GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS FONDO: 15QIQ FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE HABITACIONES POPULARES SECCIÓN 01C ASUNTOS JURÍDICOS CARGO DOMICILIO TELÉFONO

Transcripción

1 ADMINISTRATIVA Gerencia de Asuntos Jurídicos María Guillermina Rodríguez López SECCIÓN 01C ASUNTOS JURÍDICOS CARGO DOMICILIO TELÉFONO Técnico CORREO ELECTRÓNICO QIQ.01C.01 Créditos concedidos Instrucciones notariales, Escrituras, Contratos, Cartas de no adeudo, Memorias técnicas y planos diversos 15QIQ.01C.02 Juicios Cartera pública y social, Exempleados, FIPAIN, Juicios diversos. PROFOPEC, Tlatelolco (otorgamiento de escrituras) Laborales, Penales y Amparos 15QIQ.01C.03 Órganos de Gobierno y Auxiliares Carpetas, oficios de convocatoria y actas de Comités y Subcomités 15QIQ.01C.04 Seguimiento asuntos administrativos Registro de los asuntos turnados a conocimiento de la Gerencia de Asuntos Jurídicos

2 Subgerencia de Integración Programático, Contable y Presupuestal SECCIÓN 02C INTEGRACIÓN PROGRAMÁTICO CONTABLE Y PRESUPUESTAL CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Edgar Federico Hernández García ENLACE ehernandezg@fonhapo.gob.mx 15QIQ.02C.01 Libros contables Libros Mayor, Libros Diarios y Balanza de Comprobación 15QIQ.02C.02 15QIQ.02C.03 15QIQ.02C.04 Registro y control de pólizas de egresos Registro y control de pólizas de ingresos Registro y control de pólizas de diario Documento donde se registra la n umeración consecutiva de erogaciones del FONHAPO y se da un consecutivo por mes Documento donde se registran las relaciones de depósito y se le da un número consecutivo cada mes Documento donde se registran las operaciones varias que no son egresos ni ingresos y se da un número consecutivo por mes 15QIQ.02C.05 Estados Financieros Documento que refleja la situación financiera de la entidad. 15QIQ.02C.06 Cuentas Públicas Documento que refleja el ejercicio presupuestal de la entidad 15QIQ.02C.07 DeclaracionesImpuestos Federales y Locales Formatos de presentación ante la Secrretaría de Hacienda y Crédito Público de las obliganes fiscales de la entidad y a la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal 15QIQ.02C.08 Seguimiento a trámites administrativos Oficios de solicitud de información contables, acuses de conocimiento. 15QIQ.02C.09 Conciliaciones Bancarias Conciliaciones con los Bancos con peridiocidad mensual 15QIQ.02C.10 Conciliaciones de Inversión Conciliaciones con los Bancos con peridiocidad mensual 15QIQ.02C.11 Estados de cuenta bancarios Estados de los movimientos de las cuentas propiedad del FONHAPO con peridiocidad mensual

3 15QIQ.02C.12 15QIQ.02C.13 15QIQ.02C.14 15QIQ.02C.15 Estados de cuenta de inversión Convenios de subsidios del programa "Tu Casa" Convenios de subsidios del programa "Vivienda Rural" Comisión Nacional Bancaria y de Valores Estados de los movimientos de las inversiones propiedad del FONHAPO con peridiocidad mensual Convenios entre el FONHAPO y diversas Instituciones en el desarrollo del Programa Tu Casa Convenios entre el FONHAPO y diversas Instituciones en el desarrollo del Programa Vivienda Rural Comunicación que se lleva a cabo entre el FONHAPO y la Comisión Nacional Bancaria y de Valores 15QIQ.02C.16 Información presupuestal Informes del estado del ejercicio presupuestal

4 SECCIÓN 03C RECURSOS HUMANOS CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación Juan Manuel Jiménez Galicia TÉCNICO ADMINISTRATIVO jmjimenez@fonhapo.gob.mx Copias de solicitud de empleo, Currículum Vitae, Fotografías, constancia de estudio, Acta de nacimiento, registro Federal de Contribuyentes, número del 15QIQ.03C.01 Expediente único de personal Seguro Social, cartilla del servicio militar, Licencia de manejo, FM2, acta de nacimiento de hijos, CURP. Expedientes de liquidaciones, indemnizaciones, e incapacidades. Afiliaciones, hojas de trabajo. 15QIQ.03C.02 Nómina de pago de personal Nóminas, justificantes (incidencias), oficios de solicitud de pago 15QIQ.03C.03 Control de prestaciones en materia económica Solicitudes, reportes de préstamos a empleados 15QIQ.03C.04 Recibos de pago al personal Acuses de recibos de pago. 15QIQ.03C.05 Liquidaciones al IMSS, SAR e INFONAVIT Pagos correspondientes, documentos de trabajo (hojas de cálculo). 15QIQ.03C.06 Declaraciones 2% nóminas Oficios, pagos, recibos, documentos de trabajo. 15QIQ.03C.07 Declaraciones anuales Copia de las declaraciones anuales., documentos de trabajo. 15QIQ.03C.08 Tabuladores, Registro de Plantilla y Estructura 15QIQ.03C.09 Contratos de honorarios Contratos, listado de personal. 15QIQ.03C.10 Nómina de honorarios Nóminas, acuses de recibos de pago. Tabuladores anuales, estructura del Fideicomiso, registros de plantilla con copias de oficios.

5 15QIQ.03C.11 Presupuesto Anual de Servicios Personales (Capítulo 1000) Reportes mensuales del presupuesto de servicios personales. 15QIQ.03C.12 Currículums y bolsa de trabajo Currícula, solicitudes de empleo. 15QIQ.03C.13 Capacitación Solicitudes, listas de cursos, trámites ante instancias de capacitación, programas de capacitación. 15QIQ.03C.14 Servicio Social Solicitudes y prestadores de servicios. 15QIQ.03C.15 Prestaciones Control de prestaciones no económicas al personal 15QIQ.03C.16 Manual de Procedimientos y Documentos Informativos Internos Ordenamientos que rigen los procedimientos internos del Fideicomiso. 15QIQ.03C.17 Manual de Oganización Manuales de Organización de 1997 y QIQ.03C.18 Clima Organizacional Encuestas que miden el ambiente laboral generado en la Entidad 15QIQ.03C.19 15QIQ.03C.20 15QIQ.03C.21 15QIQ.03C.22 Control Interno Programas y acciones de Gobierno Estructura Orgánica Constancias de retenciones Programas de trabajo y seguimiento del Control Interno y Administración de riesgos institucionales Atención y seguimiento a los programas del Gobierno de la República y de las diferentes dependencias de la Administración Pública Federal Registro, refrendo y modificaciones organizacionales a la Estructura Orgánica y a los puestos que la conforman Constancias de las retenciones hechas al personal del FONHAPO conforme el Código Fiscal de la Federación

6 Subgerencia de Finanzas Ma. Teresa Hernández Vázquez SECCIÓN 04C RECURSOS FINANCIEROS CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO TÉCNICO EN BÓVEDA Ext QIQ.04C.01 Cobranza Oficios de solicitud de expedición de cheques, comprobaciones de cobros 15QIQ.04C.02 Pagos de subsidios Oficios de solicitud de liberación de pagos por subsidios 15QIQ.04C.03 Movimientos diarios para la liberación de recursos Traspasos, oficios, relaciones de liberación de recursos, recuperación de cartera. 15QIQ.04C.04 Movimientos erogados Traspasos, oficios, relaciones de liberación de recursos. 15QIQ.04C.05 Comprobantes de recursos erogados Comprobación de los traspasos y liberación de recursos 15QIQ.04C.06 Fondo revolvente Control de pagos por concepto de viáticos y pasajes, gastos menores 15QIQ.04C.07 Gasto corriente Oficios de solicitud de pagos, comprobaciones de gastos. 15QIQ.04C.08 Créditos normales Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO 15QIQ.04C.09 15QIQ.04C.10 15QIQ.04C.11 15QIQ.04C.12 Casa propia Polígonos Préstamos a empleados Programa de vivienda Fase II Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO en el Programa Casa Propia Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO en el Programa Fraccionamiento Popular Ecatepec Solicitudes de préstamos a empleados, comprobantes de depósitos y control de pagos. Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO en el Extinto Programa de Vivienda Fase II

7 15QIQ.04C.13 Créditos especiales Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO 15QIQ.04C.14 Activo fijo Facturas, órdenes de compra del activo fijo propiedad del FONHAPO 15QIQ.04C.15 Subsidios Oficios de solicitud de liberación de pagos por subsidios 15QIQ.04C.16 Mejoramiento de vivienda Control de pago de los créditos otorgados por el FONHAPO en el Extinto Programa de Mejoramiento de vivienda 15QIQ.04C.17 Fianzas Control de las garantías otorgadas a FONHAPO 15QIQ.04C.18 Informes de disponibilidades Reportes diarios con documentación comprobatoria anexa. 15QIQ.04C.19 Movimientos diarios de bancos Traspasos, oficios, relaciones de liberación de recursos, recuperación de cartera.

8 Subgerencia de Servicios Generales y Recursos Materiales SECCIÓN 05C RECURSOS MATERIALES CARGO DOMICILIO TELÉFONO 15QIQ.05C.01 15QIQ.05C.02 15QIQ.05C.03 15QIQ.05C.04 Xóchitl López Urban Licitaciones Adquisiciones Contratos Seguros y fianzas TÉCNICO AUXILIAR EN APOYO ADMINISTRATIVO CORREO ELECTRÓNICO xlopezu@fonhapo.gob.mx Expedientes por evento compuestos de: Contratos y/o Convenios, bases, invitaciones, actas de aclaraciones, actas de apertura, actas de fallo, propuestas técnicas y económicas, normatividad vigente y trámites administrativos Expedientes por artículo(s) compuestos de: oficios de solicitud, cotizaciones, cuadros comparativos, oficios de adjudicación, documentación de los proveedores, pedidos, trámites administrativos y normatividad vigente. Contratos con proveedores, convenios con dependencias y entidades (originales). Pólizas de altas, bajas y modificaciones. Detalles de pagos, copias de fianzas y oficios de trámites administrativos. 15QIQ.05C.05 Registro de proveedores y contratistas Relación de proveedores. Documentación de proveedores. 15QIQ.05C.06 Arrendamientos Expedientes de proveedores por arrendamiento que contienen: trámites administrativos, cuadros comparativos, pedido y/o contratos y documentación del proveedor 15QIQ.05C.07 Comités y subcomités Carpetas, acuerdos y seguimientos de Comités y Subcomités. 15QIQ.05C.08 Comunicación Interna Relación de asuntos turnados a la Subgerencia de Servicios Generales y Recursos Materiales 15QIQ.05C.09 Cadenas Productivas Cotizaciones y análisis de las propuestas para la adquisición de bienes o contratación de servicios 15QIQ.05C.10 Transparencia Acciones tendientes a cumplir con la normatividad vigente en materia de transparencia y acceso a la información

9 Subgerencia de Servicios Generales y Recursos Materiales SECCIÓN 06C SERVICIOS GENERALES CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO 15QIQ.06C.01 15QIQ.06C.02 15QIQ.06C.03 15QIQ.06C.04 Guadalupe Juárez Mejía Enlace Materiales de consumo, Disposiciones y Sistemas de abastecimiento y almacenes Contratación de prestación de servicios Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario e inmuebles Parque vehicular Ext gjuarezm@fonhapo.gob.mx Copias de facturas y pedidos, vales de traspaso entre almacenes, acuses de recibos de consumibles e invenario de almacen Solicitud, autorización y liberación de recursos para la contratacion de servicios de vigilancia, limpieza, fotocopiado, fumigación, agua, conratación de luz y mantenimiento Solicitudes de servicio, reportes de mantenimiento, reportes de supervisión, bitácoras de mantenimiento (plomería, electricidad, pintura, herrería, jardinería e impermeabilización) Inventario del parque vehicular, solicitudes de vehículos, bitácoras de gasolina, bitácoras de uso, resguardos, relación de tarjetas de estacionamiento, relación de tarjetas de gasolina, asignación de lugares de estacionamiento y norma vehicular. 15QIQ.06C.05 Inventario físico de bienes muebles Relación de acivos fijos. Resguardos. Copias facturas de activos fijos. 15QIQ.06C.06 15QIQ.06C.07 15QIQ.06C.08 15QIQ.06C.09 Viáticos Protección Civil Control y seguimiento de obras y remodelaciones Archivo de Concentración de FONHAPO Copias de solicitud de viáticos y pasajes, de compra de boletos de avión, de comprobación de viáticos y oficios de trámites administrativos. Programas de Protección Civil por inmueble, relación de brigadistas y oficios de trámites Solicitudes, reportes de adecuaciones remodelaciones, proyectos de inversión y cotizaciones Instrumentos de consulta y control archivístico (relaciones). Oficios y vales de préstamo y consulta de documentación.

10 Gerencia de Sistemas y Soporte Técnico Informático 15QIQ.07C.02 María de la Luz Castro Garduño SECCIÓN 07C SISTEMAS Y SOPORTE TÉCNICO CARGO DOMICILIO TELÉFONO Secretaria Programas y planes estratégicos de desarrollo informático. 15QIQ.07C.01 Disposiciones normativas sobre tecnologías de información y comunicaciones. CORREO ELECTRÓNICO mlcastro@fonhapo.gob.mx Documentos de normatividad de informática, auditorías, recomendaciones del örgano Interno de Control, minutas, convocatorias y actas del Comité de Informática. Programas de mediano plazo de desarrollo informático del FONHAPO. 15QIQ.07C.03 15QIQ.07C.04 15QIQ.07C.05 15QIQ.07C.06 15QIQ.07C.07 Control de bienes informáticos y de comunicaciones. Sistemas de información. Estadísticas institucionales. Correspondencia. Seguridad informática. Adquisiciones de bienes informáticos, registro de bienes informáticos, licencias de software, contratos de mantenimiento, controles de entrada y salida de bienes Librerías informáticos. de sistemas de información, bitácoras y minutas de trabajo. Cierres presupuestales y estadística de vivienda del FONHAPO. Oficios turnados y recibidos, actas administrativas de entrega-recepción de la Suberencia de Informática. Plan de recuperación de contingencias informáticas y claves de acceso de administrador de sistemas informáticos vigentes,.

11 SECCIÓN 08C COMUNICACIÓN SOCIAL CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Subgerencia de Difusión y Modernización María Concepción Azcué Montes Secretaria mazcuem@fonhapo.gob.mx 15QIQ.08C.01 Campaña de difusión Copias: Oficios relativos a campañas de difusión. Formatos de autorización de campaña. Facturas para pago. Diseños. Videos. Spots de radio y televisión. 15QIQ.08C.02 15QIQ.08C.03 Artículos promocionales Información en medios masivos Copias: Facturas para pago. Solicitudes. Oficios de solicitud de compra. Copias de oficios de solicitud, copia de las facturas para pago, testigos

12 SECCIÓN 09C COORDINACIÓN DE CALIDAD Y ENLACE CON ÓRGANOS COLEGIADOS CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Coordinación de Calidad, Enlace y Transparencia Institucional Mariana Rivas Pérez Coordinadora Asistente Ejecutiva Ext mrivas@fonhapo.gob.mx 15QIQ.09C.01 Transparencia y acceso a la Información Documentación referente a las acciones implementadas para dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia y los informes que proporciona el fideicomiso a través de la Unidad de Enlace en materia de transparencia. Información de las actas, sesiones, resoluciones y demás documentación relativa a las actividades del Comité de Información. Documentación referente a las solictudes de acceso a la información pública gebernamental recibidas a partir de junio de 2003 competencia del Fideicomiso. Información relacionada con las acciones institucionales que conforman el POTCC, PDH, PNUD, y el Programa de Blindaje Electoral. 15QIQ.09C.02 Atención Ciudadana Seguimiento a las peticiones ciudadanas

13 Gerencia de Operación Rocío Marlene Garay Almazan Técnico Operativo Financiero SECCIÓN 01S OPERACIÓN CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO QIQ.01S.01 Indicadores de desempeño, calidad y productividad NORMA ISO :- Minutas de Reuniones del Comité de Aseguramiento de la Calidad.- Reportes de Indicadores de Procesos del Programa "Tu Casa" 15QIQ.01S.02 15QIQ.01S.03 15QIQ.01S.04 15QIQ.01S.05 15QIQ.01S.06 15QIQ.01S.07 Programas de acción "Tu Casa" "Programas Especiales" Programas de acción "Programa de reconstrucción por desastres naturales" Programas de acción "Obras inconclusas" Programas de acción "Vivienda Rural" Sistema de Gestión de la Calidad Seguimiento administrativo Mecanismos de operación, oficios, convenios de colaboración, resolución de oficios y planes de trabajo, reportes de seguimiento y control Declaratoria oficial de desastre; censo de afectados; mecanismos de operación; oficios varios; convenios de colaboración; resolución de oficios y Planes de trabajo; reportes de seguimiento y control Oficios de solicitud de apoyo; evaluación de frentes; propuestas de inversión; convenios especiales; reportes de seguimiento y control Mecanismos de operación, oficios, convenios de colaboración, resolución de oficios y planes de trabajo, reportes de seguimiento y control NORMA ISO :- Minutas de Reuniones del Comité de Aseguramiento de la Calidad.- Reportes de Indicadores de Procesos del Programa "Tu Casa" REPORTES DE SEGUIMIENTO (REGION):- Reporte Semanal de Avances de CIS y Certificados.- Reporte Final Financiero del Cierre del Ejercicio de acuerdo a las Acciones Realizadas.- Reporte de Actas de Entrega Recepción (obra)

14 SECCIÓN 02S PROMOCIÓN CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Gerencia de Promoción Alfredo Faustino Paz Pineda Coordinador en Dictamen Crediticia Ext QIQ.02S.01 Seguimiento de crédito Información documental de las fases de aprobación, formalización y ejercicio del crédito. 15QIQ.02S.02 Seguimiento al Servicio de Garantías Información documental de las fases de aprobación, formalización de la otorgación del crédito en el programa de Garantías

15 SECCIÓN 03S RECUPERACIÓN CREDITICIA CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Gerencia de Recuperación Crediticia Karla Lilia Martínez Sulvarán Jefe de Departamento Valle del Yaqui No. 36 Col. Valle de Aragón 2a. Sección, Nezahualcoyotl Estado de México Ext QIQ.03S.01 Recuperación de créditos Estados de Cuenta. Condiciones Financieras. Contratos y/o Convenios (Apertura, Modificatorios, Definitivos, reestructura). Acta de Termino de Obra. Actas de Asamblea (cambios de Mesa Directiva y/o beneficiarios). Solicitud y respuesta de Aclaraciones de situación crediticia. constancias de Beneficiarios. Promociónales de Descuento. Cartas de no adeudo y solicitudes de liberación de hipoteca. Constancias de beneficiarios. 'Cedula de Conciliación. Historial de pagos. Recibos de Pagos. Oficios de Ajuste o Reclasificación de Pagos. Acta de Defunción. Certificado de Defunción. Averiguación previa (en caso de Requerirse). Oficio de solicitud de Tramite de Siniestro. Solicitud de no Prescripciones. Solicitud de Incorporación a Póliza Colectiva. Acta de Nacimiento. Identificación de asegurados. Estado de cuenta a la fecha del siniestro. Tabla de amortización correspondiente. Certificado de invalidez.

16 Gerencia de Planeación Francisco Alba Gracida Enlace SECCIÓN 04S PLANEACIÓN CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Ext QIQ.04S.01 Evaluaciones Externas Información documental de las fases de aprobación, formalización y ejercicio del crédito. 15QIQ.04S.02 Informes Institucionales Información presupuestal, de cobertura y análisis, emitida con peiodicidad diversa del programa "Tu Casa" a diferentes instituciones gubernamentales. 15QIQ.04S.03 Responsables anteriores Acta y anexos de Entrega-Recepción de la Gerencia de Planeación 15QIQ.04S.04 15QIQ.04S.05 Ejecutor "Tu Casa" Ejecutor "Vivienda Rural" Aplicación de los recursos otorgados por el FONHAPO según las reglas de operación del programa "Tu Casa" Aplicación de los recursos otorgados por el FONHAPO según las reglas de operación del programa "Vivienda Rural" 15QIQ.04S.06 Seguimiento Operaciones Seguimiento de acuerdos según las reglas de operación del FONHAPO 15QIQ.04S.07 Soluciones y Pagos Seguimiento a los acuerdos de pago alcanzados con los beneficiarios 15QIQ.04S.08 Vivienda Digna Seguimiento del Programa según las reglas de operación.

17 Gerencia de Administración y Enajenación Inmobiliaria 15QIQ.05S.02 15QIQ.05S.03 Héctor Eduardo Caballero Valdés GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS SECCIÓN 05S ADMINISTRACIÓN Y ENAJENACIÓN DE INMUEBLES CARGO DOMICILIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO Técnico Operativo Financiero Bienes inmuebles en proceso de enajenación Bienes inmuebles en proceso de saneamiento 15QIQ.05S.01 Normas para la administración y enajenación de bienes inmuebles , Ext hecaballerov@fonhapo.gob.mx Manual de Integración, Normas para la Administración, Procedimiento de alta y baja, Procedimiento de Enajenación por Compraventa, Procedimiento de Enajenación por Donación y Comodato, Procedimiento de Conformación del Padrón, Procedimiento trámite de Pago. Copias de escrituras y anexos técnicos, Copia de sentencia ejecutoriada, Oficios de Adjudicación, Copia de cuenta predial y Agua, Alta Contable, Fichas Técnica, Avalúos, Dictamen de no Utilidad. Copia de escrituras y anexos técnicos, Copia de sentencia ejecutoriada, Oficios de Adjudicación, Copia de cuenta predial y Agua, Alta Contable, Fichas Técnica, Avalúos, Dictamen de no Utilidad, autorización del comité, constancia de folio, carta solicitud, contrato de compraventa, depósitos, finiquito. 15QIQ.05S.04 15QIQ.05S.05 15QIQ.05S.06 Bienes inmuebles con problemas jurídicos Bienes inmuebles enajenados Padrón de Agentes inmobiliarios Inmuebles propiedad del FONHAPO susceptibles de enajenar que se encuentran en proceso litigioso radicados en el área de lo contencioso. Copia de escrituras y anexos técnicos, Copia de sentencia ejecutoriada, Oficios de Adjudicación, Copia de cuenta predial y Agua, Alta Contable, Fichas Técnica, Avalúos, Dictamen de no Utilidad, autorización del comité, constancia de folio, carta solicitud del adquiriente, contrato de compraventa, depósitos, finiquito, acta entrega, solicitud de trámite, documentos de entidad, solicitud de baja, procedimiento de enajenación. Solicitud de participación, Curriculum, referencias comerciales, acreditación, carta compromiso para realizar visitas de inspección de inmuebles, R.F.C., declaración, identificación oficial persona física o moral, escritura constitutiva, poder del representante legal, contrato de comisión mercantil.