ÍNDICE MANUAL DE ZIMBRA

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1 ÍNDICE MANUAL DE ZIMBRA TEMA Página 1. INTRODUCCIÓN CARACTERÍSTICAS DE ZIMBRA CÓMO INGRESAR AL CORREO DE ZIMBRA? CORREO REDACTAR UN CORREO ADJUNTAR ARCHIVOS A UN CORREO ELECTRÓNICO DAR FORMATO AL TEXTO DE UN CORREO ELECTRÓNICO ACTUALIZAR BUZÓN DE CORREO RESPONDER UN CORREO RESPONDER A TODOS REENVIAR UN CORREO IMPRIMIR UN CORREO CREAR UNA CARPETA CREAR UN FILTRO (REGLAS DE CORREO ELIMINAR UN FILTRO MENSAJE INSTANTÁNEO DE ZIMBRA (ZeXtras Chat)

2 1. INTRODUCCIÓN. La productividad y competitividad empresarial dependen en gran medida de la eficiencia de los procedimientos disponibles para compartir el conocimiento entre los empleados, y el por sí solo no es la solución, hay que complementarlo con funcionalidades que permitan la coordinación, la colaboración y el acceso en tiempo real, simultáneo y universal a la información como las que proporcionan la agenda, la mensajería instantánea y el maletín de documentos de Zimbra. Zimbra es una herramienta web de correo electrónico que permite a las personas agilizar los procesos administrativos en las empresas y/o oficinas gubernamentales de forma automatizada y eficiente. En esencia el objetivo de Zimbra es eliminar procesos burocráticos y sustituirlo por una manipulación racional de documentos electrónicos. 2. CARACTERÍSTICAS DE ZIMBRA. Entre las principales características del correo electrónico de Zimbra se encuentran: La gestión del correo electrónico de altas prestaciones. Es decir, entre una de sus posibilidades es permitir la organización de los mensajes como conversaciones y dotarlos de etiquetas para categorizarlos. Listas de distribución personales y globales de direcciones. Maletín de documentos personal y compartible organizado por carpetas. Libreta de direcciones, Agenda y Tareas, compartibles entre usuarios. Búsqueda rápida y potente por palabras con múltiples condiciones, incluso en los archivos adjuntos. Reduce la necesidad de la utilización de carpetas y etiquetas para mantener organizados los correos electrónicos. 3. CÓMO INGRESAR AL CORREO DE ZIMBRA? Para ingresar al correo de Zimbra debe abrir cualquiera de los navegadores de Internet instalados en su PC, Mac, Android, Iphone, etc. E ingresar la siguiente dirección de internet: Ver Figura 1.1. Figura

3 Después presione la tecla Enter. Ver Figura 1.2. Figura 1.2 3

4 Usted deberá ingresar los datos solicitados, como son Nombre de usuario y Contraseña. Ver Figura 1.3. Aquí deberá ingresar su usuario, el cual le será proporcionado por el personal de soporte técnico de la herramienta. Figura 1.3 Posteriormente, se le mostrará la ventana siguiente, ver Figura 1.4. Figura 1.4 Aquí deberá ingresar la contraseña que por igual manera le será proporcionada. Enseguida de clic en el botón Iniciar sesión. Nota.- Es necesario que usted defina una nueva contraseña para poder continuar con el uso del correo electrónico. Vuelva a ingresar los datos solicitados en Nombre de usuario y Contraseña. En el apartado de Nueva contraseña, deberá escribir su nueva contraseña, y en el apartado Confirmar, deberá volver a escribir la nueva contraseña. Y por último dé clic en el botón Iniciar sesión. 4

5 Nota.- A partir de este procedimiento, usted ingresará a su cuenta de correo con la nueva contraseña. Posteriormente, se le mostrará el entorno principal del correo electrónico. Ver Figura 1.5. Figura 1.5 Enseguida, usted deberá identificar los módulos que componen la interface del correo electrónico de Zimbra. 4. CORREO Es una de las partes medulares del correo de Zimbra. Ver Figura 1.6. Figura 1.6 5

6 En este apartado se le muestran diversas bandejas de correo, entre las cuales se encuentran: Bandeja de entrada.- Si usted da clic en esta opción, se le mostrará todos los correos que tiene en su buzón. Enviados.- Se le mostrará todos los correos que usted haya enviado. Borradores.-Se le mostrará todos los correos redactados y que usted guardó como borrador, para posteriormente concluir con dicha redacción y proceder con su envío. Spam.- Se le mostrará todos los correos que se encuentren definidos como spam o correo basura. Papelera.- Aquí se le mostrarán todos los correos que usted haya eliminado. 4.1 REDACTAR UN CORREO ELECTRÓNICO Para redactar un nuevo correo electrónico, estando ubicado en la pestaña de correo, debe dar clic sobre el botón llamado Nuevo mensaje. Ver Figura 1.7. Figura 1.7 Al dar clic sobre él, se le mostrará lo siguiente, ver Figura

7 Figura 1.8 Solo debe llenar los campos solicitados en el formulario. Para.- Debe dar clic en el botón de Para, y se me mostrará la ventana siguiente. Figura 1.19 En este espacio deberá escribir el nombre del usuario o usuarios a enviar el correo electrónico. Después de que haya escrito el nombre del usuario dé clic sobre el botón Buscar, y se le mostrará las coincidencias escritas con las de la lista de usuarios registrados. Ver Figura 1.9. Usted podrá clasificarlos en los campos de Para, CC ó CCO, dependiendo de su requerimiento de envío. Y posteriormente debe dar clic sobre el botón Aceptar. Ver Figura

8 A manera de ejemplo, enviaremos un correo al C. Alejandro Cadena Rodríguez. Figura 1.10 Quedando de la siguiente manera. Ver Figura Figura 1.11 Si usted ya concluyó con la redacción del correo electrónico, y desea enviarlo a su destinatario, dé clic sobre el botón de Enviar. Ver Figura

9 Figura 1.12 Nota.- Otra forma de agregar los usuarios a los campos del formulario, es escribir directamente el nombre del usuario destino y automáticamente se le mostrará una lista de coincidencias, de la cual usted deberá seleccionar. Ver Figura 1.13 Figura 1.13 Para el caso de los usuarios que cuentan con correo electrónico alternativo como por ejemplo, de Hotmail, yahoo, gmail, etc. Deberá escribir la dirección completa, tal y como se muestra en la imagen siguiente. Ver Figura Figura

10 4.2 ADJUNTAR ARCHIVOS A UN CORREO ELECTRÓNICO. El correo de Zimbra le permite adjuntar archivos como anexos a un correo electrónico que usted esté redactando. Para ello, situado usted en la redacción, dé clic sobre el botón Adjuntar. Y así mismo seleccione el archivo o archivos que desea anexar al correo en edición. Ver Figura Figura 1.15 Después de que usted de clic, se le mostrará un cuadro de dialogo donde seleccionará los archivos a adjuntar desde la ubicación en que se encuentren los mismos. Ver Figura Figura

11 Posteriormente, dé clic en el botón de Abrir, y los archivos se reflejaran en el correo, tal y como se muestra en la imagen siguiente. Ver Figura Figura 1.17 Nota.- Como tamaño de archivos máximo para adjuntar en un correo es de 7 MB, si usted excede, se le notificará con un mensaje. 11

12 4.3 DAR FORMATO AL TEXTO DE UN CORREO ELECTRÓNICO. Al crear un correo electrónico tiene la posibilidad de dar formato al texto que usted este redactando, para ello cuanta con una barra de herramientas que le permitirán dar dicho formato. La barra de herramientas le permitirá como en la mayoría de los procesadores de textos, dar formatos específicos, como es la alineación del texto, cambiar el tipo y tamaño de letra, cambiar el tipo de letra, negritas, cursivas, cambiar el color de texto y el color de fondo, viñetas, numeraciones, insertar tablas, sangrías, etc. Entre otras opciones más, la barra se encuentra situada en la parte superior del área de redacción del correo electrónico. Ver Figura Figura ACTUALIZAR BUZÓN DE CORREO Para actualizar su buzón de correo solo debe dar clic sobre el botón Actualizar, tal y como se muestra en la Figura Figura

13 4.5 RESPONDER UN CORREO. Para que usted pueda responder un correo, debe abrir su bandeja de entrada y dar clic sobre el correo que desea responder y dar clic sobre el botón Responder. Ver Figura Figura1.20 Posteriormente de haber dado clic, se le mostrará la ventana siguiente. Ver Figura Figura Note que automáticamente en el campo Para, se agrega el destinatario, en el Asunto, se agrega Re: y se agrega en la parte inferior el correo recibido previamente a la contestación, y en la parte superior dividida por una línea horizontal, es el espacio donde usted redactará dicha responsiva. 13

14 Por último cuando termine de redactar, solo deberá dar clic sobre el botón Enviar, para enviar la respuesta al correo citado. 4.6 RESPONDER A TODOS Para que usted pueda responder un correo, debe abrir su bandeja de entrada y dar clic sobre el correo que desea responder a todos y dar clic sobre el botón Responder a todos. Ver Figura Figura 1.22 Posteriormente de haber dado clic, se le mostrará la ventana siguiente, ver Figura Figura 1.23 Note que automáticamente en el campo Para, se agrega el destinatario, en el Asunto, se agrega Re: y se agrega en la parte inferior el correo recibido previamente a la contestación, y en la parte superior, es el espacio donde usted redactará dicha responsiva. 14

15 Por último cuando termine de redactar, solo deberá dar clic sobre el botón Enviar, para enviar la respuesta al correo citado. 4.7 REENVIAR UN CORREO Para que usted pueda reenviar un correo, debe abrir su bandeja de entrada y dar clic sobre el correo que desea reenviar y dar clic sobre el botón Reenviar. Ver Figura Figura 1.24 Posteriormente, se le mostrará la ventana donde deberá ingresar a los destinatarios del correo que desea reenviar, note también todos los campos siguientes ya están completados, así mismo en la parte superior del espacio de redacción del correo podrá agregar algún texto, para posteriormente enviarlo, cuando esté completado solo debe dar clic en el botón Enviar, para finalizar con este procedimiento. Ver Figura Figura

16 4.8 IMPRIMIR UN CORREO Para que usted imprima un correo, debe seleccionar o abrir el correo deseado. Y posteriormente debe dar clic sobre el botón Acciones, ver Figura Figura 1.26 Posteriormente, se le mostrará un menú emergente y debe dar clic sobre la opción Imprimir, ver Figura Figura 1.27 Enseguida se le mostrará una venta con el correo seleccionado, así mismo, se le mostrará la ventana del cuadro de diálogo de Impresión, donde usted deberá definir los parámetros de impresión. Ver Figura

17 Figura

18 4.9 CREAR UN CARPETA Las carpetas dentro del correo de Zimbra le permitirán administras y/u organizar sus correos electrónicos. Para crear una carpeta, dé clic en la fechita del apartado Bandeja de entrada, ver Figura Figura Posteriormente se le mostrará un menú emergente, del cual deberá dar clic sobre la opción Nueva Carpeta. Ver Figura Figura 1.30 Enseguida, se le mostrará una ventana donde deberá escribir el nombre de la carpeta y elegir un color. Ver Figura Figura 1.31 Aquí deberá escribir el Nombre de la Nueva Carpeta. Aquí deberá elegir el Color de la Carpeta. Cuando finalice, de clic sobre el botón Aceptar. 18

19 Posteriormente, se visualizará la carpeta creada. Ver Figura Figura Para mover correo a la carpeta seleccionada, basta con arrastrar los o el correo deseado hacia dicha carpeta. Ver Figura Figura

20 Y al dar clic sobre la carpeta, nos mostrará una vista con el correo que usted arrastró, Ver Figura Figura CREAR UN FILTRO (REGLAS DE CORREO) Los filtros de correo le permitirán establecer reglas que le ayudarán a organizar de manera automática sus correos electrónicos sin la necesitas de arrastrarlos o moverlos de forma manual a una carpeta específica. Para crear un filtro, estando situado sobre cualquier correo electrónico, dé clic sobre el botón Acciones y de clic sobre la opción Crear Filtro. Ver Figura Figura

21 Se le mostrará una ventana donde deberá configurar el filtro según la necesidad y las opciones presentadas en dicha ventana. Ver Figura Figura A continuación se le dará una breve descripción de los aparatados que conforman esta ventana: Nombre del Filtro: Aquí deberá escribir el nombre del Filtro o de la Regla que desea crear. Si se cumple: En este apartado deberá seleccionar entre las opciones Todas o Cualquiera de, es decir, si se cumplen todas las condiciones del filtro o cualquiera de ellas. Ejecutar las siguientes acciones: Aquí deberá configurar, qué acción se realizará si se cumple dicha regla. A manera de ejemplo, crearemos un Filtro para que cuando nos envíen correos de la cuenta de correo electrónico zamir1783@hotmail.com, se muevan directamente la carpeta creada anteriormente. Ver Figura 1.32, se le mostrará una imagen con las opciones que se necesitarán para funcione dicho Filtro. Ver Figura

22 Aquí escribirá el nombre del Filtro o Regla. Aquí deberá palomear esta opción para mantener activo el Filtro y este funcione. Aquí deberé seleccionara la condición si cumple cualquiera de o todas las condiciones. Aquí deberá establecer las condiciones para que cumpla dicho Filtro. Figura 1.37 Aquí deberá elegir que acción realizar si se cumplen las condiciones, para este caso elegiremos que los correos entrantes, se muevan directamente a la carpeta Correos recibidos de zamir1783@hotmail.com. Por último dé clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el asistente de creación de Filtros. Enseguida se le mostrará le mostrará un Mensaje informando que se ha guardado el Filtro creado. Ver Figura Figura

23 4.11 ELIMINAR UN FILTRO Para eliminar un filtro dé clic sobre la pestaña Preferencias ubicada en la parte superior, enseguida dé clic sobre la opción Filtros. Ver Figura Aquí se le muestran todos los Filtros creados por usted. Si desea eliminar alguno o varios, debe dar clic sobre uno, y por ultimo dé sobre el botón Eliminar. Figura MENSAJERO INSTANTÁNEO DE ZIMBRA (ZeXtras Chat) Zimbra cuenta con un Mensajero Instantáneo, el cual le permitirá intercomunicarse con los demás usuarios de la herramienta. Para ingresar al chat de Zimbra, debe visualizar y ubicar la esquina inferior derecha de entorno del correo electrónico. Ahí podrá ubicar la ventana del Mensajero Instantáneo. Ver Figura Figura

24 Estado del usuario: Primeramente, usted debe establecer un estado en el Mensajero Instantáneo, entre los cuales destacan el de: Disponible, Ocupado, Ausente e Invisible. Cuando usted inicia sesión en su cuenta de correo electrónico, por omisión, está establecido el de Disponible, usted puede cambiarlo haciendo clic sobre la lista desplegable y seleccionando el estado deseado. Ver Figura El color Verde, indica que usted se encuentra disponible para poder iniciar un conversación. El color Rojo, indica que está ocupado y que no podrá establecer conversaciones en ese momento. El color Amarillo, indica que usted se encuentra ausente. El color Negro, indica que se mostrará como invisible para los otros usuarios. Nota.- Los estados que usted establezca, serán visibles para los demás usuarios. Figura 1.41 Agregar nuevo usuarios a su lista de contactos: Para que usted pueda agregar un usuario a su lista de contactos de Chat, debe dar clic sobre el botón que tiene como ícono un engrane y dar clic sobre la opción Agregar amigo. Ver Figura Figura

25 Posteriormente se le mostrará una ventana, donde deberá escribir el nombre o parte del nombre del usuario y automáticamente se le mostrará una lista con las coincidencias que usted escribió. Ver Figura Figura 1.43 Posterior mente debe dar clic sobre el usuario deseado y colocar un apodo, el cual será asignado de manera automática cuando dé clic sobre el usuario. Ver Figura Por último dé clic sobre el botón Aceptar, para finalizar. Figura 1.44 Posteriormente, se visualizará el nuevo usuario agregado a su lista de contactos, Ver Figura Figura

26 Iniciar una conversación instantánea: Para que usted pueda iniciar una sesión de chat, solo debe dar clic sobre el usuario con el cual establecerá una conversación y posteriormente se le mostrará otra ventana donde podrá iniciar su conversación. Ver Figura 1.46 y Figura Figura Figura