Política y procedimiento administrativos. Título: Asesoramiento financiero y cobranzas al paciente. Sección: Administración de la información

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1 Política y procedimiento administrativos Título: Asesoramiento financiero y cobranzas al paciente Sección: Administración de la información Número de política: IM-2003 Fecha de creación: 1/17/90 Fecha de entrada en vigencia: 6/2015 Página 1 de 8 Declaración de la política Será política de Memorial Health University Medical Center, Inc. (MHUMC) ofrecer asesoramiento financiero adecuado y oportuno a los pacientes o a sus garantes financieros para acordar los pagos, obtener el pago total o determinar la necesidad de ayuda económica. Las tareas de cobranza se realizan de acuerdo con las normas y leyes que se aplican a la cobranza de servicios brindados al paciente. MHUMC se toma muy seriamente la obligación de brindar atención gratuita y a costos reducidos a los miembros de la comunidad que no tienen ningún seguro. El Comité Financiero de nuestro Directorio evalúa y adopta esta política. Definición de términos Ingreso de emergencia: Afección que requiere atención médica inmediata; cualquier demora podría ser perjudicial para el paciente; la enfermedad es aguda o puede poner en riesgo la vida o el funcionamiento de la persona. Ingreso de urgencia: Afección que requiere atención médica en un plazo de tiempo breve; existe un posible peligro para el paciente si no recibe atención médica. Ingreso sin carácter de urgencia: Afección que no exige el uso de los recursos de un Departamento de Emergencias o servicios de emergencia; puede ser necesaria o no una derivación a servicios de atención médica de rutina; la enfermedad no es aguda o bien se considera menor en cuanto a su gravedad. Descuento: Ajuste para reducir el saldo adeudado de una cuenta. Pautas federales de pobreza (FPG, por sus siglas en inglés): Pautas publicadas anualmente en el Registro Federal; los montos se calculan sobre

2 Página 2 de 8 la base de los ingresos y la cantidad de integrantes de la familia; estas pautas se utilizan como base para determinar la categorización del programa de ayuda económica. Asegurado: Paciente que posee un seguro de salud. No asegurado: Paciente que no posee un seguro de salud. Fondo Fiduciario de Atención para Indigentes: Programa estatal para pacientes cuyos ingresos son 250% menores a los establecidos en las Pautas federales de pobreza; el fondo es administrado por el hospital; consultar la política PFS Lista de aranceles a cargo del paciente: Ajustes realizados en la cuenta de un paciente que no posee ningún seguro a fin de reducir la factura a un monto equivalente a los aranceles promedio contratados para la atención administrada de MHUMC. I. Asesoramiento financiero Los pacientes que necesiten atención médica urgente o de emergencia y las mujeres embarazadas que estén trabajo de parto activo deberán recibir tratamiento sin tener en cuenta su capacidad de pago conforme a la Política PC-1019 de MHUMC (Examen médico de detección de emergencia, estabilización, tratamiento y traslado). 1. En el caso de los menores de edad, mientras el paciente esté en el hospital, se contactará al garante del paciente y se determinará el arreglo de pago apropiado. Los pacientes pueden comunicarse directamente con nuestro equipo de ayuda financiera ( ) si creen que podrían cumplir los requisitos para obtener ayuda financiera. Los servicios de asesoramiento financiero también se ofrecen, entre otros lugares, en los siguientes puntos de servicio: 1. Todas las áreas de registro 2. Verificación de seguro/ Pre-ingreso/ Pre-certificación 3. Habitaciones del hospital para pacientes hospitalizados 4. Contacto directo con los pacientes o sus familiares o amigos 5. Médicos o representantes de los consultorios 6. Sala de emergencias y Centro de Traumatología 7. Facturación y cobranzas 8. Otras entidades incluidas en el Memorial Health System

3 Página 3 de 8 El equipo de ayuda financiera analizará todas las visitas o los ingresos de pacientes sin seguro, hospitalizados o ambulatorios para determinar si cumplen con los requisitos para su posible participación en algún programa (p. ej., Medicaid estatal, seguro social por discapacidad, programa para indigentes o servicios caritativos o cualquier otro programa de ayuda financiera de terceros). 1. Las visitas o los ingresos que se hayan programado y sean optativos están sujetos a la Política FA-1001 de MUMC (aprobación financiera para visitas optativas que no cuentan con financiación). Si el paciente aparentemente no cumple con los requisitos para obtener algún tipo de ayuda, el personal de Ayuda Financiera notificará al paciente y comentará las opciones de pago antes de recibir el servicio, si corresponde. El equipo de Acceso del Paciente de MHUMC entregará una copia del documento resumido en lenguaje sencillo a todos los pacientes sin seguro en el momento de realizar el registro. En cada encuentro, el paciente tendrá que firmar el documento, el cual se escaneará para incorporarlo al sistema de imágenes de documentos de MHUMC. Este procedimiento documentará que al paciente se le informó sobre la Política de Ayuda Financiera. A. Criterios de elegibilidad 1. Los pacientes sin seguro pueden solicitar ayuda financiera en cualquier momento antes de registrarse o durante el proceso de registro, la hospitalización o en el transcurso del ciclo de facturación y cobranza pidiendo y completando en su totalidad una solicitud de ayuda financiera. 2. Todos los pacientes sin seguro cuyos ingresos sean menores al 250% de las Pautas federales de pobreza para el tamaño de su familia pueden cumplir los requisitos para obtener ayuda financiera. 3. Los límites de recursos están fijados en $50,000 para el tamaño de la familia. 4. La información necesaria para completar una solicitud de ayuda financiera es la siguiente: i. Solicitud para el Fondo Fiduciario de Atención para Indigentes (ICTF) o el programa de servicios caritativos del hospital ii. Constancia de ingresos iii. Liquidación de ayuda económica recibida (en caso de no informar ingresos) iv. Constancias de recursos (p. ej., resúmenes de cuentas bancarias, resúmenes de cuentas relacionadas con el mercado de dinero)

4 Página 4 de 8 v. Documentación adicional basada en la información proporcionada durante la evaluación realizada por un asesor financiero 5. Una vez que la solicitud completada se haya analizado, se tomará una decisión y esta se notificará al paciente/solicitante por escrito. i. El Departamento de Ayuda Financiera de MHUMC tiene la responsabilidad de tomar las decisiones de elegibilidad teniendo en cuenta la documentación proporcionada durante el proceso de solicitud. Los pacientes pueden comunicarse con el Departamento de Ayuda Financiera para plantear sus dudas sobre las decisiones de elegibilidad llamando al (912) ii. Aprobado: Al paciente se le hará el descuento del costo total de acuerdo a lo descrito en el Anexo A. iii. Rechazado: El paciente recibirá un descuento de los servicios brindados conforme a la lista de aranceles a cargo del paciente. 6. Notificación de solicitud de información adicional o de rechazo i. No se denegará ayuda financiera solamente sobre la base de una solicitud que se haya presentado inicialmente en forma incompleta. Los tipos más comunes de documentación que se necesita se han mencionado anteriormente y se describen en documento resumido de MHUMC (Anexo B). ii. MHUMC se contactará con el paciente a través del servicio de correo postal de EE.UU. para informarle acerca de los documentos adicionales que fuesen necesarios. El paciente tendrá 30 días para enviar la información adicional. a. Esta solicitud de información adicional incluirá vocabulario sobre las acciones de cobranza que podrían iniciarse si el paciente no contesta o no proporciona la información adicional. iii. Si el paciente no proporciona la información adicional solicitada, se podría rechazar la solicitud de ayuda financiera y el paciente recibiría el descuento por pago a su cargo según corresponda. 7. Notificación de aprobación i. MHUMC se contactará con el paciente a través del servicio de correo postal de EE. UU. para notificar la aprobación del programa de ayuda financiera. Dicha notificación incluirá los pasos que el paciente puede seguir para obtener información sobre la manera en que se determinó el copago (si corresponde), así como acerca de la confirmación de que el

5 Página 5 de 8 copago no supera los montos facturados generalmente que se describen a continuación. ii. Si un paciente ya ha definido un plan de pago o ha efectuado pagos relacionados con su cuenta, y luego recibió la aprobación para recibir ayuda financiera, todos los pagos realizados que excedan el monto de copago se aplicarán a otras cuentas pendientes de pago o se le reembolsarán al paciente en caso de que no hubiese ninguna otra cuenta pendiente. iii. Si se hubiesen iniciado acciones de cobranza extraordinarias contra un paciente que luego fue aprobado para recibir ayuda, MHUMC tomará todas las medidas razonables disponibles para revertir, tras la aprobación de elegibilidad, toda acción iniciada. B. Cálculo de los montos cobrados a los pacientes 1. MHUMC utiliza el método de revisión del pasado para determinar los montos facturados generalmente (AGB, por sus siglas en inglés) a los pacientes que cumplen con los requisitos para recibir ayuda financiera. Esto significa que, para establecer el porcentaje del total de los cargos que se descontará anualmente, MHUMC analiza los reclamos del pasado realmente pagados al hospital por Medicare en la modalidad de cargo por servicio, así como los pagados por otras compañías de seguros de salud privadas. MHUMC no le facturará a una persona que cumple con los requisitos para recibir ayuda financiera un monto superior al generalmente facturado. i. En 2014, el porcentaje de descuento fue del 30.79%. Para recibir una descripción detallada de cómo MHUMC determinó este porcentaje, comuníquese con nuestro equipo de ayuda financiera. MHUMC enviará al paciente una copia de la información por correo postal y en forma gratuita. (Anexo C). 2. MHUMC no factura ni espera el pago de los cargos brutos/totales por parte de las personas que cumplen con los requisitos para recibir ayuda financiera, o de quienes no poseen un seguro de salud pero no califican para recibir ayuda financiera (p. ej., pago a cargo del paciente). C. Publicación de la política 1. MHUMC hará lo siguiente para dar a conocer al público su Política de ayuda financiera sin cargo: i. Pondrá a disposición copias de su política en determinados puntos de acceso del establecimiento.

6 Página 6 de 8 ii. Publicará esta política y la solicitud de ayuda financiera en la página de Internet de MHUMC para que el público la pueda ver e imprimir. iii. La incluirá en el Informe anual de beneficios para la comunidad. iv. Entregará copias al Consejo de Planificación de la Red de Seguridad del Condado de Chatham, Explorador de Servicios de Atención Médica. v. Entregará o enviará por correo copias a los equipos de Ayuda Financiera, Facturación, Cobranzas o Servicio al Cliente cuando las soliciten por vía telefónica. 2. Las versiones en lenguaje sencillo del resumen y de la solicitud de ayuda financiera también se proporcionarán en español, sin cargo, cuando así se lo solicite. También se publicarán las versiones en español en el sitio de Internet de MHUMC. II. Cobranzas a los pacientes MHUMC hace todo lo posible para garantizar que a los pacientes se les facturen los servicios recibidos de manera apropiada y oportuna. MHUMC intentará hablar con todos los pacientes para establecer acuerdos de pago adecuados en caso de que no puedan hacer el pago total en el momento de prestación de los servicios o luego de que al paciente se le envíe la primera factura. Normalmente, los pacientes recibirán la primera liquidación dentro de los 15 días después de haber recibido el alta del establecimiento. MHUMC ha contratado a Conifer Health Solutions para administrar el proceso de cobranza a los pacientes. MHUMC ha establecido una lista de aranceles a cargo del paciente para aplicar los descuentos de manera sistemática en las cuentas de los pacientes sin seguro. Si un paciente no tiene seguro y no cumple con los requisitos para recibir ayuda a través del Programa de ayuda financiera, el paciente quedará registrado como persona a cargo del pago. El sistema de administración de contratos de MHUMC descontará automáticamente cada visita registrada en este plan. En el programa de aranceles a cargo del paciente se aplica un descuento de acuerdo con el método de montos facturados generalmente. No se les facturará a los pacientes un monto superior al 30% de los cargos facturados. A. Notificaciones y plazos de facturación a los pacientes 1. Los pacientes recibirán la primera liquidación de su cuenta dentro de los 15 días después de recibir el alta del establecimiento.

7 Página 7 de 8 2. Las primeras tres liquidaciones incluirán una reseña sobre el Programa de ayuda financiera de MHUMC que contendrá información acerca del programa, datos de contacto del equipo de ayuda financiera de MHUMC, los lugares donde se puede obtener una copia gratis de la política de ayuda financiera, así como la información que se debe proporcionar junto con la solicitud de ayuda financiera. 3. A los pacientes sin seguro no se los derivará a una agencia de cobranzas para que esta haga un seguimiento en menos de 120 días contados a partir de la fecha de la primera liquidación de la cuenta. Los pacientes podrán solicitar ayuda financiera hasta 240 días después de la fecha de la primera liquidación, o en cualquier momento durante el proceso de cobranza. B. Acciones extraordinarias de cobranza (ECA, por sus siglas en inglés) 1. MHUMC ha contratado a Conifer Health Solutions para que se encargue de sus procesos de cobranza a pacientes o garantes, los cuales incluyen un seguimiento previo antes de la intervención de la agencia de cobranza y la derivación de las deudas incobrables a la agencia de cobranza. Las cuentas de los pacientes de MHUMC están sujetas a las siguientes acciones extraordinarias de cobranza: i. Derivación a la agencia de cobranza ii. Denuncia ante agencias de información crediticia iii. Derechos de retención del hospital en el caso de cuentas que sean objeto de un litigio que pudiese derivar en una sentencia de índole financiera en contra del paciente 2. Si en el transcurso del seguimiento de la cobranza un paciente, o su garante, solicitan ayuda financiera o indican que no poseen seguro y no pueden pagar los servicios de atención médica recibidos, serán derivados al equipo de ayuda financiera de MHUMC para que este evalúe su posible elegibilidad para participar en el programa. Si el equipo de ayuda financiera determina que un paciente puede cumplir los requisitos para recibir ayuda, el proceso de cobranza continuará hasta que el paciente presente la solicitud correspondiente. Una vez que se reciba la solicitud, independientemente de si está completa o no, se interrumpirá toda otra actividad de cobranza hasta que el equipo de ayuda financiera tome una decisión con respecto a la elegibilidad para participar en el programa.

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9 Anexo A Memorial Health University Medical Center, Inc. Admisión del paciente Departamento de Ayuda Financiera para los Pacientes Fondo Fiduciario de Atención para Indigentes (ICTF) de 2015, Hill-Burton, y Pautas de Ingresos para la Ayuda Financiera Brindada a los Pacientes (PFA) Tamaño de la familia Del 0 al 125% Del 126 al 200% Del 201 al 225% Del 226 al 250% ,713 14,714 23,540 23,541 26,483 26,484 29, ,913 19,914 31,860 31,861 35,843 35,844 39, ,113 25,114 40,180 40,181 45,203 45,204 50,225 *2010 $1, ,313 30,314 48,500 48,501 54,563 54,564 60,625 *2011 $1, ,513 35,514 56,820 56,821 63,923 63,924 71,025 *2012 $1, ,713 40,714 65,140 65,141 73,283 73,284 81,425 *2013 $1, ,913 45,914 73,460 73,461 82,643 82,644 91,825 *2014 $1, ,113 51,114 81,780 81,781 92,003 92, ,225 *2015 $1,260 ICTF F ICTF G ICTF J ICTF J PFA 2004 PFA 2005 PFA 2006 PFA 2007 Detalle de copagos (responsabilidad del paciente): Del 0 al 125% Del 126 al 200% Del 201 al 225% Del 226 al 250% Más del 250% de las Pautas de las FPG de las FPG de las FPG de las FPG federales de pobreza (FPG) ICTF copago Ningún ICTF 20% hasta un máximo de $1,260 ICTF 30% hasta un máximo de $1,680 ICTF 30% hasta un máximo de $1,680 Catástrofes O lista de aranceles a cargo del paciente

10 Anexo B Resumen de información sobre asistencia financiera Memorial University Medical Center (MUMC) ofrece asistencia financiera para pagar los servicios de atención médica a las personas y familias que cumplen con los requisitos exigidos. Según sus necesidades financieras, puede tener a su disposición la opción de hacer pagos reducidos o de recibir atención gratuita. MUMC no cobra a los pacientes montos por los que estos son responsables que sean superiores a los facturados generalmente a Medicare y a las compañías de seguros. Puede cumplir los requisitos para recibir ayuda financiera si: Tiene un seguro de salud limitado o no tiene seguro. No cumple los requisitos para obtener ayuda del gobierno (por ejemplo, Medicare o Medicaid). Puede demostrar que tiene una necesidad financiera. Vive en el área primaria donde MUMC brinda servicios. Proporciona a MUMC la información necesaria sobre las finanzas de su hogar. Se ofrece ayuda financiera a los pacientes elegibles que necesitan: Servicios médicos de emergencia Servicios no optativos para afecciones urgentes de riesgo vital fuera del Departamento de Emergencias Otros servicios necesarios por motivos médicos según cada caso específico Presentación de la solicitud Envíe por correo postal el formulario de solicitud completo y copias de las constancias de ingresos a: MUMC Financial Assistance (Departamento de Ayuda Financiera de MUMC) PO Box Savannah, GA Su solicitud debe incluir copias de los documentos que se aplican a su caso. No adjunte los originales sino copias, ya que MUMC no podrá devolver ningún documento enviado junto con la solicitud. Si falta algún documento, el procesamiento de su solicitud se demorará y en consecuencia su cuenta se podría enviar a una agencia de cobranzas. Para pedir una solicitud de ayuda financiera, comuníquese con el equipo de ayuda financiera de MUMC al Puede obtener los formularios de solicitud y una copia de este resumen en español si lo solicita o a través del sitio web de Memorial Health: Si desea obtener más información o tiene preguntas sobre el proceso, llame al equipo de ayuda financiera al Un miembro de este equipo con gusto le ayudará. Todos nuestros documentos están disponibles en español. Para solicitar una copia de ellos en español, comuníquese con el equipo de ayuda financiera al o visite nuestro sitio web: También puede contactarse con el Programa de Exploración de Servicios de Atención Médica del Consejo de Planificación de la Red de Seguridad del Condado de Chatham para que le ayuden a obtener o completar una solicitud de ayuda financiera. La oficina se encuentra en: Chatham County Health Department (Departamento de Salud del Condado de Chatham) 1395 Eisenhower Dr. Savannah, GA Teléfono: También puede visitar la oficina de ayuda financiera que se encuentra en el: Recinto principal de Memorial, detrás del vestíbulo principal 4700 Waters Avenue Savannah, GA Formulario N.º (12/12) Página 1 de 1 Área de identificación del paciente

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