CAPÍTULO 7: DISEÑO DEL PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD

Transcripción

1 CAPÍTULO 7: DISEÑO DEL PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL BALANCED SCORECARD 7.1. Diseño de la metodología para implementar el Balanced Scorecard Para implementar el Balanced Scorecard como modelo de gestión integral en Florence, es necesario crear todo un sub-proyecto alrededor del mismo, para lo cual, se ha diseñado una estructura lógica que guiará a los responsables del mismo a una correcta implementación. El diagrama se muestra a continuación: 52

2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA EL BSC El BSC no termina en el análisis de los indicadores creados a medida para cada una de las perspectivas del mismo, es un proceso permanente en el que existe un bucle, que consiste en corregir las desviaciones para alcanzar los objetivos definidos basándose para ello en el cuestionamiento y reflexión sobre la vigencia y actualidad de los planes realizados en un inicio para su mejora y adecuación al presente, teniendo en mente las posibles circunstancias del futuro. La estructura organizativa que se le ha propuesto a Florence para dar seguimiento y el respectivo mantenimiento al BSC es la siguiente: FUNCIÓN ENCARGADO (S) RESPONSABILIDADES Jefe de implementación del BSC en Florence Jefe de proyecto del Equipo Consultor (externo) Implementar, revisar, controlar y adaptar la estructura planteada del BSC para Florence según lo demanden las circunstancias que se presenten, teniendo en cuenta los objetivos sobre los cuales se basan los planes para obtener resultados a futuro. Jefe de equipo de seguimiento y mtto. del BSC Colaborador 1 del equipo de seguimiento y mtto. Colaborador 2 del equipo de seguimiento y mtto. Equipo evaluador Jefe de operaciones Encargado de producción central Supervisor de puntos de venta Gerencia y jefaturas Enlace con el equipo consultor, introducir información relevante al sistema referente al enfoque financiero, revisar y controlar datos introducidos al sistema, así como presentar informe al equipo evaluador. Introducir información relevante al sistema referente a los enfoques de procesos internos y aprendizaje y desarrollo, así como de preparar informe sobre los mismos. Introducir información relevante al sistema referente al enfoque de clientes, así como de preparar su respectivo informe. Revisar, analizar y evaluar el proceso de implementación del BSC para alcanzar los objetivos propuestos. 53

3 DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN El plan de comunicación se ha dividido para que el modelo de gestión integral sea debidamente comprendido por todo el personal que labora en la empresa. Así, se ha dividido en dos líneas, una que será dirigida para la gerencia y jefaturas (3er. nivel) y otra, diseñada específicamente para el 1er. y 2do. nivel, ya que se necesita utilizar un lenguaje mucho más coloquial para poder llevar el concepto al subconsciente de todos los involucrados. La línea diseñada para el 3er. nivel de la empresa, consta de los elementos que serán descritos a continuación: Folleto: su objetivo es introducir el BSC como modelo de gestión integral de manera general e ir captando la atención del personal. Carteles informativos: Su objetivo es informar los aspectos más importantes del BSC de una forma más detallada. Charlas de capacitación: se dividirán en dos etapas para no brindar demasiada información de una sola vez. Además, en la segunda etapa, se pretenden mostrar algunos ejemplos de implementación del BSC en pequeñas y medianas empresas, ya que la manera de implementación se debe adaptar al escenario que presente cada una de las empresas. Página web para intranet: el objetivo es introducir el BSC de una manera más amigable aprovechando la interactividad que ofrece una página web diseñada en flash, ya que no solamente proporciona una forma innovadora de comunicar una metodología de este nivel sino que además, proporciona una forma segura de manejar información relevante ya que no permite la infiltración al sistema de un ente externo porque el lenguaje de flash no puede ser interpretado por los servidores. Macro en MS Excel: el macro tendrá una doble función ya que no solamente comunicará los datos proporcionados por el sistema sino que además, será la plataforma donde se introducirán los datos relevantes para poder tomar decisiones de peso sobre información de calidad en tiempo casi real. 54

4 La línea diseñada para el 1er. y 2do. nivel de la empresa, consta de los elementos que serán descritos a continuación: Carteles motivadores: pretender crear cierto nivel de curiosidad sobre el nuevo sistema a implementar. Charlas de capacitación: se dividirán en dos etapas para no brindar demasiada información de una sola vez. Además, en la segunda etapa, se pretenden mostrar algunos ejemplos de implementación del BSC en pequeñas y medianas empresas, ya que la manera de implementación se debe adaptar al escenario que presente cada una de las empresas. A diferencia de la charla para el 3er. nivel, el lenguaje que se utilizará en las mismas será mucho más coloquial, ya que se debe tener cuidado en el lenguaje que se utiliza para crear los menores niveles de desconfianza de parte del personal para reducir al mínimo la resistencia al cambio que pueden ir mostrando el recurso humano de la empresa a medida que la etapa de implementación vaya avanzando. Página web para intranet: el objetivo es introducir el BSC de una manera más amigable aprovechando la interactividad que ofrece una página web diseñada en flash. Además, hay que hacer hincapié en los niveles de acceso que se deben de disponer para poder ingresar al sistema ya que de eso dependerá el lapso de tiempo que conlleve la implementación del BSC DISEÑO DE LOS INTRUMENTOS PARA LA COMUNICACIÓN DEL BALANCED SCORECARD Diseño del contenido de charlas informativas sobre la importancia del Balanced Scorecard como herramienta de Gestión Integral Las charlas informativas se darán en dos niveles: 1. Nivel gerencial y jefaturas 2. Nivel operativo Para lo cual, se han diseñado dos tipos de charlas, una que será compartida por la gerencia y jefaturas y la otra, que será especialmente diseñada para los operarios. 55

5 Contenido de charla para la gerencia y jefaturas 15 El tema de la charla es MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL: BSC y el contenido es el siguiente: Entorno competitivo, Elementos estratégicos de la planificación, Características del entorno, Control Para qué?, Hacia dónde va el control?, Planificación estratégica Para qué?, Por qué utilizar el Balanced Scorecard?, Estrategia en cascada, La película protagonizada por la estrategia de la unidad de negocio...ha de ser representada en un BSC, El problema, Una definición del BSC y los Elementos del BSC Contenido de charla para el nivel operativo 16 El tema de la charla es MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL: BSC y el contenido es el siguiente: Características del entorno, Control Para qué?, Planificación estratégica Para qué?, Por qué utilizar el Balanced Scorecard?, Estrategia en cascada, La película protagonizada por la estrategia de la unidad de negocio...ha de ser representada en un BSC, El problema, Una definición del BSC y los Elementos del BSC Diseño del folleto El folleto se utilizará como parte de la estrategia para comunicar al BSC como modelo de gestión integral dentro de la empresa. Es por ello, que se expone como primer punto, cual es la problemática base, para luego venir y proponer, porque el BSC ayudará a resolver la misma. Hay que tener en cuenta, que el folleto por sí sólo, no pretende responder a todas las interrogantes que el personal tiene sobre el BSC, 15 Favor ir a la carpeta CHARLAS del CD anexo para ver el formato digital de la misma 16 Favor ir a la carpeta CHARLAS del CD anexo para ver el formato digital de la misma 56

6 sino, comunicar de forma general la herramienta. A continuación se presenta la parte frontal del folleto: Dibujo 5: Parte frontal del folleto del BSC para Florence 57

7 La parte interna del folleto es la siguiente: Dibujo 6: Parte interna del folleto del BSC para Florence 58

8 Diseño de los carteles Diseño de los carteles informativos CARTEL BSC Marco descriptivo: Con este cartel se quiere comunicar a todo el personal de la empresa el nombre de la herramienta que se implementará en la misma. Además, el nombre de la herramienta se ha reducido a su acrónimo (por sus siglas en inglés) para que el concepto de la misma sea captado con mayor rapidez. CARTEL CARACTERÍSTICAS DEL ENTORNO Marco descriptivo: Con este cartel se quiere comunicar al personal medio de la empresa los aspectos más importantes de entorno de la misma que influyen en la planificación, ejecución y control de los planes, teniendo muy en cuenta que éste (el entorno) es dinámico, no estático. 59

9 CARTEL DEFINICIÓN DEL BSC Marco descriptivo: Con este cartel se quiere exponer al personal medio de la empresa el concepto de la herramienta a través de tres aspectos principales. CARTEL PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA QUÉ? Marco descriptivo: Con este cartel se quieren transmitir al personal medio de la empresa algunas ideas sobre los beneficios de planificar. 60

10 CARTEL NECESIDAD DE UN MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL Marco descriptivo: Con este cartel se quiere difundir entre el personal medio de la empresa los puntos más importantes por los cuales se necesita un modelo de gestión integral Diseño de los carteles motivadores Los carteles se presentan a continuación: 61

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13 BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR EL BSC COMO MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL El BSC ha demostrado ser la herramienta mas eficiente para la implantación exitosa de la estrategia, ya que provee un esquema causal y dinámico que promueve la inserción de todos los elementos necesarios para asegurar resultados. La simplicidad de los conceptos, la magnitud potencial de impacto y resultados han sido la causa de la diseminación tan amplia y el éxito que ha tenido esta metodología. Un BSC que cumpla con un diseño adecuado de la estrategia, un despliegue efectivo y ajustado a las realidades de cada organización, así como el desarrollo de un proceso continuo de gestión estratégica es, hoy por hoy, la manera más reconocida de transformar una empresa e impulsar la creación sostenida de valor a corto y a largo plazo. El BSC establece una base estructurada para la creación de valor y le permite a una organización: Aclarar la estrategia e impulsar su implementación. Proporcionar la plataforma para alinear las estrategias en todos los niveles de la empresa. Alinear y racionalizar iniciativas organizacionales para lograr la estrategia. Definir un sistema de medición estratégico que monitoree la creación de valor de manera efectiva. Enfocar la energía organizacional en la creación de valor por medio del enlace entre el desempeño y la compensación. Implementar un proceso que permita la gestión estratégica continua en todos los niveles de la organización. Facilitar la comunicación y entendimiento de los objetivos de la compañía en todos los niveles de la organización. Permitir la toma de decisiones oportuna en base a información de calidad. Desarrollar actitudes proactivas y una cultura de medición, evaluación y mejora continua. 64