Herramientas Avanzadas

Transcripción

1 Herramientas Avanzadas Word 2007 Autor: Viviana M. Lloret Prof. de Matemática e Informática Blog: aulamatic.blogspot.com

2 Microsoft Word Herramientas Proteger documentos Para proteger un documento en Word contamos con la opción Sin cambios (sólo lectura), la cual impide la escritura y modificación del documento. Para activar esta función debemos recurrir a la pestaña Revisar, grupo Proteger. Contenidos Proteger documentos Determinar parámetros de autocorrección Autotexto. Personalizar las propiedades del archivo En el desplegable que visualizamos al pulsar dicho botón escogemos Restringir formato y edición, con lo cual se mostrará en el panel de tareas la ventana Restringir formato y edición. Tildamos la opción Admitir sólo este tipo de edición en el documento y en la lista que se muestra escogemos Sin cambios (Sólo lectura). Por último pulsamos sobre el botón Sí, aplicar la protección, con lo cual se abrirá la siguiente ventana en la que debemos ingresar una contraseña. 1

3 Para desproteger el documento pulsamos sobre el botón Suspender protección (el mismo reemplaza a Sí, aplicar protección una vez protegido el documento) y en el cuadro de diálogo que aparece ingresamos la contraseña con la que hemos protegido el documento. Esta función es ideal para enviar archivos por Internet de manera más segura a clientes, proveedores, empleados o amigos que comparten su PC con otras personas. Determinar parámetros de autocorrección Word nos brinda la opción Autocorrección, para detectar y corregir automáticamente errores tipográficos, palabras escritas incorrectamente y el uso indebido de mayúsculas. Por ejemplo, si escribimos qeu y un espacio, la opción Autocorrección sustituye lo que hemos escrito por "que". O bien, si escribimos Ésta es lac asa y un espacio, Autocorrección reemplaza lo que hemos escrito por "Ésta es la casa". Para acceder a dicha opción debemos pulsar sobre Opciones de Word, presente al pulsar sobre el botón de Office. 2

4 En la ventana que se abre debemos pulsar sobre el botón Revisión, y luego Opciones de Autocorrección. 3

5 Desde la pestaña Autocorrección podremos configurar, activando o no la casilla de verificación, las distintas opciones que nos brinda esta herramienta. Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra, Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula. Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas". Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc. Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula. 4

6 Corregir configuración de teclado. Corrige posibles configuraciones erróneas del teclado automáticamente. Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana. Corregir el uso accidental de bloq mayús. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas. Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. Como podemos observar en la siguiente imagen, Word tiene por defecto una lista integrada de elementos de Autocorrección. Por ejemplo, escribimos (c) para insertar. Si la lista de elementos integrados de Autocorrección no contiene las correcciones que deseamos, podremos agregar nuevos elementos. Para agregar elementos de autocorrección, simplemente en donde dice: Reemplazar escribimos el texto que deseamos sea reemplazado por el escrito en la casilla Con:, luego debemos hacer clic en Agregar. Por ejemplo, podemos escribir en Reemplazar: EEUU y en Con: Estados Unidos, para que cada vez que encuentre la sigla EEUU la reemplace por Estados Unidos 5

7 Cuando escribimos en forma incorrecta una palabra, automáticamente Word la subraya de color rojo, y se visualiza el botón de autocorrección, primero como un pequeño cuadro de color azul, y al apoyar el mouse sobre él se convierte en botón. Si en alguna ocasión no deseamos que se corrija el texto, podremos deshacer la corrección o bien, activar o desactivar las opciones de Autocorrección haciendo clic en el botón y realizando una selección. Autocorrección puede poner en mayúscula la letra inicial de la primera palabra de una frase, los nombres de los días de la semana, texto en una celda de tabla, etc. Autotexto. Personalizar las propiedades del archivo La característica Autotexto que se incluía en Word2003, no se incluye en la versión Existe una funcionalidad similar a Autotexto en dicha versión llamada bloques de creación. Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galerías. Es posible tener acceso a dichos bloques y reutilizarlos en cualquier momento. También pueden guardarse y distribuirse con las plantillas. Podemos utilizar Autotexto, un tipo de bloque de creación, para almacenar texto o gráficos que deseamos volver a utilizar, como una cláusula de contrato estándar o una línea de saludo. Cada una de las selecciones de texto o gráficos se almacena como un elemento de Autotexto en el Organizador de bloques de creación y se le asigna un nombre único que facilita la localización del contenido. 6

8 Para insertar un elemento de autotexto desde dicha ubicación, posicionamos el cursor donde deseamos que figure y luego pulsamos en el botón Organizador de bloques de creación, presente en la pestaña Insertar, grupo Texto. En la ventana que se abre escogemos, en la categoría Autotexto, el deseado y finalmente pulsamos Insertar. Para crear un elemento en dicha galería, debemos seleccionar el texto o el gráfico que deseamos guardar como un bloque de creación reutilizable. 7

9 Para guardar el formato de párrafo, incluyendo la sangría, la alineación, el interlineado y la paginación, con el elemento, debemos incluir la marca de párrafo ( ) en la selección. Para ver las marcas de párrafo, hacemos clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo, pestaña Inicio. En el grupo Texto, pestaña Insertar, hacemos clic en Elementos rápidos y, a continuación, en Guardar selección en una galería de elementos rápidos, o presionamos la combinación de teclas Alt+F3. Completamos, del siguiente modo, la información en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación: Nombre: Escribimos un nombre único para el bloque de creación. 8

10 Galería: Seleccionamos la galería en la que deseamos que aparezca el bloque de creación. Categoría: Seleccionamos una categoría, como General o Integrado, o creamos una nueva. Descripción: Escribimos una descripción del bloque de creación. Guardar en: Seleccionamos el nombre de la plantilla en la lista desplegable. Opciones: Seleccionamos Insertar contenido en su propia página para asegurarnos de que el bloque de creación se sitúa en una página distinta. Seleccionamos Insertar contenido en su propio párrafo para el contenido que no debe formar parte de otro párrafo, aún cuando el cursor del usuario se encuentre en medio de un párrafo. Utilizamos Insertar sólo contenido para el resto del contenido. Hacemos clic en el documento donde deseamos insertar un bloque de creación. Para insertar el autotexto creado, en el grupo Texto de la pestaña Insertar, hacemos clic en Elementos rápidos y, a continuación, en Organizador de bloques de creación. Si conocemos el nombre del bloque de creación, hacemos clic en Nombre para ordenarlos por nombre y luego en Insertar. 9

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