Centro de Educación Continua Abierta y Virtual Educación continua y abierta 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:

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1 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de 8 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión de la Formación- Gestión de facultades y programas académicos 2. RESPONSABLE(S): Director, Auxiliar Administrativo y s 3. OBJETIVO: Capacitar y actualizar a la comunidad en general en educación continua, abierta a distancia y virtual en diferentes áreas del conocimiento. 4. ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades del entorno y termina con él envió informe financiero a coordinadores del evento y Directores del, se solicita acta de liquidación (Convenios). 5. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 006 del 29 de enero del CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Identifica necesidades del entorno para formular y ofrecer propuestas de educación continua, abierta y/o virtual. Asesora a proponentes de eventos sobre el procedimiento y trámite para poder presentar las propuestas de educación continua, abierta y/o virtual. Envía correo electrónico a los interesados Cada vez que sea 2 Recibe los documentos requeridos para trámites de eventos en físico y digital. Nota: Para las propuestas presentadas por las diversas áreas de la Universidad se revisa oficio remisorio con aval académico del Departamento, Facultad, propuesta académica y el formato PE- GE-2.2-FOR-8 Presentación seminarios- Coordinador del Evento Revisa oficio remisorio Cada que sea

2 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 2 de 8 diplomado-cursos-otros eventos. Cuando se ofrece un diplomado o curso a una institución a través de convenio se diligencia el formato PE-GE-2.2-FOR-7 (Convenios, contratos, actividades especiales) el cual debe ir firmado por el coordinador del evento y el. Profesional Universitario Para el caso de las propuestas presentadas por el, se expide aval y se elabora el presupuesto diligenciando el formato PE-GE- 2.2-FOR-8 o el formato PE-GE-2.2-FOR-7 según sea el caso. Ver procedimiento PA-GA-2.3-PR-16 Suscripción de convenios de orden nacional e internacional 3 Realiza oficio remisorio por parte del dirigido a la Oficina de Planeación y Desarrollo institucional solicitando el concepto financiero. 4 Recibe viabilidad financiera Nota: Para las propuestas presentadas por la Universidad se solicita el aval académico mediante el formato PM-FO-4-FOR-14 (se recibe resolución mediante correo electrónico).para cursos, eventos. Para convenios se solicita el aval académico mediante oficio remisorio. Cursos, eventos: Correo electrónico Convenio Oficio avalando la realización del convenio 5 Para los cursos solicita código SQUID a Vicerrectoría Administrativa para el proceso de facturación mediante correo electrónico. Para convenios se envía información mediante oficio remisorio en físico y digital con todos los documentos para revisión y firma de las partes que intervienen. (Ver procedimiento PA-GA-GC- 5-PR-16 Suscripción de convenios de orden nacional e internacional). Coordinador del Evento Firma de recibido en el formato PE- GE-2.2-FOR-8 Presentación seminariosdiplomado-cursosotros eventos y la minuta del convenio en el caso de los diplomados y/o seminarios. Cada que sea

3 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 3 de 8 6 Eventos Se realizan actividades de mercadeo (Pagina de la Universidad, redes sociales, División de comunicaciones y solicitud de servicios en el taller editorial), inscripciones mediante página web ( vía telefónica o de manera personal mercadeo Técnico Administrativo Coordinadores del evento Se revisa base de datos y se envía mediante correo electrónico el recibo de pago. 7 Se revisa en el sistema SQUID los pagos, se revisa el punto de equilibrio y se asignan los cupos. Nota: En caso de no cumplir el punto de equilibrio, la coordinación del evento y el Director del decide si se inicia, aplaza o cancela EVENTOS Eventos: Solicita salones o auditorios y diligencia formato de solicitud de auditorios PM-FO 4-FOR-2 Préstamo de Aulas y Auditorios Universitarios Eventos: Genera listados, y entrega a los coordinadores junto con los listados de asistencia. Realiza trámites de contratación, solicitudes de avances, para todo lo que se requiera en el evento. Realiza diseño e impresión de certificados firmados por el coordinador del evento y el. Apertura del evento a cargo de los coordinadores, entrega certificaciones o constancias de inscripciones de asistencia si son solicitadas por los participantes. Técnico administrativo Coordinador Lista de inscripciones Técnico Administrativo (Gestión administrativa) Cada vez que

4 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 4 de 8 5 Envía informe financiero a coordinadores del evento y coordinadores del. 1 2 CONVENIOS Una vez firmado el convenio por las partes solicita mediante oficio remisorio a la Vicerrectoría Administrativa la incorporación del convenio al presupuesto de la Universidad y/o cuenta de cobro a las entidades. Nota: La solicitud de incorporación del convenio al presupuesto de la Universidad depende de las directrices de la Vicerrectoría Administrativa, para ambos casos se requiere cuenta de cobro. Cuando la entidad realice el pago, solicita copia de la transferencia electrónica y solicita a tesorería que incorpore los recursos al rubro destinado. Firma Oficio remisorio Director Realiza trámites de contratación, solicitudes de 3 avances para todo lo que se requiera en el evento. 4 Solicita informes a la División financiera si las entidades lo requieren 5 Entrega el certificado 6 Envía informe financiero a coordinadores del evento y y se solicita acta de liquidación. Realizar informes a la oficina de planeación (SNIES y SUE) Verifica listado de asistencia Revisa acta de liquidación Cada vez que sea 7. FORMATOS: PE-GE-2.2-FOR-8 Presentación seminarios-diplomado-cursosotros eventos. PE-GE-2.2-FOR-7 Convenios, contratos, actividades especiales para realización de un convenio. PM-FO-4-FOR-14 Aval académico para realización de evento diplomados PM-FO-4-FOR-2 Préstamo de aulas, auditorios universitarios

5 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 5 de 8 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: Punto de Equilibrio: Es el punto en donde los ingresos totales recibidos se igualan a los costos asociados con la venta de un producto (IT = CT). SNIES:Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SUE: Sistema Universitario Estatal : 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones PM-FO-4-PR-27 Creación del procedimiento 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del procedimiento Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

6 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 6 de 8 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: DD-MM.AA APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector Académico Rector Fecha: DD-MM.AA Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

7 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 7 de 8 Anexo A. Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

8 Código:PM-FO-4-PR-27 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 8 de 8 Anexo B. Diagrama de Flujo del procedimiento COORDINADOR DEL EVENTO CONTRATISTA PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIRECTOR CONTRATISTA MERCADEO TECNICO ADMINISTRATIVO INICIO Diligencia los formatos respectivos para la presentación de la propuesta Identifica necesidades entorno para formular y ofrecer propuestas de educación continua y a distancia PE-GE-2.2-FOR-7 convenios, contratos, actividades especiales para realización de un convenio PE-GE-2.2-FOR-8 Presentación seminarios-diplomado-cursosotros eventos Entrega los documentos avalados en fisico y Recepciona los documentos avalados en fisico digital y digital Realiza oficio remisorio Oficio remisorio Oficio remisorio Envia oficio remisorio dirigido al Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo institucional solicitando Firma Oficio remisorio el concepto financiero Recibe Viabilidad Financiera mediante resolución por correo electronico Recibe Viabilidad Financiera mediante resolución por correo electronico Se requiere aval académico? SI Solicita aval académico mediante oficio remisorio a la dependencia respectiva Oficio remisorio Son cursos? SI NO Solicita código SQUID a Vicerrectoría Administrativa para el proceso de facturación mediante correo electrónico. Envía oficio remisorio con la documentación requerida para la firma de las partes, para el Realiza actividades de mercadeo caso de convenios Revisa base de datos y envía recibo de pago a través de correo electrónico Es un evento? 1 SI Solicita salones o auditorios, diligencia formato de solicitud de auditorios Oficio remisorio Formato solicitud de auditorios NO Se generan listados, se le entregan a los coordinadores junto con los listados de asistencia Listados de asistencia Realiza Tramites de contratación, solicitudes de avances En caso de convenio se incorpora el convenio al presupuesto de la Universidad Se solicita copia de la transferencia electrónica a la entidad para que tesorería incorpore los recursos al rubro destinado Realiza trámites de contratación, solicitudes de avances para todo lo que se requiera en el evento. Solicita informes a la División financiera si las entidades lo requieren Se entrega el certificado Envía informe financiero a coordinadores del evento y coordinadores del y se solicita acta de liquidación. Realiza diseño e impresión de certificados Firma certificados Apertura del evento Realiza informe financiero FIN