AUDITORIAS INTERNAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS VERSIÓN: 04 PÁGINA 1 DE 10 JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INERNO

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1 PÁGINA 1 DE 10 AUDITORIAS REVISÓ JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INERNO APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

2 PÁGINA 2 DE OBJETIVO Establecer la metodología para la planificación y realización de las Auditorías Internas de Gestión de Calidad y interno de la Gobernación del Meta, que permitan determinar su conformidad con las disposiciones planificadas así como su adecuada implementación y la eficacia, eficiencia y efectividad. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica para las auditorías de acuerdo al plan General de Auditorías administrado por el proceso de Evaluación y Seguimiento y de acuerdo al programa de auditorías administrado por el proceso de Mejoramiento Continuo. Inicia con la planificación del programa de auditorías internas, hasta finalizar con la evaluación del desempeño de los auditores internos que permitan tomar acciones para garantizar los resultados del proceso de auditorías en los siguientes ciclos. Aplica par todos los procesos de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES ADECUACIÓN: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones etc., para cumplir los requisitos ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría AUDITADO: Organización o proceso que es auditado AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el a la ejecución de la función, políticas de operación, Procedimientos, es, Indicadores, Manual de procedimiento de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. CONVENIENCIA: Grado de alineación o coherencia del objetivo de revisión con las metas y políticas organizacionales.

3 PÁGINA 3 DE 10 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de requisitos utilizados como referencia. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si se requiere. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. HALLAZGO DE UNA AUDITORÍA: Resultado de la evidencia de la auditoría confrontado con los criterios de auditoría. OBSERVACIÓN: Situación que puede generar en corto plazo una no conformidad. Oportunidad de mejora de un proceso, plan, método. PLAN DE MEJORAMIENTO: Relaciona los hallazgos de la auditoria de gestión con sus respectivas acciones de mejoramiento, metas, unidades de medida, fecha de inicio de la acción de mejora y fecha de finalización. PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. REQUISITO: Características expresadas en forma cuantitativa o cualitativa respecto a una entidad, que deben cumplirse para lograr la satisfacción de determinada necesidad o expectativa establecida, que permiten su realización y su examen. VERIFICACIÓN: Verificación mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. 4. RESPONSABLES Comité Coordinador de Interno. Jefe de Oficina de Interno y equipo de trabajo. Equipo Auditor. Representante de la Dirección l.

4 PÁGINA 4 DE 10 Quien(s) desarrollen la Auditoria Interna son responsables de siguiente documentación diligenciada. presentar la a. Plan de auditoria F-ES- 07 b. Programa de auditoria F-ES- 06 c. Lista de verificación F-ES- 08 d. Informe de auditoria F ES-10 seguido por el registro de acciones correctivas, preventivas o de mejora tomadas por cada hallazgo (NC: No conformidad o OM: Oportunidad de mejora). 5. GENERALIDADES Las auditorías internas, las cuales tienen como criterio de auditoría los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008, deben ser realizadas por auditores competentes, a continuación de establece la competencia requerida para dichos auditores: Educación: Profesional o tecnólogo en cualquier disciplina. Formación. Curso o programa de formación de auditores internos. Habilidades: Escucha activa, Claridad en la comunicación, Actitud asertiva. Experiencia: Mínimo cuarenta (40) horas como auditor interno de calidad.

5 PÁGINA 5 DE DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 1 Interno y Laboral, la l. Elaborar el Plan General de Auditorías de Gestión y el programa de auditorías internas y presentarlo al Comité Coordinador del Sistema de interno para su aprobación. El plan General de auditorías y el Programa de auditorías internas deben comunicarse al equipo auditor y equipo de trabajo de la Oficina de interno. INICIO Elaborar Plan General de auditorías y Programa de auditorias. Acta de Aprobación del plan General de Auditorías y Programa de Auditorías internas aprobado. F-ES-06 (Cuando está la GP 1000:2009 como criterio de auditoría) 2 Jefe de Oficina de Interno y equipo de trabajo.. Realizar la planeación de la Auditoria con base en el Plan General y el programa de auditorías. Seleccionar equipo auditor, Establecer el tiempo para cada auditoría, establecer la fecha para cada auditoría. Realizar la planeación de la auditoria. Plan de auditorías. F-ES-07. (Cuando está la GP 1000:2009 como criterio de auditoría). 3 Representante de la Dirección Comunicar a los procesos auditados las fechas y los horarios en los que se realizará. Comunicar a los auditados las fechas en las que se realizará la auditoría. Oficios 4 Equipo Auditor. Efectuar la revisión de aquellos documentos pertinentes relacionados con el alcance y los criterios de las auditorias, Revisar Documentos establecidos como criterios de auditorías.

6 PÁGINA 6 DE 10 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO incluyendo la normatividad legal vigente. 5 Equipo Auditor Ejecutar reunión de apertura, de la auditoria en la que se socializa la metodología, Ejecutar reunión de apertura Formato Plan De Auditorías Diligenciado F-ES- 07. Realizar la recolección de evidencias, se hace por medio de entrevistas, observación directa y/o revisión de la documentación. Ejecutar la auditoría Formato Lista De Verificación Diligenciado F-SE-08 6 Equipo Auditor De acuerdo a la evidencia el equipo audior tiene la facultad de declarar los hallazgos si es conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora. Estos hallazgos se establecen luego de confrontar los criterios de auditorías con las evidencias. 7 Equipo Auditor Realizar reunión de cierre; en esta reunión el equipo auditor le informa a los auditados sobre los resultados obtenidos en el proceso, indicando las fortalezas, debilidades, oportunidades de mejora, hallazgo, recomendación y no conformidades encontradas. Ejecutar reunión de cierre. Formato Lista De Verificación Diligenciado F-SE-08 / Formato Plan De Auditorías Diligenciado F-ES- 07.

7 PÁGINA 7 DE 10 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Consolidar y distribuir informe de auditoría; y hacer entrega del informe al Gobernador y a los líderes de los procesos Consolidar informe y auditados; reporte de auditorías 8 Interno y Laboral, la l Los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de las auditorias deben reposar en la oficina de Interno Lideres de procesos. Lideres de procesos. Interno y Laboral, la l Una vez terminado el Ciclo de Auditorías Internas de calidad, se evalúa el desempeño de los auditores internos. Elaborar Plan de Mejoramiento, con base en los hallazgos de la auditoría, tomando acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan eliminar los hallazgos y sus causas. Realizar el seguimiento a los hallazgos generados en la auditoría interna. Realizar Evaluación de desempeño de Auditores Elaborar Plan de Mejoramiento Realizar Seguimiento a la eficacia de los planes y acciones. Formato Evaluación De Desempeño De Auditores F-ES-09 Planes De Mejoramiento / Formato De Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora F-MC-02 Formato De Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora F-MC-02 FIN

8 PÁGINA 8 DE REGISTROS Registro Responsable Como Programa de auditoría interna Plan de auditoría interna Lista de verificación Informe de auditoría interna de calidad l Interno y l Interno y l Interno y conservarlo de debidamente del Auditorías de calidad de debidamente del registro de debidamente del registro de Donde conservarlo Gestión. Gestión. Gestión Gestión Tiempo de conservación Disposición final

9 PÁGINA 9 DE 10 Registro Responsable Como conservarlo l del registro Donde conservarlo Tiempo de conservación Disposición final Reporte de Auditorías de calidad Interno y l de debidamente del registro Gestión de la Gerencia del Ente Territorial Evaluación de desempeño para auditores Internos Interno y l de debidamente del registro Gestión de la Gerencia del Ente Territorial Actas de aprobación Plan General de Auditorías F ES 01 Plan General de Interno. Secretaria Secretaria físico físico Gestión Oficina de Interno Gestión Oficina de Interno Según Tablas de Retención Documental Según Tablas de Retención Documental Según Tablas de Retención Documental Según Tablas de Retención Documental

10 PÁGINA 10 DE HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo versió inicial como resultado de 10eingeniería de procesos /03/2010 Resultado de Acción correctiva N /08/ /08/2013 Se realizaron ajustes en: Actualización del logo. Rol de quien revisa el documento. Actividades del procedimiento, agrupándolas para facilitar el control. Se asignaron responsabilidades al equipo auditor. Cargo de responsable de registros de auditoría. Se amplió la información con relación a la experiencia especifica en auditorias. Se integraron los procedimientos de. auditorías internas de calidad () y Auditorias internas (P-ES-03). Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.