ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACION - MINIMA CUANTIA

Transcripción

1 1. DDESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. Página 1 de 6 Que el Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad, denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. Así mismo la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, debe brindar los medios necesarios para garantizar el transporte de los funcionarios que realizan procesos de control y verificación migratoria, a lo largo y ancho del territorio Colombiano, de conformidad con el área de cobertura de sus 11 regionales. En el caso específico de la Regional Orinoquia, la misma contempla los departamentos de Arauca, Meta, Casanare, Vichada, Vaupés, Guainía y Guaviare. En el departamento de Arauca las funciones de verificación se deben realizar en los municipios de ese departamento, razón por la cual tiene asignado un parque automotor para la realización de dicha labor misional. Igualmente se requiere de manera esporádica el suministro de diésel como contingencia por falta de energía, para el funcionamiento de las plantas eléctricas de esa localidad. Expuesto lo anterior, se hace necesario garantizar el suministro de combustible en la ciudad de Arauca para los vehículos de la regional Orinoquia, adscritos al Centro Facilitador de Servicios Migratorios y el Puesto de Control Migratorio de Arauca Arauca, y para el desarrollo de las actividades propias de la Entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales. Considerando los promedios de consumo mensual, esta contratación se debe realizar a través de un proceso de mínima cuantía. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Contratar el suministro de combustibles (Gasolina Corriente y Diésel Corriente), para el parque automotor y para las plantas eléctricas ubicadas en el Centro Facilitador de Servicios Migratorios y el Puesto de Control Migratorio de Arauca Arauca de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, ubicados en la Regional Orinoquia. B. LUGAR DE EJECUCIÓN: El suministro de combustible (gasolina corriente y ACPM) se llevará a cabo en la ciudad de Arauca - Arauca. C. FORMA DE PAGO: La Unidad Administrativa especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado en desembolsos mensuales de conformidad con los suministros efectuados en el mes inmediatamente anterior y liquidados a los precios ofrecidos, previa la presentación de la factura o cuenta de cobro correspondiente, acompañada de

2 Página 2 de 6 la certificación de cumplimiento debidamente firmada por el supervisor del contrato, así como el certificado de paz y salvo por todo concepto expedido por el Revisor Fiscal cuando exista, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. La cancelación se efectuará mediante transferencia electrónica. PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos estarán sujetos al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar y aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja (PAC). Los documentos soporte para los pagos deberán ser avalados por el supervisor del contrato. D. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta la necesidad planteada por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el presente proceso de contratación se enmarca dentro de la modalidad de MÍNIMA CUANTÍA, acorde con lo señalado en el capítulo V, Artículos y ss., del Decreto 0734 de E. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será el coordinador (a) del Grupo de Apoyo de la Regional Orinoquia o quien haga sus veces. 3. CONDICIONES TÉCNICAS. A. CARACTERISTICAS DEL BIEN Y/O SERVICIO: El proponente debe garantizar que los combustibles ofrecidos cumplen con los estándares ambientales y de calidad exigidos en la Resolución 1180 del 21 de Junio de 2006 expedida por el MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL Y MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA. B. CALIDAD Y CUMPLIMIENTO: El proponente debe certificar por escrito que el producto ofrecido cumple con la Normatividad establecida en el territorio nacional, para los productos derivados del petróleo. C. CERTIFICACION DE DISTRIBUIDOR MAYORISTA O MINORISTA: El proponente debe anexar certificación por escrito que los acredite como distribuidores mayoristas o minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo en el territorio nacional, de igual manera certificar por escrito que dentro de su proceso de almacenamiento, manejo, transporte y distribución del combustible cumplen con la normatividad vigente (Decreto 1609 de 2002).

3 Página 3 de 6 D. ANÁLISIS DE RIESGOS: Para minimizar los riesgos derivados de esta contratación, el pago se realizará contra los servicios efectivamente recibidos. E. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: EL Proponente favorecido deberá garantizar: a.- El suministro de combustible para el normal funcionamiento del parque automotor y plantas eléctricas de la Regional Orinoquia ubicados en el CFSM y PCMT de Arauca, en las cantidades que solicite el supervisor del contrato mediante la expedición del vale respectivo, firmado por el Director Regional. b.- Que el suministro sea continuo e ininterrumpido, durante el término de ejecución del contrato. c.- El abastecimiento del combustible en las siguientes condiciones: Suministro en el municipio en la ciudad de Arauca, Departamento de Arauca. Presentar mensualmente información del suministro de combustible. Mantener el mejor precio dentro de los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Minas y Energía, durante todo el tiempo de duración del contrato. Reportar de manera inmediata al supervisor del contrato, sobre cualquier novedad, anomalía, eventualidad o irregularidad que surja durante la ejecución del contrato. Elaborar y presentar de manera oportuna las correspondientes cuentas de cobro y/o facturas, de los suministros efectuados, tal como se indica en el Literal D, numeral 2 del presente documento. Presentar mensualmente el certificado de paz y salvo por todo concepto expedido por el Revisor Fiscal cuando exista, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, pensiones y Aportes a Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, a que haya lugar. OBLIGACION EN MATERIA AMBIENTAL: Tomando como referencia las normas que obligan a proteger el medio ambiente en concordancia con el numeral 16 del Plan de Gestión Ambiental formulado por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se hace necesario para el presente proceso que el oferente presente un permiso de vertimientos otorgado por la entidad ambiental competente. F. GARANTÍAS De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento. Con el fin de minimizar los riesgos de la etapa contractual se fija la forma de pago contra el recibo a satisfacción de los bienes solicitados.

4 Página 4 de 6 4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. A. CONSULTA DE PRECIOS O CONDICIONES DE MERCADO: Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso y considerando que el precio de combustibles es regulado por el Gobierno Nacional, se proyectó el valor estimado de acuerdo al consumo de los combustibles en los últimos meses y los valores unitarios por galón, tomando como base las cotizaciones allegadas para tal fin así: Cotización No.1 Estación Todo Servicio Luis Domínguez Cantor; Cotización No.2 Estación de Servicio Sabana Larga Edelmira Rey Serrano. ANALISIS CONSUMO COMBUSTIBLE REGIONAL ORINOQUIA CIUDAD: ARAUCA Descripción del bien/servicio Combustible Gasolina corriente Combustible Diesel corriente Cotización 1 $ 6.450,00 $ 6.500,00 Cotización 2 $ 6.200,00 $ 6.300,00 VALOR PROMEDIO $ 6.325,00 $ 6.400,00 COMBUSTIBLE GASOLINA COMBUSTIBLE DIESEL MES GALONES VALOR MES GALONES VALOR ENERO 44 $ ,00 ENERO 0 $ - FEBRERO 58 $ ,00 FEBRERO 97 $ - MARZO 25 $ ,00 MARZO 80 $ ,00 ABRIL 55 $ ,00 ABRIL 0 $ - MAYO 65 $ ,00 MAYO 0 $ - JUNIO 75 $ ,00 JUNIO 110 $ ,00 TOTAL 322 $ ,00 TOTAL 287 $ ,00 Consumo Promedio Mes 53,67 Galones Consumo Promedio Mes 47,83 Galones TOTAL PLAZO EJECUCION CONTRATO $ ,00 TOTAL PLAZO EJECUCION CONTRATO $ ,00 Proyección: CONCEPTO GALONES VR UNITARIO VR PROMEDIO MES VALOR PROYECTADO 11 MESES PRMEDIO MES GALONES GASOLINA 53, PRMEDIO MES GALONES DIESEL 47, VR TOTAL PROYECTADO A JULIO 31/ CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo señalado en el estudio de mercado y considerando la variación en los precios de los combustibles en Colombia, el valor del contrato a suscribir es por: SIETE MILLONES

5 Página 5 de 6 QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($ ,00) pagadero de conformidad con el valor unitario ofrecido, ajustado conforme a los incrementos autorizados por el Gobierno Nacional. B. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso será hasta el 30 de Junio de 2014 o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra; contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir la expedición del registro presupuestal correspondiente. 5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria para desarrollar el objeto de la presente contratación, por valor de: SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MCTE. ($ ,00). Los recursos están amparados según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 3 de Julio de 2013, el cual afecta el Rubro Presupuestal: A Combustible y lubricantes, Fuente: Nación; Recurso: 10, expedido por la Coordinación Financiera de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, por un monto de TRES MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($ ,00). Los TRES MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($ ,00) restantes, están soportados por la aprobación de vigencias futuras expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según radicación El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista. 6. FIRMAS DEL DOCUMENTO. COMITÉ ESTRUCTURADOR. Parte técnica: AREA RESPONSABLE: Regional Orinoquia. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Dalgen Constanza Gomez Rubio CARGO: Director Regional. FIRMA: OROGINAL FIRMADO AREA RESPONSABLE: Regional Orinoquia. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Liliana Astrid Castellanos Torres. CARGO: Coordinadora Grupo de Apoyo Regional Orinoquia. FIRMA: ORIGINAL FIRMADO AREA RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Marcela Manrique Castro. CARGO: Coordinadora Administrativa. FIRMA: ORIGINAL FIRMADO

6 Parte Financiera: Página 6 de 6 AREA: Coordinación Financiera FUNCIONARIO: Gina Paola Dueñas Barbosa CARGO: Coordinadora Financiera FIRMA: ORIGINAL FIRMADO AREA: Coordinación Financiera FUNCIONARIO: Maribel Barros Barreto CARGO: Funcionaria - Coordinación Financiera FIRMA: ORIGINAL FIRMADO Parte Jurídica: AREA: Oficina Asesora Jurídica FUNCIONARIO: Gemma Judith Angel CARGO: Abogada - Oficina Asesora Jurídica FIRMA: ORIGINAL FIRMADO AREA: Oficina Asesora Jurídica FUNCIONARIO: Jorge Rodríguez CARGO: Abogado - Oficina Asesora Jurídica FIRMA: ORIGINAL FIRMADO LA CONVENIENCIA, NECESIDAD Y MODALIDAD FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN EL 2 DE ENERO DE 2013.