DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES

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1 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN.... DEFINICIÓN METODOLÓGICA.... ALCANCE.... OBJETIVO.... METODOLOGÍA.... DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL.... GOBIERNO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL....6 CONTEXTO NORMATIVO Y LEGAL....7 CONDICIONES DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS....8 DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN... Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

3 INTRODUCCIÓN Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo de la Nación, el Ministerio de Cultura y especialmente lo dispuesto en el Decreto 08 de 05 donde se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, en la cual se definen los instrumentos mínimos de Gestión Documental y la estructura que los mismos deben contener, se evidencia la necesidad de realizar una actualización a los instrumentos que tiene implementados la CRC, como son: el programa de gestión documental, El manual de gestión documental y las tablas de retención documental. Adicionalmente, para alinearse a la planeación estratégica de la entidad se debe elaborar el Plan Institucional de Archivos. Así entonces, se define la aplicación de un nuevo diagnóstico integral de archivos que permita evidenciar el estado actual de la gestión documental en la entidad y establecer nuevas estrategias encaminadas a la optimización de los procesos y servicios que actualmente ofrece el archivo de la entidad, incluyendo la información en todos los soportes.. ALCANCE. DEFINICIÓN METODOLÓGICA El diagnóstico integral permite realizar una revisión detallada de la gestión documental, en la entidad, analizada desde diferentes perspectivas, administrativas, tecnológicas, procedimentales, de recurso humano e infraestructura.. OBJETIVO Establecer el estado de la gestión documental en la Comisión de Regulación de Comunicaciones frente a las últimas actualizaciones normativas para definir las estrategias de implementación, adoptar el PINAR y el PGD.. METODOLOGÍA Para el diagnostico se diseñó y aplicó una herramienta producto del análisis normativo y metodológico en lo referente a los requerimientos de la gestión documental en entidades públicas, lo cual dio como resultado un cuestionario compuesto de 98 preguntas distribuidas en ocho grandes áreas. Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

4 Cada pregunta tiene una calificación de a 5, siendo el nivel más bajo de conformidad frente a los requisitos y el 5 la calificación más alta, el promedio de puntuación de las preguntas reflejan la calificación de los ítems y el promedio de los ítem, la calificación de cada una de las áreas. La escala de calificación para el diagnóstico se encuentra definida de la siguiente manera: RANGOS DE INTERPRETACIÓN PARA EL DIAGNOSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Rango.0.9: Insuficiencia Critica Rango.0.9: Insuficiente Rango.0.9: Adecuado Rango.0 5.0: Satisfactorio. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL De acuerdo a la metodología establecida, el estado de la gestión documental en la Comisión de Regulación de Comunicaciones es Satisfactorio, calificación que refleja los diferentes avances que se han realizado en materia procedimental e instrumental en la entidad para asegurar el buen funcionamiento de los archivos y la conservación de los documentos. Entre las áreas más fuertes se encuentra el gobierno de gestión documental, el cual se puede evidenciar desde la instancia responsable el Comité Directivo del cual depende la toma de decisiones en materia documental y donde se respaldan los lineamientos y la implementación de los procesos para el mejoramiento continuo de las diferentes áreas. Ítem Calificación Gobierno de Gestión Documental,8 Administración de Documentos Físicos y Electrónicos,5 ADECUADO Calificación.7 Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

5 Ítem Calificación Tecnologías / Sistemas de Información.6 INSUFICIENTE Procesos de la Gestión Documental, Instrumentos de Gestión Documental, ADECUADO Contexto Normativo y Legal, Condiciones de los Archivos Físicos y Electrónicos (Acuerdo 09 de 000) 5,0 Calificación Diagnostico Archivos de Gestión Promedio,7 Diagnostico Integral de Archivo ADECUADO INSUFICIENTE A continuación se detallaran cada una de las áreas evaluadas y los aspectos positivos y las debilidades del proceso en la Entidad. Diagnóstico Integral de Archivo Página 5 de 5

6 . GOBIERNO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL En esta área se clasifican todas las preguntas referentes a la estrategia del proceso de gestión documental, las responsabilidades, el acompañamiento de la dirección, presupuesto y demás aspectos administrativos que se deben contemplar para su funcionamiento. Como se mencionó anteriormente, la instancia responsable de gestión documental en la CRC es el Comité Directivo el cual asume las funciones del Comité Interno de Archivo estipuladas en el Decreto 080 de 05. El grupo de trabajo de gestión documental forma parte del área de y Financiera y cuenta con un profesional responsable de realizar el seguimiento y control integral incluyendo los procesos de archivo y correspondencia. En términos presupuestales, al ser entidad del sector público el presupuesto es asignado anualmente y queda registrado en el plan de compras, actualmente se cuenta con un presupuesto detallado para los siguientes aspectos: Contrato de post express, certificado, encomiendas, motorizados Courrier de Correspondencia Contrato de outsorcing para la custodia, almacenamiento y atención de consultas de archivo central. Para el ítem relacionado con atención de emergencias la entidad cuenta con el SIC Sistema Integrado de Conservación, el cual fue producto de un diagnostico documental anterior, donde se vinculan los aspectos de gestión documental al programa de emergencias de la entidad; igual ocurre en los temas de Salud ocupacional relacionados con el programa de seguridad y salud en el trabajo de la entidad, en este ítem también se refleja cumplimiento por parte del outsorcing para la implementación de la salud ocupacional en los depósitos que prestan servicio a la CRC. En el ítem de política, la calificación se vio afectada por la falencia con que cuenta la entidad para la gestión de documentos electrónicos. Ítem Responsabilidad Presupuesto Atención de Emergencias Salud ocupacional Política Gobierno de Gestión Documental Calificació Calificación n, 5,0 5,0 5,0,,8 Interpretació n SATISFACTORI O Diagnóstico Integral de Archivo Página 6 de 5

7 5.5.5 Gobierno de Gestión Documental. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS Se entiende como administración de documentos, a las etapas que cumplen los procesos de gestión documental en las organizaciones (AGN, 0): Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permiten mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental o cualquier sistema de información. Esta área se encuentra en estado adecuado, dado que las estrategias y requisitos para cada una de las etapas de la administración de documentos no han sido transferidas a las necesidades en lo que refiere al mundo electrónicos, es decir que actualmente los documentos electrónicos no se encuentran contemplados en el establecimiento de políticas y requisitos. Para la creación de documentos se cuentan con criterios de identificación de documentos físicos basados en el FUID Formato Único de Inventario Documental, adicionalmente se Diagnóstico Integral de Archivo Página 7 de 5

8 cuenta con formatos preestablecidos para la producción de documentos "plantillas de imagen corporativa", nuevamente esto aplicado únicamente a documentación físicos. En cuanto a la definición de requisitos técnicos, funcionales y relacionales para el mantenimiento de los documentos, se encuentran registrados en el programa de gestión documental, específicamente para documentos físicos. En cuanto a la difusión se cuentan con mecanismos para el acceso y consulta de documentos físicos, establecidos previamente mediante acuerdos de niveles de servicio con el proveedor de custodia y almacenamiento, adicionalmente los documentos físicos se encuentran clasificados de acuerdo a las tablas de retención documental vigentes. Administración es el ítem con mejor calificación dentro de esta área de análisis, esto se debe principalmente a que se cuenta con la descripción de los roles y responsabilidades sobre la gestión documental de forma detallada en el PGD vigente, adicionalmente se cumplen los requisitos en temas de seguridad y acceso a los expedientes. Administración de Documentos Físicos y Electrónicos Calificación Ítem Calificación Creación,7 ADECUADO Mantenimiento,0 ADECUADO Difusión,0 ADECUADO Administración,,5 ADECUADO 5.5 Administración de Documentos Físicos y Electrónicos.5 ADECUADO Administración Creación Difusión Mantenimiento Diagnóstico Integral de Archivo Página 8 de 5

9 . TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN El detalle de la evaluación de esta área de análisis se encuentra en el anexo. Diagnóstico y Política SGD... PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL En esta área se clasifican las preguntas relacionadas con el diseño y la implementación de los procesos mínimos definidos por el Archivo de la Nación como estándar para gestión documental. En el ítem de planeación la CRC cuenta con procesos de gestión de calidad y la planeación de gestión documental se encuentra suscrita a estos procesos, por lo cual los procedimientos, formatos de gestión documental, instrumentos y definición de firmas autorizadas, se encuentran documentados en el programa de gestión documental el cual está publicado en la página web de la entidad. En este ítem solo se encuentra pendiente todo lo que refiere a firmas electrónicas, proceso que actualmente se encuentra en construcción por parte de las áreas administrativa y tecnológica. La producción de documentos no solo se encuentra normalizada en lo referente a formas y formatos, la recepción de documentos en la CRC se realiza a través de la ventanilla única de correspondencia, estas comunicaciones se radican y asignan por el aplicativo ONBASE en el cual también se conserva y controla el consecutivo de comunicaciones de la entidad. Como la mayoría de entidades públicas la Comisión debe cumplir estrictamente con los tiempos establecidos para el trámite de solicitudes, especialmente en lo que refiere a ciudadanos, por este motivo el seguimiento se establece a través de ONBASE de acuerdo al tipo de trámite que se ha radicado para garantizar el cumplimiento a las normas establecidas. La entidad aplica procesos para la gestión de los documentos que son de su competencia, de tal manera que se garantice la vinculación a un trámite, la distribución, la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites, pero aún no se ha implementado el uso de metadatos para la gestión y trámite de documentos electrónicos. En el ítem de organización se evidencia una gran debilidad, principalmente debido a que no se cuenta con la normalización en lo referente a documentos electrónicos para la aplicación de procesos técnicos y la conformación de expedientes, debido a esto no se cuentan estrategias para relacionar los documentos que pueden conformar expedientes híbridos. Las transferencias documentales, en la organización actualmente se realizan para documentos físicos, el programa de transferencias documentales se encuentra publicado y el responsable de gestión documental realiza seguimiento al cumplimiento de la política de Diagnóstico Integral de Archivo Página 9 de 5

10 organización documental y a los requisitos definidos para que los documentos sean entregados al proveedor de custodia y almacenamiento. En lo referente a la disposición de documentos de acuerdo a las tablas de retención documental vigentes, aun no se han cumplido los tiempos de retención para la aplicación de estos procedimientos, sin embargo es necesario documentar los procesos de transferencias secundarias, selección y eliminación para aplicar cuando se empiecen a cumplir los tiempos de retención de los documentos en archivo central. La CRC definió el uso de unidades de conservación especiales (propalcote cuatro aleta, desacidificadas) y cajas de archivo x00 para la conformación de expedientes el almacenamiento en archivo central respectivamente, adicionalmente cuenta con el SIC Sistema Integrado de Conservación publicado y aprobado por el entonces comité de interno de archivo, para el diseño del SIC se elaboró un diagnostico el cual se encuentra anexo al PGD vigente. El proceso de valoración se establece mediante la definición de tablas de retención documental las cuales son objeto de actualización constante, de acuerdo a los cambios en la estructura, los procesos y la normatividad. Es necesario definir un método de control de cambios frente a la actualización de tablas de retención documental. Ítem Planeación Producción Gestión y Tramite Procesos de la Gestión Documental Calificación Calificación, 5,0,0 Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración, INSUFICIENTE,5,8 ADECUADO 5,0,0, Diagnóstico Integral de Archivo Página 0 de 5

11 5.5.5 Procesos de la Gestión Documental ADECUADO INSUFICIENTE.5 INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El archivo de la Nación los define como herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística, en esta área la CRC se encuentra en estado adecuado debido a que no cuenta con los 8 instrumentos mínimos definidos en el decreto 080 de 05. La CRC cuenta con los siguientes instrumentos diseñados, divulgados y en implementación: Tablas de Retención Documental, en actualización Programa de Gestión Documental Inventarios Documentales Mapas de proceso y flujos documentales Tablas de control de ccceso (el área de sistema es el responsable del control de acceso a la información en los aplicativos) La CRC no cuenta con: Cuadros de clasificación, existe un sistema de clasificación consignado en las TRD pero no se encuentra documentado en CCD. Plan institucional de archivos, este instrumento se encuentra en construcción. Modelo de requisitos para documentos electrónicos, este instrumento se encuentra en construcción. Bancos terminológicos. Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

12 Instrumentos de Gestión Documental Ítem Calificació n Calificación CCD INSUFICIENTE TRD PGD INSUFICIENCIA PINAR CRITICA FUID Modelo de Requisitos para GDE INSUFICIENTE, ADECUADO Bancos Terminológicos INSUFICIENCIA CRITICA Mapas de proceso, flujos Documentales Tablas de control de Acceso Instrumentos de Gestión Documental INSUFICIENCIA CRITICA INSUFICIENTE.6 CONTEXTO NORMATIVO Y LEGAL Está hace referencia al contexto de cumplimiento normativo, bien sea obligatorio o voluntario de acuerdo al régimen y tipo de entidad que es la Comisión. Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

13 La CRC se encuentra en estado satisfactorio, pero se debe contemplar como oportunidad de mejora la implementación de normas relacionadas con buenas prácticas en gestión documental que permitan la transformación de los procesos y los servicios. Contexto Normativo y Legal Ítem Calificación Calificación Normas obligatorias Normas voluntarias, otros INSUFICIENTE 5.5 Contexto Normativo y Legal.5 INSUFICIENTE 0.5 Normas obligatorias Normas voluntarias otros.7 CONDICIONES DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS La CRC cuenta con dos espacios para la conservación de archivos, el primero se encuentra en el interior de las instalaciones de la Entidad, y se trata de un archivador rodante en el cual se conservan algunos expedientes en gestión antes de la transferencia a archivo central el cual se tiene tercerizado con un proveedor especializado, en las visitas a los depósitos del proveedor se puedo evidenciar el cumplimiento de cada uno de los ítems. Condiciones de los Archivos Físicos y Electrónicos (Acuerdo 09 de 000) Ítem Calificació n Calificació n Condiciones es Estantería SATISFACTORI Unidades de 5,0 O conservación Condiciones ambientales Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

14 Mantenimiento Condiciones de los Archivos Físicos y Electrónicos DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN En esta área se identifican todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de las políticas en materia de gestión documental por parte de las oficinas productoras, especialmente por aquellas que cuentan con archivos de gestión ubicados en áreas distintas al área de archivo central. En este aspecto la CRC se encuentra bastante adelantada teniendo en cuenta que gran parte de sus archivos de gestión en materia de documentación física, son administrados de forma centralizada por la unidad responsable de archivo, garantizando el cumplimiento de la política en cuanto a custodia, organización y transferencia. Adicionalmente, en aquellos archivos que aún no se encuentran centralizados como son gestión humana, contabilidad y tesorería, se evidencia una cultura organizacional altamente comprometida con el cumplimiento de las políticas y el uso adecuado de las unidades de conservación y almacenamiento de documentos. La CRC tiene definidas las carpetas propalcote de cuatro aletas como insumos únicos para la conservación de documentos las cuales cuentan con rotulo preimpreso, adicionalmente el área ubicada como archivo de gestión centralizado cuenta con un archivador rodante especial para la conservación de documentos. Finalmente en las áreas que se conservan unidades documentales cuentan con espacios adecuados para este fin, gavetas y archivadores verticales. Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5

15 Solo se detectó el uso de AZ en gestión, en el área de contabilidad, en la cual se justifica la facilidad de manejo y consulta, se aclara que para realizar transferencia a archivo central los documentos se pasan a carpetas propalcote como lo dicta la política institucional. Ítem Organización Estantería Preservación a largo plazo Consulta Transferencia Diagnostico Archivos de Gestión Promedio Calificació Calificació n n,7 SATISFACTORI O Diagnostico Archivos de Gestión Promedio Diagnóstico Integral de Archivo Página 5 de 5