PRESTACIÓN DEL SERVICIO GESTION DE DATOS MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO DE PREAFILIACIÓN PENSIÓN WEB QUÉ ES LA PRE-AFILIACIÓN?

Transcripción

1 QUÉ ES LA PRE-AFILIACIÓN? Es el primer paso opcional para agilizar y realizar una correcta afiliación ó traslado a la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES; en este proceso se validan los datos del solicitante, confrontando la información suministrada contra las diferentes bases de datos y definiendo la viabilidad del trámite. Aquí, conocerá de manera inmediata si su afiliación es o no viable para COLPENSIONES; en caso de ser viable, obtendrá la impresión de un formulario físico completo y correctamente diligenciado que deberá presentar máximo al tercer día hábil, en el punto de atención más cercano con el fin de radicarlo y hacerlo efectivo como una afiliación. NOTA: Es importante aclarar, que la pre-afiliación NO reemplaza la solicitud de afiliación ni la solicitud de intención de traslado, ya que es un paso previo de la formalización de la afiliación. TIEMPO DE CADUCIDAD DE UNA PRE AFILIACIÓN La pre-afiliación en pensión realizada en la página Web, sólo tendrá validez en los puntos de afiliación si es presentada MÁXIMO dentro de los 15 días hábiles después de haber efectuado la pre afiliación. OBJETIVO Brindar a los afiliados a COLPENSIONES y a todos aquellos que tengan la intención de trasladarse desde un fondo privado o vincularse por primera vez, un servicio ágil y práctico vía Web, a través de un proceso de diligenciamiento y validación previo a la afiliación.

2 PROCEDIMIENTO Este servicio Web, permite a las empresas realizar las pre-afiliaciones de sus trabajadores a COLPENSIONES a través de la dirección web Una vez, en la página seleccione la opción Pre-afiliaciones Pensiones por Internet. Figura 1. Seguridad pagina

3 SI NO TIENE USUARIO NI CONTRASEÑA PARA INSCRIBIRSE DEBE: Realizar la pre afiliación de sus trabajadores al Sistema General de Pensiones en el régimen de prima media con prestación definida, a través del registro y creación de usuario, como se indica a continuación. Ingrese al módulo de pre afiliación en Pensión pulsando la palabra clic aquí. Figura 2. Usuario y Contraseña A continuación comienza el diligenciamiento del formulario de inscripción. - Seleccione el tipo de documento, diligencie el número y elija el tipo de aportante.

4 Figura 3. Pasos para la creación del usuario, tipo de documento Para continuar, pulse el siguiente ícono. Figura 4. Buscar número documento Señor empleador, si ya se encuentra registrado en nuestra base de datos, la aplicación se lo informará por medio de este mensaje. Figura 5. Mensaje si ha realizado el registro

5 Si usted no se encuentra registrado y desea vincularse como empleador, diligencie los datos de la sede principal de la empresa en el formulario que le muestra la aplicación. Figura 6. Plantilla para el ingreso de datos Registre la información correspondiente de la ubicación principal, como departamento, municipio, correo y número telefónico. Contraseña: Registre su contraseña, con ella ingresará de manera segura al sistema. Revise la información de la actividad económica, si no está diligenciada use la sección "CAMBIAR ACTIVIDAD ECONÓMICA".

6 Figura 7. Actividad económica Escriba en el campo indicado una palabra o frase clave relacionada con la actividad y haga clic en el botón buscar. Figura 8. Cambiar actividad económica

7 Para seleccionar la actividad económica elija una opción de acuerdo a la descripción generada; busque en la lista la actividad que más se adecúe a su actividad principal. USUARIO QUE INSCRIBE LA EMPRESA En este campo, escriba su número de cédula, nombres y apellidos como usuario que inscribe a la empresa y a continuación de click en la opción registrar. Figura 9. Creación de usuario Recuerde, antes de ingresar, por favor imprima el soporte de inscripción a la página de Pre Afiliación WEB en Pensiones COLPENSIONES.

8 Figura 10. Validación usuario Este documento es la evidencia de la inscripción al portal de Pre Afiliaciones WEB Pensiones.

9 Para que el trámite sea efectivo, por favor seleccione la opción Ingresar y obtenga el nombre de usuario, el cual es asignado por el sistema. INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Figura 11. Inscripción empresa

10 Al registrarse podrá ver el nombre de usuario que le ha sido asignado. Escríbalo y guárdelo en lugar seguro, necesitará este dato junto a la contraseña que escribió para ingresar al servicio de pre-afiliaciones. Esta información también la encontrará en el correo que registró previamente. SI YA CUENTA CON USUARIO Y CONTRASEÑA, PARA INGRESAR AL SISTEMA DEBE: Usar el nombre de usuario que se le asignó, si no lo recuerda, ingrese el número de documento o su NIT y la contraseña que usted escribió al registrarse. Figura 12. Ingreso usuario Una vez diligenciados los datos, seleccione ingresar para iniciar sesión.

11 Figura 13. Ingreso al portal web A continuación encontrará la primera opción: PREAFILIACION INDIVIDUAL: Ideal para las empresas que requieran afiliar un trabajador. Seleccione el tipo de documento e Ingrese los datos correspondientes al documento del trabajador para iniciar la consulta. Si el tipo y número de documento es Pasaporte, sólo debe ingresar los caracteres numéricos.

12 Figura 14. Generación de pre afiliación. Una vez haya ingresado los datos haga click en siguiente,

13 Figura 15. Validación de datos El programa tiene acceso directo a la base de datos de Pensiones de la COLPENSIONES y de Registraduría, capturando la información básica del trabajador. El sistema trae los nombres y apellidos reportados en dicha base de datos, y los nombres y apellidos reportados en la Registraduría. Una vez realizado el proceso anterior, usted debe decidir con que información realiza la consulta en Asofondos. Elija la información correcta y el sistema procederá a realizar la consulta en ASOFONDOS y a determinar el tipo de trámite correspondiente, que puede ser: Vinculación inicial Actualización de datos Traslado de Fondos

14 No cumple con el tiempo establecido para realizar el traslado Verifique los nombres y seleccione la opción correcta. Haga click en el botón Validar Asofondos. Realizadas las diferentes validaciones, usted recibirá automáticamente respuesta de la viabilidad de su trámite. A continuación, proceda a ingresar y verificar que los datos generales del afiliado o solicitante sean los correctos, de lo contrario modifique y complete la información requerida. Figura 16. Datos generales del afiliado. Verifique nuevamente la información registrada y dé click en la opción confirmar, para dar por terminado el trámite de la pre-afiliación.

15 Figura 17. Reporte de generado Al dar clic en la opción confirmar, se da por terminado el trámite de la preafiliación. En la parte izquierda del menú, podrá encontrar la opción que le permite ver los usuarios que han sido ingresados y aceptados en el sistema, y por último se procede a imprimir el formulario seleccionando el trabajador que se encuentra en la lista.

16 Figura 18. Usuarios ingresados para preafiliación. Recuerde tener en cuenta el número del código de barras que saldrá en la parte inferior del formulario, así como se observa en la siguiente imagen. Además, es importante que diligencie las firmas, en la parte derecha la del trabajador, en el centro el nombre en letra imprenta del empleador o persona autorizada para firmar y en la parte izquierda la firma del empleador o persona autorizada para hacerlo.

17 Figura 19. Vista previa formulario. MODALIDAD PRE AFILIACIÓN MASIVOS Está desarrollado para los empleadores que requieran hacer múltiples Pre Afiliaciones. En esta opción, se encuentran las ayudas necesarias, tales como: Una plantilla en Excel e instructivo en PDF de guía.

18 Figura 20. Ingreso de archivo masivos Antes de iniciar, lea detenidamente el instructivo en la opción ver. Este instructivo le dará los detalles para construir un archivo de Excel compatible. Para obtener el archivo ejemplo de Excel (ayuda), por favor pulse en la opción clic acá.

19 Figura 21. Manual Pre-Afiliación Masiva Puede guardar el archivo de ejemplo generado, la estructura contiene las tablas de ocupaciones, AFP S, Departamentos y Municipios y sus respectivos códigos.

20 Figura 22. Descargue de la plantilla Una vez guardado el archivo, debe asegurarse que la hoja de Excel con la información de los trabajadores, sea la primera hoja de cálculo en el archivo de Excel. Figura 23. Formato de Excel Una vez diligenciada la plantilla busque el archivo con la información de los trabajadores guardada en su PC.

21 Figura 24. Ingreso de la plantilla Una vez seleccionado el archivo realice clic en iniciar, el sistema le hará algunas validaciones al archivo Verificación en las bases de datos. Si el archivo que adjuntó genera un error en la radicación de los empleados, debe corregir y subir únicamente los trabajadores del reporte, ya que si intenta subir todo el archivo la aplicación no se lo permitirá.

22 Figura 25. Ingreso de la plantilla Una vez iniciado el proceso de validación la aplicación le mostrará la siguiente información.

23 Figura 26. Iniciando lectura de la plantilla Pre Afiliaciones Aceptadas Para imprimir el formulario de afiliación, debe consultar en el ícono Aceptados, puede existir un listado de más de una página.

24 Figura 27. Usuario Aceptado CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA E IMPRESIÓN Recuerde que debe imprimir dos copias y presentarlas en el Punto de Atención COLPENSIONES más cercano, adjuntando fotocopia de documento de identidad del trabajador.

25 Figura 28. Configuración de la impresora La impresión se debe realizar en una hoja tamaño carta totalmente en blanco, ya que el sistema imprime sus datos y la plantilla idéntica al formulario de afiliación en pensión. El Programa asignará a su vez un código de barras único e irrepetible, que identifica y diferencia su pre afiliación de las demás. Figura 29. Código de Barras

26 Como formulario de trabajador dependiente, debe estar firmado por el empleador y el trabajador respectivamente. Nota: Los formularios sin las firmas necesarias no serán recibidos en las ventanillas de afiliación. PRE AFILIACIONES RECHAZADAS El sistema le indicará la razón por el cual el trámite a realizar no es viable, Figura 30. Pre-Afiliaciones rechazadas

27 PRESENTACIÓN DE LA AFILIACIÓN EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN. Diríjase al Punto de Atención COLPENSIONES más cercano, presente su formulario de Pre-Afiliación Web, su respectiva copia y fotocopia del documento de identificación del trabajador, allí con gusto será atendido por uno de los gestores de servicio. TRANSFERENCIA EN LÍNEA (EXCEPTO TRASLADOS) Una vez radicado el formulario, este se transfiere directamente a la base de datos, exceptuando los casos de intención de traslado. Para los trámites de intención de traslados, quedarán reportados en el sistema para realizar el respectivo proceso con los diferentes fondos de pensiones. El proceso de traslado toma dos meses, una vez aceptado, el traslado se hace efectivo a partir del 1er. día del mes subsiguiente a la radicación del formulario. PARA RECUPERAR CONTRASEÑA Para recuperar el usuario la contraseña de ingreso a la página de Pre Afiliación WEB en COLPENSIONES, el usuario solo debe ingresar el numero documento y seleccionar la opción RECORDAR CONTRASEÑA.

28 Figura 31. Recuperar Contraseña Enseguida la página le mostrara el siguiente mensaje.

29 Figura 32. Mensaje de Confirmación Por medio de correo será enviada nuevamente la confirmación del usuario y contraseña. O si lo desea se puede comunicar con nuestras líneas de atención al cliente en los siguientes números: En Bogotá , en Medellín al y a nivel nacional , con gusto será atendido por nuestro soporte en línea, quien le estará resolviendo cualquier inquietud que tenga sobre el aplicativo.