contemplan aspectos regulatorios y de mercado que pueden condicionar el éxito de una innovación tecnológica. Toda esta información codificada y analizada brinda a un decisor, ya sea una empresa o institución científica, la posibilidad de trazar planes y formular estrategias tecnológicas, minimizando la incertidumbre. La Vigilancia Tecnológica englobaría todo tipo de documentación que pueda servir para el análisis y reflexión sobre estrategias de gestión empresarial. Información que engloba: Ferias y Eventos Información de Competidores Noticias sobre el sector de actividad de la organización Opiniones sobre el sector de actividad (expertos, usuarios) Publicaciones de interés (normativas, patentes, boletines) Centro i CREO Metal Página 2

3 3. Porqué se hace necesaria la Vigilancia Tecnológica? Actualmente, la información sectorial constituye un elemento fundamental en cuanto a la productividad y supervivencia de una empresa. Las empresas europeas, por ejemplo, pierden unos millones de euros al año trabajando en innovaciones o en inventos que ya estaban patentados. En un entorno global cambiante en el que las competencias y el continuo proceso de innovación forman parte del acontecer de las organizaciones se hace necesario para su supervivencia conocer de primera mano todas las actuaciones y alertas que acontecen en el sector de actividad de las entidades. Los procesos de vigilancia (conocer el entorno propio y competidor, boletines, normativas, patentes) han existido siempre dentro de las estructuras organizacionales, pero actualmente el entorno global de: Acelerados cambios La sobreinformación por el gran impacto de las TIC Búsqueda continúa de estrategias para la Innovación como clave del futuro Hace necesaria la adopción de herramientas especializadas en la captura y estructuración documental de información relevante para las organizaciones. El mercado actual, cada vez más competitivo, exige una gran capacidad de innovación y, consecuentemente, mantenernos puntualmente informados de todo lo que ocurre a nuestro alrededor: Normativa y legislación actuales publicadas en los boletines oficiales Patentes relacionadas con los productos ofrecidos por la empresa Ayudas y subvenciones que podemos encontrar en los boletines oficiales locales, nacionales, europeos y de organismos internacionales Precios y productos de la competencia Tendencias socioeconómicas Avances científicos Prospección a clientes Noticias sectoriales Ferias y eventos profesionales Fusiones y alianzas de clientes, abastecedores y competidores El procesamiento de esta información permite entender mejor el entorno y reflexionar acerca de la dirección de las estrategias organizacionales. Entre las ayudas que la Vigilancia Tecnológica puede reportar a las organizaciones están: Conocer cambios de las tecnologías y cambios en los mercados próximos a nuestro entorno. Reducción de riesgos de toma de decisiones, al conocer mejor donde vamos a posicionarnos con nuestras estrategias. Conocer hacia donde avanzar, porque se podrán conocer las nuevas necesidades de nuestros clientes. Llevar los esfuerzos organizacionales hacia nuevos terrenos y tendencias clave del avance en todos los aspectos organizativos, innovar hacia procesos productivos, productos, capital humano... Conocer la competencia, búsqueda de alianzas con nuevos socios o asesoramiento de expertos. Centro i CREO Metal Página 3

4 Existen muchos motivos por los que una empresa debe practicar la vigilancia: conocer cuáles son las líneas de investigación, con qué se trabaja, qué hacen los competidores, dónde patentan, etc. A continuación, agrupamos en cinco categorías estas razones: Anticipar: detectar los cambios Localizar los cambios y anticiparse en aspectos como nuevas tecnologías, productos, competidores y bienes de equipo... tanto de su sector como de otros distintos. Reducir riesgos: detectar amenazas Obtener información sobre nuevas amenazas para reducir riesgos que puedan venir en forma de nuevas patentes y reglamentaciones, alianzas estratégicas, etc. Comprobar si los demás nos están copiando. Progresar: detectar los desfases Detectar oportunidades de inversión y comercialización tanto en nuestro país como en el exterior evitando en la medida de lo posible que el producto final, los procesos o nuestros equipos queden obsoletos. Innovar: detectar ideas y nuevas soluciones Ayudar a indagar sobre nuevas ideas de producto o de proceso para definir la estrategia de I+D. Los resultados de la vigilancia pueden ayudar a la dirección a decidir la orientación de sus proyectos de innovación y el enfoque técnico de los mismos. Contribuye a abandonar a tiempo un determinado proyecto de I+D. En ocasiones, la vigilancia puede proporcionar como resultado el abandono de un proyecto de innovación y la liberación de sus recursos hacia otras inversiones más productivas. Cooperar: conocer nuevos socios Posibilidad de formar alianzas estratégicas. La idoneidad de un socio en un proyecto conjunto no solo reduce el esfuerzo económico, sino que también evita en ocasiones la realización de desarrollos paralelos. Facilita la incorporación de nuevos avances tecnológicos a los propios productos y procesos. Ésta es una de las funciones más importantes de la vigilancia tecnológica. Centro i CREO Metal Página 4

5 4. Cómo realizar la Vigilancia Tecnológica Antes de comenzar cualquier actividad de Vigilancia debemos plantearnos los aspectos básicos de un enfoque de Vigilancia Tecnológica y prospectiva (Degoul, 1991): Cuál es el objeto de la Vigilancia? Qué debemos vigilar? Qué información debemos buscar? Dónde encontrarla? De qué forma podemos difundirla? A quién debe dirigirse? Qué medios vamos a utilizar? La empresa deberá decidir sobre qué aspectos tiene que estar bien informada y cómo manejar esa información para que le permita anticiparse, reducir el riesgo en sus decisiones y conseguir unos óptimos resultados. Fuente: Inteligencia Económica y Tecnológica: Guía para principiantes y profesionales Hoy en día podemos encontrar disponible la mayoría de la información necesaria en internet, aunque su recolección y aprovechamiento se encuentran dificultada debido a la dispersión y heterogeneidad de las fuentes. Un sistema de Vigilancia Tecnológica suele consistir en una base de datos en la que los colaboradores introducen la información relevante a los temas objetos de vigilancia. Dicha información es posteriormente analizada y finalmente se reúne en informes operativos que sirven de herramienta en la toma de decisiones. El sistema de vigilancia tecnológica es una herramienta de carácter colaborativo. Es necesario el acceso de todos los miembros a la plataforma para introducir información que puede resultar de interés organizacional, así como para consulta de documentos. Teniendo en cuenta el establecimiento de algunos filtros de acceso a información que serán delimitados por el principal encargado de la organización, esta acción colaborativa puede derivar en una estrategia de gestión del conocimiento creando sentimientos de cohesión y pertenencia de los Centro i CREO Metal Página 5

6 miembros de la organización que se sentirán actores de las estrategias de gestión de la empresa. La capacidad de observación y gestión de información es mayor que la que intuitivamente pensamos. Diversos autores estiman que el porcentaje de información útil disponible, sin infringir barreras legales o éticas profesionales, se aproxima al 90%. En esta línea, la información se puede agrupar en tres categorías en función de la libertad de acceso y facilidad de explotación (E. Werner, 1994): Tipo Acceso Explotación Pública (literatura blanca y gris) * Libre Libre Reservada (derechos patente, propiedad intelectual...) Libre Limitada (bajo autorización propietario) Confidencial (previsiones, ventas, asignación responsables, resultado I+D...) Penalizado (solo obtenible fraudulentamente) Inasequible (solo si el acceso legal es libre) Se conoce como literatura blanca la publicada en canales habituales (libros, prensa, ) mientras que la gris se refiere a la no publicada o publicada en canales no habituales (tesis, normas, informes, ) Los responsables de las labores de Vigilancia Tecnológica se encargan de la recopilación de todos estos datos y cada vez es más frecuente su labor de análisis y transformación en Inteligencia Competitiva. Merece una mención especial el papel desempeñado en este aspecto por las Oficinas de Transferencia Tecnológica (OTRIs), las cuales se encargan de sistematizar y de atender las demandas tanto de universidades como de empresas y centros tecnológicos. En las empresas se encargan de identificar las tecnologías de interés, analizar a sus competidores y los desarrollos tecnológicos e identificar temas de cooperación con la universidad. 5. La Inteligencia Competitiva La Inteligencia Competitiva es un conjunto de acciones coordinadas de búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis), distribución, comprensión, explotación y protección de la información obtenida de modo legal, útil para las y los actores económicos de una organización para el desarrollo de sus estrategias individuales y colectivas. La Inteligencia Competitiva es una herramienta que realimenta continuamente a la Planificación Estratégica de cualquier organización. Su objetivo es detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones, estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades, etc, de modo que el escenario competitivo esté siempre actualizado. La Inteligencia Competitiva engloba y supera el concepto de Vigilancia Tecnológica, añadiéndole la dimensión económica o de negocio, por lo que en general en la práctica se habla de sistemas combinados de VT-IC. Los mercados y las tecnologías que constituyen el entorno natural de las empresas evolucionan de un modo cada vez más acelerado. En este entorno, las empresas que no Centro i CREO Metal Página 6

7 formalizan y explotan sistemáticamente las informaciones de valor se ven desbordadas, no pueden gestionar todas las informaciones que reciben, ignoran informaciones de alto valor, su proceso de toma de decisiones se ralentiza y, en resumen, pierden oportunidades de negocio. Módulos del Sistema de Vigilancia Tecnológica-Inteligencia Competitiva Vigilancia Tecnológica Vigilancia de la Competencia Vigilancia del Mercado Vigilancia de Nuevos Productos Vigilancia Reglamentaria Vigilancia de Concursos Públicos Vigilancia de Oportunidades de Negocio Otros específicos para cada empresa Actualmente existe una gran cantidad de fuentes de información disponibles en Internet (en la web superficial y en bases de datos de la web profunda) que generan diariamente mucha información muy especializada y de alta calidad. Si se explotan estas informaciones sistemáticamente, se integran en una base de datos y se clasifican de acuerdo con determinados objetivos sectoriales, está claro que el acceso a dichos resultados y su análisis de modo conjunto puede suponer la detección de oportunidades y ventajas competitivas para las empresas de dicho sector. Tres estados históricos de la Inteligencia Competitiva El primer estado ocurrió durante la década de los sesenta y setenta, y fue asociado principalmente con la recogida de datos informal y táctica. En este estado, la inteligencia competitiva apenas se vinculó a la toma de decisiones y a los aspectos concernientes a la alta dirección, y consistía en pequeños análisis. El segundo estado se produjo durante la década de los ochenta, cuando adquirió un gran auge en análisis de los competidores y de la industria. El personal de inteligencia competitiva, en esa época, cambió las funciones de biblioteca por las de marketing o planificación. Las actividades de inteligencia competitiva permanecían orientadas de forma táctica durante el segundo estado. El tercer estado, que comenzó en los noventa, mostró que la inteligencia competitiva contribuye a la toma de decisiones estratégica, y que se construye en unidades de una manera formal. Las actividades de inteligencia competitiva están orientadas tanto a toma de decisiones estratégicas como tácticas e incluyen análisis cuantitativos y cualitativos. 6. Sistemas de Vigilancia Tecnológica on line Servicio gratuito de Vigilancia Tecnológica online. Fundación OPTI Observatorio OTEA Centro i CREO Metal Página 7

8 7. Para saber más (bibliografía) Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva. Su potencial para la empresa española. Fundación COTEC Revista PUZZLE Inteligencia Económica y Tecnológica: Guía para principiantes y profesionales Navactiva Centro i CREO Metal Página 8