MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS DE LA CANCILLERÍA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS DE LA CANCILLERÍA Introducción 1. Conceptos previos 1.1 De la naturaleza archivística 1.2 De las funciones 1.3 De los materiales 2. Proceso de Acopio: 2.1 De la recepción 2.2 De la identificación 2.3 De la custodia 3. Proceso de Organización 3.1 De la organización 3.2 De la clasificación 3.3 Del ordenamiento 3.4 De la signatura de las unidades de instalación Fólderes (File) Cajas Archivadores de palanca Carpetas colgantes 4. Proceso de Descripción 4.1 De la codificación de series 4.2 De la codificación de unidades productoras 4.3 De la Base de Datos de Archivos Periféricos (IDAP) 5. Proceso de Valoración 5.1 De los indicadores de valoración 5.2 De la depuración 5.3 De la valoración 5.4 De las transferencias 6. Proceso de Conservación 6.1 De las rutinas de conservación 6.2 De las medidas preventivas 7. Proceso de Servicio

2 7.1 De las características del servicio 7.2 De la atención al usuario 7.3 De las modalidades de servicio ANEXOS: 1: Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRE 2: Cuadro de Clasificación Funcional de Documentos 3: Formato Nº 1: Cuadro de códigos 4: Formato Nº 2: Inventario de Transferencia de documentos 5: Glosario de términos Introducción El Manual de Procedimientos de los Archivos Periféricos del Ministerio de Relaciones Exteriores es un instrumento que orienta y estandariza el trabajo que se lleva a efecto en cada uno de los archivos. A la vez es un elemento de comunicación entre los archiveros que aplican cada uno de los procesos que se desarrollan en ese nivel de archivo y los propios usuarios. La descripción de los procesos que aquí se especifican es el producto del trabajo del diario quehacer de los archivos del Ministerio. A ellos se le ha agregado 10 cuadros desarrollados en plantillas normalizadas con 14 ítem donde se detalla la información de cada procedimiento, además de los flujogramas donde quedan esquematizados. Para complementar el Manual, lleva como anexos los siguientes documentos: El Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRREE El Cuadro de Clasificación Funcional de Documento. El Cuadro de Códigos El Inventario de Transferencia Dirección de Archivo General y Documentación Lima, noviembre del 2005

3 1. Conceptos previos 1.1 De la naturaleza archivística Artículo 1 El Sistema de Gestión de Archivos Periféricos, nace como una medida técnica operativa eficaz para enfrentar la creciente demanda de la administración de la Cancillería por solucionar el problema del manejo de sus documentos a todo nivel de su estructura orgánica. Artículo 2 Consiste en la aplicación de la teoría archivística a través de la agrupación de archivos de gestión en unidades de labor archivística denominadas Archivos Periféricos (AP) cuya acción es descentralizada pero sujeta a una unidad de dirección técnica que permite atender estratégicamente las demandas de la administración desde el propio lugar donde se gesta la documentación Artículo 3 Los AP son unidades administradoras de documentación de varias oficinas ofreciéndoles: custodia, selección y servicio desde el nivel de gestión al histórico, traduciendo la labor del profesional archivero a la de apoyo a los funcionarios en soluciones prácticas y eficaces en materia de archivos. Artículo 4 El SGA de AP tiene por finalidad garantizar el adecuado tratamiento de la documentación en el lugar mismo donde se produce es decir, en las propias oficinas, cumpliendo un doble cometido: agilizar el flujo de los documentos cuando se usan para la toma de decisiones y

4 prepararlos para su correcta transferencia al Archivo Central, evitando pérdidas irreparables de la integridad del fondo documental. Artículo 5 El modelo de AP empleado en el Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE) no es una adaptación tomada del extranjero, sino una idea propia con características especiales formado en la Cancillería en base a sus necesidades y la demanda de una gestión oportuna, siendo de esta manera una innovación en nuestro país. Artículo 6 El trabajo que realizan los AP se ha convertido en un accionar regido por tareas programática con características propias. Entre ellas podemos resumir las siguientes: a) Pautas compartidas Los documentos se archivan de acuerdo a pautas técnicas compartidas, más que sobre la base del criterio unilateral del funcionario o del archivero. b) Viable Es decir posible. La norma no debe estipular una forma o alcance del servicio que en la práctica no sea posible de desarrollar. Imaginemos que una entidad proponga un lapso de tiempo para la ubicación y servicio de los documentos de tres minutos en un archivo con más de 400 metros lineales de documentos que no se halle organizado, por supuesto que la determinación de tiempos y modalidades debe obedecer a un diagnóstico in situ y a la propia recomendación del archivero como especialista. c) Directo La atención debe ser directa, tratando de limitar en lo posible las acciones administrativas entre el usuario interno y el AP. Se debe buscar evitar la abundancia de instancias administrativas para la resolución del servicio, es decir, ya que produce una obstrucción en el flujo de la información ocasionando un bloqueo que a la larga hace que se pierda la efectividad del recurso informativo.

5 d) Abierto Este carácter de apertura esta en función a la determinación de la población a servir, incluso las condiciones de exclusividad o la atención personalizada mantienen este carácter. e) Específico Es decir peculiarizado. Se entiende que la documentación que produce una entidad está intrínsecamente relacionada con la naturaleza de sus funciones y especificidad del contenido, que sólo apunta a las temáticas de que se haga cargo la entidad. Así, la información que buscamos a través de los documentos debe ser orientada por la procedencia de la misma. Por ejemplo, documentos sobre la reforma agraria podemos hallarlos en el Ministerio de Agricultura, las negociaciones internacionales en el Ministerio de Relaciones Exteriores, etc. f) Seguro Mantener un control del usuario y de los documentos a servir. El servicio debe contar con la suficiente garantía para que el fondo se conserve al servicio de futuros usuarios, manteniendo dispositivos de control tanto de archiveros, del usuario, del manejo de los documentos, de las condiciones de consulta y/o reproducción, la conservación física de los documentos, etc. Es decir un control integral de las condiciones externas e internas que atañen al documento. 1.2 De las funciones Son funciones del AP a) Acopiar los documentos que se producen en las unidades orgánicas, llámese Subsecretarías, Direcciones Generales, Direcciones, Oficinas y Departamentos. b) Ordenar los documentos de acuerdo al Cuadro de Clasificación elaborado para cada una de las unidades orgánicas.

6 c) Servir los documentos a los funcionarios y administrativos de la unidad orgánica responsable de la gestión administrativa del tema materia de la solicitud. Tramitar la transferencia y/o eliminación de los documentos que hubieren cumplido su plazo de retensión en ese nivel de archivo.