V-01 1 de 9 PLG-PRO-GEN-002. Osvaldo Hernández- Controller

Transcripción

1 V-01 1 de 9 PLG-PRO-GEN OBJETIVOS. El presente Procedimiento tiene por objeto establecer un sistema de control referente a las empresas Contratistas, Subcontratista y Servicios Transitorios, que presten servicios a la empresa Polytex o a sus filiales, con respecto al cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de sus trabajadores. 2. ALCANCE. Este Procedimiento se aplicará a toda empresa, Contratistas, Subcontratistas y Servicios Transitorios que preste servicio a las empresas Polytex o sus filiales, desarrollando alguna actividad o trabajo específico para las empresas Polytex o a sus filiales. 3. RESPONSABILIDAD. Gerencia: Aprobar y difundir este procedimiento. Subgerencias y Jefaturas de Área: Cumplir a cabalidad este procedimiento, difundir a los supervisores, informar a prevención de riesgos y RRHH el ingreso de un nuevo contratita, subcontratista o servicio transitorio. Prevención de Riesgos: Velar por el cumplimiento de lo indicado, realizar las auditorías al cumplimiento. RRHH: Centralizar y administrar la documentación de los contratistas, subcontratistas y servicios transitorios. Para las sucursales de Antofagasta e Iquique, este control recaerá sobre el Jefe Administrativo. Departamento de Contraloría: Deberá realizar la revisión de contratos previo a la formalización. La contratación de Servicios Transitorios, sólo se realizará en casos excepcionales. 4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES. Contratistas o subcontratista: Empresa Principal o Mandante: Es el Ente jurídico o la persona física que asume contractualmente ante la empresa Mandante, empresario principal, el compromiso de realizar determinados servicios en sus instalaciones, así como el mantenimiento de las mismas, con sujeción a las normas por las que se rige su ejecución. Es el Ente jurídico o la persona física que asume contractualmente ante el Contratista o Subcontratista; es la empresa dueña de la Obra o Faena.

2 V-01 2 de 9 PLG-PRO-GEN-002 Contrato de Subcontratación: Acuerdo comercial escrito y firmado, por el cual el Contratista o Subcontratista, se obliga a prestar un servicio u actividad señalada y acordada previamente, su creación genera dependencia y subordinación, ante la empresa Mandante o Principal. Trabajo en régimen de Subcontratación. Empresa de Servicios Transitorios Contrato de puesta a disposición de trabajadores Contrato de trabajo de servicios transitorios Empresa Usuaria Trabajador de Servicios transitorios Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales Es trabajo en régimen de subcontratación, aquél realizado en virtud de un Contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, denominada la empresa Principal o Mandante, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. Una empresa de servicios transitorios (EST) es aquella que tiene como objeto social, el suministro de trabajadores a una empresa usuaria para que realice una determinada labor, de carácter transitorio u ocasional. Acuerdo escrito y firmado, que se celebra entre una empresa de Servicios Transitorios (EST) y una empresa Usuaria para suministrar trabajadores a esta última. Acuerdo escrito y firmado, que se celebra entre el trabajador y una Empresa de Servicios Transitorios (EST). Es toda persona natural o jurídica que contrata con una empresa de Servicios Transitorios, la puesta a disposición de trabajadores para realizar labores o tareas transitorias u ocasionales. Todo trabajador, o persona que ha convenido un Contrato de trabajo con una empresa de Servicios Transitorios para ser puesto a disposición de una o más Usuarias. Certificado emitido por la Dirección del Trabajo (DT) que acredita el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales.

3 V-01 3 de 9 PLG-PRO-GEN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Generación de Contratos y Orden de Compra Contrato de Subcontratación. Todo servicio que se genere entre un contratista y la empresa mandante (Polytex) y sus filiales, se deberá establecer mediante un Contrato de Subcontratación. Este contrato deberá contener como mínima información. a. Identificación de la empresa contratista, nombre, domicilio y número de cédula de identidad o rol único tributario. b. Representante Legal. c. Identificación de la empresa mandante d. Identificación del tipo de servicio que realizará. e. Fecha en que se realizarán los trabajos, comienzo y termino del trabajo. f. Especificar tarifas y precios por servicio prestado, ya sea, unitaria, por faena, por hora, etc. g. Clausulas u condiciones de termino de contrato. h. Clausulas de confidencialidad. i. Multas, intereses por incumplimiento del trabajo por parte del contratista. j. Petición de Boleta de garantía, si procede Contrato de puesta a disposición de trabajadores (Servicios Transitorios). Podrá celebrarse un Contrato de puesta a disposición de trabajadores de servicios transitorios cuando se dé alguna de las circunstancias siguientes: (Artículo 183-Ñ, Ley 20123). i. Suspensión del contrato de trabajo o de la obligación de prestar servicios, según corresponda, de uno o más trabajadores por licencias médicas, descansos de maternidad o feriados; ii. Eventos extraordinarios, tales como la organización de congresos, conferencias, ferias, exposiciones u otros de similar naturaleza. iii. Proyectos nuevos y específicos de la usuaria, tales como la construcción de nuevas instalaciones, la ampliación de las ya existentes o expansión a nuevos mercados. iv. Período de inicio de actividades en empresas nuevas. v. Aumentos ocasionales, sean o no periódicos, o extraordinarios de actividad en una determinada sección, faena o establecimiento de la usuaria; o

4 V-01 4 de 9 PLG-PRO-GEN-002 vi. Trabajos urgentes, precisos e impostergables que requieran una ejecución inmediata, tales como reparaciones en las instalaciones y servicios de la usuaria. Todo servicio que se genere entre empresa de servicios transitorios y la empresa usuaria (Polytex) se deberá establecer mediante un Contrato de Puesta a disposición de trabajadores. Este Contrato deberá contener como mínima información: a. Identificación de la empresa de Servicios Transitorios, nombre, domicilio y número de cédula de identidad o rol único. b. Representante Legal. c. Identificación de la empresa usuaria. d. Identificación del tipo de servicio que realizará señalados en puntos i, ii, iii, iv, v, vi. e. Fecha en que se realizarán los trabajos, de acuerdo a: Caso i. La puesta a disposición del trabajador podrá cubrir el tiempo de duración de la ausencia del trabajador reemplazado, por la suspensión del Contrato o de la obligación de prestar servicios, según sea el caso. Caso ii y v. El Contrato de trabajo para prestar servicios en una misma usuaria no podrá exceder de 90 días, no susceptibles de renovación. Caso iii y iv. Plazo será de 180 días, no susceptibles de renovación. Nota: si al tiempo de la terminación del Contrato de trabajo subsisten las circunstancias que motivaron su celebración, se podrá prorrogar el Contrato hasta completar los 90 o 180 días en su caso. f. Especificar tarifas y precios por servicio prestado, ya sea, unitaria, por faena, por hora, etc. g. Clausulas u condiciones de termino de contrato. h. Clausulas de confidencialidad. i. Multas, intereses por incumplimiento del trabajo por parte de la empresa de Servicios Transitorios. j. Petición de Boleta de garantía, si procede. k. Señalar si los trabajadores puestos a disposición tendrán o no derecho, durante la vigencia de dicho Contrato, a la utilización de transporte e instalaciones colectivas que existan en la usuaria. La escrituración del Contrato de puesta a disposición de trabajadores de servicios transitorios deberá suscribirse dentro de los 5 días siguientes a la incorporación del o los trabajadores. Cuando la duración del mismo sea inferior a 5 días, la escrituración se deberá hacer, dentro de los 2 días de iniciada la prestación de servicios.

5 V-01 5 de 9 PLG-PRO-GEN-002 Adicionalmente, de los puntos especificados en cada tipo de Contrato, se deberá solicitar a la empresa contratista y de Servicios Transitorios. a. Estados financieros anuales, Balance General y Estado de resultado, firmados por el representante legal y por su contador. b. b. Formulario 29 (IVA) últimos tres meses Orden de Compra. Con los Contratos ya firmados y para generar la obligación comercial en el sistema contable (SAP), se procederá a crear una Orden de Compra, con los datos estipulados en el Contrato, de acuerdo al procedimiento de aprobación SAP vigente Casos especiales y excepciones En el caso excepcional, cuando se necesite desarrollar, algún servicio de subcontrato de forma especial, que contemple la prestación del servicio solo por un día, se podrá emitir solamente, una Orden de Compra, obviando el contrato, pero siempre, con el visto bueno de la Gerencia respectiva. Los antecedentes laborales y actividades de seguridad (prevención de riesgo), siempre se deberán cumplir, aunque el servicio que se preste sea solo un día. Estos serán solicitados en hoja anexa a Orden de Compra, y no se dará validez a la misma hasta que no se presenten los documentos Carpeta datos de Contratista o empresa Servicios Transitorios. Cuando se haya firmado el Contrato de Subcontratación o Contrato de puesta a disposición de trabajadores (Servicios Transitorios), según sea el caso, que fundé relación entre Contratista y la Empresa principal (Polytex) ó empresa de Servicios Transitorios con la empresa Usuaria (Polytex), el Departamento de RRHH, deberá crear una Carpeta con los antecedentes del Contratista o de la empresa de Servicios Transitorios. Esta Carpeta, será resguardada por este departamento y será un medio de control para Gerencia, Jefes o departamentos que necesiten validar información de las obligaciones laborales y previsionales Información al Inicio del Contrato La empresas Contratistas o empresas de Servicios transitorios, deberán entregar los siguientes antecedentes basados en los trabajadores asignados en el Contrato.

6 V-01 6 de 9 PLG-PRO-GEN Antecedentes Laborales 1. Contrato firmado entre la o las empresas Polytex o filiales y subcontratistas o empresa de Servicios Transitorios. 2. Nomina del personal. Esta información deberá ser informada al departamento de RRHH y al Departamento de Prevención de Riesgos. 3. Fotocopia de cedula de identidad de todos los trabajadores que van a realizar trabajos en la empresa Polytex o en sus filiales. 4. Copia de los Contratos debidamente firmados por cada trabajador y su empleador, en el caso de las empresas de Servicios Transitorios, copia de o los Contrato de trabajo de Servicios Transitorios. 5. Certificado de antecedentes de cada trabajador. 6. Pago de obligaciones laborales y/o certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales, de los trabajadores señalados en letra (b). 7. Teléfono de contacto del Contratista o de la empresa de Servicios Transitorios, según sea el caso Antecedentes de Seguridad 1. Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, validado por organismos pertinentes. 2. Registro de entrega de elementos de protección personal. 3. Registro de inducción de seguridad de la empresa. (D.S. 40). 4. Registro de entrega de ropa de trabajo identificadora de la empresa (logo y nombre). 5. Listado de herramientas y/o materiales propios de la empresa contratista. 6. Certificado de afiliación a organismo administrador. (mutual). 7. Análisis de riesgo realizado por la empresa contratista para el trabajo a desarrollar. 8. Registro de inducción de seguridad, dictado por Prevencioncita de riesgo de Polytex, antes de entrar a planta o dependencias de la empresa. 9. Empresa más de 25 personas. (Reglamento Interno empresa contratista). 10. Empresa más de 25 personas, actas de constitución de Comité Paritario. 11. Estadística de Prevención de riesgos. 12. Registro de que hacer en caso de emergencia firmado por el trabajador Información mensual La empresa contratista mensualmente o la empresa de Servicios transitorios durante la vigencia del Contrato, deberá entregar los siguientes documentos, asignados a lo descrito en el mencionado Contrato.

7 V-01 7 de 9 PLG-PRO-GEN-002 a. Nomina del personal del mes informado. La empresa Contratista o Servicios Transitorios deberán contar con un libro de asistencia para los trabajadores, este libro deberá estar a libre disposición de la empresa mandante o usuaria cuando ésta lo requiera. b. Copia de Contratos de trabajo, de las personas nuevas, que se integran al desarrollo de la actividad, estos Contratos deberán estar firmados por el trabajador y representante legal de la empresa, validados por algún ministro de fe, Notario, Dirección del Trabajo, si procede. c. Copia de las modificaciones de Contrato, fotocopia o archivo digital, debidamente firmado por las partes y validados por algún ministro de fe, Notario, Dirección del Trabajo, jefe del sindicato, si procede. d. Copia de asistencia, fotocopia, o archivo digital. Debidamente firmado por el trabajador. e. Comprobante pago de remuneraciones, libro de remuneraciones o copia firmada de las liquidaciones de sueldo. f. Certificado de Cumplimiento de Obligaciones laborales, emitido por la Dirección del trabajo o por alguna empresa facultada para esta gestión Estos documentos deberán ser presentados al Departamento de RRHH e ingresados en Carpeta (Punto 1.2); Con esta información, la Gerencia, Jefatura o Departamento que solicitó el servicio o trabajo, deberá, antes de firmar y aprobar alguna, factura, verificar el estado de pago de avances de obras o trabajo, validar que todos los documentos que se requieren mensualmente, se encuentren presentados, de acuerdo a este procedimiento. Estos antecedentes serán validados por un formulario llamado Formulario Aprobación mensual de gestión y Cumplimiento de Subcontratistas firmado por los departamentos señalados en el Formulario adjunto.

8 V-01 8 de 9 PLG-PRO-GEN-002 Formulario Aprobación mensual de gestión y Cumplimiento de Subcontratistas

9 V-01 9 de 9 PLG-PRO-GEN-002 FORMULARIO APROBACIÓN MENSUAL GESTIÓN Y CUMPLIMIENTO DE SUBCONTRATISTAS Deriodo DEPARTAMENTO DOCUMENTO, CIMPLIMIENTO O GESTIÓN REALIZADA VISTO BUENO O FIRMA Recursos Humanos Certificado de Obligaciones Laboraes y Previsionales Nombre: cargo Preveción de riesgo Cumplimiento con procesos de control de Prevención de riesgos Nombre: cargo Departamento que Solicitó el Servicio Cumplimiento con avance mensual Nombre: Departamento 5.4. Otros, Transportistas

10 V de 9 PLG-PRO-GEN-002 En el caso especial de transportistas que presten servicios de subcontratos con empresas Polytex o filiales de esta, se solicitara de forma adicional a los documentos señalados en puntos anteriores. a. Seguro de carga por valores transportados. b. Seguro por responsabilidad civil, mínimo UF DOCUMENTOS RELACIONADOS. Ley : Regula trabajo en régimen de subcontratación, el funcionamiento de las empresas de servicios transitorios y el contrato de trabajo de servicios transitorios. 7. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Modificación Realizada.