MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS

Transcripción

1 MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS Señor ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS Dr. Ricardo Daniel ECHEGARAY Hipólito Yrigoyen Nro er. Piso Ciudad Autónoma de Buenos Aires En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley y a vuestro requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado. La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP considerado como un todo. Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las indicadas en el Anexo adjunto. Buenos Aires, 31 de agosto de

2 ANEXO MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS EJERCICIO 2012 Índice 1. Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno Administrativo Contable. 2. Disponibilidades. 3. Créditos Otras Cuentas a Cobrar. 4. Bienes de consumo. 5. Bienes de Uso. 6. Bienes Intangibles. 7. Cuentas Comerciales a Pagar, y Gastos de Consumo y Servicios no personales. 8. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar. 9. Retenciones a pagar 10. Otros cuentas a pagar, Otros pasivos y Fondos de Terceros y en Garantía 11. Deudas Judiciales. 12. Cancelación de costas judiciales en efectivo 13. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional 14. Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP. 15. Recursos. 16. Contrataciones. 17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.). 18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos. 19. Ambiente de seguridad de la información Apéndice 1. Consideraciones respecto de muestra de contrataciones seleccionadas para su revisión 2

3 Apéndice 2. Consideraciones sobre implementación de Políticas de Seguridad de la Información 3

4 Introducción La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información (input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación, los elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los equipos empleados y la política de seguridad implementada. A partir de la puesta en producción en el 2007 de un sistema informático destinado a su administración financiera -SIGMA-, se ha producido un avance significativo a fin de subsanar deficiencias que en distintos ejercicio esta AGN ha puntualizado, persistiendo algunas, de las que da cuenta el presente memorando, que con el análisis de los procesos actuales y la normatización de prácticas incluido el uso del sistema- han de tender a una rectificación futura, maximizando la utilización de las facilidades del aplicativo informático. Simultáneamente, a la implementación del aludido sistema informático de gestión administrativo financiero de la actividad propia de la entidad, se ha decidido la implementación de la registración de la actividad financiera y patrimonial vinculada a las funciones asignadas al ente respecto de recaudación, fiscalización y ejecución de tributos, que habrá de permitir contar con información que ha de ser expuesta en forma complementaria con los Estados Contables de la Administración, aunque no se han advertido avances relevantes en el presente ejercicio. 4

5 Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados siguientes han sido señaladas por esta AGN en Informes emitidos al momento de efectuar auditorías en ejercicios anteriores y requieren por parte de la AFIP producir, efectivamente, cambios a fin de procurar la no reiteración de las situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas involucrados. En tal sentido, las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son las que se detallan a continuación, debiendo señalar que mayoritariamente corresponden a situaciones ya expuestas por esta AGN en Memorandos de control interno de ejercicios previos, no obstante cabe consignar que en algunos aspectos, como se señalara, se han iniciado acciones tendientes a regularizar las situaciones planteadas. 1. Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno Administrativo Contable. Persiste la necesidad de realizar un conjunto de acciones a fin de estabilizar la aplicación del SIGMA y utilizar su potencial, como se señalara, entre lo que cabe consignar: a. Si bien a partir del dictado de la Disposición Nº 33/09 de la SDGAF Subdirección General de Administración Financiera, con la aprobación del Manual de Procedimientos de Gestión Financiera y los sucesivos agregados-, no se advierte que aún se haya concluido con la normatización de la totalidad de los procedimientos que hacen a la administración financiera con o sin vinculación directa con el SIGMA. Al respecto, cabe realizar las siguientes consideraciones: o Si bien la dependencia emisora posee facultades otorgadas en carácter de rectora de lo atinente a administración financiera, el dictado del manual no se realiza a partir de un área que posea una visión sistémica y completa de la entidad. El presente aspecto ha sido mencionado en reiteradas oportunidades por esta AGN respecto de la estandarización de distintos procedimientos de la Administración Federal. 5

6 o Se han incluido nuevos procesos, respecto de los inicialmente aprobados por la norma en trato, quedando pendientes aún distintos aspectos como: tratamiento de anulaciones, reimputaciones o reversiones, actividades de control de cierre, devengamiento oportuno de pasivos, fondos de terceros, activos fijos, control de patrimonio, bienes inmateriales, etc. o En función de su evaluación se advierte que los manuales actúan en forma complementaria con los manuales de usuarios de SIGMA y se centran en el ámbito de las funcionalidades del mismo, sin avanzar en procesos administrativos que dan origen a determinadas transacciones normatizándolos o refiriendo a otros manuales que pudieran existir-, de forma de advertir una visualización completa del circuito. o Por su parte, aún no se obtuvo evidencia de la emisión de los manuales vinculados al módulo de logística. Es dable resaltar, que de la consideración individual de los procesos incluidos en los manuales se advierte una razonable metodología de descripción, aunque no se tomó conocimiento de la existencia de un estándar propio de la entidad a tal efecto. Por su parte, se sigue advirtiendo la necesidad de reevaluación de los procedimientos, especialmente, en cuanto a las actividades de control existente, incluyendo la implementación de puntos de conciliación periódicos de información contable con información de otros sistemas proveedores de datos de transacciones (v.g.: SARHA, SISREC, etc.). b. La entidad ha mejorado la asignación conceptual de transacciones a cuentas contables, rectificando cuestiones planteadas por esta AGN en ejercicios previos, no obstante aún persiste la necesidad de una precisa correlación entre la codificación de cuentas que se registran en SIGMA y la que se exhibe los Estados Contables. c. El diseño y aplicación de tareas de cierre de ejercicio que definan los análisis, conciliaciones y documental que ha de soportar la emisión de los Estados Contables. En tal sentido, es relevante la identificación de riesgos en la materia y la 6

7 implementación de evaluaciones específicas (v.g.: la existencia de partidas abiertas sujetas a compensaciones manuales). d. La emisión informática de todos los EECC. En este sentido, cabe hacer especial hincapié en el EOAF, para el cual el sistema implementado ha de poseer la información precisa para su emisión tanto bajo el formato directo como el indirecto. Se destaca que, externamente al sistema, el área contable debe proceder al reordenamiento de cuentas y saldos, y al armado de rubros. Ello puede generar inconsistencias de los mismos entre los Estados de presentación y la registración contable dificultando la certificación directa de los EECC con la contabilidad. e. La asunción por la entidad de la responsabilidad de la elaboración de reportes, a partir de las funcionalidades del sistema, en orden a necesidades específicas (v.g.: mayores que a simple vista evidencien contracuentas de los asientos practicados), lo cual no implica customización. Ello importa una relevante dependencia de la organización con la consultora contratada para la parametrización y el desarrollo de tareas operativas con el sistema relativamente sencillas (v.g.: puesta en producción de nuevas cuentas contables). f. Al cierre del ejercicio los EECC no exhibían saldo de partidas pendientes de imputación originadas en el proceso de migración de los EECC al 31/12/06 como asiento de inicio del ejercicio 2007 ($12,6 millones como monto inicial de partidas pendientes). La entidad ha practicado reimputaciones de partidas mayormente a través de reclasificación de pasivos (fondos de terceros)-, que evidenciaron soporte documental limitado (v.g.: correos electrónicos narrativos de la situación de cada partida), sin documental originaria de la transacción, es por ello que se torna necesario contar con documental razonable para el respaldo de la registración regularizadora, soportándose no sólo en las explicaciones que aporten los responsables. Es así, que no se ha advertido que en el área contable central se hayan implementado actividades de 7

8 control específicas de las reimputaciones, dependiendo exclusivamente de lo que las áreas descentralizadas dispusieran. Es dable señalar que las partidas pendientes de imputación que dieran origen al saldo contable, actualmente en $0.-, no se han compensado con transacciones que las individualicen y vinculen, exhibiendo la cuenta que todas las partidas se encuentren permanentemente abiertas, aún cuando se produzca su depuración, con el riesgo potencial vinculado a la persistencia de partidas abiertas deudoras y acreedoras. g. La integración del sistema con otras aplicaciones informáticas de la entidad automatizando las registraciones y estableciendo puntos de control o conciliación (v.g.: SILPANA -Servicios Extraordinarios-, SISREC, SIRAEF, SIDEHON, ATENEA). h. La necesidad de fortalecer los circuitos administrativos internos a efectos de lograr reducir los desfasajes de devengado entre ejercicios por gastos, esencialmente por ausencia de registración oportuna de transacciones. En tal sentido, el área contable continúa con la práctica previa de identificación de devengamiento tardío a partir de la revisión de la registración posterior al cierre que se evidencia limitado en cuanto a la certidumbre e integridad de las partidas consideradas -, sin haberse implementado esquemas de individualización de servicios o adquisiciones que han de devengarse v.g.: provisiones- desde la gestión y el módulo respectivo de las áreas de logística (que incluye compras y contrataciones). Las pruebas practicadas han evidenciado deficiencias en la datación de los documentos contabilizados y la oportunidad de registro, generando incluso saldos impropios en la cuenta Provisión facturas a recibir, que implicó un análisis específico y la reversión manual de lo registrado. Adicionalmente, estas prácticas han importado que los mayores individuales de proveedores exhiban transacciones sin la secuencia normal y real, o registraciones de pasivos sin la efectiva recepción de bienes. Es dable resaltar que la presente situación ha dificultado las pruebas de auditoría, exigiendo la rastreabilidad individual de las distintas instancias de las transacciones (incluidos ajustes manuales practicados) y la justificación respectiva. 8

9 Es relevante mencionar que lo descripto importa la necesidad de que la entidad reevalúe los procesos de registración, los derechos otorgados a los usuarios, el tratamiento de excepciones y las actividades de control a implementar, evitando las registraciones manuales, en la búsqueda de que el sistema sea utilizado en función de su concepción, transaccionando automáticamente e interrelacionando las distintas instancias de los procesos vinculados a adquisición de bienes y servicios. i. La existencia de documentos SIGMA con poca información que permita identificar la naturaleza o particularidades de la transacción real, imposibilitándose su consideración por usuarios circunstanciales o con objetivo de control, sin la necesidad de recurrir a la documentación originaria para la interpretación de lo actuado quitándole autosuficiencia al sistema-. El sistema posee campos de texto multipropósito de carga opcional y discrecional, cuando los tipos de transacciones podrían transformarlos en obligatorios y referenciales con un identificador establecido a tal fin, que permita, incluso, el control contable de las operaciones. Por otra parte, a manera de ejemplo y en el marco de lo señalado en el apartado anterior, existe el campo de fecha del documento que carga el usuario (v.g.: factura, remito) cuya información no posee una utilidad definida en los procedimientos actualmente vigentes y que exhibió diferencias con la documental recibida. Lo señalado es relevante, especialmente, en situaciones de masividad de transacciones y datos, y de descentralización de aspectos materiales de la gestión administrativa financiera y su registración oportuna, como en el caso de AFIP, donde la clara individualización de la transacción con sus antecedentes fácticos le ha de aportar al sistema una mayor autonomía para su revisión posterior. Es dable expresar que dicha descentralización, posee el correlato de la distribución de la responsabilidad, sin que aún se hayan planteado actividades de control centrales estandarizadas que aporten mayor confiabilidad al esquema establecido. 9

10 j. La estandarización de la totalidad de transacciones posibles dentro del sistema a fin de la gestión financiera completa, incluyendo elementos de identificación unívoca del tipo de transacción, cada una de las operaciones, su claro entendimiento conceptual y la individualización de documental respectiva, tal los casos de devengamiento de tasa aeronáutica o cargos por servicios extraordinarios. Por otra parte, existen cuentas cuyo saldo es resultado de documentos de impacto en débito y crédito, que se hallan abiertos, y no se advierte la forma en que serán compensados (como metodología del sistema), sin una identificación de cada una de las partidas v.g.: Provisión, Transferencias a pagar, etc.-. k. Las anulaciones refieren, a partir de un código, a la correspondencia con la vigencia del período de la transacción original, sin embargo no contempla información que permita advertir las causas de la anulación, como elemento necesario para las evaluaciones posteriores. Adicionalmente, no se observaron actividades de control diferenciales que contemplen las anulaciones de montos significativos. Simultáneamente, se advirtieron reimputaciones o reversiones con escasa información adicional, dificultando la individualización de la transacción original y/o los motivos de lo actuado, careciendo de soporte documental explicativo. l. Se observa la falta de una explícita relación unívoca que permita asociar la provisión en forma directa con las cuentas individuales de los acreedores. Ello limita, desde la contabilidad mayor contable- y a partir de funciones de consulta amigables, acceder a la información del devengado (con cargo a Provisión) en relación con lo registrado en Proveedores ante la recepción de la factura que genera una registración contable permutativa de pasivos-. Es más, existen instancias de compensación de provisiones por depuración de partidas y no por transacciones corrientes, evidenciándose en el saldo de la cuenta Provisiones la persistencia de importes de ejercicio anteriores pendientes de depurar que implicarán compensaciones manuales-. 10

11 La dificultad es mayor cuando se busca practicar revisiones por lotes o revisiones de cierre contable. Cabe destacar que en la consideración conjunta de la configuración de los Módulos Logística y Contable del SIGMA, el sistema posee la información de vinculación de la contratación, el proveedor, la recepción, el devengamiento, la presentación de factura y el pago, sin embargo no se pudo acceder a funciones que, a partir de ello, exhiban la conformación detallada de la provisión en trato. Ello provoca la necesidad de trabajos externos al sistema, subutilizando su potencial, y exigiendo justificaciones individuales en algunos casos sin suficiente información disponible que motivara la registración. Es más, no se ha accedido a consultas amigables que permitan una navegación completa por la totalidad de instancias de las contrataciones con su impacto contable circuito completo-, debiendo, nuevamente, recurrir a tareas externas. m. La reformulación de la información expuesta en los EECC, esencialmente en notas, a partir de la disponibilidad de información que aporta el nuevo sistema, accediendo en el futuro, en cuanto se avance en materia de recaudación tributaria y de la seguridad social, a la exposición de información relevante para los usuarios. n. La inclusión del tratamiento de la consolidación de deuda, puesto que la omisión actual afecta el impacto de resultados, toda vez que con la tramitación de cancelación por SH se elimina al expediente del stock de juicios (pasivo cierto o previsión) y no se deduce de lo registrado por la tramitación sino por el recálculo de previsión o deuda. o. La consideración del sistema como base para el control contable de la totalidad de las transacciones económico financieras de la entidad. p. La entidad ha utilizado registros contables en papel como soporte de las registraciones realizadas en el AUDINT hasta el cierre del ejercicio 2006, sin implementar esa práctica respecto del SIGMA. De conversaciones mantenidas con funcionarios, la entidad entiende que con la nueva aplicación no han de ser necesarios, puesto que 11

12 contempla esquemas de cierre y de backup. La Contaduría General de la Nación, por su parte, en cuanto a la homologación del sistema ha expresado que ella debe conformar los sistemas contables que en el marco de su competencia, desarrollen los Organismos Descentralizados El caso sobre el cual trata el informe contable citado, atento a las características de ente público que posee la AFIP y su encuadre dentro del régimen de autarquía presupuestaria y financiera establecida por el Decreto Nº 1399/01, permiten concluir que no resulta competencia de este Organismo Rector aprobar dicho sistema. q. A partir de la aplicación de SAP, el esquema documental de las transacciones ha sido modificado, obviándose definitivamente el esquema de formularios establecido por la Secretaría de Hacienda (v.g.: órdenes de pago), sin haberse expedido ésta sobre el particular. r. Por otra parte, los circuitos de información de transacciones de la entidad poseen deficiencias, esencialmente, originados en la inexistencia de manuales de procedimientos que contemplen los procesos operativos que los vincule con los procesos administrativos financieros (como adicionales a los manuales de gestión administrativa financiera previamente referido) y, consecuentemente, permita el análisis de integridad de las operaciones de la entidad con impacto económico y patrimonial, y su control. En tal caso y, a manera de ejemplo, cabe mencionar: Embargos: Se advirtió la inexistencia de un circuito de registración y comunicación que centralice la información y control de los embargos tanto en materia presupuestaria, como de recaudación o por cuenta de terceros (v.g.: embargos sobre haberes, embargos sobre saldos a favor de contribuyentes, etc.). Con lo cual no es fluida la información de estos conceptos para la registración y control contable discriminados por materias-. Acciones de recupero de créditos, declaración de perjuicio fiscal y de incobrabilidad: la entidad realiza acciones en dicho marco, que incluso concluye 12

13 con la emisión de actos administrativos de autoridad superior, que poseen impacto patrimonial y económico, de los cuales el área contable no es notificado para practicar las evaluaciones, registraciones o controles contables, según el caso. Ejecución de sentencias judiciales (lo cual será tratado en el presente memorando). Recomendación A la luz de lo señalado en la observación y la instancia de implementación del sistema a efectos de su estabilidad, sólo cabe recomendar la consideración de lo expuesto en ella a partir de un proceso integral de análisis de nuevos requerimientos, haciendo especial hincapié en la implementación de actividades de control desde el área contable central, con procesos de análisis periódicos y de cierre. 2. Disponibilidades 2.1. Fondos Rotatorios y Cajas Chicas a. Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios deben efectuarse por medio de cuentas corrientes abiertas exclusivamente a dichos efectos. Sin embargo a través de ellas continúan realizándose tanto operaciones correspondientes a dichos fondos, como otras originadas en, por ejemplo, multas aduaneras. Asimismo los resultados de las pruebas realizadas sobre la documentación respaldatoria de las rendiciones que incluyen los referidos movimientos, evidenciaron la necesidad de implementar actividades de control centralizadas para unificar el tipo de documentación que debe ser acompañada de acuerdo a lo normado por la Disposición N 1 /2006 (DI PRFI), sustituida por su similar Nº 10/09. b. La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copia de los arqueos de cierre de ejercicio correspondientes a los fondos rotatorios habilitados, a los efectos de proceder a controlar que han sido contabilizados la totalidad de los gastos al cierre de ejercicio. En este sentido se verificó que en la Aduana de Santiago del Estero, se 13

14 incluyeron gastos del ejercicio 2012 en la primera rendición correspondiente al ejercicio Recomendación a. Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otro tipo de operaciones. Llevar a cabo las rectificaciones procedimentales y de registro que permitan que los importes extraños al Fondo Rotatorio disponible para unidades descentralizadas, posean un debido control y exposición contable. Asimismo intensificar las actividades de revisión periódica con el objetivo de unificar el tipo de documentación de respaldo de los respectivos movimientos. b. Considerar la conveniencia de que la División Contabilidad Económica Financiera cuente con copia de los arqueos de cierre de ejercicio correspondientes a los Fondos Rotatorios habilitados, a los efectos de proceder a controlar que han sido contabilizados la totalidad de los gastos al cierre de ejercicio Bancos a. El organismo durante el ejercicio 1999 procedió a dar de baja la suma de $2.594,5 miles correspondientes a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N 1217/45 abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, conforme las actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo -, por el cual se recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 4 a los Estados Contables. b. Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (v.g.: Cta. Cte. BNA 169/88), que si bien no son fondos propios de la AFIP, el organismo asume directa responsabilidad 14

15 respecto al giro sobre las mismas. Sus saldos se presentan como información complementaria a los Estados de Recaudación mensuales sin integrar los esquemas de registración, toda vez que no se encuentran inmersas en el marco de la contabilidad de la gestión financiera propia del ente, ni de la recaudación administrada por el mismo (SISREC). Debe resaltarse que a partir de diciembre 2010 la entidad puso en operación el módulo de pagos de devoluciones tributarias en SIGMA, sin embargo no se enmarca en sistema contable integral. c. Si bien con la implementación del sistema SIGMA se posibilitó registrar en línea la totalidad de las cuentas regionales, los saldos están compuestos por movimientos no presupuestarios (originados en importación y exportación, multas, etc.). d. La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copias de extractos bancarios al cierre del ejercicio correspondientes a cuentas corrientes descentralizadas, para proceder a cruzar los antecedentes que surgen de los mismos, con lo expuesto en los EECC al cierre de ejercicio. e. Dentro de la cuenta cheques emitidos, que regulariza el rubro bancos, se incluyen cheques de antigua data ( del , del , del ). Recomendación a. Efectuar un seguimiento periódico de las actuaciones referidas al reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración del Tesoro de la Nación a los efectos de reflejar en los estados contables - de corresponder -, las novedades producidas en dicha tramitación. b. Intensificar las actividades de revisión periódicas de las cuentas bancarias respectivas a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad, contemplando 15

16 su inclusión en circuitos contables bajo criterios establecidos por las normas de administración financiera. c. Tal lo recomendado para Fondos Rotatorios y Cajas Chicas los movimientos correspondientes a las cuentas corrientes empleadas por las regionales sólo deben corresponder a los de carácter presupuestario, sin incluir operaciones de otra naturaleza. d. Considerar la conveniencia de que la División Contabilidad Económica Financiera cuente con copia de los extractos de cierre de ejercicio correspondientes a las cuentas corrientes descentralizadas, a los efectos de proceder a cruzar los antecedentes que surgen de los mismos con lo expuesto en los EECC al cierre de ejercicio. e. Realizar los análisis pertinentes a los fines de verificar la correcta conformación de la cuenta cheques emitidos que regulariza el rubro bancos. 3. Créditos - Otras Cuentas a Cobrar a. El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas, acreencias a bancos en liquidación, etc., conteniendo partidas de antigua data que fueron previsionadas-. Se advirtió la necesidad de establecer un procedimiento uniforme para las distintas situaciones de esta índole existentes, en el marco de un circuito de captura de datos con efectos contables, a fin de determinar la oportunidad de registración, la base documental y el seguimiento en cuanto a su cobro o la utilización definitiva de la previsión registrada. Adicionalmente, contempla los créditos originados en sentencias firmes a favor de la entidad en relación a la aplicación de la Disposición AFIP Nº 290/02, que fuera motivo de distintas acciones entabladas por agentes y en las cuales se ha iniciado el proceso de 16

17 recupero. Dicha Disposición prescribe la deducción del SAC, plus vacacional y contribución patronal de los montos totales percibidos en cuentas de la entidad en concepto de honorarios de agentes fiscales y abogados en causas judiciales. Al presente, existen distintas causas iniciadas por 91 agentes, que se hallan en distintas instancias, sin perjuicio de que la Corte Suprema de Justicia de la Nación se haya expedido favorablemente a la posición de esta Administración Federal. Al respecto, se ha observado la necesidad de implementar desde el área contable un esquema de identificación y seguimiento de créditos, lo cual en la actualidad depende exclusivamente de la gestión de liquidación de haberes, siendo que, incluso, en menor cuantía también se involucra ex-agentes. b. Se observa la necesidad de implementar procesos de detección de créditos que son de conocimiento de la entidad, aunque no lleguen al conocimiento del área contable, en búsqueda del oportuno devengamiento del recurso. Tales los casos de los cargos por servicios extraordinarios, la tasa aeroportuaria liquidada, el canon devengado, entre otros. Incluso incorporando a la actividad los distintos aspectos del proceso de la gestión de cobro del derecho reconocido. En dicho contexto, se enmarca también la registración del devengamiento de los recursos propios del Decreto Nº 1399/01, a partir de la definición de un proceso del área contable de revisión del devengamiento informado por el área de registración de la recaudación y de la imputación del cobro, tanto por conciliaciones periódicas como por tareas de cierre. Recomendación: a. Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de las acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar tratamiento definitivo a los saldos involucrados. 17

18 b. Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal el caso de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores, y de tasa aeroportuaria devengada y no cobrada. 4. Bienes de Consumo Como se señalara en el memorando de ejercicios previos, la implementación de SIGMA ha producido un avance relevante en el proceso de registración contable de las transacciones vinculadas a la gestión de Bienes de Consumo, que importó la incorporación de nuevos depósitos. Sin embargo, aún subsisten deficiencias de relevancia que no permiten aportarle confiabilidad a los inventarios que respaldan los saldos del Balance General ni el impacto de los consumos expuestos en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes, como se hace mención en el apartado 3.1. del informe del auditor. Al respecto, cabe consignar distintos aspectos relevantes que limitan la confiabilidad del sistema de control interno en la materia, a saber: a No se han emitido manuales de procedimientos que estandaricen la gestión de estos recursos e incluyan el uso del SIGMA. En tal sentido, posee vigencia normativa la Instrucción General Nro. 1/04 (DI LOGI) y la Disposición Nro. 18/07 (DI LOGI), como así también el manual del usuario del SIGMA y la Instrucción General Nº 3/08 (SDG ADF) por la que se establece el procedimiento para la solicitud de provisión de insumos por parte de las áreas usuarias. Sin embargo, no permiten definir un circuito administrativo completo que contemplen actividades, tareas, responsabilidades y documental estándar, como así también las consiguientes actividades de control (incluidos los inventarios periódicos y los sorpresivos). Debe resaltarse que algunos de estos aspectos han sido, asimismo, motivo de observación por parte de la Subdirección General de Auditoría Interna. 18

19 b Se advierte la ausencia de controles por oposición de intereses en materia de descargas o cargas de inventarios con impacto a cuentas de resultados de diferencias de inventarios. Los sectores responsables de la guarda de los materiales se hallan habilitados a dichas acciones incluyendo carga de ingresos y entrega para consumo-, sin que medie una transacción especial y de excepción responsabilidad de otro sector independiente, operando la segregación de funciones y el control por oposición de intereses. Al igual que en el ejercicio anterior, las practicas de los inventarios fueron decididas en el ámbito de responsabilidad directa sobre los bienes y sin un proceso de revisión por un área independiente. Si bien la Dirección de Logística informó sobre la existencia de acciones tendientes a aportar una mayor seguridad física a los depósitos centrales, en busca de evitar cuestiones de diferencias significativas de inventarios (v.g.: se hace referencia a las advertidas en el 2007), la parametrización de SAP para la gestión de inventarios, en los términos de lo previamente indicado, y la ausencia de instancias posteriores de revisión y actividades de control estandarizadas, limitan la efectividad buscada a partir del establecimiento de esas medidas de seguridad física. c Si bien las existencias de bienes de distintas áreas se impactan en la información final, no se ha definido un esquema de depósitos y, en tal sentido, condiciones básicas de guarda. d La entidad ha hecho mención de la existencia de acciones de reorganización de depósitos, con recuentos y depuraciones de inventarios sin haberse obtenido evidencia de los resultados finales. 19

20 Las tareas desarrolladas por esta AGN han evidenciado aún la persistencia de bienes de antigua data, con inmovilización en el ejercicio (64 % de los rubros de materiales no han exhibido movimiento), y, algunos, cuya usabilidad se advierte limitada (v.g.: disquetes de 3,5 ) que se entiende han de ser considerados en los procesos de depuración referido. e El inventario tercerizado realizado en setiembre y octubre de 2007 sobre almacenes centrales, dio diferencias relevantes que han ameritado un sumario y un juicio penal - que ha finalizado con el sobreseimiento de los posibles implicados-, y, oportunamente, implicó la generación de un asiento por el crédito a favor de la entidad y la previsión por recuperabilidad del mismo. Sin embargo, respecto al Sumario Administrativo Nª 2325/07 se informó que aún se halla en proceso de cierre. Recomendación a. Elaborar los nuevos procedimientos para la gestión y registración de bienes de consumo, estandarizados en manuales de procedimientos, que considerando lo observado, contemplen: Reglas de condiciones mínimas de depósito y su gestión. Esquemas documentales estandarizados. Asignación de responsabilidades sobre inventarios. Segregación adecuada de funciones entre áreas, reformulando la asignación actual de derechos de usuarios. Actividades de control que incluyan inventarios periódicos y revisiones desde el área contable. Tratamiento diferenciado de faltante o sobrante de inventarios, en el marco del control por oposición de intereses. 20

21 b. Establecer actividades de control específicos sobre los desvíos producidos en inventarios que dan lugar a registros de resultados, haciendo hincapié en la documental correspondiente. c. Efectuar la evaluación de las partidas componentes del rubro, considerando su utilización económica futura y la razonabilidad de valuación de dichos bienes. 5. Bienes de Uso 5.1. Bienes Muebles a. Como ya se mencionara en memorandos de ejercicios previos, la entidad ha tercerizado la toma de inventario para la carga del SIGMA, con la inclusión de la identificación de los bienes muebles y su estado, sin embargo aún queda pendiente la depuración definitiva de las diferencias que surgieran entre el inventario practicado y el preexistente, la conclusión del proceso de conformidad de los responsables sobre los bienes asignados y la implementación de nuevos manuales de procedimientos que contemplen la gestión de los recursos y las actividades de control especificas, lo que ha dado lugar a lo expuesto en el apartado 3.1. del informe del auditor. Se ha advertido la inclusión en el inventario respaldatorio de bienes asignados al centro de costo AZZZ9999 (82% como equipos para computación y equipos de oficina y muebles, 2% con fecha de alta , 17 armas de fuego y 63 bienes de transporte, tracción y elevación), y bajo la denominación bienes informáticos en desuso, sin corresponder, como se advierte, en su totalidad a tal concepto. La entidad indicó que dichos bienes se encontraban pendientes de depuración debido a que los posibles responsables no han reconocido poseerlos bajo su custodia, como parte del proceso de convalidación en el marco de la implementación del Portal SIGMA (incluida la migración inicial), que contempla instancia de autocontrol y validación. 21

22 Es importante señalar que de ese total el 14% corresponde al período posterior a la oportunidad de implementación de SIGMA y el 5% de los bienes contienen información de disposición de declaración de condición de rezago o baja permaneciendo, aún, como inventario respaldatorio. En la actualidad el organismo se encuentra desarrollando distintas tareas tendientes a la depuración definitiva, lo que no se ha producido en forma definitiva a la fecha del presente. b. Entre los bienes referidos se encontraban 27 vehículos con datos de matrícula, que permitieron identificar 21 en los detalles de vehículos asegurados y 6 se hallarían siniestrados. Es importante mencionar que al estar asegurados debería identificarse sin mayor dificultad el responsable de su uso y, por otra parte, los restantes deben poseer instancias administrativas de baja, sin que se hayan aportado antecedentes sobre el particular. c. Con relación a las 17 armas de fuego mencionadas en el apartado a), el ente informó que dos habrían sido identificadas (sin aportar antecedentes) y que el resto se encuentran extraviadas o robadas, acompañando antecedentes de 5 denuncias policiales - algunas de antigua data-, sin embargo, no se aportó evidencia de tramitaciones internas realizadas, en especial en cuanto al deslinde de responsabilidades. d. Cabe reiterar distintos señalamientos realizados en memorandos respecto a EECC de ejercicios previos, a saber: a No se han implementado procedimientos estandarizados, actualizados y normados para la gestión de los bienes incluyendo guarda, conservación, movilidad -, las actividades de control (v.g.: inventarios periódicos) y las revisiones periódicas del estado de uso y conservación, que se complemente con el Manual del Usuario de Activos Fijos del SIGMA. 22

23 Es de señalar que con fecha 15/05/2013 fue dictada la Disp. AFIP N 252, por la que se reemplazó su similar N 384/04, respecto de baja de bienes muebles sobre declaración en condición de desuso o rezago, autorización de venta, cesión sin cargo o destrucción y asignación de funciones, cuya implementación no ha sido motivo de la presente revisión. Adicionalmente, tampoco se advierte en los funcionarios y agentes conciencia respecto de la responsabilidad sobre los bienes, siendo normal la visualización de bienes en pasillos de edificios de la entidad sin el control propio del responsable o la existencia de bienes en condición de desuso sin procederse a gestionar su baja o reasignación. En tal sentido, esta AGN ha practicado la individualización de 86 bienes sin evidente destino en áreas comunes del edificio central según selección de áreas-, pudiendo advertirse que el 62% se hallaba en el inventario (incluidos tanto asignados a responsables como referidos como bienes a depurar), el 15% no tenía número de inventario, 9% el bien no era el descripto en el inventario y el 3% con número de inventario no vigente. El último inventario físico realizado con la intervención de terceros ajenos a la guarda de los bienes, en cuanto es de conocimiento de esta AGN, corresponde al de carga inicial del sistema, en el ejercicio 2007, por lo que no se obtuvo evidencia de inventarios físicos sorpresivos o periódicos, salvo aquellos que los responsables patrimoniales pudieran realizar para la referida convalidación de la información del sistema. b Se definió como mínimo nivel de asignación de bienes a las unidades División, lo que se evidencia un nivel estructural alto, especialmente a nivel Direcciones Regionales, asignándole al Director un número muy relevante de bienes con lo cual el resguardo directo, propiciado por la existencia de responsables, se torna dificultoso. 23

24 De un total de bienes muebles al 31/12/2012, bienes (el 34%) de los mismos fueron asignados a dependencias correspondientes a la Administración Central y en siete dependencias se ha concentrado el 52% del total de los bienes. c La consideración de vida útil es lineal y en forma genérica conforme al tipo de bien, sin embargo existen bienes cuya utilidad supera a períodos así predefinidos, sin practicarse su evaluación (v.g.: servidores informáticos amortizables en tres años según la entidad, automotores, etc.). Adicionalmente, no es de práctica una comparación de los saldos contables con valores netos de realización al cierre. d De la revisión analítica realizada sobre los listados de inventarios proporcionados, originados SIGMA, se advirtió: La utilización simultánea de dos numeraciones, el número de activo fijo (identificador en el inventario) y el número de inventario (adherido al bien), lo cual genera dificultades de identificación inequívoca de un bien. No se advierte la utilidad de esa duplicación de identificación. Bienes con fecha de alta entre 1950/1980 e, incluso, anteriores al año originados en la migración de datos-, con descripción del bien y del supranúmero coincidentes sin mayor detalle, con descripción del bien y descripción del supranúmero no coincidentes, vehículos sin número de motor o sin matrícula, bienes sin marca en el campo marca, armas sin número de serie, etc. Ello evidencia la necesidad de estandarizar los criterios de carga de datos por tipo de bien. e. De la revisión del inventario de Equipos Militar y Seguridad (772 bienes incluidos 36 asignadas al centro de costo AZZZ9999 bajo el concepto Bienes Informáticos en desuso ya referido), se advirtió la existencia de 732 armas de fuego y 4 24

25 escopetas -95% del total del inventario-, incluyendo casos sin identificación de número de serie, con descripción genérica del bien y, en un menor número, con indicación de extravío o robo. De ellas, 587 bienes (76%) fueron asignados a la Administración Central sobre las cuales se practicó una muestra de 40 armas de fuego para su constatación física de existencia, a partir de ello se advirtió: los números de inventario no se encontraban adheridos al bien, 3 armas no contaban con la documentación correspondiente (se señaló que provenían del interior y sin ser acompañada la documental), 8 armas de fuego que, según el inventario al 31/12/2012 se hallarían bajo la Administración Central en el ámbito de la Dirección Logística, no pudieron individualizarse. Las averiguaciones posteriores llevan al siguiente estado de conocimiento, que se advierte insuficiente: o Dos armas de fuego no poseen número de serie y tampoco se aportó información sobre su destino, o Tres armas de fuego se encontrarían en el Departamento de Drogas Peligrosas según la base de datos 2007 previo a migración-, ámbito visitado por esta AGN con carácter previo y sin su individualización por número de inventario disponible. o Un arma habría sido robada en Aduana de Paso de los Libres, se indicó causa judicial pero no se aportó documental. o Dos armas con la exclusiva identificación de agentes a quienes se entregaran (una de ellas a Aduana Córdoba) y sin información adicional. Es dable mencionar que respecto del mencionado arsenal, no se obtuvo evidencia de la existencia de procedimientos formalizados específicos que contemplen el modo y la 25

26 oportunidad de corroboración de tenencia, los responsables para su realización y las medidas de seguridad para su conservación. Asimismo, con relación a la revisión del inventario emitido por el SIGMA, se ha advertido: empleo de conceptos genéricos para la descripción de los bienes (ej.: Armas de Fuego o Arma todo tipo ), campos que han sido completados parcialmente (v.g.: marca, modelo, etc.), campo de modelo en los que no se realiza una adecuada identificación (v.g.: pistola, revolver, 9mm, PT-100, police positive, carabina, etc.), ausencia de número de serie. Dadas las características y riesgos inherentes de los bienes en trato se estima necesario la implementación de actividades de control y resguardo especiales, e, incluso, una clara decisión de destino. Es importante señalar que por Disp. AFIP N 100/06 en su artículo 4 prescribió que la Subdirección General de Administración Financiera instrumentará la cesión a las fuerzas de seguridad, de las armas de guerra y elementos de apoyo utilizado en el ámbito del ex Departamento Policía Aduanera, de acuerdo a la evaluación que se practique. Recomendación a. Practicar la conclusión del proceso de migración con la conformidad de los responsables de los bienes registrados, la asignación a nivel estructural razonable y la justificación de las diferencias detectadas. b. Proceder a la finalización de la depuración definitiva del inventario. 26

27 c. Adicionalmente, establecer los procedimientos normados que permitan la gestión de los bienes, su registración y control, acompañando a ello con actividades de concientización de los funcionarios y agentes respecto de las responsabilidades que les compete por el uso de los bienes. d. Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano rector, la factibilidad de utilizar valor corriente, contemplando la mejor exposición de la situación patrimonial del ente, y la consideración de la razonabilidad de la vida útil de los bienes al contemplar las prácticas habituales de amortización. e. Practicar la parametrización del sistema de forma que se impida la generación indebida del registro y se efectúe la inequívoca individualización de bienes con un único identificador. f. Implementar actividades de control especiales sobre el armamento, definiendo su destino definitivo Bienes Inmuebles a. Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles incorporados al patrimonio de la AFIP. El organismo envió notas a la Escribanía General de Gobierno a fin de requerir se proceda a la escrituración de los inmuebles. Por su parte, cabe mencionar algunos aspectos que particularmente se informaron y ameritan una atención especial: Zepita Nº 3102/38/40/42 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires: existen sentencias de expropiación a favor del Fisco Nacional, que involucran a las parcelas 2, 3, 4, 9 y 9b del predio. La Escribanía General del Gobierno Nacional requirió verificar la 27

28 inscripción de las respectivas sentencias en el Registro Nacional de la Propiedad del Inmueble, con lo cual se halla pendiente de escrituración a la fecha. Godoy Cruz Nº 2666 Boulogne - Provincia de Buenos Aires: La División Contabilidad Económico Financiera junto con el área de la Dirección de Infraestructura, la Escribanía General del Gobierno de la Nación, la Dirección Nacional de Tierras y el Organismo Nacional de Bienes del Estado, realizaron las gestiones correspondientes para establecer la correcta delimitación y confección de planos del predio, con el fin de escriturar dicho inmueble. Conforme a lo manifestado por el organismo, los planos definitivos se encuentran en catastros para su aprobación, con posterioridad se continuará con la asignación del número de parcela, previo paso para el inicio del trámite de escrituración. b. Los terrenos y edificios poseen números de Activo Fijo y de Inventario distintos, sin una vinculación que permita relacionarlos. A lo que se agrega que no se ha accedido a una ficha de inmueble que exhiba la totalidad de información vinculada a él (v.g.: cargos impuestos, obra trazable a la contratación, estado de ocupación, clasificación general de estado, etc.) como procedimiento normal y habitual. c. Existen bienes inmuebles con denominación de sus mejoras disímil lo que dificulta la asociación por este medio (v.g.: adecuación y modificación edificio Avenida Libertador 7602), aunque la asociación se realiza alternativamente mediante un dígito adicional que posee el número de Activo Fijo (subnúmero de Activo Fijo). d. Respecto documentación de los inmuebles, la documentación se adjunta en carpetas que constan de hojas móviles, sin advertirse numeración correlativa y orden cronológico. 28

29 e. Como se señalara en ejercicios previos, la entidad ha adquirido terrenos con destino a la construcción de edificios, sin embargo en el ejercicio 2012 no se ha comenzado la construcción. f. Se ha requerido un detalle de los inmuebles con cargos asociados (cargos por donación) y las consecuentes obras a fin de cumplir con la condición en el plazo convenido, se advirtió la utilización de planilla de cálculo para su seguimiento, no obstante no se obtuvo evidencia la utilización de SIGMA para ese fin con la identificación de proyecto y obra respectiva. g. Del relevamiento practicado a las distintas dependencias descentralizadas de la Administración Federal, se obtuvo información que no fue puesta a disposición por área central alguna. Es de destacar, que no existen procedimientos internos que permitan aportar información homogénea de la totalidad de los inmuebles (propio/alquilados, centrales/descentralizados), en cuanto a distintas cuestiones como su condición, grado de ocupación, vencimientos de alquileres, mantenimientos, controles edilicios y de instalaciones eléctricas, seguros contratados, habilitación de calderas, registro de inspecciones, planes de evacuación actualizados y aprobación por autoridad competente, etc. Es así que ante los pedidos de esta AGN distintas áreas aportaron información dispersa bajo distintos criterios y formatos de respuesta, sin surgir de una fuente única de la entidad. h. No fueron aportados reportes periódicos emitidos por áreas específicas de la entidad respecto del estado de mantenimiento de los edificios y su estado general. No se obtuvo evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que contemple aspectos de control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones sanitarias, instalaciones de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.), periodicidad predeterminada, reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En tal sentido, no 29