IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL EN LA EMPRESA C.I. ECOEFICIENCIA S.A.S.

Transcripción

1 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL EN LA EMPRESA C.I. ECOEFICIENCIA S.A.S. Freddy Antonio Pinto Garcia Ingeniero Ambiental Trabajo para optar el título: Especialista en Planeación Ambiental y Manejo Integral de los Recursos Naturales Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá- Colombia RESUMEN CI. Ecoeficiencia S.A.S es una empresa dedicada a la prestación de servicios ambientales, enfocado en el manejo integral de residuos, principalmente en la recuperación de materiales aprovechables y manejo adecuado de residuos peligrosos, se encuentra ubicada en el municipio de Mosquera Cundinamarca desde el año Para el desarrollo de las actividades esta empresa cuenta con una planta de transformación de plástico y con licencia ambiental para el almacenamiento de residuos peligrosos, como empresa líder en la prestación de servicios ambientales es importante demostrar y dar ejemplo que todos sus procesos se hacen con responsabilidad ambiental y para ello la empresa recurrió a crear metas y objetivos para llegar a construir los programas ambientales.

2 Es así, que en el presente documento se establece la implementación del sistema de gestión ambiental para la certificación ISO Palabras claves: NTC ISO 14001, programas ambientales, matriz de aspectos e impactos ambientales. INTRODUCCION El tema ambiental en Colombia es relativamente nuevo y algunas empresas hasta hora están empezando a tomar este tema con mucha responsabilidad y compromiso, pero existen otras que solo se preocupan por producir más sin importar las consecuencias que a futuro se puedan presentar. Lamentablemente la mayoría de las empresas desean obtener una certificación, no por el compromiso ambiental si no como requisito para entrar en una licitación, convirtiendo el sistema en un requisito funcional de 3 meses, cuando esta tiene que funcionar de manera continua llevando y controlando cada uno de los requisitos, programas, formatos, registros etc. La implementación de un sistema de gestión ambiental al interior de una empresa demuestra el compromiso que tiene con el medio ambiente, porque saben que ahora no solo se puede conseguir una ventaja competitiva para licitaciones, si no también ahorros en costos, orden en temas ambientales y cumplimiento en los requisitos legales. Es por eso que el principal objetivo de este trabajo es el diseñar una estructura sistemática para dar ese orden en materia de gestión ambiental dentro de la empresa CI. Ecoeficiencia S.A.S

3 MATERIALES Y METODOS Alcance: La implementación del sistema de gestión ambiental para CI. Ecoeficiencia será realizado con el fin de controlar los impactos y prevenir la contaminación en los servicios de transformación y manejo de los residuos industriales reciclables y peligrosos que maneja la compañía. Metodología: Para la metodología del SGA se tendrá en cuenta las siguientes etapas 1. Revisión ambiental inicial 2. Aspectos e impactos significativos 3. Requisitos legales 4. Política ambiental 5. Objetivos, metas y programas 6. Implementación y operación 7. Verificación

4 RESULTADOS 1. Revisión ambiental inicial: El primer paso fundamental para el desarrollo, implantación y mantenimiento de una (SGA) funcional es la revisión ambiental inicial (RAI) (Hewitt. Gary, 2003) 1. En esta etapa se realiza un diagnostico de todos los procesos y servicios que la empresa desarrolla, analizando las entradas y salidas de cada uno, y revisando detalladamente los diagramas de flujo (ver anexo 1); es así como se identifican los aspectos e impactos ambientales de cada una de las actividades, se compara con la parte normativa y se identifica su cumplimiento, se toma nota también de la documentación que se debe tener como requisitos del SGA. 2. Aspectos e impactos significativos: La identificación de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos se realiza con la participación de los líderes de cada proceso para hacer el análisis de cada una de las actividades que se desarrollan; teniendo en cuenta los siguientes aspectos metodológicos: a. Descripción de actividad: Se describe la labor o actividad que se va analizar. b. Aspecto ambiental: Son los elementos de las actividades, productos, y servicios que la empresa utiliza y los cuales interactúan con el medio ambiente. Se han definido como aspectos ambientales los descritos en la tabla anterior, agrupados de la siguiente forma Componente Abiótico Componente Biótico Componente Socio Económico 1. HEWITT, Roberts. GARY, Robinson. ISO EMS manual de sistema de gestión medioambiental. España: Thomson paraninfo, P. # 425.

5 c. Condición de Operación: Se señala la condición bajo la cual se identifica el aspecto ambiental, la que puede ser: Normal: El proceso se realiza sin alteraciones, cumpliéndose las actividades establecidas o planificadas al proceso. Anormal: Es cuando se presentan actividades o situaciones particulares que alteran la normalidad de una actividad establecida o planificada, pero se realizan eventualmente. Emergencia: Son todas aquellas actividades que se salen de la normalidad, afectadas por eventos imprevistos o influencias exteriores y que implican un daño al medio ambiente. d. Factor Temporal: El aspecto ambiental se le debe ubicar en el tiempo, es decir si es una actividad pasada, actual o futura. e. Impacto ambiental: Son las consecuencias que se derivan del aspecto ambiental y pueden ser positivos (beneficioso) o negativos (adversos), al medio ambiente f. Evaluación de los impactos: La empresa ha establecido los siguientes criterios de valoración con el fin de determinar si son significativos o no significativos, así: Severidad: indica la gravedad del impacto Frecuencia: Indica la periodicidad con que ocurre el impacto. Regulación Legal: indica el cumplimiento del aspecto con las regulaciones existentes. Control: Indica el grado de complejidad para controlar el impacto.

6 g. Grado de impacto: Se define el grado del impacto de acuerdo con los resultados de valoración del impacto 1, si es significativo, no significativo, si es un aspecto positivo o es un impacto que podrá afectar negativamente el entorno. h. Control Operacional: Se determinan los mecanismos establecidos por la empresa para gestionar los aspectos significativos identificados, tales como procedimientos, instructivos, planes, manuales, permisos, etc. 2.1 Valoración de impactos Para la evaluación de los impactos se tienen en cuenta los criterios enunciados anteriormente y se valoran de acuerdo a la escala presentada 2, con el fin de realizar la priorización de los mismos. Tabla 1 Escala Para Valoración de Impactos Ambientales CRITERIO CALIFICACIÓN VALOR SEVERIDAD: Gravedad del Impacto Grave: Representa un riesgo para el entorno con consecuencias irreparables al medio ambiente. Peligroso: Representa un riesgo alto al entorno pero no tiene consecuencias irreparables a largo plazo (>5 años) Moderado: Presenta un riesgo al entorno con consecuencias reparables a corto plazo (<5 años) Leve: No se presenta daño al entono ya que las consecuencias que se puedan Los impactos producen numerosos efectos, muchos de los cuales son impredecibles. Se utilizan diversos parámetros de tipo cualitativos para valorar los efectos producidos por los impactos ambientales, mediante la determinación inicial de los posibles valores a nivel de temporalidad, localización, magnitud, etc y los resultados previstos se expresan en forma de matrices. 2 En general se aplicó la metodología de los Criterios Relevantes Integrados (Buroz, 1994), elaborándose índices de impacto ambiental para cada efecto identificado en la matriz de acciones y componentes ambientales.

7 CRITERIO CALIFICACIÓN VALOR presentar se reparan de inmediato. FRECUENCIA: Periodicidad con que ocurre el impacto REGULACIÓN LEGAL: Cumplimiento del aspecto con las regulaciones existentes Muy Frecuente: El impacto se presenta a diario Frecuente: El impacto ocurre una vez por semana Ocasional: El impacto ocurre una vez por mes Remoto: El impacto ocurre por lo menos una vez en el año. Alto: Se cuenta con requerimientos legales y no se cumplen Medio: Se cuenta con requerimientos legales y se cumplen parcialmente Bajo: Se cuenta con requerimientos legales los cuales se cumplen Nulo: No está reglamentado 0 CONTROL: Grado de complejidad del control que se tiene dentro de la Empresa Alto: La empresa no tiene ningún control sobre el impacto o sobre los factores que lo afectan Medio: Es muy difícil el control, no se conoce o no se tiene acceso a la tecnología para hacerlo Bajo: El impacto se puede controlar parcialmente con la tecnología que se tiene dentro de la Empresa. Muy Bajo: Es muy fácil controlar el impacto y la empresa lo controla de inmediato

8 2.2 Grado de Impacto: (Magnitud) El desarrollo del Grado de impacto se logra a través de un proceso de amalgamiento, en el cual se ponderan todos y cada uno de los aspectos evaluados en la etapa anterior, y se calcula mediante una expresión matemática que integra los criterios anteriormente explicitados. Su formulación es la siguiente 1 : Impacto = 2(severidad)+ Frecuencia + Regulación + Control Vale la pena acotar que los pesos ponderados de los términos en la expresión matemática corresponden a la aplicación práctica de la Política Ambiental de la empresa, en la cual damos mayor importancia a la severidad (grado de afectación producida por el impacto) sobre otros aspectos como lo son el simple cumplimiento de la normatividad ambiental. Los impactos de priorizarán con base a la calificación obtenida en la aplicación de la formula, para reducir si impacto y harán parte de programas ambientales. Con el fin de desarrollar de mejor manera el ejercicio de priorización se establece una importancia relativa con respecto al valor calculado por el índice, según las siguientes categorías: Tabla 2 Escala Para Valoración del Grado de Impacto Índice Nivel o significado > 40 MUY ALTO ALTO MEDIO BAJO < 10 MUY BAJO 1 Esta fórmula se basa en la presentada en el documento Una propuesta para la Identificación y evaluación de impactos ambientales, elaborado por Jorge Alonso Arboleda, en Revista de las Empresas Públicas de Medellín, Volumen 15 # 3 Enero-Abril de 2005.

9 Como resultado de esta evaluación de aspectos e impactos ambientales, el impacto negativo más relevante se encuentra en las actividades administrativas por el consumo de papel en impresiones y fotocopiado. 3. Requisitos legales: Para la identificación de requisitos legales se sostuvo una reunión con el director Jurídico de la compañía y se revisaron cada uno de los temas relacionados a aspectos legales y las metodologías que se debían implementar para su actualización, de esta forma se crea el procedimiento y los registros para identificar, actualizar y mantener los requisitos legales aplicados a la empresa con todo su cumplimiento. 4. Política ambiental: Para determinar la política ambiental de la compañía, esta se definió en varias reuniones con los responsables del SGA y los líderes de cada proceso, teniendo en cuenta el alcance de la empresa, el sistema y los impactos negativos más relevantes de las actividades definiéndola dentro de una política integral de la siguiente manera: POLITICA INTEGRAL C.I. ECOEFICIENCIA S.A.S C.I ECOEFICIENCIA SAS es una organización dedicada al manejo en sitio de residuos peligrosos y no peligrosos, a la transformación y venta de residuos industriales reciclables y a la Gestión de residuos no reciclables y peligrosos. Prestamos servicios haciendo énfasis en: CALIDAD: atendiendo las necesidades y expectativas del cliente. SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: protegiendo y previniendo enfermedades y lesiones de nuestros colaboradores.

10 GESTION AMBIENTAL: previniendo la contaminación del medio ambiente y haciendo un uso eficiente de los recursos naturales. BASC: garantizando la seguridad en las operaciones a la largo de toda la cadena de suministro. Trabajamos con una filosofía de mejoramiento continuo, comprometiéndonos al cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos a nivel de calidad, salud, y seguridad ocupacional, medio ambiente, control y seguridad BASC. Después de estar elaborada, paso a ser aprobada y firmada por la alta dirección, finalmente es presentada a todo el personal a través del correo electrónico y publicada dentro de las instalaciones de Ecoeficiencia 5. Objetivos, metas y programas Con los objetivos, metas y programas se determinan las acciones que se van a tener en cuenta para disminuir los impactos y prevenir la contaminación que las actividades de la empresa puedan generar, se establecen unos formatos y registros asociados a los programas ambientales para ejercer mayor control y poder obtener mejores resultados, estos programas se enuncian a continuación.

11 PROGRAMA DE MITIGACION DE IMPACTOS AMBIENTALES POR EL CONSUMO DE PAPEL Objetivos Ambientales: Establecer la medidas necesarias para mitigar un impacto ambiental. Metas Ambientales: Meta 1: Mantener o disminuir el consumo de papel de 61 fotocopias por persona administrativa Meta 2: Mantener o disminuir el consumo de papel de 151 impresiones por persona administrativa Descripción del porque la creación del programa: Este programa está diseñado para controlar el consumo de papel que se realiza en el área administrativa. Alcance del programa: Este programa esta diseñado para implementar medidas necesarias sobre el consumo de papel en las oficinas de Mosquera. las Frecuencia: La frecuencia de medición es trimestral. Plan de acción: Para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, se definen las siguientes actividades: Planear un diagnóstico para determinar el impacto más alto de la matriz Planear las estrategias adecuadas para disminuir los impactos más relevantes Divulgar la matriz de aspectos e impactos ambientales a todo el personal Elaborar un plan de reducción para consumo de papel Realizar las capacitaciones al personal administrativo y operativo, sobre la forma adecuada de imprimir y fotocopiar en hojas reciclables. Verificar consumo de papel reciclado y efectividad de la operación en índice de uso por área. Verificar si los planes están contribuyendo con lo establecido Establecer los planes de acción en caso de una deviación

12 PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE AGUA Objetivos Ambientales: Establecer la medidas necesarias para disminuir el consumo de agua en la compañía. Metas Ambientales: Meta 1: Mantener o disminuir el consumo de agua de 2 Lts mes por kg procesado en el área de producción. Meta 2: Mantener o disminuir el consumo de agua 250 Lts mes por persona Descripción del porque la creación del programa: Este programa está diseñado para disminuir los consumos de agua en el área de producción y áreas administrativas. Alcance del programa: Este programa está diseñado para implementar las medidas necesarias sobre el consumo de agua en el área de producción, área administrativa y demás áreas de la planta de Mosquera. Frecuencia: La frecuencia de medición es trimestral. Plan de acción: Para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, se definen las siguientes actividades: Planear una inspección o diagnóstico para determinar ahorros de agua en producción y administración. Planear Capacitación en ahorro y uso eficiente de agua. Realizar un diagnóstico para identificar las fuentes de consumo de agua y poder tomar acciones para su ahorro. Realizar plan de capacitaciones para incentivar el ahorro y uso eficiente del recurso agua. Verificar si las actividades están contribuyendo con al ahorro establecido. Establecer planes de acción en caso de alguna desviación de acuerdo a los resultados encontrados durante todo el año.

13 PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE ENERGIA Objetivos Ambientales: Establecer la medidas necesarias para disminuir el consumo de energía en la compañía. Metas Ambientales: Meta 1: Mantener el consumo de Energía de 0,28 Kw mes por kg procesado en el área de producción Meta 2: Mantener el consumo de Energía de 34 Kw mes por el número de personas. Descripción del porque la creación del programa: Este programa está diseñado para disminuir los consumos de energía en el área de producción y áreas administrativas. Alcance del programa: Este programa está diseñado para implementar las medidas necesarias sobre el consumo de energía en el área de producción, área administrativa y demás áreas de la planta de Mosquera. Frecuencia: La frecuencia de medición es trimestral. Plan de acción: Para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, se definen las siguientes actividades: Planear una inspección o diagnóstico para determinar ahorros de energía en producción, y administración. Planear de Capacitación en ahorro y uso eficiente de energía Planear campaña de uso eficiente de energía. Planear reducción de energía separación de iluminación en administración Realizar un diagnóstico para identificar las fuentes de consumo de energía y poder tomar acciones para su ahorro. Sensibilizar al personal administrativo en uso eficiente de energía Realizar las capacitaciones al personal administrativo y operativo de ahorro de energía de acuerdo al cronograma de capacitación. Verificar si los planes están contribuyendo al ahorro establecido. Establecer planes de acción en caso de alguna desviación.

14 PROGRAMA DE DISMINUCION DE RESIDUOS NO APROVECHABLES Objetivos Ambientales: Establecer la medidas necesarias para disminuir la generación de residuos en la compañía. Metas Ambientales: Meta: Mantener la generación de residuos no aprovechables por debajo de 5000 kg mes Descripción del porque la creación del programa: Este programa está diseñado para mantener o disminuir la generación de residuos en la planta de Mosquera. Alcance del programa: Este programa está diseñado para implementar las medidas necesarias sobre la disminución de residuos en todas las áreas de la planta de Mosquera. Frecuencia: La frecuencia de medición es trimestral. Plan de acción: Para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, se definen las siguientes actividades: Planear un diagnóstico para determinar la situación actual de los residuos sólidos de la planta. Planear capacitaciones para el manejo de residuos sólidos zona administrativa y operativa. Planear capacitación de residuos peligrosos generados en oficinas. Realizar capacitación de residuos peligrosos generados en oficinas. Realizar cuarteo para caracterizar residuos área administrativa y operativa, modificación de punto ecológico. Realizar capacitaciones al personal para el manejo de residuos sólidos aprovechables. Verificar si los planes están contribuyendo al ahorro establecido. Establecer planes de acción en caso de alguna desviación.

15 6. Implementación y operación: 6.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad En este punto la empresa debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos 2. La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad 2. Para el cumplimiento de este requisito la compañía reestructura el organigrama y define el grupo responsable del sistema con sus respectivas funciones, responsabilidades y grado de autoridad y estos a su vez presentan un presupuesto para el mantenimiento del sistema. Este es revisado y aprobado por la gerencia Competencia, formación y toma de conciencia La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuada, y debe mantener los registros asociados 2. También la organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades y debe mantener los registros asociados 2. Y por último la organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia 2. Para el cumplimiento de este requisito la compañía decidió asignar estas responsabilidades a la directora de recursos humanos, quien tendrá la labor de organizar y asegurar que todas las personas involucradas en las labores de CI Ecoeficiencia tengan la competencia, formación y toma de conciencia. 2 Norma técnica colombiana. NTC-ISO Sistemas de gestión ambiental

16 6.3. Comunicación La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. Para el cumplimiento de este requisito la organización unifico la divulgación de cualquier documento y/o procedimiento a través de las capacitaciones que organiza y coordina el área de recursos humanos Documentación Toda la documentación que el sistema requiere de acuerdo a la norma, debe estar protegida, de fácil acceso al personal de la compañía y actualizada. Para este punto la empresa decidió adquirir un programa manejado desde la red en el que se van a archivar toda la documentación del Sistema de gestión ambiental, esto se realiza con el fin de facilitar el fácil acceso a la documentación del personal que necesite información Control de documentos, de requisitos y operacional En esta fase el sistema de gestión ambiental adquiere procedimientos en los cuales los documentos y los registros exigidos por la norma adquieran una aprobación antes de ser publicado o desechado, además que estos mismos se puedan revisar, actualizar, que permanezcan legibles e identificables, por ultimo prevenir el uso mal intencionado de los documentos y los registros; para la parte operacional la empresa debemos de adquirir procedimientos para tener el control de aquellas operaciones que están asociadas a los aspectos ambientales y que pueden causar un impacto ambiental severo Preparación y respuesta ante emergencias La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos en el medio ambiente y como responder ante ellos 2.

17 La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación de respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factible. Para el cumplimiento de estos requisitos la empresa empezó por la creación de los formatos y sus procedimientos, siendo consecuentes con esto, se pasó a identificar en cada área las situaciones potenciales de emergencia y riesgo, después de ser identificadas se pasó a valorar que tan grave puede ser la emergencia. El Departamento de gestión ambiental y la coordinación de Seguridad y salud ocupacional de la compañía, deciden manejar un plan general e integral de atención de emergencias en el que el sistema de alarmas, las brigadas y todo el conjunto de atención de emergencias se activan y actúan de la misma manera. 7. Verificación: 7.1. Seguimiento y medición La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente 2 Para el cumplimiento de este requisito la empresa diseña procedimientos en los cuales se muestra la forma de hacerle seguimiento y una medición a las partes fundamentales del sistema de gestión ambiental, en especial la parte operativa que involucre programas ambientales; de tal forma y en el mismo procedimiento debe quedar claro que los equipos utilizados deben asegurarse su calibración y verificación.

18 7.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Para el cumplimiento de este requisito la empresa diseña varios formatos en los cuales se encuentran listas de chequeo y/o de inspeccion y formato de acciones de mejora Auditoria interna La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental se realicen a intervalos planificados 2. La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoria, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorias previas 2 La empresa diseña un cronograma de auditorías para evaluar cada uno de los puntos de la norma, también se revisa cada uno de los ítems del plan de auditorías verificando la coherencia de los que se va a auditar Revisión por la dirección La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales 2. La empresa decide realizar reuniones trimestrales para evaluar los indicadores de los programas ambientales y el cumplimiento de cada uno de ellos, los resultados obtenidos de estas reuniones son para presentarlas a la alta dirección quien tomara las medidas necesarias de acuerdo a los resultados.

19 CONCLUSIONES Se logra diseñar una buena estructura sistemática para dar un orden en materia de gestión ambiental con grandes posibilidades de obtener la certificación ISO Se tiene que cambiar el pensamiento de los empresarios que la certificación ISO no es un requisito para poder participar en licitaciones este tiene que ser un compromiso de la empresa con los temas ambientales. Se debe trabajar mucho en la concientización del personal de la compañía, sobre la importancia de la certificación y el mantenerla actualizada.

20 BIBLIOGRAFIA Arboleda Jorge Alonso. Una propuesta para la Identificación y evaluación de impactos ambientales. Revista de las empresas públicas de medellín, Volumen 15 # 3 Enero-Abril de Buroz. Metodología de los Criterios Relevantes Integrados Norma técnica colombiana. NTC-ISO Sistemas de gestión ambiental. 2004