SISE Módulo para Estadías y Empresas Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez. sise.utcj.edu.mx
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- Raúl Lozano Álvarez
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1 SISE Módulo para Estadías y Empresas Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez sise.utcj.edu.mx 1
2 Objetivos del módulo Tener una base de datos de las empresas donde los alumnos hacen su estadía. Digitalizar el proceso de estadía y eliminar el uso de papel (Formato F-DIR-46/R3). Obtener reportes inmediatos, (actualmente existen reportes que necesitan semanas o meses para recopilar resultados). Que el alumno no tenga que buscar a los encargados de las diferentes áreas de la universidad, para recolectar firmas y/o autorizaciones, ya que será responsabilidad de los distintos departamentos actualizar la información de los alumnos en el sistema. 2
3 SISE Alumnos 3
4 Alumnos Los alumnos en estadía, interactuarán en el sistema de las siguientes forma: A. Registrarán su currículo en el sistema. B. Visualizarán que empresas están solicitando alumnos para estadía. C. Visualizarán el avance de su trámite de estadía en cualquier momento. 4
5 Alumnos A. Registrar currículo - Un alumno que se encuentra en un grupo de estadía, puede registrar su currículo. De esta manera las empresas registradas podrán visualizar la información de los alumnos. 5
6 Alumnos B. Empresas solicitantes para estadía 1 1. El alumno podrá ver requisiciones de las empresas y postularse como candidato a tales requisiciones. 2. Las empresas podrán comunicarse directamente con los alumnos según el currículo que les haya interesado. 2 6
7 Alumnos C. Trámite de estadía Después de iniciar el trámite de estadía con el tutor, el alumno podrá visualizar el avance del mismo. 7
8 SISE Sistema Empresas 8
9 Empresas Enlace para las empresas 9
10 Empresas Ingresar al sistema o Registrarse 10
11 Empresas Registro -La empresa registrará su información(1) y se le enviará un correo electrónico con los pasos para acceder al sistema (2)
12 Empresas -Cuando la cuenta de la empresa haya sido activada, podrá acceder al sistema. -Actualmente se contará con las siguientes opciones: 12
13 Empresas Datos de la Empresa - La empresa podrá visualizar la información que registró, así como información para contactarse con el departamento de vinculación. 13
14 Empresas - Disponibilidad de Alumnos para Estadía -Se mostrará una lista de las carreras ofertadas por la institución. - Cada carrera muestra un número cuantos currículos de alumnos tiene registrado. 14
15 Empresas - Disponibilidad de Alumnos para Estadía - Ejemplo de la vista de un currículo. 15
16 Empresas - Disponibilidad de Alumnos para Estadía - Si a la empresa le interesa el currículo de algún alumno, podrá Notificar al Alumno. 16
17 Empresas - Disponibilidad de Alumnos para Estadía - Se mostrará un mensaje en la parte superior, con la lista de alumnos a los cuales les envió una solicitud. 17
18 Empresas Requisiciones de alumnos para estadía - En esta sección se permitirá a la empresa hacer requisiciones de alumnos para estadía. - Los alumnos podrán ver dichas requisiciones desde su propio acceso a SISE y enviar su currículo. - Postulantes de la requisición 18
19 Empresas Requisiciones de alumnos para estadía - Los alumnos postulantes para la requisición se enlistarán para que la empresa vea su currículo, y pueda aceptar o rechazar la solicitud. 19
20 Empresas Alumnos en mi empresa - Después de que el alumno inicie su trámite de estadía con su respectivo tutor, se le mostrará a la empresa las opciones para aceptar al alumno formalmente. 20
21 Empresas Alumnos en mi empresa a) Lo primero que hará el usuario será asignarle un asesor dentro de la empresa al alumno. 21
22 Empresas Alumnos en mi empresa b) Después, seleccionará la opción Autorizar Inicio de Estadía. c) La opción Autorizar Termino de Estadía se habilitará una vez que el alumno haya completado su proyecto de estadía. 22
23 SISE Departamento de Vinculación 23
24 Depto. Vinculación El departamento de vinculación contará con los siguientes beneficios y/o responsabilidades: Invitar a las empresas (a través de correo electrónico) a registrarse al sistema, así como recordarles (cada periodo escolar) a participar en los proyectos de estadía. Validar información y activar la cuenta de las empresas. Administrar las fechas en que las empresas podrán solicitar alumnos para estadía. Ver reportes sobre el avance de estadía de los alumnos, encuestas de egresados, empresas participantes por periodo, etc. 24
25 Depto. Vinculación Administración Empresa-Estadía Menú SISE Registrar a la persona con quien las empresas se comunicarán para que su cuenta sea activada. 1 2 Registrar las fechas en las cuales las empresas podrán crear requisiciones, así como visualizar los currículos de alumnos que van a estadía. 25
26 Depto. Vinculación Administración Empresa-Estadía -Se podrá invitar a empresas nuevas a través de un correo electrónico, para que se registren en el sistema de empresas y poder participar en el proceso de estadía de la UTCJ 3 26
27 Depto. Vinculación Administración Empresa-Estadía -Esta opción permitirá enviar el recordatorio a todas las empresas registradas, sobre el nuevo periodo escolar de estadías. Así como mostrar una lista de los contactos registrados a los cuáles se les hará la invitación 4 27
28 Depto. Vinculación Validación de empresas Cuando la empresa se ponga en contacto con el departamento de vinculación, dicho departamento buscará el registro de la empresa para validar la información y activar su cuenta. 1. Desde el SISE, entrar a la opción indicada 2. Buscar la empresa y seleccionarla 28
29 Depto. Vinculación Empresas Registradas Ejemplo de visualización de la empresa: Opciones parar Activar/Desactivar la cuenta de acceso de una empresa. 29
30 Depto. Vinculación Requisiciones de empresas Las requisiciones creadas por las empresas podrán ser visualizadas por el departamento de vinculación, para verificar que se esten cubriendo los alumnos solicitados por la empresas. 30
31 Trámite de Estadía Las secciones Reportes de Estadía y Trámite de Estadía, serán visibles para varios usuarios como son: A. Tutores B. Directores de Carrera C. Departamento de Vinculación Cada uno con la posibilidad de ver el avance de los alumnos en tu trámite de estadía, así como desempeñar diferentes actividades según el tipo de usuario del usuario. 31
32 Tutores Trámite de Estadía A. TUTORES Visualizarán los grupos que tienen asignados. Son los encargados de iniciar el trámite de estadía de los alumnos, asignándoles la empresa en la cuál realizarán su proyecto. 32
33 Tutores Trámite de Estadía Alumno sin trámite de estadía iniciado Opción para asignar al alumno, una empresa registrada previamente. 33
34 Tutores Trámite de Estadía Asignación de una empresa externa. -Seleccionar el nombre de la empresa. -Seleccionar el representante de la empresa Asignación de la UTCJ como empresa (cuando los alumnos realizarán su estadía dentro de la universidad). -Marcar la opción Es Estadía Interna. -Seleccionar el representante del departamento, -Seleccionar el Asesor en el departamento 34
35 Tutores Trámite de Estadía - Una vez asignada la empresa, el trámite de estadía ha iniciado. - Se mostrará en la parte superior los avances del alumno en estadía. En esta sección se mostrará la información de la empresa. 35
36 Tutores Trámite de Estadía Una vez que el alumno su Fase 1: Autorización de Estadía completa. El tutor podrá registrar el proyecto del alumno. 36
37 Tutores Trámite de Estadía -Registrar el Nombre del proyecto, área donde se desarrollará y el asesor académico. -El Asesor académico será quien registre las revisiones de la memoria de estadía del alumno. 37
38 Director de Carrera Trámite de Estadía B. Directores de Carrera - Son los encargados de dar su autorización como directores de carrera, al proceso de estadía de los alumnos. - Se mostrará una lista con los alumnos que tienen PENDIENTE la autorización del director de carrera. 38
39 Director de Carrera Trámite de Estadía Otra funcionalidad para los directores de carrera, es Cancelar el trámite de estadía, en caso de ser necesario por cualquier falta al reglamento. 39
40 Vinculación Trámite de Estadía C. Vinculación - Son los encargados de autorizar el inicio y termino del proceso de estadía de los alumnos. - Se mostrará una lista con los alumnos que tienen PENDIENTE la autorización de inicio o termino según sea el caso. 40
41 Reportes de Estadía * Empresas participantes en el periodo 41
42 Reportes de Estadía * Alumnos con trámite de estadía 42
43 Reportes de Estadía * Alumnos por grupos de estadía 43
44 Reportes de Estadía * Concentrado de Terminación de Estadía (F-DIR-36) 44
45 Reportes de Estadía * Encuestas de egresados 45
46 Diagrama general del trámite de estadía 46
47 Soporte Para cualquier duda o comentario puede acudir al Departamento de Desarrollo de Sistemas, ubicado en el segundo piso del Edificio A, de Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 pm, o bien, enviar un correo a sise@utcj.edu.mx y le responderemos a la brevedad posible. 47
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