Semana Empecemos! Qué sabes de...? El reto es... Vamos al grano. Excel. Parte II

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1 Semana Empecemos! Amigo participante, en esta sesión continuaremos desarrollando el tema del software Excel, conoceremos las distintas funciones para hacer un mejor uso de este programa aplicado a la contabilidad. Te invitamos a estudiar con el máximo interés. Qué sabes de...? Es posible hacer operaciones simples en una hoja de cálculo de Excel? Cómo se crea un cuadro con posibilidad de hacer cálculos en una hoja de trabajo? El reto es... Con lo visto hasta ahora, debes dominar las diferentes fórmulas y funciones para elaborar tablas aritméticas que sirvan de herramientas para el trabajo administrativo contable que se necesita en toda empresa. Vamos al grano Trabajando con fórmulas y funciones 216 Las fórmulas dentro de Excel se utilizan para obtener resultados a partir del uso de signos o símbolos universales, a fin de realizar operaciones, tales como: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), etc.; también podrás utilizar las funciones predefinidas de Excel o las personalizadas para estructurar fórmulas que generen resultados. Cómo se estructura una fórmula? Las fórmulas se escriben en las celdas donde se desea tener el resultado de la operación y, sin excepción, siempre comienzan por el signo = (igual) o + (más) si no queremos usar la opción de las funciones. En seguida se escriben los argumentos de la fórmula, los cuales pueden ser: nombres de funciones

2 Semana 12 (suma), posiciones o rangos de celda (a1, b1:c4), símbolos operacionales (+, -, *, /), símbolos complementarios (, ; : () ). Ejemplos comunes de fórmulas: a) =SUMA(E7:E8)*F7/A1 b) =A1-B1 c) =PROMEDIO(B3,B5,B8,B12)+C5 d) =B10*5%-C9 e) =E6^3*0.5 f) =SUMA(F6,F7)+PRODUCTO(E6,E7) Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Siguen estas reglas: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo igual (=). Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;). Ejemplo: =SUMA(A1:C8). Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador : identifica un rango de celdas; así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a: 217

3 Semana 12 =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C 3+C4+C5+C6+C7+C8 Las fórmulas pueden contener más de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia, y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo. Suma de varias celdas Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas que más usa para sumar en Excel, marcando las celdas que se quieren sumar. Veremos ahora cómo se suman rangos numéricos, principalmente rangos continuos. 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades. 2. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma de la barra de herramientas del botón Inicio (figura 12). Figura Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar (figura 13). Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar. 218

4 Semana 12 Figura 13 La figura 13 muestra el rango de datos que se está sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5. También podemos ver nuestra barra de fórmulas, la cual mostrará la operación de la celda (figura 14). Figura Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado y obtenemos el resultado de la suma. Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores. También si queremos saber cuánto es lo que tenemos que presupuestar para estos meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer. 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado (figura 15). Figura Buscamos y seleccionamos la opción Autosuma de la barra de herramientas (figura 12). 3. Sombreamos el área que queremos totalizar o sumar (figura 16). 219

5 Semana 12 Figura Pulsamos Enter en el teclado luego de haber sombreado el área y de inmediato tendremos la cantidad totalizada (figura 17). Figura 17 Para saber más Te invitamos a revisar el video que encontrarás en el multimedia de este semestre y en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes En un libro nuevo de Excel crea, en la Hoja1, la tabla 23. En las celdas que aparecen en blanco deberás introducir las fórmulas necesarias para obtener los resultados solicitados: 220

6 Semana 12 Tabla 23 Cantidad Precio Importe Bolígrafos ,30 Bs. Cuadernos 450 0,90 Bs. Tinta Pluma 625 0,50 Bs. Plumas Bs. TOTAL Guarda el ejercicio, identificando la Hoja con el nombre Fórmulas y funciones_(tu nombre). Comprobemos y demostremos que Analiza y resuelve el siguiente ejercicio y prepárate para comentar los resultados con tus compañeros en el CCA. Se requiere que hagas una hoja de Excel de la manera que se te indica a continuación: Hoja de almacén Calcula el total de cajas en el almacén para la hoja de cálculo que se indica (figura 18). TOTAL Nº CAJAS = COMPRAS + RESERVAS - VENTAS Figura