COL-INS-007 INVENTARIO FÍSICO

Transcripción

1 COLMAQUINAS S.A INVENTARIO FÍSICO Hernando Farid Diana 4 13/09/13 Carreño Lozano Criollo REV. PREPARO REVISO APROBO FECHA

2 HOJA 2 de 5 INVENTARIO FÍSICO 1. OBJETIVO Definir la metodología para el desarrollo los inventarios físicos de materiales y consumibles para fabricación y montajes, repuestos y herramientas en bodega de Colmáquinas S.A. 2. ALCANCE Bodegas de almacenamiento de inventarios de Colmáquinas a nivel nacional. 4. PROCEDIMIENTO Anualmente el Gerente Administrativo y Financiero, define mediante un comunicado, el alcance, ubicación de la mesa de control las fechas y los nombres de las personas seleccionadas para asumir los roles de inventario Estructura de Inventario: Con el fin de optimizar la organización y la toma de inventarios y asegurar la integridad y calidad de su información, se definen los equipos de trabajo que se describen a continuación: Grupo de Trabajo: Grupo conformado por dos personas que realizan el conteo físico y registro de información. Hay un líder y un acompañante. Responsables: Son las personas que responden por la realización del inventario físico en cada bodega. Digitador: Persona encargada de generar las planillas de conteo, reporte de inventario físico conteo 1 2 y 3, reporte de diferencias y registrar en el sistema los resultados de los conteos efectuados. Mesa de Control: La integra el presidente y asistente quienes son los encargados del registro de la información, del análisis de diferencias entre libros e inventario físico y toma de decisiones asociadas. Estará ubicada según se establezca en la comunicación de la Gerencia Administrativa y Financiera y en permanente comunicación con todo el país. La única voz que autoriza cambios es el Presidente de la Mesa de control Auditor: Realiza las pruebas de auditoria requeridas de acuerdo con el alcance que el haya definido en el inventario. Puede o no estar presente Corte de Documentos: El corte de los documentos se realiza el día anterior al inicio del inventario físico ó cuando lo indique la comunicación del Gerente Administrativo y Financiero. Para hacer corte de documentos se requiere que estén registrados en el sistema de inventario todos los movimientos de entradas y salidas. El Responsable del inventario en sitio dará un visto bueno sobre este último documento utilizado o registrado. A partir de esto se procederá a generar la planilla para el conteo físico; se utilizará para el registro físico de unidades, el inventario con fecha del día inmediatamente anterior al de inicio de inventario sin cantidades en la planilla,, o en su defecto con fecha del día de inventario. En todo caso posterior al corte documental.

3 HOJA 3 de 5 El corte de documentos se levantará en el momento en que se venza el plazo para realización de inventarios, digitando en el inventario en primera instancia, todos los movimientos realizados (documentos manuales) durante el desarrollo del inventario físico Método de Inventario El inventario se realizará por el método de barrido, contando la totalidad de productos presentes en cada sitio o área determinada. A cada grupo de conteo se le asignarán diferentes casas comerciales, las cuales deben ser contadas cuidadosamente con la debida inspección, vigilancia y control del responsable. Los digitadores entregarán los listados de inventarios y el orden de conteo será de acuerdo con los ítems de inventario. (Primando el Barrido) Los integrantes de cada grupo, deben contar pieza por pieza, cada ítem y consignar en forma clara y legible en los listados de inventario las observaciones si las hay: Reportar teniendo en cuenta las unidades de medida que figure en la planilla del inventario de artículos Identificar empaques vacíos. Identificar la UNIDAD para el conteo, escribiendo observaciones en el caso que la unidad de empaque sea diferente a la unidad de conteo (Ejemplo: Caja, lámina, metros, Kilos, empaque de múltiples unidades, etc). Identificación de productos obsoletos y en mal estado.(los productos así clasificados deberán identificarse) El registro de los conteos debe realizarse en tinta y sin tachones ni enmendaduras. El listado con el primer conteo, lo entregará cada grupo al digitador, una vez registradas en el sistema las cantidades del primer conteo, se le informará al presidente de la mesa de control, para que el proceda a generar el informe de diferencias del primer conteo. Se tendrán en cuenta los documentos manuales y lo recibirá el responsable, quien lo analizara de inmediato y determinara con el presidente (mesa de control), si se debe realizar un segundo conteo. En caso que exista un segundo conteo, solo se realizara en las referencias donde hubo diferencias. El digitador registrará este segundo conteo y si la cantidad inventariada concuerda con la del primer conteo, la dejará como definitiva. Si el segundo conteo es diferente al primer conteo y diferente a la cantidad en libros, se ordenara un tercer conteo por parte del presidente y el equipo será conformado por las

4 HOJA 4 de 5 personas que hayan concluido satisfactoriamente la toma de inventarios y el responsable si se puede en compañía del Auditor. La cantidad resultante del tercer conteo, debe ser registrada. Cada conteo que se realice, será efectuado por grupos de trabajo diferentes a los que ya han reportado conteo sobre esas referencias. Los listados de inventario deben ser firmados por el grupo de conteo. Concluidos los conteos y reconteos ordenados, el Presidente de la Mesa de Control consolidará las Hojas de Conteo Físico y dará por terminado el inventario físico y comenzara la elaboración de: Informe de Diferencias: en este informe se relacionan las diferencias persistentes y acciones a tomar para corregirlas. Este informe se entregara a contabilidad, Control interno, gerencia administrativa y al responsable de cada bodega. Informe Documental y los soportes de los inventarios: Este informe se entregara al Coordinador de Inventarios. Informe de Inventario Definitivo: estado final de inventarios después de ajustes. Este se entregara a contabilidad Informe final del inventario físico Elaboración del Informe final del Inventario Físico: Logistica preparará y presentará a la Gerencia General, Gerencia Administrativa y Financiera, Líder de compras y Líder de Contabilidad los resultados finales del inventario físico Informe de diferencias del Responsable de Bodega: El responsable de cada bodega deberá hacer las aclaraciones respectivas a cada una de las inconsistencias encontradas y relacionara los ajustes correspondientes realizados en el Sistema SAP e informará a logística para que proceda a realizar los ajustes en el sistema si es el caso Instrucciones Especiales La participación en la toma de inventarios tiene carácter obligatorio. En razón a que no es una actividad frecuente, que requiere la colaboración de todos los empleados, se espera una actitud positiva de todos. Solo se considerarán cambios en las asignaciones ante situaciones de fuerza mayor debidamente soportadas que los decide el presidente. Los grupos de conteo no deben conocer previamente las cantidades teóricas de los ítems de inventario. Durante el desarrollo del inventario debe estar presente el encargado de la bodega y el responsable administrativo del área.

5 HOJA 5 de 5 Durante el tiempo del inventario están prohibidos traslados de productos, por lo cual debe informarse a los diferentes departamentos de servicios y montajes para que se provean oportunamente del material que requieran para estos días. Para los casos de venta, el elemento saldrá del almacén, con documento salida de almacén manual autorizada por el Director de sucursal o Coordinador de Línea. La toma de inventarios debe hacerse siguiendo estrictamente las instrucciones suministradas respecto a dirección y orden de barrido Es obligatorio identificar los productos obsoletos y/o en mal estado. Los líderes del equipo deben efectuar las anotaciones pertinentes. El conteo debe efectuarse concienzudamente. No deben efectuarse conteos a distancia ni cálculos estimados (Ejemplo: calcular productos de una localización o área determinada). Se debe hacer anotación del material que se encuentre y no esté figurando en los listados. No se deben efectuar anotaciones o sumas parciales en los empaques de los productos. Debe verificarse la coincidencia de las referencias y códigos del producto contado con las referencias y códigos del listado para toma de inventarios. Si existen inconsistencias estas deben quedar registradas en la planilla. 5. LISTADO DE REGISTROS CODIGO N.A TITULO Planillas de Inventario