MANUAL MODULO CONVOCATORIAS TRANSFERENCIA DE CONTENIDO COLCIENCIAS - SIIU

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1 MANUAL MODULO CONVOCATORIAS TRANSFERENCIA DE CONTENIDO COLCIENCIAS - SIIU 1

2 CONTENIDO TRANSFERENCIA DE CONTENIDO ENTRE COLCIENCIAS - SIIU 1. VALIDACIÓN DEL PROYECTO 2. GENERACIÓN DE ARCHIVO XML 3. UBICACIÓN DEL ARCHIVO XML 4. INGRESO AL SIIU PARA TRANSFERENCIA DE CONTENIDO 5. VERIFICAR INFORMACIÓN TRANSFERIDA 6. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE 7. ENVIO AL CENTRO 8. ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO 9. DESCARGA DE AVAL INSTITUCIONAL 2

3 TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN ENTRE COLCIENCIAS SIIU Con la puesta en marcha del SIIU para la gestión del aval institucional de los proyectos que se presentarán a Colciencias se busca no solo eliminar el volumen de documentos impresos que se debian remitir sino también poder brindar una respuesta más ágil y efectiva a los centros e investiadores y que la ejecución de los proyectos Colciencias se realice de igual manera que los proyectos CODI o los proyectos inscritos al Sistema Universitario de Investigación. El procedimiento que se describe en este documento es un paso a paso para transferir la información que ha ingresado el investiador en la plataforma SIGP de Colciencias al SIIU y así poder tramitar el aval institucional. Dicha transferencia se realiza a través de un arcivo de texto que genera la plataforma de colciencias y que se carga en el SIIU. Por favor seguir el orden de este procedimiento para obtener unos resultados adecuados en la transferencia de la informacion. 1. VALIDACIÓN DEL PROYECTO 1 Una vez se ha ingresado toda la información en el formulario de Colciencias (SIGP) es necesario validar que los datos se ajusten a los requerimientos técnicos, para ello, proceda a ingresar al siguiente Menú: Reportes Validar y Enviar 1 Solo se requiere validar, no es necesario enviar el proyecto en esta etapa. 3

4 Imagen 1 Validación proyecto Luego, clic en aceptar términos y condiciones clic en el botón Validar Imagen 2 Validación proyecto Finalmente en esta etapa debe aparecer una ventana emergente que indica que el proyecto fue validado sin errores 4

5 Esto garantiza que los datos están acordes a los requerimientos técnicos. De lo contrario por favor realice los ajustes y valide nuevamente el proyecto. NOTA IMPORTANTE: 1. Validar que no tenga participantes con la misma identificación o el mismo nombre. Para los NN utilizar diferentes denominaciones y documentos de identidad. 2. Validar que para las etapas del cronograma utilice solo números enteros. No se permite el uso de letras o decimales. La descripción de la actividad en el cronograma no puede tener símbolos ni puntos. 3. Verificar que se incluyan resultados de: fortalecimiento a la comunidad científica, Apropiación social del conocimiento y Generación de nuevo conocimiento. 4. No incluir itms en el presupuesto con $0 5. La descripción del rubro no se puede denominar igual que el nombre del rubro. Ejemplo: RUBRO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Descripción: Seguimiento y evaluación. 2. GENERACIÓN DE ARCHIVO XML Los arcivos xml son archivos de texto. En el caso de la plataforma SIGP de Colciencias este se genera automáticamente y es el archivo necesario para transferir la información al SIIU. Para generar el archivo XML debe ingresar en la plataforma Colciencias al menú: Reportes Reporte Hacer clic en la casilla Todos Y clic en el botón Generar Reporte 5

6 Nota: Es indispensable dar clic en TODOS para que se generen todos los campos del archivo XML. Una vez se genera el reporte se abre el explorador de Internet con la información del proyecto. Guarde este archivo HTML (página web) ya que deberá adjuntarlo tambien al SIIU. 6

7 Si el Html se abre con Google Chrome puede dar clic derecho y guardar como 3. UBICACIÓN DEL ARCHIVO XML Este archivo es generado internamente en el computador por la plataforma SIGP de Colciencias, el cual contiene toda la información que el investigador registró y validó del proyecto. Éste es el que se transferirá al SIIU. Para identificar la ubicación del archivo deberá abrir el explorador de Windows e ir al directorio donde se instaló el formulario de proyectos Colciencias (SIGP) 7

8 Imagen 3 Explorador de Windows. En el caso de este ejemplo la plataforma de Colciencias fue instalada en el Disco Local C:\Archivos de Programa\FormularioV2 2 Dentro del Formulario de Colciencias buscar la carpeta img C:\Archivos de Programa\FormularioV2\img En la carpeta img queda el archivo formulario.xml, el cual contiene contiene toda la información del proyecto que fue registrada previamente 3. Estos son los dos archivos importantes en el proceso que se transfieren y cargan al SIIU. 2 FormularioV2 es el nombre que tiene por defecto la aplicación Colciencias al instalarse en el pc. 3 Evite saltarse los pasos previos porque el XML no se generará correctamente. 8

9 NOTA: Tener en cuenta que cada vez que realiza un cambio en el SIGP de Colciencias el archivo XML se modifica por lo tanto es importante que una vez valide que el proyecto no tiene errores (véase punto 1.1) cargue el archivo XML al SIIU (véase punto 1.5) lo antes posible. 4. INGRESO AL SIIU Lo primero que se debe hacer es: - Autenticarse en el portal de la Universidad de Antioquia como profesor Ingresar a Aplicaciones y Elegir el icono azul del SIIU - Una vez ha ingresado al SIIU acceda al menú: Convocatorias Nuevos Proyectos 9

10 De esta forma se accede a la pestaña de información general del SIIU La única información que se tendrá que ingresar corresponde a la pestaña información general, en la cual el investigador definirá la convocatoria Colciencias a la cual aplicará. Es importante tener en cuenta que una vez se selecciona la convocatoria NO SE PODRA MODIFICAR! Descripción de los campos: Área Proyecto Investigación Clasificación Básica o Aplicada Tipo de Proyecto Proyecto de Convocatoria!!! Convocatoria Convocatoria Colciencias XYZ-2015 Modalidad de Financiación Modalidad según convocatoria (monto máximo financiado) Seccional Se elige Nombre Corto El nombre corto con que verá su proyecto durante toda su ejecución en el SIIU Nombre Completo Nombre real de su proyecto. Palabras claves palabras para acelerar su búsqueda en el sistema Lugar de ejecución la que considere Duración Máximo 12 meses Responsable Debe ser el tutor del joven investigador. Centro Administrativo El Centro de investigación que administrará su proyecto. 10

11 Una vez ha diligenciado esta información por favor dar clic en Guardar. Tan pronto el sistema guarda la información general se habilita el ícono para cargar el archivo XML que contiene la informción del proyecto registrado en la plataforma de Colciencias. Clic en cargar archivo 11

12 Seleccionamos el archivo XML desde la ubicación donde esté guardado (carpeta img) Una vez esté completa la carga (100%) clic en cargar proyecto Si el archivo carga completamente nos sale un cuadro resultado de carga. Debe aparecer carga exitosamente en todos los aspectos: Descripciones, cronograma, compromisos, participantes y presupuesto. 5. VERIFICAR INFORMACIÓN TRANSFERIDA Para verificar que toda la información se haya transferido de forma correcta se debe ir al menú: Convocatorias proyectos en proceso. Seleccionamos el proyecto que se encuentre en elaboración damos clic en editar. 12

13 Se verifica que las diferentes pestañas (Descripción, participantes, cronorama, cofinanciadores, presupuesto y compromisos) coincidan con el HTML generado por la plataforma de Colciencias. Imagen 4 Pestañas SIIU Imagen 5 Imagen HTML que genera la plataforma Colciencias Observacion especial: Rubro Personal. La plataforma de Colciencias no permite validar completamente el rubro de personal, por ese motivo, en la carga del archivo XML el rubro personal cargará los participantes pero aparecerá en blanco los valores correspondientes, estos se deberán ingresar de forma manual. De igual manera cuando hay aportes en recursos fresco 4 de alguna dependencia de la UdeA, estos no son cargados en el SIIU debido a que en la plataforma de Colciencias no es posible diferenciar cual es la dependencia que los aporta. Para completar el presupuesto deberá ingresar en la parte de cofinanciadores la respectiva dependencia que hace el aporte en recursos frescos. Ejemplo: Centro Investigaciones Ambientales aporta $ en efectivo para el proyecto. Procedemos asi: 4 Esto solo aplica para aportes en dinero, recursos que efectivamente se desembolsarán para el proyecto por parte de la UdeA. 13

14 Clic en pestaña Cofinanciadores Clic en Agregar en palabra clave se digita CENTRO DE INVESTIGACIONES AMBIENTAL Por último damos clic sobre el nombre y el sistema lo agrega como un cofinanciador del proyecto. 14

15 6. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE Y CONDICIONES FORMALES La circular N 5 de 2015 de la Vicerrectoría de Investigación en el apartado n 3 establece algunos documentos que deben ser adjuntados a la propuesta. Dichos documentos se adjunta en formato pdf 5 en la pestaña Documentos de soporte CONDICIONES FORMALES. Condiciones formales es una lista de chequeo de requisitos que exige la convocatoria. Por favor revisar que todos los aspectos se cumplan antes de enviar el proyecto al centro. 5 Por favor adjuntar documentos en formato pdf de calidad óptima. 15

16 Nota: Por favor revise detenidamente los términos de referencia de la convocatoria porque pueden contener requisitos no contemplados en condiciones formales. 7. ENVIO AL CENTRO Como último paso Una vez se ha validado que cumple todas las condiciones formales por favor ir a la pestaña información general. Cuando estemos en información general dar clic en Enviar a centro. Para enviar al centro recuerde revisar detenidamente el procedimiento establecido por la Vicerrectoría de Investigación y el respectivo cronograma ya que no se podrán enviar proyectos al centro por fuera de las fechas establecidas. 8. ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO Este procedimiento se realiza en 2 circunstancias: 1. Si el centro o la Vicerrectoría devuelven el proyecto para que el Investigador realice modificaciones o ajustes al proyecto. En este caso el proyecto pasa a estado Pendiente de actualización. 2. Si el investigador requiere hacer modificaciones de contenido de la propuesta antes de que el centro remita el proyecto a la Vicerrectoría. Para el paso 1 seguir el siguiente proceso: a. Ingresar al SIIU y dirigirse al menú Convocatorias Proyectos en proceso 16

17 17

18 Si el proyecto fue devuelto por el centro o la Vicerrectoría el estado será: Pendiente actualización. b. Clic en menú Editar Le aparecerá una pestaña con el nombre Actualización donde se le indicarán los cambios solicitados por el centro o la Vicerrectoría. C. Para realizar los cambios pueden proceder de dos formas: - Ingresar a la plataforma de Colciencias, realizar el cambio solicitado y luego en el SIIU en la pestaña Información General volver a cargar el archivo XML. (Véase paso 7). No aplica para cambios en el presupuesto debido a que la carga no transfiere la información del rubro personal. De manera alternativa tenemos: 18

19 - Ir directamente a la pestaña donde se solicita realizar el cambio y hacerlo manualmente. En la pestaña Actualización podrá ver los cambios que le solicita el centro o la Vicerrectoría debe realizar y se tiene un editor de texto en el cual debe indicar que cambios realizó o si tiene algún comentario u observación. Una vez se han realizado las modificaciones DEBE ENVIAR EL PROYECTO AL CENTRO véase paso 7 de lo contrario el proyecto quedará en estado pendiente de actualización y no será avalado. 2. Si el IP requiere hacer modificaciones al proyecto antes de que el centro envíe el proyecto a la Vicerrectoría deberá proceder la siguiente manera: Solicitar al centro lo habilite en el SIIU para poder realizar los cambios en la sección específica donde deba realizarlos ya sea: Descripciones, participantes, cronograma, cofinanciadores, presupuesto o compromisos. Una vez esté autorizado por el centro podrá realizarlas de acuerdo al punto 1 página 15 de este instructivo y posteriormente deberá enviar el proyecto al centro. 9. DESCARGA DE AVAL INSTITUCIONAL Una vez la Universidad ha avalado su proyecto podrá acceder al SIIU al menú: 19

20 Convocatoria Proyectos en proceso Clic en Ver proyecto Luego Clic en Pestaña Documentos Soporte Descargar el anexo Aval Institucional. En caso de tener alguna dificultad para registrar y cargar la información en el SIIU por favor enviar un correo a: soportesiiu@udea.edu.co, explicando los inconvenientes ocurridos y se dará solución en el menor tiempo posible. VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN

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