GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS SOBRE LA GESTIÓN DE GARANTÍAS SUBDIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA Y EVALUACIÓN

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1 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS SOBRE LA GESTIÓN DE GARANTÍAS SUBDIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA Y EVALUACIÓN

2 1 INDICE Pág. POR QUÉ UNA GUÍA DE AUDITORÍA SOBRE LA GESTIÓN DE GARANTÍAS?... 2 FASES DE LA AUDITORÍA INTERNA ESTUDIO PRELIMINAR Recopilación de la información Análisis de la información Reuniones con la unidad gestora ALCANCE OBJETIVOS DISEÑO DE PRUEBAS Sobre los procedimientos escritos Sobre los requisitos de constitución, custodia y devolución Sobre las comprobaciones que la unidad gestora realiza de forma previa a la aceptación de la cada garantía Sobre la custodia y devolución Sobre la retención y ejecución Sobre la retención Sobre la ejecución EJECUCIÓN DE PRUEBAS INFORMES DE AUDITORÍA... 8

3 2 POR QUÉ UNA GUÍA DE AUDITORÍA SOBRE LA GESTIÓN DE GARANTÍAS? La gestión de las garantías presentadas en el marco del pago de las subvenciones del FEAGA es uno de los procedimientos que regula el anexo I del Reglamento (CE) 885/2006, siendo, por lo tanto, susceptible de la evaluación individual por un servicio de auditoría interna, tal como dispone la citada norma para todos los procedimientos de los organismos pagadores. El citado Reglamento establece que: Las cuentas del organismo relativas a los gastos de los fondos deben registrar, entre otros, las garantías. [Anexo I del R (CE) 885/2006]. El organismo pagador debe adoptar los procedimientos necesarios para cerciorarse de que las garantías se obtienen solamente de instituciones financieras que cumplen las condiciones establecidas en el Reglamento (UE) 282/2012 de la Comisión y están autorizadas por las autoridades competentes. [apartado D) del anexo I del R (CE) 885/2006]. Las garantías deberán mantener su validez hasta que se liquiden o se exijan, y se satisfarán con la sola petición del organismo pagador. [Apartado D) del anexo I del R (CE) 885/2006]. Se ha considerado interesante la elaboración de esta guía para establecer un conjunto de orientaciones que sirvan de referencia a los organismos pagadores, en la ejecución de auditorías sobre la gestión de las garantías presentadas en relación las subvenciones del FEAGA, máxime teniendo en cuenta que la oportuna y eficaz ejecución de garantías es un mecanismo eficiente para la recaudación de la deuda. FASES DE LA AUDITORÍA INTERNA 1. ESTUDIO PRELIMINAR 1.1. Recopilación de la información En esta fase el equipo auditor recopilará la información relevante para el conocimiento de la gestión de las garantías. La documentación a recopilar sobre la gestión de garantías, es: Normativa Comunitaria: - Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio de 2005, sobre la financiación de la política agrícola común. - Reglamento (CE) nº 885/2006 de la Comisión, de 21 de junio de 2006, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1290/2005, del

4 Consejo en lo que se refiere a los organismos pagadores y otros órganos y liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER. - Reglamento de ejecución (UE) 282/2012 de 28 de marzo, de la Comisión, por el que se establecen las modalidades comunes de aplicación del régimen de garantías para los productos agrícolas. Normativa Nacional : - Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. - Ley 3/2011, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. - Real Decreto 161/1997, de 7 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de la Caja General de Depósitos. - Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. - Orden de 7 de enero de 2000 por la que se desarrolla el Real Decreto 161/1997, de 7 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de la Caja General de Depósitos. Normativa autonómica y del organismo pagador: instrucciones generales, resoluciones, etc. Antecedentes. Entre otros, son: - Informes y comunicaciones de la Intervención Delegada en el FEGA en su calidad de órgano de certificación. - Informes anteriores de auditorías interna. - Informes de controles de calidad realizados. - Documentación sobre las misiones de la Comisión Europea. - Documentación sobre controles de los Tribunales de Cuentas Europeo o Nacional, y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). - Informes y seguimiento de las recomendaciones de los controles financieros al amparo del Reglamento (CE) 485/ Actuaciones en curso del organismo de certificación - Resultado de las actuaciones de seguimiento continúo. Los antecedentes permiten que el auditor tenga una cierta perspectiva sobre el devenir de la medida, facilitándole la localización de riesgos, vacíos normativos, etc., que, más adelante, ayuden a determinar los objetivos y las pruebas. Otra documentación. - Circular de Coordinación 3/2009 Procedimiento para el FEAGA y el FEADER. - Manuales de procedimiento de las unidades relacionadas con la medida a auditar. - Manuales de usuarios de las herramientas informáticas. - Directrices de la Comisión. - Notas interpretativas de los servicios de la Comisión, de la Abogacía del Estado, etc. - Informes de actividad. - Planes de control, ( ) a la 3

5 Como puede apreciarse, en la normativa a recopilar además de tenerse en cuenta la específica sobre garantías, también se tendrá aquella que sin ser exclusiva de garantías, sus disposiciones afecten a la gestión de éstas Análisis de la información La información recopilada en la fase anterior debe ser objeto de análisis. Se realizara un estudio que permita distinguir y separar las fases de la gestión de garantías a fin de llegar a conocerla con un nivel suficiente para diseñar los objetivos y realizar las pruebas pertinentes. En el análisis se intentará cruzar la documentación que se maneja, de forma que para cada aspecto de la medida se recopilará lo que se indique en las distintas disposiciones. Es decir, para un concepto concreto se irá señalando lo que sobre el mismo indique el reglamento del Consejo, el de la Comisión, el real decreto, la orden ministerial, las interpretaciones que al respecto se hayan analizado, las incidencias u observaciones en controles o auditorías anteriores, etc., todo ello procurando no caer en la repetición de información o ideas. Como norma general, se evitará que el análisis de la información consista en un simple resumen del contenido de la documentación analizada y su exposición en el papel de trabajo, de una manera secuencial (por ejemplo: resumen del reglamento de la Comisión, a continuación resumen del real decreto, después resumen de la instrucción general, etc.). El objeto es conocer lo que sobre cada aspecto de las garantías disponen las distintas normas Reuniones con la unidad gestora Después de la fase anterior, el auditor tiene un conocimiento de la medida a un nivel teórico, es decir, conoce lo que le señala documentación, pero desconoce como se aplica por la unidad gestora. Para conocer esto último es necesario reunirse con dicha unidad. Las reuniones deben ser preparadas previamente. Para ello, el equipo de auditoría debe elaborar un papel de trabajo en el que se reseñen las cuestiones a plantear a los interlocutores asignados de la unidad gestora, sobre los aspectos que se quieren conocer. Dichas cuestiones deberán abarcar al menos, las dudas surgidas en el estudio y análisis de la información y estarán orientadas a conocer el procedimiento que realmente se aplica por la unidad en la gestión de las garantías. Una vez realizadas las reuniones, es conveniente elaborar un papel de trabajo con la descripción del procedimiento aplicado por la unidad gestora. La exposición del procedimiento debe realizarse de forma ordenada, secuencial y lógica ya que es la base para el resto de las fases de auditoría, puesto que: Ayuda a definir el periodo temporal y universo de expedientes, solicitudes, etc. más adecuado para acotar la auditoría (alcance). Sirve para definir un objetivo general y otros particulares, en base a las fases que describa, a los puntos de riesgo que se hayan podido detectar en ellas, etc.

6 2. ALCANCE 5 Los trabajos deben centrarse en las actuaciones realizadas por el organismo pagador en relación con la gestión de garantías, debiendo concretarse: Periodo temporal. Se concretará el ejercicio o ejercicios económicos que abarque la auditoría, o bien, en su caso el periodo temporal que se considere oportuno. Las unidades administrativas que realizan gestiones objeto de la auditoría, por ejemplo: - Unidades gestoras de las ayudas que reciben las garantías y se encargan de validarlas, custodiarlas y devolverlas. - Unidades competentes en la instrucción, resolución y notificación de deudas que se encuentran vinculadas las garantías. - Unidad competente en la ejecución y contabilización de garantías. Las fases que van a ser objeto de la auditoría. Dadas las numerosas actuaciones que hay en la gestión de las garantías, puede ser conveniente planificar varias auditorías para comprobar todas las fases. En su caso, en el alcance se deberá indicar claramente esta circunstancia, es decir que fases se incluyen y cuáles quedan fuera de la auditoria. 3. OBJETIVOS Para comprobar la gestión de las garantías que lleva a cabo el organismo pagador se pueden diferenciar los siguientes objetivos principales: 1. Verificar que existen procedimientos detallados sobre la recepción, registro, controles, custodia, retención, devolución y ejecución de las garantías, incluyendo la descripción de todos los documentos que se vayan a utilizar y que los procedimientos están actualizados conforme a las últimas modificaciones normativas. 2. Verificar que se realizan las comprobaciones necesarias para cerciorarse que las garantías están correctamente constituidas y que el procedimiento para su custodia y devolución permite cumplir con la normativa de aplicación. 3. Verificar que existen procedimientos para la retención de las garantías, que son adecuados para cumplir con las exigencias informativas de la normativa de aplicación artículo del 30 R (UE) 282/2012 y evitar devoluciones improcedentes. 4. Verificar que los procedimientos adoptados en relación con la ejecución de las garantías son conformes con la normativa de aplicación, permiten conocer todas las garantías relacionadas con las deudas y aseguran que la ejecución se realice de manera oportuna, eficaz y eficiente. 4. DISEÑO DE PRUEBAS Sobre los procedimientos escritos Se debería contrastar que existe un manual de procedimiento para la gestión de garantías o en su defecto, cualquier otro tipo de documento que describa las actuaciones a realizar para dicha gestión. En ellos se debe comprobar que recogen: El lugar y fechas de elaboración y de entrada en vigor. Las unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. El número de revisión, en su caso. Información y modelos de los distintos documentos empleados en la gestión.

7 Las tareas a realizar en la gestión. En el manual deben describirse, al menos, las siguientes tareas: - La recepción y registro de garantías. - Las comprobaciones sobre su constitución. - La custodia de garantías. - La devolución de las garantías - La retención de garantías. - La ejecución. - Los flujos informativos con otras unidades. - La forma de evidenciar cada una de las actuaciones que se realizan. Se verificará que la descripción de las tareas citadas sea suficientemente detallada con indicación de los puestos de trabajo y/o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación, y, en su caso, bases de datos utilizadas Sobre los requisitos de constitución, custodia y devolución Sobre las comprobaciones que la unidad gestora realiza de forma previa a la aceptación de la cada garantía. Se contrastará que se ha comprobado que las garantías: Se han obtenido solamente de instituciones financieras que cumplan las condiciones establecidas en el Reglamento (UE) 282/2012. Mantienen su validez indefinida o, en su caso, hasta que se liquiden o exijan, y en este último caso, con la sola petición del organismo pagador. Están correctamente constituidas. Se comprobara, entre otros, el control realizado sobre: - La coincidencia entre el importe en número y en letra. - La autorización y el bastanteo. - Que conste en la garantía la renuncia expresa a los beneficios de excusión y división y el compromiso de pago al primer requerimiento del organismo pagador. - La información y datos que deban constar según el objeto par el que se constituyó. Están constituidas por los importes suficientes en función del hecho que garantizan. Se dispone de listas de control con las comprobaciones que deben efectuarse en la tramitación de estas actuaciones Sobre la custodia y devolución. Se comprobará que: Se registran todas las garantías recibidas. La forma de custodia permite el control de la garantía en todo momento hasta que se deban devolver o ejecutar. Previo a su devolución se realizan comprobaciones que aseguren el cumplimiento del fin para el que fueron constituidas. La devolución de las garantías se realiza en el momento oportuno según la causa por la que se constituyó, y se devuelve al beneficiario que corresponde. Se deja evidencia de todas las comprobaciones realizadas. Que se registra su devolución.

8 7 En todas las comprobaciones anteriores se verificará si las actuaciones que realiza la unidad se ajustan, en su caso, a las instrucciones escritas Sobre la retención y ejecución Sobre la retención. Se comprobará que: Se lleva a cabo la retención de las garantías que están vinculadas a deudas y,en su caso, se verificará que : - La retención se aplica desde la propuesta de incoación del expediente de deuda. - La imposibilidad de devolver una garantía que se encuentre retenida. - Se levanta la retención de las garantías cuando se haya dado por finalizado el procedimiento recaudatorio de la deuda correspondiente. Se cumple la obligación de mantener a disposición de la Comisión la información sobre garantías retenidas y ejecutadas (artículo 30 del R (UE) 282/2012). Se informa, de acuerdo con el artículo 30 del R(UE) 282/2012,sobre: - el número total y el importe total de las garantías retenidas. - la diferencia entre las que se destinan al presupuestos nacional y al de la Unión, si fuera el caso Sobre la ejecución. Se comprobará que: El procedimiento empleado permite conocer todas las garantías relacionadas con las deudas - Cruzando la información del Libro Mayor de Deudores (LMD, en adelante) con la base de datos de garantías para verificar que es posible conocer todas las garantías ligadas a una deuda. - Cruzando el conjunto de los expedientes del LMD que tienen marcada la existencia de una garantía, con la información de la base de garantías para comprobar que dichas garantías están ingresadas en dicha base. El procedimiento de ejecución de garantías asegura que se realiza conforme a la normativa y de manera oportuna y eficiente. Las pruebas a realizar consisten en verificar que para todos los expedientes de pagos indebidos a los que se les ha ejecutado la garantía: - existe una resolución en la que se indica la posibilidad de ejecutar la garantía si no se realiza el abono. - se da el plazo de periodo voluntario para realizar el ingreso antes de la ejecución de la garantía. - no hay una demora entre el fin del periodo voluntario y la notificación a la entidad financiera. - se realiza un seguimiento activo de las solicitudes de ingreso de los importes solicitados No se remiten a la vía ejecutiva, deudas con garantías susceptibles de ejecución.

9 En todas las comprobaciones anteriores se verificara que se ajustan, en su caso, a las instrucciones escritas que tenga la Unidad EJECUCIÓN DE PRUEBAS. El equipo ejecutará las pruebas diseñadas en el apartado anterior e irá recopilando las evidencias documentales. El resultado de la ejecución de las pruebas se recogerá en un papel de trabajo. Los auditores decidirán si, además, reseñan en dicho papel las conclusiones y las recomendaciones correspondientes. 6. INFORMES DE AUDITORÍA. El resultado de la auditoría se recogerá en informes que serán provisionales y definitivos. Los informes provisionales contendrán, de manera clara y concisa, los hechos, consecuencias, conclusiones y recomendaciones que, con carácter provisional, se consideren relevantes como resultado de la auditoría. Los informes definitivos se emitirán sobre la base del Informe provisional, teniendo en cuenta las alegaciones que, en su caso, formule al mismo la Unidad responsable de la medida auditada.

10 Esquema: Fases de la Auditoría I. Estudio preliminar Realizar 1º Recopilación de la información 2º Análisis de la información 3º Reuniones con la unidad gestora II. Alcance Definir - Periodo temporal - Unidades implicadas - Fases, nº expedinetes, (...) III. Objetivos Verificar IV. Pruebas 1º Procedimientos escritos 2º Requisitos de constitución, Custodia y devolución 3º Retención 4º Ejecución Objetivo 1. Procedimientos escritos Objetivo2 Requisitos de constitución, custodia y devolución Comprobar Comprobar - Lugar y fecha de elaboración - Unidades responsables - Modelos -Tareas: Recepción y registro de garantías, comprobaciones, custodia, devolucíón, retención, ejecución, flujos informativos, evidencias,etc.. - Las instituciones financieras garantes - Mantiene su validez - Estan correctamente constituidas - Importe de la garantía suficiente - Disponen de lista de control - Registro de la garantía - Control y custodia de la garantía - Devolución de la garantía - Evidencias de las comprobaciones - Registro de su devolución Objetivo 3 Retención Comprobar - Retención Garantías vinculadas a deudas: desde la incoación del expediente, imposibilidad de devolución y levantamiento de retención - Se cumplen las disposiciones comunitarias del artículo 30 del R (UE) 282/2012: manteniento de la infromación y remisión Objetivo 4 Ejecución Comprobar - Cruzar información con LMD - Exite resolución de la ejecución de la garantía - Se concede el plazo de periodo voluntario (PV) - No existe demora entre en fin de PV y la notificación al garante - Seguimiento de las solicitudes de ingreso - Verificar que no se remitan a la via ejectuvia