MANUAL DE USUARIO SIAF

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1 MANUAL DE USUARIO SIAF Subsistema Cmpras Rca Nº 229 Pis 5t. Neuquén Capital - CP(8300) Tel

2 ÍNDICE BARRA DE ACCIONES O TAREAS (TOOLBAR)... 3 MÓDULOS DEL SISTEMA... 4 Menú Principal... 4 Módul Catálg de Artículs... 7 Módul Slicitudes Cmpra Módul Pedid de Ctización Cmpra Módul Órdenes de Cmpra Módul Recepción de Cmpras Módul Pedids de Bienes Módul de Stck Página 2/30

3 Barra de accines tareas (tlbar) 14. Salir 13. Imprimir Pantalla 12. Exprtar a Excel 3. Crtar Registr 2. Brrar Registr 1. Nuev Registr 6. Anterir Registr 5. Primer Registr 4. Guardar Cambis 11. Cancelar Cnsulta 10. Ejecutar Cnsulta 9. Entrar en Md Cnsulta 8. Ultim Registr 7. Siguiente Registr 1. Nuev Registr ( F6): cuand esty parad en un frmulari sbre un registr determinad y presin este btón entnces se abre inicializa un registr en blanc para pder cargarl. Este registr n será guardad en la base de dats hasta que n se guarde la infrmación. 2. Brrar Registr: cuand esty parad sbre un registr determinad y presin este btón entnces el registr es brrad. Al igual que el anterir, el registr n es brrad de la base de dats hasta que n se guarde la infrmación. 3. Crtar Registr: permite crtar brrar visualmente el registr sbre el que esty parad actualmente, n l brra de la base de dats. 4. Guardar Cambis: permite guardar ls cambis realizads sbre ls dats en la pantalla, ests cambis pueden ser: agregar nuevs registrs a la base de dats, actualizar registrs existentes y brrar registrs. 5. Primer Registr: permite ir navegar al primer registr. 6. Siguiente Registr: permite ir navegar al siguiente registr. 7. Anterir Registr: permite ir navegar al anterir registr. 8. Ultim Registr: permite ir navegar al últim registr. 9. Entrar en md Cnsulta ( F7): permite entrar en md cnsulta, est es, se inicializa un nuev registr en blanc dnde y pued ingresar el criteri de búsqueda que quiera. 10. Ejecutar Cnsulta ( F8): ejecuta la cnsulta y trae a pantalla ls dats en función del criteri especificad. Si n se especificó ningún criteri trae tds ls registrs. 11. Cancelar Cnsulta ( CTRL+Q): sale del md ejecutar cnsulta. 12. Recnsultar: refresca el cntenid del registr actual. 13. Imprimir Pantalla: imprime la pantalla actual. 14. Salir: Sale del frmulari actual. Página 3/30

4 Cnsultas: Las cnsultas pueden hacerse sbre cualquier ítem que l permita. Y la frma de búsqueda puede ser pr dat cmplet, pr similitud, pr peradres relacinales y hasta pr inclusión. A cntinuación se describen ests cass Dats cmplets: pr ejempl si se buscan ls trámites iniciads pr un prveedr que se llama MOLINOS SA, entnces el ítem RAZON SOCIAL, se clca esa cadena. El resultad de la cnsulta será tds ls trámites ingresads pr ls prveedres que se llamen así Pr similitud: existen ds caracteres especiales que se utilizan para buscar pr similitud: el prcentaje ( % ) y el guión baj ( _ ). El prcentaje se utiliza para simblizar cualquier csa, pr ejempl si quisiera cnsultar ls trámites iniciads pr tds ls MOLINOS, en el camp RAZON SOCIAL se pndría el siguiente criteri de búsqueda: MOLINOS%, y la cnsulta retrnaría tds ls trámites ingresads pr las prveedres que tienen cm inici de razón scial. El guión baj se utiliza para simblizar un sl carácter númer, pr ejempl si quisiera saber tds ls trámites iniciads pr ls prveedres que se llaman MOLINOS MOLINOZ, el criteri de búsqueda sería MOLINO_ en el camp razón scial. Cn peradres relacinales: ls peradres sn mayr (>), menr (<), distint (<>), mayr igual (>=), menr igual (>=). Pr ejempl: si quisiera cnsultar ls trámites cn nr. mayr al 1500, se tendría que pner el siguiente criteri en el ítem Trámite Nr.: >=1500. Móduls del Sistema Menú Principal El Menú Principal del Sistema permite el acces a ls diferentes Móduls del Sistema. Slicitudes Cmpra Pedids de Ctizacines Ordenes de Cmpras Recepcines de Cmpras Pedids de Bienes Stck Prveedres Catálg de Artículs Administración Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Administración del Registr de Prveedres que se realizan en ls Municipis. Página 4/30

5 Cuand ingresams al sistema la primera pantalla ns muestra el menú principal. Funcinalidad Rubrs Página 5/30

6 - Registrar Rubrs. Se registra el códig y la descripción del rubr - Impresines del Rubr. Permite imprimir el detalle del rubr cn tds ls prveedres pertenecientes a ese rubr. Hay ds tip de listad un sintetizad y tr detallad. Prveedres - Registrar Prveedr. Permite registrar ls dats de ls prveedres - Cambiar Estad Alta, Baja, Suspendid. Permite realizar el cambi de estad el Prveedr, que inicialmente es Carga. Dats Rubrs - ID Rubr. Identificación interna del Rubr en el Sistema - Códig: Códig del Rubr en el Registr. - Descripción: Descripción del Rubr Página 6/30

7 Prveedres - ID Prveedr: identificadr intern del Prveedr en el Sistema - Registr: Registr de Prveedres al que pertenece. El sistema permite manejar varis registrs de prveedres. Cada Ámbit de Cmpra esta asciad a un Registr de Prveedres. - Códig: Códig del Prveedr en el Registr. - Razón Scial: Razón Scial del Prveedr. - Cuit: Cuit del Prveedr - Fecha Renvación: Fecha de actualización de dcumentación. - Fecha Vencimient: Fecha de vencimient del registr. - Dmicili: Dmicili del Prveedr. - Lcalidad: Lcalidad del Prveedr. - Prvincia: Prvincia del Prveedr. - Teléfn: Teléfn del Prveedr. - Nr. IIBB - Dirección de mail del Prveedr. - Estad: Estad Carga, Alta, Suspendid Baja. - Nr. Hab. Municipal: - Observacines: Observacines del Prveedr. - Rubrs: Rubrs en ls que tiene habilitad prveer. Módul Catálg de Artículs Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Administración del Catálg de Artículs del Municipi. Estructura Ventajas del Catálg y relación cn trs sistemas Identificación del bien Relación Ítem-Prveedr Presupuest Cnsums histórics Depósits Estándares de bienes de cnsum y de us Precis de referencia Patrimni Cntabilidad patrimnial Cmpras Administración de stck Estadísticas Códig Artícul El catálg cntempla un códig únic para cada bien servici, de dce dígits, integrad pr tres partes: Página 7/30

8 - La primera parte es de tres dígits que hacen referencia a la partida presupuestaria. - La segunda parte está cmpuesta pr cinc dígits que hacen referencia a la clase de artícul. - La parte final es de cuatr dígits y hace referencia al ítem específic dentr de su clase. El siguiente es un ejempl de la catalgación del artícul cuya descripción es Cartuchs para impresra - HP Cantidad de psicines cupadas pr la cdificación Prción Prción inteligente del códig n inteligente Clase Ítem Ejempl Prpiedad Valr Unidad Marca HP s/u Mdel s/u Partida SubPar Cartuchs para Impresra. Partida Parcial Tintas, Pinturas y Clrantes. Partida Principal Prducts Químics, Cmbustibles y Lubricantes Bienes de Cnsum Funcinalidad Clases de Artículs Página 8/30

9 - Registrar Clase de Artícul. Permite registrar el códig, la descripción y las prpiedades que identifican esa clase de artícul. - Actualizar Artículs Permite realizar una actualización de la descripción de tds ls artículs pertenecientes a una clase determinada. Est se debe hacer en cas que se cambie la descripción de una clase. Artículs Página 9/30

10 - Registrar Artícul. Permite registrar un nuev artícul y sus prpiedades en el catálg. La descripción del artícul se cnstruye cn la descripción de la clase más ls valres cargads en las prpiedades de la clase. - Cpiar Artícul Tiene cm bjetiv permitir facilitar la carga exhaustiva del catálg cpiand un artícul cn tdas sus prpiedades y valres. De esta manera sl mdificand alguna prpiedad se btiene un nuev artícul. - Listads Se pueden imprimir listads rdenads pr códig alfabéticamente de tds ls artículs catalgads. Dats Clases de Artículs - Códig: códig que identifica la clase de articul. - Descripción: descripción de la clase de artícul. - Prpiedades: sn las prpiedades que tiene esa clase de artícul, pr ejempl: marca, mdel, pes, tamañ, clr, etc. Prpiedad: códig que identifica la prpiedad. Orden: rden de precedencia utilizad para armar autmáticamente la descripción del artícul. Página 10/30

11 Artículs - Códig: códig que identifica al articul. Se frma cn partida + códig de clase + códig de ítem. - Descripción: descripción del artícul. - Partida: relación a la partida presupuestaria. - Códig Clase: relación cn la clase a la que pertenece el artícul. - Códig de Ítem: númer secuencial que identifica al artícul dentr de la clase. - ID Rubr: relación cn la clasificación de Rubrs del Registr de Prveedres. - Unidad: unidad de medida en que está definid el artícul. - Tipificad: indica si el ítem es tipificad n. - Prpiedades Códig: códig que identifica la prpiedad Valr: valr de la prpiedad. Este valr se utiliza para armar la descripción del Artícul. Módul Slicitudes Cmpra Objetiv Este módul tiene cm bjetiv la Emisión y Aprbación de una Slicitud de Cmpra - Encabezad Se registra la infrmación cn ls dats de la cmpra - Detalle de Ítems El Ítem es la descripción del prduct servici que se está incrprand a la peratria interna de la empresa Página 11/30

12 - Cargar Imputación Presupuestaria de cada Ítem. La imputación presupuestaria implica determinar la partida presupuestaria a la que se imputa el gast, el prgrama presupuestari al que va destinad y el recurs cn el que se financiará. En cas que el ítem sea cmprad para varis sectres, se especifica que cantidad se va a cmprar para cada prgrama. Si el ítem a cmprar es un ítem catalgad el sistema autmáticamente determina cual es la partida presupuestaria a la que va imputad. - Imprimir Frmulari de Imputación Presupuestaria. Imprime un frmulari cn la sumarización pr prgrama, partida y recurs de ls mnts estimads en cada ítem. El mnt estimad se calcula en función de la cantidad y el preci estimad. Página 12/30

13 Imprimir Slicitud de Bienes y Servicis. Imprime un frmulari cn ls dats de la Slicitud para anexar al expediente. - Cambiar Estad Slicitud. El sistema permite manejar múltiples estads para una Slicitud. Cada estad de la Slicitud esta relacinad cn una etapa diferente del prces. El sistema también permite Página 13/30

14 manejar múltiples perfiles de usuari, que tienen permis de mdificar y/ cambiar de estad la Slicitud según la etapa actual del prces. El sistema permite determinar un rden en que se tienen que hacer ls cambis de estad, este rden puede ser ascendente (indica aprbación) descendente (indica rechaz). En cada cambi de estad se permite cargar una bservación en la que se puede aclarar pr ejempl el mtiv de un rechaz un númer de reslución que aprueba un pas. Ls estads de una Slicitud definids actualmente sn: Carga: estad inicial de una Slicitud. Pendiente: indica que la slicitud esta cargada, per falta determinar ls precis estimads, armar el expediente y determinar que tip de cmpra se va a realizar. Expediente Cnfeccinad: indica que se termin el expediente cn la slicitud y que el mism se envió a autrizar. Autrizada: indica que la cmpra fue autrizada pr la autridad crrespndiente. Crédit Reservad: indica que se ha realizad la reserva preventiva de crédit. Cmpra Cnfeccinada: indica que para esta slicitud ya se ha cnfeccinad el plieg para realizar la cmpra. - Asciar Slicitud a Cmprbantes de Preventiv. Una vez que se ha realizad la reserva interna se debe cargar en la Slicitud ls númers de cmprbante crrespndientes para guardar la referencia. - Incrprar Ítems Pedids. Es una pción para pder seleccinar de una lista, tds aquells artículs que fuern pedids pr ls sectres y que n se pudiern entregar pr n encntrarse en Depósit. - Seguimient Cambis de Estad. Permite tener una histria de cóm se fuern sucediend ls cambis de estad de la Slicitud, junt cn las bservacines de cada pas. Dats - ID Slicitud: Númer únic, intern al Sistema que identifica la Slicitud. - Sectr Requiere: Sectr que cursa la Slicitud. - Nr Slicitud. - Añ Slicitud. - Ámbit de Cmpra: Unidad que tiene un Área de Cmpra. - Fecha: Fecha de la Slicitud. - Objet: Breve descripción que englba qué y el destin de l que se va a cmpra. Página 14/30

15 - Tip de Cmpra: Cmpra Directa, Cncurs de Precis, Licitación Pública y Privada. - Valr Estimad: es la suma de ls mnts estimads de cada ítem. - Númer de Expediente: Númer de Expediente cn el que se tramita la Slicitud. - Estad: Estad actual de la Slicitud. - Observacines: Observacines generales de la Slicitud. - Ítems: Una Slicitud puede cntener varis ítems cn el siguiente detalle. Númer de Ítem y Sub-Ítem: Numer de ítem y sub-ítem asignad. La división Ítem Sub-ítem permite manejar el cncept de adjudicación/entrega pr ltes. Articul: Códig de Articul que se esta pidiend. El códig debe pertenecer al Catálg, si n existe se puede seleccinar un Códig Genéric y aclarar la descripción en el Detalle del Ítem. Detalle: Detalle del artícul que se esta pidiend Cantidad: Cantidad pedida Unidad: Unidad de medida Preci Estimad: Preci estimad del artícul. Imputacines Presupuestarias. Sectr Requiriente: Sectr que requiere el ítem. Prgrama Presupuestari: Prgrama Presupuestari cn el que se financiara el gast Partida Presupuestaria: Partida Presupuestaria cn que se financiará el gast. Fuente Financiera Recurs Presupuestari: Recurs cn el que se financiará el gast. Cantidad - Reservas de Crédit: Una Slicitud de Cmpra puede invlucrar una más de una Reserva de Crédit. Cada reserva está identificada pr su númer de cmprbante de preventiv. Módul Pedid de Ctización Cmpra Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Emisión, Publicación y Adjudicación de Cmpras que se realiza en el Área de Cmpras de un Municipi. Página 15/30

16 Funcinalidad - Registrar Pedid de Ctización. Se registra la infrmación del encabezad del pedid (dats generales, dats de publicación, bservacines del plieg, cláusulas del plieg), el detalle de ítems e infrmación relacinada cn el prces de ejecución de la cmpra, cm pr ejempl: prveedres invitads, ctizacines, adjudicación, etc. Ver Dats. Ests dats serán cargads en diferentes etapas del prces de ejecución de la cmpra. - Generación de Cláusulas del Plieg Se puede generar autmáticamente las cláusulas del plieg, seleccinand algun de ls mdels plantilla de pliegs definids en el sistema. Para esta pción se cuenta cn una librería de etiquetas relacinadas a dats de las cmpras, que se pueden anexar al mdel y que sn reemplazadas pr sus valres crrespndientes al mment de hacer la generación. - Impresión Plieg Se imprime el Plieg cn ls detalles de ls ítems y las cláusulas generales y particulares. - Impresión Pagaré Se imprime el Pagaré que se debe entregar a ls prveedres junt cn el Plieg. - Cambiar Estad Pedid Ctización. El sistema permite manejar múltiples estads para un Pedid de Ctización. Cada estad está relacinad cn una etapa diferente del prces. El sistema también permite manejar múltiples perfiles de usuari, que tienen permis de mdificar y/ cambiar de estad la Cmpra según la etapa actual del prces. El sistema permite determinar un rden en que se tienen que hacer ls cambis de estad, este rden puede ser ascendente (indica aprbación) descendente (indica rechaz). En cada cambi de estad se permite cargar una bservación en la que se puede aclarar pr ejempl el mtiv de un rechaz un númer de reslución que aprueba un pas. Ls estads de un Pedid de Ctización definids actualmente sn: Página 16/30

17 Carga: Estad inicial de una Cmpra. En este estad se cargan ls dats del encabezad de la cmpra y el detalle de ls ítems de la cmpra. Pendiente: Indica que la Cmpra esta cargada y pendiente de la aprbación del Plieg. Plieg Aprbad: Indica que se aprbó el plieg y habilita para que realice la publicación de la Cmpra. Se cargan en este estad: el númer de la cmpra, fecha publicación, fecha de apertura y prveedres invitads. Publicada: En este estad la cmpra cmienza autmáticamente a ser publicada en el Siti del Municipi. Apertura: Indica que se ha realizad el act de apertura, permite cargar las diferentes ctizacines de ls prveedres invitads y emitir el cuadr cmparativ. Además permite realizar la preadjudicación de ítems. Preadjudicada: Indica que se ha realizad la preadjudicación de ls ítems. Adjudicada: Indica que la Cmpra ha sid Adjudicada y habilita para la Emisión de Ordenes de Cmpra. Ordenes Emitidas: Indica que para la Cmpra se han emitid la ttalidad de las Ordenes de Cmpra para cada un de ls prveedres adjudicads. - Carga autmática de ítems a partir de las Slicitudes de Cmpra. El sistema permite generar un Pedid de Ctización a partir de una Slicitud de Cmpra. Est establece una asciación entre la Slicitud y la Cmpra que se ejecutará, sin necesidad de cargar nuevamente ls ítems para generar el Plieg, el sistema l hace autmáticamente. - Carga de Prveedres Invitads Esta pción permite cargar ls Prveedres Invitads registrads en el Registr de Prveedres. - Impresión Carta a Prveedres Invitads cn Pagare Se imprime la carta de presentación, el recib, el plieg y el pagaré cn ls dats del prveedr seleccinad. - Carga Ctizacines. Permite cargar las ctizacines y las marcas que cada prveedr presentó en la apertura, para cada un de ls ítems ctizads. - Impresión de Cuadr Cmparativ. En función de ls dats cargads de las ctizacines se imprime un cuadr cmparativ de valres. - Pre-Adjudicación de Ítems Permite cargar para cada ítem quien fue el prveedr adjudicad, autmáticamente se seleccina el valr y la marca de las ctizacines cargadas previamente. Tant el valr cm la marca se pueden mdificar, prque puede ser que se decida cmprar una alternativa presentada pr el prveedr. - Adjuntar Archivs Esta pción permite adjuntar archivs a la cmpra de cualquier frmat y tamañ. Ests archivs sn adjuntads para ser mstrads en la publicación de la cmpra en la página Web del Municipi. Página 17/30

18 - Seguimient Cambis de Estad. Permite tener una histria de cóm se fuern sucediend ls cambis de estad de la Cmpra, además de las bservacines de cada pas. - Ver Slicitud Asciada. Permite navegar y mstrar ls dats de la Slicitud asciada a esta Cmpra. - Ver Orden de Cmpra Asciada al Ítem. Permite navegar desde un ítem y mstrar ls dats de la Orden de Cmpra en la que se rdenó el ítem. - Imprimir Frmulari de Imputación Presupuestaria etapa Cmprmis. En función de ls ítems adjudicads y si la cmpra esta asciada a una Slicitud de Cmpra, para la que se carg la imputación presupuestaria de cada ítem, se puede imprimir un frmulari dnde se sumarizan pr prveedr y estructura presupuestaria ls valres adjudicads. Ests valres representan ls mnts de cmprmis que hay que realizar. Además se calcula una diferencia entre ls valres reservads y ls valres a cmprmeter para hacer ls ajustes crrespndientes en la reserva interna. Dats - ID Cmpra: Númer intern de la Cmpra. - Sectr: Sectr perteneciente al Ámbit de Cmpra que ejecuta la Cmpra - Ámbit: Ámbit que ejecuta la Cmpra. - Tip Cmpra: Cmpra Directa, Cncurs de Precis, Licitación Pública Privada. - Nr Cmpra: Númer secuencial pr Sectr, Tip de Cmpra y Añ que identifica la cmpra. - Añ Cmpra: Añ de la Cmpra. - Fecha: Fecha de Publicación de la Cmpra. - Ámbit Requiere: Ámbit que slicita la cmpra - ID Slicitud: Númer intern de la Slicitud para la que se hace la Cmpra. - Cmpra Interna: Ídem Slicitud. - Presupuestaria: Ídem Slicitud. - Objet: Ídem Slicitud. - Nr. Expediente: Ídem Slicitud. - Estad: Estad actual de la Cmpra - Respnsable: Respnsable de la Cmpra. - Cnsultas: Dnde se deben realizar las cnsultas - Fecha Presentación: Fecha de presentación de las fertas, nrmalmente es la misma que la de apertura. - Fecha Apertura: Fecha de apertura de las fertas. - Lugar Apertura: Lugar dnde se realizará la apertura. - Retirar Plieg: Dnde se pueden retirar ls Pliegs. - Valr Plieg: Valr que tiene el Plieg. - Sellad: Sellad del Plieg. - Presupuest Oficial: Presupuest Oficial de la Cmpra. - Lugar Entrega: Lugar dnde se debe realizar la entrega de ls ítems. - Plaz Entrega: Plaz para realizar la entrega. - Cndicines Pag: Frma en que se efectuar el Pag. - Mantenimient de Oferta: Plaz de mantenimient de las fertas. - Fjas: Cantidad de Fjas del Plieg - Observacines: Observacines y Ntas asciadas al Plieg - Cláusulas: Cláusulas Generales y Particulares del Plieg Página 18/30

19 - Archivs: Archivs Asciads a la Cmpra. - Ítems: Númer de Ítem y Sub-Ítem: Numer de ítem y sub-ítem asignad. La división Ítem Sub-ítem permite manejar el cncept de entrega pr ltes. Articul: Códig de Articul que se esta pidiend. El códig debe pertenecer al Catálg, si n existe se puede seleccinar un Códig Genéric y aclarar la descripción en el Detalle del Ítem. Detalle: Detalle del artícul que se esta pidiend Unidad: Unidad de medida Cantidad: Cantidad pedida Renglón Slicitud: Númer intern que mantiene la referencia al renglón de la Slicitud al que esta asciad el renglón actual de la Cmpra. Estad Ítem: Sin Adjudicar, Adjudicad, Ordenad. - ID Orden Cmpra: Númer intern que mantiene la referencia a la Orden de Cmpra en la que fue rdenad el ítem. - Prveedres Invitads - ID Prveedr: Númer Intern del Prveedr Registrad en el Sistema. - Prveedres Presentads - ID Prveedr: Númer Intern del Prveedr Registrad en el Sistema. - Ctizacines: Las Ctizacines para cada ítem en las que el Prveedr present fertas. - Prveedres Adjudicads: Nr Ítem: Númer de Ítem Adjudicad ID Prveedr: Númer Intern del Prveedr Registrad en el Sistema, al que se adjudica el ítem. Módul Órdenes de Cmpra Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Emisión de Ordenes de Cmpra que se realiza en las distintas Áreas de Cmpra. Página 19/30

20 Funcinalidad - Registrar una Orden de Cmpra. Se registra la infrmación del encabezad de la rden de cmpra y el detalle de ítems a rdenar. - Impresión Orden de Cmpra Imprime un frmulari cn ls dats de la Orden de Cmpra. Este frmulari sale pr cuadriplicad cn las leyendas: riginal, duplicad, triplicad y un en blanc. - Cambiar Estad Orden de Cmpra El sistema permite manejar múltiples estads para una Orden Cmpra. Ls estads de una Orden de Cmpra definids actualmente sn: Carga: Estad inicial de una Orden de Cmpra. En este estad se cargan ls dats del encabezad de la cmpra y el detalle de ls ítems de la Orden Cmpra. Pendiente: Indica que la Orden de Cmpra esta cargada y pendiente de la entrega de ls ítems. Crédit Cmprmetid: Indica que se han realizad ls crrespndientes cmprmiss en el Sistema de Administración Financiera. Entregada: Indica que realizó la entrega de ls ítems. A este estad cambia autmáticamente cuand se realiza la Recepción de tds ls ítems de la Orden de Cmpra. - Seguimient Cambis de Estad. Permite tener una histria de cóm se fuern sucediend ls cambis de estad de la Orden de Cmpra, además de las bservacines de cada pas. - Ver Cmpra Asciada. Permite navegar y mstrar ls dats de la Cmpra asciada a esta Orden de Cmpra. - Ver Recepción Asciada al Ítem. Permite navegar desde un ítem y mstrar ls dats de la Recepción en la que se entregó el ítem, el ítem debe estar en estad entregad. - Asciar Cmprmiss Una vez que se han generad ls Cmprmiss en el Sistema de Administración Financiera, se deben cargar ls númers de cmprbante crrespndientes para guardar la referencia. Dats - ID Orden: Númer Intern que identifica en el Sistema a la Orden de Cmpra - Sectr: Sectr dentr del Ámbit que genera la Orden de Cmpra. - Númer: Númer de la Orden Cmpra. Este númer es pr Sectr y pr Añ. - Añ: Añ en que se pide la Orden de Cmpra - Ámbit: Ámbit dnde se genera la Orden de Cmpra. - ID Cmpra: Númer Intern que identifica en el Sistema a la Cmpra para la cual se realiza la Orden de Cmpra. - Tip Cmpra: Ídem Cmpra. Página 20/30

21 - Cmpra Interna: Ídem Cmpra. - Presupuestaria: Ídem Cmpra. - ID Prveedr: Númer Intern que identifica al Prveedr. Sl se puede seleccinar de una lista cmpuesta pr ls prveedres adjudicads en la cmpra identificada pr ID Cmpra. - Fecha: Fecha en que se extiende la presente Orden de Cmpra. - Valr Ttal: Es un valr calculad en función de la suma de ls ttales de ls ítems. - Lugar Entrega: Ídem Cmpra. - Plaz Entrega: Ídem Cmpra. - Cndicines Pag: Ídem Cmpra. - Estad: Estad actual de la Orden - Númer Expediente: Ídem Cmpra. - Observacines: Observacines y ntas generales relacinadas a la Orden de Cmpra. - Ítems: Articul: códig de articul Detalle: detalle del artícul Cantidad: cantidad pedida Unidad: unidad de medida Marca: marca adjudicada Preci: preci adjudicad Ttal: cantidad x preci Renglón Cmpra: Númer intern que mantiene la referencia al renglón de la Cmpra al que esta asciad el renglón actual de la Orden. Estad Ítem: Sin entregar, Entregad. ID Recepción: Númer intern que mantiene la referencia a la Recepción en la que fue entregad el ítem. Cmprmiss: Cada Cmprmis está identificad pr su Númer + Añ, Númer. Módul Recepción de Cmpras Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Emisión de Recepcines de Cmpra que se realiza en las distintas Áreas de Cmpra. Página 21/30

22 Funcinalidad - Registrar Recepcines de Cmpras. Se registra la infrmación del encabezad de la recepción y el detalle de ítems recibids. - Relacinar cn Facturas y Remits Se registran ls Númers de Facturas y Remits presentads pr el Prveedr para el cbr. - Impresión Recepción de Cmpra Imprime un frmulari cn ls dats de la Recepción. - Cambiar Estad Recepción de Cmpra El sistema permite manejar múltiples estads para una Recepción de Cmpra. Ls estads de una Recepción definids actualmente sn: Carga: Estad inicial de una Recepción de Cmpra. En este estad se cargan ls dats del encabezad y el detalle de ls ítems de la Recepción. Recibida: Indica que la Recepción fue efectivizada. Prcesada: Indica que ls Ítems fuern ingresads al Stck mediante el Mdul de Ingres al Stck. - Seguimient Cambis de Estad. Permite tener una histria de cóm se fuern sucediend ls cambis de estad de la Recepción, además de las bservacines de cada pas. - Ver Orden de Cmpra Asciada. Página 22/30

23 Dats Permite navegar y mstrar ls dats de la Orden de Cmpra asciada a esta Recepción. - ID Recepción: Númer Intern que identifica en el Sistema a la Recepción - Sectr: Sectr perteneciente al Ámbit que realiza la Recepción. - Númer de la Recepción: Este númer es pr Sectr y pr Añ. - Añ: Añ en que se hace la Recepción - Ámbit: Ámbit de Cmpra en dnde se hace la Recepción. - ID Orden de Cmpra: Númer Intern que relacina a la Orden de Cmpra para la que se realiza la Recepción. - Cmpra Interna: Ídem Orden de Cmpra. - Presupuestaria: Ídem Orden de Cmpra. - ID Prveedr: Númer Intern que identifica al Prveedr para el que se realiza la Recepción. - Fecha: Fecha en que se hace la Recepción - Nr Expediente: Ídem Orden de Cmpra. - Estad: Estad Actual de la Recepción. - Observacines: Observacines y ntas asciadas a la Recepción. - Ítems Articul: códig de articul. Detalle: detalle del artícul. Unidad: unidad de medida. Marca: marca decepcinada. Cantidad: cantidad. Preci: preci. Nr. Renglón Orden: Númer Intern que mantiene la referencia al renglón de la Orden de cmpra para el cual se está haciend la Recepción. Ingresad: Indica si el ítem recepcinad fue ingresad n al Depósit. Nr Ingres: Númer Intern que referencia al Ingres en Depósit. Nr Renglón Ingres: Númer Intern que referencia al Ingres en Depósit. - Facturas: Tip Factura: Tip Factura presentada pr el Prveedr. Nr Factura: Númer de Factura. Mnt: Mnt de la Factura. - Remits: Nr Remit: Númer de Remit presentad. Módul Pedids de Bienes Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar el prces de Pedids de Bienes al Departament de Suministrs. que realizan ls sectres interns de ls distints Ámbits de Cmpra. Página 23/30

24 Funcinalidad - Registrar Pedids de Bienes. Se registra la infrmación del encabezad del Pedid y el detalle de ítems. - Impresión de Pedids. Imprime un frmulari cn ls dats del Pedid. - Cambiar Estad Pedid El sistema permite manejar múltiples estads para un Pedid de Bienes. Ls estads de un Pedid definids actualmente sn: Carga: Estad inicial de un Pedid. En este estad se cargan ls dats del encabezad y el detalle de ls ítems. Pendiente: Indica que el Pedid esta pendiente de entrega pr parte del Departament de Suministr. Prcesad: Indica que ls Ítems fuern entregads. A este estad se puede cambiar manualmente autmáticamente una vez que se diern pr entregad tds ls ítems del Pedid. - Actualización Estad Entregad de Ítems Este estad se puede cambiar manualmente autmáticamente cuand se entrega este Ítem desde el stck. Para que el estad cambie autmáticamente se debe incluir el Ítem pedid en el Egres que se realiza en el Depósit. Página 24/30

25 - Actualización pr dnde se Cmpra de Ítems Permite actualizar manualmente autmáticamente a través de que mecanisms de cmpra se va a adquirir un ítem pedid que n se tiene en stck. Ls mecanisms de cmpra pueden ser: Caja Chica Prces de Cmpras. Este estad puede cambiar autmáticamente a Prces de Cmpras. Cuand el Ítem pedid es incluid en una Slicitud de Cmpra. Dats - ID Pedid: Númer Intern que identifica en el Sistema al Pedid - Sectr: Sectr perteneciente al Ámbit que realiza el Pedid. - Númer: Este númer es pr Sectr y pr Añ. - Añ: Añ en que se hace el Pedid - Ámbit: Ámbit de Cmpra en dnde se hace el Pedid. - Fecha: Fecha de Carga del Pedid - Estad del Pedid: Estad Actual del Pedid. - Observacines: Observacines y ntas relacinadas al Pedid - Ítems: Articul: códig de articul que se esta pidiend Detalle: detalle del artícul que se esta pidiend Cantidad: cantidad pedida Unidad: unidad de medida Cmpra pr: indica si el ítem fue cmprad pr Fnd Permanente Prces de Cmpra. ID Slicitud: númer intern que referencia a la Slicitud en la que fue incluid el Ítem. Nr. Renglón: renglón de la Slicitud dnde fue incluid el Ítem. Entregad: indica si el ítem fue n entregad desde el stck. ID Egres: númer intern que referencia al Egres del Stck en la que fue incluid el Ítem. Nr. Renglón: renglón del Egres dnde fue incluid el Ítem. Módul de Stck Objetiv Este módul tiene cm bjetiv infrmatizar ls prcess de Entrega de Artículs desde Depósit, Ingres de Artículs al Depósit y Cntrl de Stck que se realizan en el Departament de Suministr. Funcinalidad Egress del Stck Página 25/30

26 - Registrar Egress. Se registra la infrmación del encabezad del Egres y el detalle de ítems egresads. Permite realizar egress en unidades de medida distintas a la stckeada. - Impresión de Remit. Imprime un Remit cn el detalle de l egresad. - Cnfirmar Egres Permite cambiar el estad del Egres de Carga a Cnfirmad. Cuand se cnfirma el Egres se actualizan ls mvimients del stck para el Artícul y Lte seleccinad. - Anular Egres Permite cambiar el estad del Egres de Cnfirmad a Anulad. Cuand se anula el Ingres se actualizan ls mvimients del stck para el Artícul y Lte seleccinad. Ingress del Stck Página 26/30

27 - Registrar Ingres. Se registra la infrmación del encabezad del Ingres y el detalle de ítems ingresads. Permite realizar ingress en unidades de medida distintas a la stckeada. - Impresión de Ingres. Imprime un Cmprbante cn el detalle del ingres. - Cnfirmar Ingres Permite cambiar el estad del Ingres de Carga a Cnfirmad. Cuand se cnfirma el Ingres se actualizan ls mvimients del stck para el Artícul y se genera un nuev Lte. - Anular Ingres Permite cambiar el estad del Ingres de Cnfirmad a Anulad. Cuand se anula el Ingres se actualizan ls mvimients del stck para el Artícul y Lte seleccinad. Cntrl de Stck Página 27/30

28 - Cntrl de Stck pr Ltes El sistema permite llevar el cntrl de stck pr ltes, est es, cada vez que se ingresa un Artícul se debe indicar la fecha de entrada del mism, de acuerd a la fecha de entrada se establece si pertenece a un nuev lte n. Además junt cn la fecha de entrada del lte, se pueden especificar fecha vencimient, marca y nr. de lte prvist pr el fabricante. Cada lte guarda además el preci al que se cmpra. - Listad Stck Para cada Depósit se puede imprimir un reprte cn el stck actual de cada Artícul. - Salds Entre Fechas Para cada Depósit se puede imprimir un reprte entre fechas (fecha desde, fecha hasta) del stck para cada Artícul. Est es se calcula el Sald Inicial (sald a la fecha desde), se detallan ls mvimients (entre fecha desde y fecha hasta) y se calcula Sald Final (sald a la fecha hasta). - Ficha Stck Para cada Depósit y cada Artícul se puede imprimir una Ficha que detalla tds ls mvimients que tuv el Artícul, incluyend detalle de ls ltes. Dats Egress del Stck Página 28/30

29 - ID Egres: Númer Intern que identifica en el Sistema al Egres - Depósit: Códig del Depósit, un depósit pertenece a un Sectr y pr l tant a un Ámbit de Cmpra. - Númer: Este númer es secuencial pr Depósit. - Tip Egres: Indica el tip de egres que se realizó, de acuerd al tip egres sn ls camps de referencia que hay que cargar. Egres Sectr: indica que el egres fue realizad a tr Sectr del Ámbit de Cmpra a dnde pertenece el Depósit. En este cas es necesari indicar el Códig del Sectr y se puede asciar el egres a un Pedid de Bienes. Egres pr Baja: indica que un egres fue dad prque el Artícul fue dad de baja. Se debería especificar en la bservación el mtiv de la baja. Egres tr Depósit: sirve para hacer un egres de Artículs hacia tr Depósit. Un Área de Cmpra puede tener varis Depósits y puede pasar prducts de un a tr mediante esta pción. - Fecha: Fecha del Egres - Sectr: Sectr para el que se hace el Egres. - ID Pedid: Identificación del Pedid para el que se hace el Egres. Est permite en la carga de ítems seleccinar sl ls Artículs pedids existentes en Stck. - Ttal: Sumarización del valr de cada Artícul egresad. - Estad: Estad Actual del Egres. - Observacines: Observacines y ntas del Egres - Ítems: Articul: códig de articul a egresar Unidad: unidad de medida egresada. El sistema permite realizar egress en unidades de medida distintas a la stckeada. Para est se debe establecer la relación en el artícul en el stck entre las unidades de medida. Ejempl: las bandas elásticas las stcke pr caja per las entreg pr banda, entnces teng que guardar la relación en el stck que una caja tiene 200 unidades de bandas. Cantidad : cantidad egresada Preci: preci unitari Ttal: cantidad x preci. Unidad Stck: unidad de medida en que esta stckead. Cantidad Stck: cantidad egresada en la unidad de stck, este camp se calcula autmáticamente en base a la tabla de cnversión de unidades Preci Stck: preci para la unidad, este camp se calcula autmáticamente en base a la tabla de cnversión de unidades Ttal Stck: cantidad stck x preci stck. Ingress del Stck - ID Ingres: Númer Intern que identifica en el Sistema al Ingres - Depósit: Códig del Depósit, un depósit pertenece a un Sectr y pr l tant a un Ámbit de Cmpra. - Númer: Este númer es secuencial pr Depósit. - Tip Ingres: Indica el tip de ingres que se realizó, de acuerd al tip ingres sn ls camps de referencia que hay que cargar. Ingres Prveedr: indica que el ingres fue realizad pr una cmpra a un Prveedr. En este cas se debe indicar el Prveedr y se puede asciar el Ingres a una Recepción de una Cmpra realizada al Prveedr. Ingres tr Depósit: sirve para hacer un ingres de Artículs desde tr Depósit. - Fecha: Fecha del Ingres Página 29/30

30 - Prveedr: Prveedr para el que se hace el Ingres. - ID Recepción: Identificación de la Recepción para el que se hace el Ingres. Est permite en la carga de ítems seleccinar sl ls Artículs decepcinads. - Ttal: Sumarización del valr de cada Artícul ingresad. - Estad: Estad Actual del Ingres. - Observacines: Observacines y ntas del Ingres - Ítems: Cntrl de Stck Articul: códig de articul a egresar Unidad: unidad de medida ingresada. El sistema permite realizar ingress en unidades de medida distintas a la stckeada. Para est se debe establecer la relación en el artícul en el stck entre las unidades de medida. Ídem Egres. Cantidad : cantidad ingresada Preci: preci unitari Ttal: cantidad x preci. Unidad Stck: unidad de medida en que esta stckead. Cantidad Stck: cantidad ingresada en la unidad de stck, este camp se calcula autmáticamente en base a la tabla de cnversión de unidades Preci Stck: preci para la unidad, este camp se calcula autmáticamente en base a la tabla de cnversión de unidades Ttal Stck: cantidad stck x preci stck. La siguiente estructura de infrmación se repite para cada depósit definid en el sistema. - Artícul: Códig del artícul stckead. - Unidad: Unidad de medida en que está stckead. - Actual: Cantidad actual en stck. - Mínim: Mínima cantidad en stck. - Máxim: Máxima cantidad en stck. - Unidades: Unidades en que se pueden hacer ls mvimients. Unidad: Unidad de medida de ls mvimients. Cantidad: Cantidad de esa unidad. Cantidad Stck: Cantidad de cnversión de acuerd a la unidad de media del stck. - Ltes: Cada ingres generará un nuev lte de acuerd a la fecha de entrada. ID Lte: Identificación secuencial del lte. Cantidad: Cantidad en unidades del stck. Fecha Entrada: Fecha de entrada en el stck. Fecha Vencimient: Fecha de vencimient del lte. Marca: Marca cmercial del lte. Nr Lte: Númer de lte del fabricante. Preci Cmpra: Preci en que se ingresó/cmpró. Observacines: Observacines y ntas del lte. Mvimients: Cada Ingres/Egres generará mvimients en el lte cuand sn cnfirmads. ID Mvimient: Identificación secuencial del mvimient. Detalle: Detalle del mvimient. Cantidad Debe: Cantidad ingresada. Cantidad Haber: Cantidad egresada. Nr Ingres: Identificación del Ingres que generó el mvimient. Nr Egres: Identificación del Egres que generó el mvimient. Página 30/30