Auditorías Integradas

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Establecer los elementos de control, seguimiento y evaluación institucional, que permita identificar de manera sistémica, objetiva e independiente, oportunidades de mejora y de fortalecimiento en cada uno de los Procesos que conforman el de la Universidad de Pamplona Este procedimiento aplica desde de la Planeación de Auditorías Internas hasta el Cierre y Archivo de Auditoría. 2. Responsable El responsable de la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento es la de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1. Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia que, al evaluarse de manera objetiva, permitan determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para el. 3.2 Auditor Líder Auditor principal, con la competencia para desarrollar Auditorías Internas. 3.3 Equipo Auditor Persona (s) con la competencia para llevar a cabo una Auditoría. 3.4 Informe de Auditoría Documento que proporciona un registro completo, preciso, conciso y claro de los resultados y conclusiones de la ejecución de la Auditoría 3.5 Lista de Verificación Documento de planificación para el uso y guía del Auditor en la preparación y formulación de las preguntas de acuerdo a los documentos y requisitos a auditar. Elaboró Aprobó Validó Firma Mabel Johanna Coronel Acevedo Firma María Victoria Bautista Bochagá Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 26 de marzo de 2013 Fecha 26 de marzo de 2013 Fecha 29 de marzo de 2013

2 Página 2 de Plan de Auditoría Es un documento desarrollado por el Auditor líder que describe las actividades a realizar durante la auditoría y proporciona la base para el acuerdo entre el cliente de la Auditoría, el equipo auditor y el auditado. 3.7 Programa de Auditoría Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico 3.8 Reunión de Apertura Reunión inicial de presentación del equipo auditor y auditados en donde se valida el Plan de Auditoría con el fin de aclarar las inquietudes que puedan surgir, para finalmente validar y/o ajustar el Plan propuesto mediante la generación de Acta. 3.9 Reunión de enlace En esta reunión el equipo auditor socializa, analiza e informa los hallazgos de la Auditoría con el fin de determinar acuerdo en los resultados de la misma Reunión de Cierre Reunión donde el líder del equipo auditor presenta los resultados y conclusiones obtenidos a través del desarrollo del Plan de la Auditoría, con el fin que el auditado los reconozca y comprenda. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido NOTA: Todas las actividades descritas a continuación deben cumplirse en las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de.

3 Página 3 de 6 N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 PLANEACION DE AUDITORIAS 1.1 Anualmente elabora la planificación teniendo en cuenta los resultados de las Auditorias realizadas en el período anterior NOTA: Cuando exista la necesidad de realizar auditorias internas específicas se modificará el FAC-38 Programa de dejando evidencia en el. 1 día Representante de la Alta Dirección - SIG FAC-38 Programa de 2 SOCIALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL FAC- 38 PROGRAMA DE AUDITORÍAS 2.1 Socializa el FAC-38 Programa de Auditoría, al Comité de Coordinación de Control Interno, para su respectivo estudio y aprobación; dejando evidencia en el. 1 día - Comité de Coordinación de Control Interno FAC-38 Programa de 3 PUBLICACIÓN DEL FAC-38 PROGRAMA DE AUDITORÍAS 3.1 Envía mediante correo electrónico el FGT-13 Circular y el FAC-28 Programa de a todos los procesos del Sistema Integrado de de la Universidad de Pamplona, a través de correo electrónico. 15 minutos FGT-13 Circular FAC-28 Programa de 4 CONVOCATORIA DE AUDITORES INTERNOS 4.1 Se procede de acuerdo al IAC-02 Convocatoria Auditores Internos. N/A N/A 5 INDUCCIÓN NUEVOS AUDITORES 5.1 Se informa la fecha y lugar para realizar la actividad mediante FGT-13 Circular por correo electrónico. 1 día FGT-13 Circular 6 ASIGNACIÓN DE AUDITORES Auditor Líder: Hace la asignación dejando evidencia en el e informa al asignado mediante FGT-12 Memorando y/o FGT-13 Circular por correo electrónico. Equipo Auditor El Auditor Líder con base en el FAC-40 Listado de Auditores Internos, informa la asignación como Auditores Internos para el ciclo de Auditoria correspondiente mediante correo electrónico y cita a reunión para la elaboración del. Auditor Líder FGT-12 Memorando FAC-40 Listado de Auditores Internos

4 Página 4 de 6 N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS ELABORACIÓN DEL PLAN DE LA AUDITORÍA Diligencian el dejando la evidencia en el. Definen la opción de incluir auditores en formación en la calidad de observadores o acompañantes SOCIALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Previa citación a reunión a los Auditados y al Equipo Auditor mediante correo electrónico, el Auditor Líder presenta y socializa el FAC-39 Plan de Auditoria, los Auditados exponen sus inquietudes y sugerencias para que se realicen los ajustes dejando evidencia en el incluida su aprobación. Posteriormente envía el Auditoria aprobado a los Líderes de Proceso a Auditar mediante FGT-13 Circular por correo electrónico 15 minutos Auditor Líder Equipo Auditor Auditor Líder Lideres de los Procesos a ser Auditados Auditoria Auditoria FGT-13 Circular 9 AUDITORÍA DE SUFICIENCIA 9.1 Ingresan al Centro Interactivo, ubican en el Mapa de Procesos el Proceso asignado y realizan la Auditoria de Suficiencia teniendo en cuenta: El diligenciamiento del FAC-41 Lista de Verificación teniendo en cuenta la articulación de las normas constitucionales, legales y de autorregulación que le son aplicables a la Institución y al Proceso. 10 REUNIÓN DE APERTURA 10.1 En la fecha y lugar señalados el Auditor Líder presenta la agenda previamente elaborada teniendo en cuenta la guía práctica de la NTCISO y la somete a consideración. De lo anterior se deja evidencia en el FAC-08 Acta de y en el FGH-07 Control de Asistencia. 11 AUDITORIA IN SITU 11.1 Realiza la entrevista al Auditado, solicita, verifica las pruebas y registra el hallazgo en el FAC-41 Lista de Verificación. 12 REUNIÓN DE SEGUIMIENTO 12.1 Con el fin de revisar los hallazgos identificados durante el trabajo de campo, realizar consultas, intercambiar información y aclarar dudas, los 1 día Equipo Auditor 2 horas En las fechas establecidas en el Plan de Auditoria En las fechas que consideren Auditor Líder Auditor Equipo Auditor FAC-41 Lista de Verificación FGH-07 Control de Asistencia FAC-41 Lista de Verificación. FGH-07 Control de Asistencia

5 Página 5 de miembros del Equipo Auditor deben reunirse periódicamente durante la ejecución de la Auditoria, dejando como evidencia el FGH-07 Control de Asistencia. PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA PRELIMINAR Con la información recolectada en los documentos soporte, diligencia el FAC-42 Informe de Auditoria Interna preliminar 14 REUNIÓN DE CIERRE El Auditor Líder coordina la reunión y los Auditores Internos presentan los hallazgos y conclusiones de la Auditoria de tal manera que sean comprendidos, reconocidos y/o apelados por el Auditado. Aceptado el FAC-42 Informe de Auditoria Interna por el Auditado, el Auditor Líder solicita al Equipo Auditor elaborar el informe final de Auditoria y establece un plazo de 5 días hábiles para su entrega a la por correo electrónico debidamente escaneado, quien los envía mediante FGT-12 Memorando a cada Líder de Proceso junto con el FAC-43 Evaluación del Auditor para su diligenciamiento de igual manera por correo electrónico. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE LA EVALUACIÓN DEL AUDITOR A partir del recibido del FAC-42 Informe de Auditoría Interna el Proceso auditado tiene un plazo de 10 días hábiles para hacer entrega del FCI-19 Plan de Mejoramiento, FAC-08 Acta de diligenciados, al Proceso de Control Interno de para su consolidación. El FAC-43 Evaluación del Auditor se remite a la Sistema integrado de diligenciado debidamente firmada y escaneada por correo electrónico. CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS Según las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al, verifica el cumplimiento y efectividad de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento dejando constancia en el. pertinentes 1 días Auditor FAC-42 Informe de Auditoria 2 horas Auditor Líder N/A 5 días hábiles para la entrega del informe 10 días hábiles FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Equipo Auditor Líder de Proceso y Grupo de Mejoramiento Control Interno de FAC-42 Informe de Auditoria FGT-12 Memorando FAC-43 Evaluación del Auditor FAC-42 Informe de Auditoría Interna FCI-19 Plan de Mejoramiento FAC-43 Evaluación del Auditor FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de FAC-28 Verificación a la Efectividad delas Acciones de los Planes de Mejoramiento.

6 Página 6 de 6 17 CIERRE DE LA AUDITORIA 17.1 El Proceso de Control Interno envía el informe de cumplimiento de las actividades establecidas en el FCI-19 Plan de Mejoramiento de cada Proceso, a la para elaborar el de cierre al Proceso que corresponda. FCI-19 Plan de Mejoramiento NOTA: Si el plan de mejoramiento no se ha cumplido en su totalidad no puede incluirse al Proceso en el próximo ciclo de Auditoria. 5. Documentos de Referencia - Ley 43 de Ley 87 de NTC ISO 9001:2005. Sistema de de Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Pública. - NTCISO 19011:2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de de la Calidad y/o Ambiental - Modelo Estándar de Control Interno - IAC-02 Selección, Capacitación y Evaluación de Auditores Internas 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Anexos No aplica.