FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA VERSION:PRO DE 6 AREA:

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Claudia del Río Lara
hace 8 años
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1 Página: e 6 INICIO P 1 Determinar que la necesidad del promocional este rea de enmarcado en el Plan Comercial y de Mercadeo y/o con los recursos disponibles. Plan Comercial y de Mercadeo. Revisar el Plan Comercial y de Mercadeo y presupuesto P 2 nálisis de los posibles Unidad promocionales, canales de de Loterías venta virtual y/o física, bienes a entregar, publicidad rea de y comunicación para los diferentes sorteos cta de Reunión Reunión con la, la oficina de, el área de, y Unidad de Loterías para evaluar los posibles promocionales H 3 Presentar Propuesta a la de el o los promocionales a desarrollar incluido su presupuesto cta de Reunión Reunión con la, la oficina de, el área de y la Loterías para contar con la aprobación del promocional P 4 Elaboración del reglamento para el promocional. Loterías,, Área de sistemas Reglamento Revisión de la oficina de si incluye el canal virtual o tecnológico, revisión y firma de la y la aprobación de la. H 5 revisión y firma de la y la aprobación de la. y. y. H 6 Informar del reglamento a los distribuidores virtuales para los ajuste correspondientes en el software y hacer las pruebas y controles correspondientes. 7d correo electrónico y/o actas hace seguimiento posterior y selectivo de la operacionalidad del promocional a los distribuidores virtuales previa aprobación de las pruebas y autorización del promocional por Coljuegos.

Revisar el Plan Comercial y de Mercadeo y presupuesto P 2 nálisis de los posibles Unidad promocionales, canales de de Loterías venta virtual y/o física, bienes a entregar, publicidad rea de y

2 Página: 2 de 6 H 7 llegar reglamento aprobado por la al área de comunicaciones, a la, a la unidad de Loterías y a la Secretaria de. 5d Reglamento firmado y autorizado, Formulario 7 de coljuegos y soportes. El área de coordinara el diseño y elaboración de piezas publicitarias necesarias para entregar a los medios de comunicación para aprobación de la y. la Secretaria de la diligenciara el Formulario 7 de Coljuegos, para revisión de la Loterías, firma de la y envió del mismo con los respectivos soportes dentro del termino previsto. H 8 Solicitud de CDP Unidad Financiera y Contable CDP Solicitud disponibilidad presupuestal por parte de la. Expedición del CDP por parte de la Unidad Financiera y Contable H 9 Elaboración del acto administrativo Resolución para solicitar Registro Presupuestal B Loterías Resolución la Secretaria de la proyecta resolución para solicitar Registro Presupuestal previo CDP, para revisión de la Loterías, la y posterior firma dela.

El área de coordinara el diseño y elaboración de piezas publicitarias necesarias para entregar a los medios de comunicación para aprobación de la y.

3 Página: 3 de 6 La oficina de sistemas informara al impresor sobre la mecánica y/o mezcla para el promocional en cada sorteo. H 10 Socialización del promocional aprobado por Coljuegos (reglamento). Loterías 2d B Reglamento/ Circular/ Libreto La Sistema Informa a distribuidores virtuales sobre la mecánica y/o mezcla para el promocional en cada sorteo previa coordinación con la Loterías. Elaborar la circular para distribuidores por parte de la unidad de Loterías para la firma de la. Publicar en la Pagina WEB el reglamento con apoyo del área de sistemas. Informar en redes sociales y otros medios de comunicación con el apoyo del área de. 11 Hacer seguimiento del plan de premios establecido en el reglamento Loterías Oficina de Unidad Financiera y Contable rea de 5d C cta de entrega de premios promocionales, Correo Electrónico y/o El área de y Mercadeo, a traves de su auxiliar administrativo, realizara la entrega de premios a solicitud de los favorecidos. La Loterías reportara la relacion de premios promocionales Memorando/esta enviados para reconocimiento por do de cartera de los distribuidores conforme al los reglamento. distribuidores/pr La oficina de sistemas validara la esupuesto anteriro relacion y la cargara en el ajustado. sistema Financiero y Contable.

Elaborar la circular para distribuidores por parte de la unidad de Loterías para la firma de la. Publicar en la Pagina WEB el reglamento con apoyo del área de sistemas.

4 Página: 4 de 6 H 12 Coordinar con la firma impresora que en el control de tira virtual de autenticidad de los billetes de las fracciones, este registrado el premio de la fracción ganadora, es decir el que se va a entregar con el promocional Profesional Especializado C Oficio o correo electrónico de solicitud Legalización y entrega de los premios de promocionales P 13 Verificar los criterios de entrega de los premios de los promocionales en el respectivo reglamento. Reglamento Promocional V 14 La venta del billete ganador fue por la pagina transaccional de la entidad? Si: Generar y enviar al area de y Mercadeo, el listado de ganadores de promocionales que realizaron la compra por el canal virtual. Continuar en la actvidad 15. No: Continuar en la actividad 17. Profesional I Profesional Especializado Listado de Ganadores virtuales Nota: El listado de ganadores debe llevar los siguientes datos: Nombre, cédula, dirección, teléfono fijo, celular, ciudad, número del sorteo, fracción ganadora, número ganador y serie. H 15 El premio ganado requiere un tramite de traspaso, Matricula o Registro? Si: Contactar y solicitar al ganador los datos y documentos para realizar los tramites respectivos. Continuar en la actividad 22. No: Continuar con la actividad d Subgerente H 16 Contactar al ganador del premio de acuerdo al libreto de contacto elaborado, enviando el premiio junto con el acta de entrega, carta remisoria y la guia de envio. Fin entrega de premio comprado por la pagina web. D Formato cta de Entrega y/o carta remisoría del premio y Guia de envio. Nota 1: La copia de la guia del envio reemplaza la firma del ganador del premio en el acta de entrega. Nota 2: Si el ganador del premio requiere que este sea entregado en otra dirección, deberá realizar la solicitud formal escrita.

entrega de los premios de los promocionales en el respectivo reglamento. Reglamento Promocional V 14 La venta del billete ganador fue por la pagina transaccional de la entidad?

5 Página: 5 de 6 D H 17 La solicitud para cobrar el premio se realiza por medio del Distribuidor? Si: El Distribuidor recibe la solicitud de cobro del premio y la envia a la dependecia de comunicaciones y mercadeo de la Lotería de Bogotá, mediante carta remisoría, adjuntando la fracción ganadora debidamente endosada y la fotocopia de la cédula. Continuar en la actividad 19. No: Continuar con la actividad 18. Distribuidor Carta remisoria del distribuidor, Fraccion ganadora y Fotocopia de la cédula Nota 1: Los documentos enviados por el distribuidor son recepcionados por el uxiliar administrayivo I del area de, para su respectivo tramite. Nota 2: En el caso de que la fraccion haya resultada ganadora de otro premio, el soporte sera la colilla la cual debera estar endosada y perforada. H 18 tender la solicitud de cobro del premio adjuntando la fracción ganadora debidamente endosada y la fotocopia de la cédula. Fraccion ganadora y Fotocopia de la cédula Nota: En el caso de que la fraccion haya resultada ganadora de otro premio, el soporte sera la colilla la cual debera estar endosada y perforada. V 19 Verificar la documentación y solicitar a tesorería el certificado de control de la fraccion, para verificar la legalidad de la misma. Colilla de la Fraccion ganadora E

debidamente endosada y la fotocopia de la cédula. Continuar en la actividad 19. No: Continuar con la actividad 18.

6 Página: 6 de 6 V 20 Verificar la validez del billete y expedir la certificación de control de tira virtual debidamente firmada por el tesorero Tesorero E Certificado de Control de Tira Nota: El auxiliar I de, debe verificar que el certificado de validacion de tira virtual tenga la firma del tesorero o Jefe de la Unidad Financiera y Contable H 21 Elaborar acta de entrega. El premio ganado requiere un tramite de traspaso, Matricula o Registro? Si: Solicita al ganador los datos y documentos para el respectivo trámite e indica el proceso de entrega del premio. Continuar actividad 22. No: Continuar con la actividad 23. Formato cta de Entrega y/o carta remisoría del premio. H 22 Gestionar el trámite respectivo del premio requerido para su entrega Tesorero/Jefe Recursos fisicos/juridica 30 d Secretaria Documentos de propiedad del premio o los requeridos. Nota: Los tiempos de lo tramites estan sujetos a las entidades externas, donde se surten los mismos. H 23 Realizar la entrega del premio y hacer firmar el acta de entrega por parte del ganador. En el caso de que la solicitud se efectue por parte del distribuidor se envia el premiio por correo junto con el acta de entrega, carta remisoria y la guia de envio. Fin entrega de premio solicitado personalmente o por un distribuidor. uxiliar de Formato cta de Entrega. Nota 1: La copia de la guia del envio reemplaza la firma del ganador del premio en el acta de entrega. H 24 rchivar en la respectiva carpeta de entrega de premios del promocional, la documentacion requerida de acuerdo al procedimiento. Carpeta de Profesional I de entrega de premios de cada promocional. FIN ELBORDO POR: REVISDO POR: PROBDO POR:

El premio ganado requiere un tramite de traspaso, Matricula o Registro? Si: Solicita al ganador los datos y documentos para el respectivo trámite e indica el proceso de entrega del premio.

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