Política antisoborno y de cumplimiento de la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero

Transcripción

1 Política antisoborno y de cumplimiento de la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero Crawford & Company y todas sus subsidiarias en todo el mundo están sujetas a ciertas obligaciones de registros contables financieros y antisoborno. Entre ellas, se incluyen la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) de los EE. UU., la Ley Antisoborno (Bribery Act) del Reino Unido y otras leyes de todo el mundo. Crawford & Company mantiene una política corporativa que prohíbe sobornar a cualquier persona o aceptar sobornos, así como todo pago indebido o poco ético a funcionarios de cualquier gobierno del mundo. Nuestra política es: Ningún ejecutivo, empleado ni agente de la Compañía sobornará ni ofrecerá sobornos, y tampoco aceptará ni ofrecerá aceptar sobornos de ninguna persona, u ofrecerá pagos o cualquier artículo de valor a un funcionario extranjero a fin de inducirlo a cometer actos o tomar decisiones gubernamentales de una manera que ayude a la Compañía o a cualquiera de sus subsidiarias o divisiones a obtener o conservar negocios. Asimismo, cada ejecutivo, empleado y agente está obligado en virtud de la política de la Compañía y la legislación aplicable a mantener libros, registros y cuentas que reflejen de manera precisa y justa todas las transacciones y la enajenación de activos de la Compañía. Disposiciones antisoborno de la FCPA La Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero ( FCPA, por sus siglas en inglés) se aplica en general a todas las corporaciones, asociaciones y demás organizaciones comerciales estadounidenses, así como también a todas las personas que actúan en nombre de esas entidades. A los efectos de esta política de cumplimiento, la FCPA se aplica a Crawford & Company y a sus subsidiarias de participación mayoritaria, así como a sus ejecutivos, directores, agentes y accionistas (conjuntamente, la Compañía ). La FCPA prohíbe cualquier pago u ofrecimiento de pago a un funcionario extranjero con el propósito de ejercer influencia sobre ese funcionario para que ayude a obtener o conservar negocios para una compañía. Funcionario extranjero hace referencia a un funcionario o empleado de un gobierno, una agencia o un departamento extranjero, o cualquier persona que actúe con carácter oficial. La FCPA se aplica a cualquier acto o acontecimiento destinado a favorecer la realización de un pago a un funcionario extranjero. Además, la cláusula de la FCPA referida a pagos es de naturaleza general. Cubre no sólo el pago real de dinero sino también cualquier ofrecimiento, promesa o autorización de pago de una suma de dinero, y cualquier ofrecimiento, obsequio, promesa o autorización de entrega de cualquier cosa de valor. La FCPA también se aplica a los pagos realizados a partidos políticos extranjeros, autoridades de partidos políticos extranjeros y candidatos a ocupar puestos políticos en el extranjero. 7/7/2011 1

2 Requisitos de la FCPA en cuanto al mantenimiento de registros Además de sus disposiciones antisoborno, la FCPA también impone a las compañías ciertos requisitos contables. Específicamente, la FCPA exige que cada compañía mantenga libros, registros y cuentas que, en detalle razonable, reflejen con precisión las transacciones y enajenaciones de esa compañía. Para cumplir con estos requisitos, es necesario que los empleados y agentes de la Compañía, y las demás personas que actúen en su nombre, mantengan registros completos y precisos respecto a todas las transacciones que se lleven a cabo en nombre de la Compañía. Pautas para el cumplimiento Las consecuencias de la falta de cumplimiento de la FCPA y otras leyes antisoborno pueden ser desastrosas para la Compañía y para sus empleados. La violación de la FCPA o de leyes relacionadas por parte de un empleado de la Compañía puede ser causa de aplicación de multas por millones de dólares contra la Compañía, y puede dar lugar a que el empleado deba enfrentar acciones judiciales, multas penales y prisión, así como también a la aplicación por parte de la Compañía de medidas disciplinarias que pueden llegar al despido. Debe tenerse en cuenta que la FCPA prohíbe que las multas o sanciones impuestas a un individuo sean pagadas directa o indirectamente por cualquier corporación en nombre de la cual ese individuo haya actuado. En consecuencia, hemos elaborado pautas tendientes a dar cumplimiento a la FCPA y a otras leyes relacionadas. El propósito de estas pautas es garantizar el fiel cumplimiento de la FCPA y de las leyes relacionadas, además de mantener tratos lícitos y éticos con gobiernos de todo el mundo. Reglas generales Las reglas que se establecen a continuación se aplican a todos los empleados, directores, agentes y accionistas que actúen en nombre de Crawford & Company y sus afiliadas: Salvo que se estipule expresamente de otra manera en esta declaración de política, ningún pago o regalo de cualquier tipo se puede prometer, ofrecer o hacer a ningún funcionario extranjero. Los gastos correspondientes a comidas, entretenimientos u otros eventos sociales normales en los que se incurra con respecto a funcionarios extranjeros están permitidos en la medida en que no sean desmesurados y siempre que, en los demás aspectos, cumplan tanto con las leyes y costumbres del país en que se incurran como con las políticas aplicables de la Compañía. De manera similar, está permitido realizar obsequios a funcionarios extranjeros únicamente si su valor es módico y si se ajustan tanto a las leyes y costumbres sociales normales del país del funcionario como a las políticas aplicables de la Compañía. 7/7/2011 2

3 Deben mantenerse en todo momento registros completos y precisos suficientes para demostrar el cumplimiento de las reglas precedentes, de la FCPA en general y de cualquier otra política de Crawford & Company. Otras consideraciones Dádivas. En ciertas partes del mundo, es común que empleados del gobierno reciban lo que se conoce como dádivas, pagos facilitadores o agilizadores, para apresurar o asegurar la realización de trámites gubernamentales de rutina por parte de un funcionario extranjero. La política de la Compañía prohíbe dichos pagos excepto en circunstancias extraordinarias y con la aprobación previa del Departamento Legal. En casos poco frecuentes en los que no hay tiempo para obtener la aprobación previa por cuestiones de salud o seguridad, siempre que ello esté permitido por la ley en los demás aspectos, el Gerente Nacional puede realizar el pago y posteriormente proporcionar la documentación pertinente al Departamento Legal a los efectos de su revisión. Partidos políticos o sus funcionarios. Ningún empleado, director, agente ni accionista puede realizar aportes políticos para candidatos o partidos políticos en nombre de la Compañía sin la aprobación previa por escrito tanto del Presidente y del Director Ejecutivo como del Asesor Legal General de Crawford & Company. Contratación de agentes. Dado que las acciones que un tercero lleva a cabo en calidad de agente o representante de una compañía pueden exponer a esa compañía a asumir una responsabilidad conforme a las disposiciones de la FCPA, debe tenerse especial cuidado en la contratación de tales agentes y representantes. Debe realizarse una investigación suficiente para garantizar que ningún representante tenga intenciones de participar en prácticas indebidas. Antes de decidir si se contrata o no a un representante en particular, deben considerarse factores tales como la reputación y aptitudes del representante, la razonabilidad de su remuneración y la manera en que se le pagará, la relación, si la hubiere, entre los propietarios y empleados del representante y un funcionario extranjero, la presencia o ausencia de socios secretos, la buena voluntad del representante para revelar plenamente su relación con nosotros y la legalidad de la relación conforme a la legislación local. Empresas de propiedad gubernamental. En numerosos países, es común que los funcionarios del gobierno sean propietarios o administradores de empresas comerciales. Si bien ni la FCPA ni las leyes relacionadas prohíben las relaciones comerciales legítimas con empresas comerciales que sean propiedad o se encuentren bajo el control de funcionarios extranjeros, debe tenerse mucho cuidado de evitar cualquier asociación con cualquiera de esas empresas en circunstancias que pudieran constituir una evasión o violación de la FCPA. Señales de advertencia. Ninguna persona que actúe en nombre de la Compañía puede llevar a cabo transacciones con agentes, contratistas, consultores, abogados u otras personas, cuando dichas transacciones tengan como propósito o finalidad permitir que esas personas eviten el cumplimiento de la FCPA o la legislación de otro país. Debe evitarse cualquier transacción 7/7/2011 3

4 que tenga el aspecto general de permitir que una persona evite el cumplimiento de esas leyes. Entre las circunstancias que podrían dar lugar a sospechas razonables están las siguientes señales de advertencia : - una transacción exige la realización de un pago a una persona por servicios que esa persona parece no tener aptitudes o capacidades para proporcionar; - una persona afirma que puede pasarse por alto una ley local en particular que parece ser aplicable a la transacción; - un agente se ofrece para ayudar a la Compañía a obtener la aprobación gubernamental de una inversión o transacción en particular a cambio de un honorario que parece ser excesivo en relación con los servicios que proporcionará; - una persona solicita que un pago se realice en efectivo o a otra persona, o que se acredite en una cuenta numerada o en un país que no sea donde tiene lugar la transacción; - un posible consultor se resiste ante la posibilidad de que la Compañía verifique sus referencias o realice otras diligencias debidas, o se opone a la implementación de cláusulas contractuales que prohíben violaciones de la FCPA; - un compañero de trabajo o un supervisor indica que una transacción debe presentarse en las cuentas o registros corporativos de una manera que ocultaría o distorsionaría las condiciones reales de la transacción; - un compañero de trabajo o un supervisor omite o declara incorrectamente información sobre el uso o nivel previstos de una asignación de fondos para una inversión o transacción en particular; - un compañero de trabajo o un supervisor sugiere que es innecesario que una transacción sea autorizada de la manera comúnmente aplicable a las transacciones del mismo tipo y valor; - se sabe que un agente o representante tiene vínculos familiares, relaciones financieras o alianzas políticas con un funcionario de un gobierno o partido que ejerce influencia política sobre una transacción en la cual la Compañía participa; - cualquier otra circunstancia que parezca ser poco habitual, indebidamente secreta o compleja, o sospechosa por cualquier otro motivo. Requisitos de notificación Sin importar lo insignificante que pueda parecer, cualquier transacción que pudiera dar lugar a una violación de la FCPA debe notificarse sin demora al Departamento Legal de la Compañía o, si el empleado lo desea, la notificación puede hacerse a través de la Línea de alerta confidencial. Todas esas notificaciones se tratarán en forma confidencial y se utilizarán únicamente con el propósito de atender el problema específico al que estén referidas. Dichas notificaciones serán compartidas por la gerencia de la Compañía y otros individuos autorizados únicamente con quienes necesiten conocerlas. En tanto la notificación se realice honestamente y de buena fe, la Compañía no tomará medidas contra ninguna persona por haber presentado una notificación de ese tipo. Sin embargo, los empleados deben tener en cuenta que el hecho de no notificar actos indebidos conocidos o sospechados de los cuales un empleado 7/7/2011 4

5 tenga conocimiento podrá, por sí mismo, ser causa de aplicación de medidas disciplinarias contra este empleado. Información adicional Toda pregunta relativa a la FCPA y a leyes o requisitos de notificación similares debe hacerse al Departamento Legal. 7/7/2011 5