CEREMONIA LANZAMIENTO PROYECTO CERTIFICACIÓN ISO 9001:2008 UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO

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1 CEREMONIA LANZAMIENTO PROYECTO CERTIFICACIÓN ISO 9001:2008 UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO Intervención Jefe Departamento de Normalización y Certificación, miércoles 23 de mayo de 2012, Aula Magna, Casa Central, Sede Concepción Para contextualizar la ceremonia de lanzamiento del proyecto ISO UBB que hoy realizamos es necesario recordar ciertos logros obtenidos por nuestra institución en la materia: Nuestra Universidad por decisión de nuestra nuestro Rector en el año 2007 toma la decisión voluntariamente, no hay exigencias externas para su implementación, de establecer un Sistema de Gestión de la Calidad para la Universidad del Bío- Bío, basado en la Norma ISO 9001 en ese entonces versión 2000, optándose por iniciar dicho proceso en la Vicerrectoría de Asuntos Económicos, responsable del área de gestión. Durante el mes de Enero del año 2010 culmina exitosamente el proceso ya mencionado en que, Bureau Veritas Certification Chile realizó la Auditoría de Certificación al Sistema de Gestión de Calidad de la VRAE, Sedes Concepción y Chillán, de la Universidad del Bío-Bío, recomendando su certificación, destacando las siguientes fortalezas: Gran compromiso de la alta dirección (Rectoría, VRAE.), representante de la dirección (Departamento de Normalización y Certificación) y personal auditado (Directivos y funcionarios de la VRAE). Sistema documental ordenado y adecuado al tamaño de la organización. Y Soporte informático del sistema de gestión de calidad. Debido al cambio de versión de la Norma ISO 9001, el día 08 de Octubre del año 2010, la empresa certificadora BUREAU VERITAS CERTIFICATION CHILE, realizo la auditoría de UP GRADE al Sistema de Gestión de Calidad de la VRAE, siendo su objetivo principal el verificar que la organización había actualizado su sistema de gestión de calidad, según la nueva versión de la Norma ISO 9001:2008, como resultado de la auditoría no se detectaron no conformidades de ningún tipo, por lo que se recomendó el up grade en la norma ISO 9001:2008 para el sistema en comento. Durante los años 2011 y 2012, además de las Auditorías Internas de Calidad y la aplicación de instrumentos de control del sistema, Bureau Veritas Certification Chile, realizó las Auditorías de Vigilancia o Seguimiento, según lo mandata la Norma ISO 9001, sin detectar no conformidades, recomendando la mantención de la certificación obtenida. Durante el año 2012, si bien la certificación ISO se mantiene vigente hasta el mes de enero del año 2013, el desafío para nuestra Universidad es recertificar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos. Debido a la experiencia, know- how adquirido y al cambio cultural, en materia de calidad, a partir de la certificación ISO 9001 ya mencionada, permite consolidar y proyectar el modelo ISO en una segunda etapa, a las unidades de: Rectoría, Prorrectoría, Secretaría General, Contraloría Universitaria, Dirección General Jurídica, Dirección General de Relaciones Institucionales, Dirección General de Análisis Institucional, Dirección General de Planificación y Estudios, Dirección General de Investigación, Desarrollo e Innovación, Dirección General de Comunicación Estratégica y la Dirección de Admisión, Registro y Control Académico, Formación Continua, para en una tercera etapa aplicarlo a la Vicerrectoría Académica de nuestra casa de estudios superiores, según programa de Rectoría aprobado para los años 2012 al 2014.

2 Lo anteriormente mencionado se sustenta en los lineamientos estratégicos del Plan General de Desarrollo Universitario ( ) que en su línea estratégica Nº5 nos dice que debemos Gestionar nuestra institución conforme a las nuevas exigencias de calidad, estableciendo entre sus objetivos el mejorar permanentemente la estructura organizacional, fortalecer los procesos, seguimiento y ajuste de prioridades, gestión de recursos humanos que cree las mejores condiciones para el desarrollo del personal, asegurar la sostenibilidad financiera y proveer de información eficiente para la toma de decisiones, lo que implica ciertos Aspectos que debemos mejorar, lo que implica: Premisa Básica, la premisa básica definida por Rectoría y que sustenta el modelo es que:

3 Los aspectos que debemos mejorar dicen relación con:

4 Desafío al 2014: Nuestra Universidad ha optado para desarrollar su modelo de Gestión de Calidad, según la norma definida por la ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN (ISO), denominada modelo ISO 9001:2008, debido a que es una norma internacional que permite estandarizar y comparar la gestión de las empresas con parámetros claramente definidos y se basa en el principio de mejora continua.

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9 Principios en que se sustenta un SGC basado en la Norma ISO 9001:2008:

10 PRINCIPIO Nº1: ENFOQUE AL CLIENTE Significa: Implica estudiar comprender, no solamente las necesidades del cliente o usuario tanto interno como externo, sino que también sus expectativas, en todos los niveles de la Organización. Medir la satisfacción del cliente o usuarios y actuar sobre resultados, lo que permitirá incrementar la fidelidad de estos. Beneficios Principales: Aumento de las ventas a través de una respuesta flexible y rápida Incrementar la fidelidad del Cliente Uso más efectivo de los recursos por parte de la organización usando la retroalimentación del cliente PRINCIPIO 2: LIDERAZGO Significa: Establecer objetivos simples, medibles y alcanzables Crear confianza en los colaboradores y eliminar temores. Los líderes deben ser facilitadores de sus colaboradores, proporcionando los recursos necesarios, la formación, responsabilidad y libertad para actuar. Beneficios principales: El personal entenderá y estará motivado al logro de los objetivos de la organización La falta de comunicación entre los niveles de la organización se reducirá Contar con personas comprometidas con la mejora continua en todos los niveles de la organización

11 PRINCIPIO 3: PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL Significa: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total participación, compromiso y excelencia, posibilita que sus competencias sean usadas para el desarrollo de la organización. A su vez el personal obtiene el beneficio de conocer un sistema de gestión moderno, participar en su desarrollo y sentir la satisfacción del aporte a su desarrollo profesional y personal. Beneficios principales Tener un personal motivado, involucrado y comprometido dentro de la organización Tener un personal que conoce y valora su trabajo Un personal que participe y contribuya a la mejora continua PRINCIPIO 4: ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Significa: Es la identificación y administración sistemática de los procesos empleados en una organización y la interacción entre ellos. Se debe evitar la visión funcional de las Organizaciones y tener como objetivo las necesidades del cliente. Permite identificar los procesos Medir los costos de No-Calidad. Beneficios principales Reducción de costos y tiempos mediante el uso eficiente de los recursos y eliminación de etapas no esenciales Resultados mejorados Permite que las oportunidades de mejora estén centradas y priorizadas PRINCIPIO 5: ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN Significa: Implica identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, lo que contribuye a la efectividad de la organización en el logro de sus objetivos. Beneficios principales Identificación e integración de los procesos que alcanzarán mejor los resultados deseados Capacidad de enfocar los esfuerzos en los procesos principales PRINCIPIO 6: MEJORA CONTINUA Significa: Desarrollar actividades proactivas Medición de los procesos Revisión de rectoría Acciones Correctivas y Preventivas Auditorías Internas Auditorías externas Capacitación y entrenamiento Beneficios principales Incrementar la ventaja competitiva Flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades

12 PRINCIPIO 7: ENFOQUE BASADO EN HECHOS Beneficios principales Decisiones basadas en información real Aumento de la capacidad para demostrar la efectividad de las decisiones anteriores, a través de la referencia a registros objetivos Información confiable para justificar inversiones rentables PRINCIPIO 8: RELACIÓN MUTUAMENTE BENEFICIOSA CON EL PROVEEDOR Beneficios principales Aumento de la capacidad de crear valor para ambas partes Flexibilidad y rapidez de reacción de forma conjunta a un mercado cambiante o a las necesidades y expectativas del Cliente Optimizar costos y recursos

13 Estructura de un SGC: Etapas para la implementación de un SGC:

14 Es importante resaltar, al terminar esta presentación, que el objetivo de la segunda etapa del proceso que iniciamos hoy, no es la certificación del SGC de la Universidad, sino que el gran objetivo y desafío para nuestros Líderes y Colaboradores es mejorar la gestión de nuestra Casa de Estudios Superiores para satisfacer de mejor forma, no solamente las necesidades de nuestros usuarios, sino que también sus expectativas, lo que por consecuencia lógica nos permitirá obtener la certificación, según norma ISO 9001:2008. Muchas Gracias.