Gastos. Documentación Intelisis. Publicado en docs.intelisis.com

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1 Gastos Documentación Intelisis. Publicado en docs.intelisis.com

2 1 Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP OBJETIVO VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 6 2 Configuración CONFIGURACIÓN GENERAL CONFIGURACIÓN ESPECÍFICA PESTAÑA GASTOS CONFIGURACIÓN DE ACCESOS A USUARIOS MENU PRINCIPAL MOVIMIENTOS DE EDICIÓN Y CONSULTA MOVIMIENTOS ÚNICAMENTE DE CONSULTA 15 CLASIFICACIÓN Y SUBCLASIFICACIÓN DE GASTOS CLASIFICACIÓN SUBCLASIFICACIONES CONFIGURAR CONCEPTOS DE GASTOS CONCEPTOS - GASTOS PESTAÑA LISTA CONCEPTOS - GASTOS PESTAÑA DETALLE CONCEPTOS - GASTOS PESTAÑA FISCAL CONFIGURAR TIPOS DE CONTRATO 20 3 Cuentas MONEDAS CONDICIONES DE PAGO FORMAS DE PAGO PROVEEDORES 23 4 Funcionalidad SOLICITUD SOLICITUD RECHAZADA ANTICIPO COMPROBANTE COMPROBANTE DIRECTO COMPROBANTE PRORRATEADO SIN COMPROBANTE 36

3 4.6 DEVOLUCIÓN ANTICIPO CAJA CHICA GASTO GASTO TARJETA CRÉDITO GASTO PRORRATEADO GASTO RECURRENTE OTROS INGRESOS DEVOLUCIÓN GASTOS DEVOLUCIÓN DE COMPROBANTE DEVOLUCIÓN PRORRATEADA DEPRECIACIÓN PROVISIÓN CARGO BANCARIO ABONO BANCARIO PRESUPUESTO PRESUPUESTO A NIVEL CENTRO DE COSTOS PRESUPUESTO PRORRATEADO DISMINUCIÓN PRESUPUESTO ESTADÍSTICA CONTRATO 64 5 Herramientas, Exploradores y Reportes 67 HERRAMIENTAS SUGERIR PROVISIONES HERRAMIENTA GENERAR PRESUPUESTO DEL PERIODO EXPLORADORES GASTOS GASTOS DETALLE (FILTRO CLASIFICACIONES) GASTOS DETALLES (FILTRO CONCEPTOS) PENDIENTES PENDIENTES DETALLES REPORTES ACUMULADOS GENERAL DE MOVIMIENTOS DIARIO DE MOVIMIENTOS 75 6 Errores Frecuentes EXCEDE PRESUPUESTO AUTORIZAR 80

4 ERROR ( VIGENCIA) ERROR Temas Relacionados ACTIVOS FIJOS CUENTAS POR PAGAR TESORERIA CONTABILIDAD 84

5 1 Introducción Manual de Gastos - 3

6 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP Los Gastos representan los egresos que realiza una organización por diversos conceptos relacionados con la operación de su negocio, por lo que afectan directamente a sus balances contables. Es por eso que deben ser controlados y planeados para la correcta toma de decisiones. El Módulo de Gastos es muy importante ya que ahí es donde se registran los egresos que se generan en cada unidad de trabajo en un determinado tiempo y que afectan directamente a los resultados financieros del negocio. Sirve como un control para asegurar el buen manejo de los mismos, ya que permite manejar funciones como anticipos, gastos diversos, gastos recurrentes, etc. Este manual presenta el procedimiento para realizar movimientos de gastos, añadiendo información detallada para una comprensión que ayude a identificar los gastos que se realizan en la empresa. 1.2 OBJETIVO Establecer de manera documental los lineamientos y responsabilidades necesarios para llevar a cabo cualquier actividad relacionada con el Módulo de Gastos y obtener un eficaz funcionamiento. Objetivos Particulares Registrar y controlar los movimientos de todos los gastos generados en la empresa, a través de la captura de información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para un mejor manejo del dinero. Proporcionar al usuario una herramienta de apoyo para el correcto manejo del Módulo de gastos dentro del Sistema Intelisis. Identificar los diferentes movimientos (Solicitud de gasto, Gastos por comprobar, Caja chica, etc.) y sus flujos considerando su relación con otros módulos del ERP (CxP, Tesorería, Activos Fijos y Nómina). 1.3 Versiones Disponibles Este manual está hecho especialmente para la versión 4600 de Intelisis ERP. Manual de Gastos - 4

7 1.4 Diagrama de Integración Cuentas por Pagar Embarques Activos Fijos Gastos Compras Tesorería Contabilidad Imagen 1. Diagrama de Integración Manual de Gastos - 5

8 1.5 Diagrama de Proceso Imagen 2. Diagrama de Proceso Manual de Gastos - 6

9 2 Configuración Manual de Gastos - 7

10 2.1 Configuración General El módulo de Gastos viene integrado en la versión estándar de Intelisis ERP. Por lo que no es necesaria una activación específica en la configuración general del módulo. 2.2 Configuración Específica Para configurar el módulo de Gastos es necesario ir a menú principal dando click en el botón INTELISIS en la pantalla principal de Intelisis. Imagen 3. Menú Principal En el menú principal buscar la opción Configurar y posteriormente en el submenú buscar Empresas. Imagen 4. Ruta para configurar empresas Manual de Gastos - 8

11 Aparecerá el tablero de control de Empresas en la cual se tendrá que seleccionar la empresa a configurar dando doble click o seleccionarla y oprimir botón ABRIR. Imagen 5. Tablero de control de Empresas Se abrirá en la pantalla principal una ventana que muestra la empresa seleccionada y habilita del lado superior izquierdo el submenú de Empresas. Imagen 6. Pantalla Empresa Manual de Gastos - 9

12 Se continúa dando click en el submenú Edición y se selecciona la opción 2: Configuración de Módulos Imagen 7. Submenú Edición Se desplegará la Configuración de Módulos y se busca las pestañas de Gastos y Gastos (2). Imagen 8. Configuración Módulo Gastos Manual de Gastos - 10

13 2.2.1 Pestaña Gastos Ruta: Configurar Empresas Edición Configuración Módulos Pestaña Gastos Retencion IVA: Genera la retencion del IVA automáticamente en los movimientos que generen dicha retención. Retencion 3: Se utiliza para configurar si es que hubiera una tercera retención; generalmente no se ocupa en México. Anticipos Generan Cuenta por Pagar: El Anticipo viaja directamente al módulo de Tesorería como una Solicitud de Cheque o Depósito, por lo cual si se quiere modificar el flujo y que pase primero a revisión a cuentas por pagar sera necesario activarlo. Copiar Importe: Copia el Importe por el cuál se genera el Anticipo al momento de registrar un comprobante. Copiar Referencia Gasto Diverso: Al generar el gasto el movimiento aparece como referencia en Cuentas por Pagar para saber de dónde viene. Cantidades y Precios: En el detalle habilita dos columnas para indicar el número de factura o documentos que generan un gasto, así también una columna para indicar el precio de estos. Impuestos en Solicitudes y Anticipos: Adiciona el IVA al precio capturado, es decir, si los importes capturados no incluyen IVA, se adiciona. Clasificación Requerida: El sistema validará que todos los movimientos que se realizan en el módulo cuenten con una clasificación. Bonificaciones Automáticas: En lugar de Devoluciones por Gastos no hechos. Comprobantes en Borrador: Estatus en el que deja los Comprobantes al afectarlos, para posteriormente cambiar el estatus a Pendiente al Afectar Nuevamente. Caja Chica en Borrador: Estatus en el que deja los movimientos de Caja Chica al afectarlos, para posteriormente cambiar el estatus a Pendiente al Afectar nuevamente. Anticipos en Borrador: Estatus en el que deja los Anticipos al afectarlos, para posteriormente cambiar el estatus a Pendiente al Afectar nuevamente. Afectar CXC en gastos a Clientes: Al hacer la venta y se lleva a domicilio se carga el gasto por flete. Manual de Gastos - 11

14 Concepto en Cuentas por Pagar: El concepto del Gasto no viaja de manera natural a Cuentas por Pagar por lo cual hay que crearlos y ligar al concepto del gasto para que cuentas por pagar sepa por qué concepto se hizo el Gasto. Cliente Referencia: Habilita un campo para poner la referencia del cliente. Articulo Referencia: Habilita un campo para poner la referencia del artículo. Capturar Importes con Impuestos Incluidos: Este check indica que la cantidad que se ingresa es el importe total con impuestos incluidos. Validar Presupuesto: Como su nombre lo indica valida el presupuesto y habilita en el concepto del gasto una ventana donde se indica si sera mensual, anual o acumulado. Validar Presupuesto (a Nivel Centro de Costos): Valida el presupuesto otorgado a cada centro de costos. Validar Presupuesto en base a fecha requerida: Valida el presupuesto en el tiempo que se le asigne para su uso. Presupuestos Pendientes: Estatus en el cual dejará el Presupuesto en lugar de concluir inmediatamente el movimiento. Actividad a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar Actividad. Proyecto a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar Proyecto. UEN a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar UEN. Activo Fijo a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar Activo Fijo. Personal a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar Personal. Recurso a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar Recurso. Actividad ABC a Nivel Detalle: En el detalle habilita una columna para capturar ActividadABC. Ayuda de Conceptos: Este check permite que al ligar los conceptos a una clasificación y subclasificacion muestre unicamente los contenidos dentro de estas, sin necesidad de que se visualize todo el listado de conceptos. Manual de Gastos - 12

15 Se puede configurar también a través del Acreedor, estos se ligarán desde el concepto del gasto en el icono acreedores, de esta manera al hacer un gasto y seleccionar el acreedor solo muestra los que se ligaron. Gastos Diversos sin Prorratear Generan: Este check permiete que los gastos puedan ser por cantidad, peso, volumen del gasto. % Tolerancia Provisiones: Es una proteccion para emergencias para cada departamenteo. Ver Impuesto 1 (Detalle): Muestra el IVA en el Detalle. Ver Impuesto 2 (Detalle): Muestra el ISR en el Detalle. Ver Retencion 1 (Detalle): Muestra la Retancion ISR en el Detalle. Ver Retencion 2 (Detalle): Muestra la Retancion IVA en el Detalle. 2.3 Configuración de Accesos a Usuarios Intelisis ERP maneja una configuración especial para cada usuario; es decir, se personaliza a cada usuario los movimientos que puede editar o los movimientos que solamente tiene acceso a consultar, esto es porque Intelisis reconoce los roles de cada departamento y restricciones. A continuación se muestra como asignar acceso a un usuario a editar movimientos o solamente a consultarlos. Ruta: Configurar Usuarios Accesos Mostrará la pantalla principal para dar accesos a los usuarios, se describe la función de cada botón. Imagen 9. Acceso a Usuarios Manual de Gastos - 13

16 Menú Principal. En esta opción se asignan los módulos, exploradores, cubos, herramientas, acceso a determinadas cuentas. Movimientos Edición y Consulta. Una vez que se asignó el módulo aquí asignará a qué movimientos tiene acceso tanto a editar como a consultar. Movimientos Únicamente Consulta. Aquí puede asignar los movimientos que el usuario no puede editar ni afectar solamente puede consultarlos, previamente debe tener acceso al módulo para que pueda visualizar los movimientos. Reportes Especiales. Aquí agregará al usuario los reportes que tiene acceso a visualizar que han sido creados especialmente para la Dependencia, y que no vienen por versión en Intelisis. Movimientos por Autorizar. Aquí podrá asignar movimientos y posteriormente autorizarlos. Cerrar. Cierra la pantalla Menu Principal Imagen 10. Accesos al Menú Principal 1. Seleccionar Mov.Gastos, Exp.Gasto, y las opciones que cada perfil necesite relacionados con el módulo. 2. Click en Agregar. 3. Click en Aceptar. Nota: Para quitar el módulo al usuario hay que seleccionar el movimiento, click en Quitar y Aceptar. Manual de Gastos - 14

17 2.3.2 Movimientos de Edición y Consulta Imagen 11. Acceso a Movimientos 1. Seleccionar GAS.Solicitud, de doble click sobre la palabra para que se pase a la sección de Lista en Uso, deberá hacer lo mismo con los demás movimientos que se deseen. Esto dependerá del perfil del usuario que se esté configurando. 2. Click en Aceptar para guardar Movimientos Únicamente de consulta El proceso es exactamente el mismo que para los movimientos de edición y consulta antes descrito. Si el usuario ya tiene acceso a Edición y Consulta ya no es necesario darle permiso en esta sección. Esta es solamente para aquellos usuarios que no podrán editar sino consultar únicamente los movimientos realizados. 2.4 Clasificación y Subclasificación de Gastos Clasificación Como ya se ha comentado, un gasto es la salida de dinero que la empresa debe pagar por un artículo o servicio porque precisa, por el que se genera un desembolso financiero (movimiento de caja o bancos). Estos gastos se clasifican según la actividad dentro de la empresa para poder diferenciarlos al momento de realizar algún cargo, debido a esto se tiene que configurar en Intelisis la clasificación y en caso de que exista una Subclasificación también se ingresa. Para crear las clasificaciones se ingresa a la siguiente ruta: Manual de Gastos - 15

18 Ruta: Gastos Clasificaciones Para crear la Clasificación del Gasto se da click en el Icono Nueva y se captura la información. Se puede poner una Descripción sobre qué engloba esta clasificación, así también se puede ligar una cuenta contable. Posteriormente dar click en Guardar y Cerrar. Imagen 12. Clasificación - Gastos Subclasificaciones En la imagen anterior se observa el botón Subclasificaciones, dar click en este y el sistema abre una venta similar a la de la Clasificación, se sigue el mismo proceso que para la configuración anterior. Imagen 13. Subclasificaciones Manual de Gastos - 16

19 2.5 Configurar Conceptos de Gastos Los conceptos permiten ordenar e identificar sistemáticamente la aplicación de los Movimientos. El propósito en el Módulo de Gastos es permitir el registro contable ya que se conoce el origen y destino del dinero. Para la ejecución de los gastos se deben configurar los conceptos correspondientes éstos se establecen en la siguiente ruta: Ruta: Configurar Conceptos Gastos Nuevo Conceptos - Gastos Pestaña Lista La primera ventana que aparece al ingresar a la ruta es Conceptos-Gastos, se integra por un panel lateral izquierdo que despliega las clasificaciones creadas para agrupar los conceptos y a la derecha la lista de conceptos que pudieran estar dados de alta. Al seleccionar una clasificación, solo aparecerán los conceptos del grupo. Imagen 14. Conceptos Gastos Manual de Gastos - 17

20 2.5.2 Conceptos - Gastos Pestaña Detalle Para dar de alta un concepto de Gastos, realizar lo siguiente: Dar click en el botón Nuevo. Registrar nombre del Concepto. Registrar la descripción del Concepto. Registrar el Tipo de Gasto que puede ser fijo o variable. Seleccionar el Tipo de Operación que puede ser por honorarios, renta, intereses, etc. Establecer la Clasificación y Subclasificación en la que se agrupará el concepto. Elegir el concepto con el que se mostrará en Cuentas por Pagar (CxP). Finalmente, si se desea que este concepto de gastos esté validado por un presupuesto se indica en este apartado. Imagen 15. Conceptos Gastos Detalles Nota: Algunos campos pueden no ser visibles por configuración del módulo como por ejemplo, Validar presupuesto, Concepto (Cuentas por Pagar). Manual de Gastos - 18

21 2.5.3 Conceptos - Gastos Pestaña Fiscal En esta Pestaña se encuentra todo el tratamiento fiscal que se les da a algunos gastos como pueden ser honorarios, Fletes, etc. Las retenciones son un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. Para el correcto tratamiento fiscal de un gasto se llena lo siguiente: Deducible. Registra el porcentaje del concepto de deducible del impuesto, que se puede aplicar. Límite Deducible. Permite establecer el límite deducible de impuestos del concepto. IVA. Establece el porcentaje de IVA aplicable al concepto. Retención 1. En caso de ser aplicable al concepto, en este campo se indica el porcentaje que se deberá retener por ISR. Retención 2. En caso de ser aplicable al concepto, se indica el porcentaje que se deberá retener por IVA. Imagen 16. Conceptos Gastos Fiscal Manual de Gastos - 19

22 2.6 Configurar Tipos de Contrato Un contrato es un convenio o pacto escrito entre dos o más personas que aceptan obligaciones y derechos sobre una materia determinada. En la configuración de Tipos de Contrato se indica al sistema cuáles son los parámetros a utilizar. Intelisis permite configurar los contratos que se utilizan en una determinada situación, para Generar el Movimiento Contrato del Módulo Gastos se ingresa a la siguiente ruta: Ruta: Configurar Gastos Tipos de Contrato Se registra el nombre del Contrato. Imagen 17. Tipos de Contrato Se Guarda la información verificando que los datos integrados son los correctos. Para que se pueda visualizar los tipos de contratos en el módulo de Gastos, en la pantalla de Información Adicional, es necesario cerrar y abrir por completo Intelisis ERP. Manual de Gastos - 20

23 3 Cuentas Manual de Gastos - 21

24 Para el correcto funcionamiento de Intelisis ERP es necesario configurar los siguientes catálogos y cuentas. 3.1 Monedas Para crear Monedas es necesario ir a la siguiente ruta: Configurar Generales Monedas. 3.2 Condiciones de Pago Imagen 18. Monedas Las condiciones de Pago son compromisos que adquiere la empresa a pagar en una determinada fecha, se crean en la siguiente ruta: Configurar Generales Condiciones de Pago Imagen 19. Condiciones de Pago Manual de Gastos - 22

25 3.3 Formas de Pago Son aquella formas a través de las que se pagará la deuda contraída, está la establece nuestro acreedor. La ruta para crear Formas de pago es: Configurar Generales Formas de Pago. Imagen 20. Formas de Pago Es importante comentar que en este catálogo de Formas de pago recae la forma en cómo se visualizarán los movimientos en Bancos a través de la configuración de ingresos y egresos a estos. 3.4 Proveedores Aquí se da de alta los acreedores, cuando se habla de gastos generalmente la deuda se contrae con un acreedor no con un proveedor, sin embargo este catálogo tiene ambas funciones, lo que hace la diferencia es el tipo que se indique al dar de alta uno nuevo. La ruta para crear Proveedores es: Cuentas Proveedores Proveedores Manual de Gastos - 23

26 Imagen 21. Proveedores Manual de Gastos - 24

27 4 Funcionalidad Manual de Gastos - 25

28 4.1 Solicitud El movimiento solicitud se registra para solicitar un gasto, es un documento que se necesita para pedir una cantidad de dinero y generar un Gasto. Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: Campo Nivel Descripción Fecha Encabezado Requerida Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado. Prioridad Encabezado Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal o baja). Condición Encabezado Define la forma de pago. Vencimiento Encabezado Periodo designado para darle seguimiento a un problema hasta llegar a una solución. Retenciones Encabezado Al habilitar esta opción, el sistema le permitirá realizar dos retenciones en el detalle de movimientos del módulo Gastos; podrá activarlo en caso de que se requiera aplicar las dos retenciones ISR e IVA. La ruta para generar una solicitud es: Ruta: Logística Gastos Botón Nuevo Imagen 22. Movimiento Solicitud Manual de Gastos - 26

29 Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente. Imagen 23. Solicitud Pendiente Al afectar nuevamente el movimiento aparece una pantalla donde se puede seleccionar el nuevo movimiento a generar en el flujo. Seleccionar el deseado, y de manera automática aparecerá el nuevo movimiento generado en el Tablero de Control con estatus Sin Afectar. Los campos que se habían llenado previamente en la solicitud se heredarán en el nuevo movimiento. Imagen 24. Pantalla al Afectar la Solicitud Manual de Gastos - 27

30 Hasta que el nuevo movimiento haya sido concluido la Solicitud pasará de estatus Pendiente a Concluido. Nota: El movimiento de solicitud puede afectar el presupuesto. 4.2 Solicitud Rechazada Este Movimiento se genera con la función de rechazar una solicitud de gasto que se haya generado con el movimiento solicitud o cuando no es aprobada la solicitud de un gasto. Se toma una Solicitud en estatus pendiente, se afecta, esto despliega el cuadro de diálogo donde se selecciona la opción de Generar Solicitud Rechazada. Imagen 25. Generar Solicitud Rechazada Una vez seleccionada la opción el sistema genera un nuevo movimiento: el movimiento de Solicitud Rechazada. Se puede apreciar que el detalle que la información de Concepto, Referencia, Cantidad, Importe y Precio desaparece, esto es normal ya que el movimiento no genera flujo, sólo cancela la Solicitud. Adicionalmente se cuenta con la pestaña de comentarios para poder indicar o poner una breve descripción de la razón por la que el movimiento de Solicitud está siendo rechazado. Manual de Gastos - 28

31 Es importante recordar que al concluir este movimiento la Solicitud pasará de estatus Pendiente a Concluido. Imagen 26. Solicitud Rechazada 4.3 Anticipo El movimiento Anticipo se puede utilizar para asignar una cantidad de dinero a un Acreedor, Deudor, Responsable, etc. y mediante él controlar la comprobación del mismo por un importe igual, mayor o menor. Este movimiento afecta al Módulo de Tesorería por medio de una solicitud de cheque, en el Módulo de Gastos queda en estatus pendiente hasta su comprobación. Antes de generar un Anticipo es necesario procesar una Solicitud, afectar el movimiento que debe quedar con un estatus Pendiente; nuevamente se afecta el movimiento, esto traerá una ventana que muestra una serie de opciones donde se elige Generar Anticipo y se da click en el botón Aceptar. Manual de Gastos - 29

32 Imagen 27. Generar Anticipo Imagen 28. Anticipo Sin Afectar El proceso anterior origina el Movimiento Anticipo, se verifica que los datos sean los correctos; afectar el Movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente. Manual de Gastos - 30

33 Imagen 29. Anticipo Pendiente El movimiento Anticipo queda con estatus Pendiente, para Concluirlo, se debe dar click en el botón Afectar, el sistema muestra los movimientos que se pueden generar a partir de este movimiento, ya que se encuentre seleccionado, sólo se da click en el botón Aceptar. Imagen 30. Movimientos que Genera el Anticipo Manual de Gastos - 31

34 4.4 Comprobante Es un movimiento que se utiliza cuando de un movimiento de Solicitud o Anticipo se justifica un gasto a través de comprobantes (Notas, Facturas, Remisiones, etc.). Para ejemplificar el movimiento se parte del movimiento anterior para dar continuidad al flujo; tomar el Anticipo en estatus pendiente, afectar y seleccionar la opción de Generar Comprobante. Imagen 31. Generar Comprobante Una vez hecho lo anterior el sistema da la opción de generarlo Directo o Prorrateado. Imagen 32. Opciones de Comprobante La opción Directo permite generar un Comprobante a un único centro de costos y afectarlo, la opción Prorrateado habilita en el menú edición Tabla Prorrateo lo cual ofrece la posibilidad de repartirlo en varios centros de costos a través de esta funcionalidad Comprobante Directo Al seleccionar directo, genera un movimiento Comprobante que puede ser modificado con la información de la factura o nota emitida por el acreedor o proveedor, el concepto del gasto para lo que se utiliza y el precio; Afectar para concluir. Manual de Gastos - 32

35 4.4.2 Comprobante Prorrateado Imagen 33. Comprobante Directo El sistema genera un movimiento de Comp. Prorrateado, antes de afectar el movimiento ir a la siguiente ruta: Menú Superior Edición Tabla Prorrateo. Imagen 34. Ruta Tabla Prorrateo Manual de Gastos - 33

36 El sistema abre una ventana donde se selecciona cómo se quiere prorratear en las pestañas ubicadas en la parte inferior. Se llenan los campos y se da click en el botón Aceptar. Afectar el movimiento para su conclusión. Imagen 35. Tabla Prorrateo Imagen 36. Comp. Prorrateado Manual de Gastos - 34

37 El sistema genera a su vez movimientos dependiendo de la forma de Prorrateo utilizada. Si fue prorrateado por centros de costos un movimiento con el detalle por centro, si fue por sucursales se genera un comprobante para cada sucursal y se visualiza a través del tablero de control. Imagen 37. Visualización de Compra Prorrateado Otra forma de visualizar el Prorrateo es a través del Menú Ver Posición del Movimiento, el cual muestra de donde viene el movimiento y donde viaja o que genera. Manual de Gastos - 35

38 4.5 Sin Comprobante Imagen 38. Posición del Movimiento Comp. Prorrateado La función de este movimiento es concluir un gasto o justificarlo sin la necesidad de tener que registrar comprobantes. Antes de generar un Movimiento Sin Comprobante es necesario procesar un Anticipo, afectar el movimiento que debe quedar con un estatus Pendiente; nuevamente se afecta el movimiento, esto traerá una ventana que muestra una serie de opciones donde se elige Generar Sin Comprobante y se da click en el botón Aceptar. Imagen 39. Generar Sin Comprobante El sistema genera el movimiento Sin Comprobante, se llenan los campos de las razones por las que se está emitiendo sin comprobante y se Afecta para concluir. Manual de Gastos - 36

39 Imagen 40. Sin Comprobante Concluido El Movimiento Sin Comprobante se puede generar directamente, en este caso será necesario especificar la cuenta de dinero de donde se va a pagar este movimiento; se selecciona una forma de pago (Dependiendo la configuración de la forma de pago el sistema genera, Solicitud de Cheque, Solicitud de Depósito, Cheque Electrónico, etc.), ya que se han ingresado todos los datos se verifica que sean precisos, dar click en el botón Afectar. Ejemplo de Movimiento Sin Comprobante Directo, se genera un Sin Comprobante para un reembolso de taxi. Como se observa en la siguiente imagen, no se cuenta con un antecedente se afecta y se concluye, a traves de posición del movimiento se observa el movimiento que generó en la Tesorería. Imagen 41. Sin Comprobante Directo Manual de Gastos - 37

40 4.6 Devolución Anticipo Imagen 42. Posición del Movimiento Sin Comprobante Es un movimiento que se realiza una vez que un Anticipo con estatus Pendiente es devuelto por la totalidad o por una parte del importe. Antes de generar un Movimiento Devolución de Anticipo es necesario realizar una Anticipo con un estatus Pendiente. Para generar el nuevo Movimiento Devolución de Anticipo se afecta el movimiento, se selecciona Devolución Anticipo. Imagen 43. Generar Devolución Anticipo Este proceso activa los campos que se deben registrar para afectar el movimiento, en el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero a donde va a regresarse el Anticipo. Si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Ingreso en Tesorería por el total del comprobante; en caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una Solicitud de Depósito o Cheque a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado. Manual de Gastos - 38

41 Imagen 44. Posición del Movimiento Devolución Anticipo Imagen 45. Devolución Anticipo Concluido 4.7 Caja Chica Este movimiento se realiza cuando se desea registrar un movimiento de salida de dinero tanto de una cuenta bancaria, como de una de caja, pero que son propiamente de la Caja Chica de la Empresa, es un registro de los gastos pagados por medio del fondo fijo. También se usa en las empresas para solventar de forma inmediata necesidades de algún insumo que pueda pagarse en efectivo. Una característica adicional es que a éste movimiento se le pueden asignar acreedores a nivel detalle, y sirve como comprobación de tarjeta, donde los acreedores son diversos para cada concepto de gastos realizado. Aquí cabe mencionar que es muy importante que cada responsable de fondo fijo tenga su cuenta de acreedor. El movimiento genera de manera natural una solicitud de cheque en tesorería. Antes de generar un Movimiento Caja Chica es necesario realizar una Solicitud, afectar el movimiento que debe quedar con un estatus Pendiente, nuevamente se afecta el movimiento, esto traerá una ventana que muestra una serie de opciones donde se elige Generar Caja Chica y se da click en el botón Aceptar. Manual de Gastos - 39

42 Imagen 46. Generar Caja Chica Se procede a generar el Movimiento Caja chica, en el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de donde se va a pagar el gasto, se debe seleccionar una forma de pago, ya que se han ingresado todos los datos se verifica que los sean correctos, se debe dar click en el botón Afectar. En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una Solicitud de Depósito a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor. Imagen 47. Caja Chica Sin Afectar Manual de Gastos - 40

43 Imagen 48. Caja Chica Concluido Una vez que se ha concluido el movimiento se puede ver las partes afectadas a través de la Posición del Movimiento, dar click en Menú Ver Posición del Movimiento. Imagen 49. Posicion del Movimiento Caja Chica Manual de Gastos - 41

44 4.8 Gasto Este movimiento se genera para registrar los gastos de aquellos comprobantes que no tuvieron un anticipo, se realiza una vez que una solicitud ha sido aceptada, o bien, cuando se requiere realizar el gato al momento. Antes de generar un Movimiento Gasto es necesario realizar una Solicitud con un estatus Pendiente, para continuar con el flujo del movimiento se da click al botón Afectar, estos son los movimientos que se pueden generar a partir de la solicitud, y selecciona la opción Generar Gastos, ya que se ha elegido el movimiento se da click en el botón Aceptar. Imagen 50. Generar Gasto Se abre un cuadro de diálogo en donde se debe indicar si el gasto se hará de forma directa o por prorrateo, si se quiere generar un gasto directo, sólo se le da click al botón Aceptar. Imagen 51. Opciones de Genera Gasto Manual de Gastos - 42

45 El proceso anterior origina el Movimiento Gastos, se ingresa y se verifica que los datos sean los indicados; afectar el Movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. 4.9 Gasto Tarjeta Crédito Imagen 52. Gasto Concluido Sirve para registrar un gasto que fue pagado con tarjeta de crédito, el sistema hace diferencia entre los gastos que se pagan con cheque y los que se pagan con tarjeta de crédito ya que con la tarjeta el pago se hace a un tercero y no directamente al acreedor al que se le está pagando el gasto. Antes de generar un Movimiento Gasto T. Crédito es necesario realizar una Solicitud con un estatus Pendiente, para continuar con el flujo del movimiento se da click al botón Afectar. Una vez elegido el movimiento, dar click en el botón Aceptar. Imagen 53. Generar Gasto Tarjeta Crédito Manual de Gastos - 43

46 El proceso anterior origina el Movimiento Gasto T. Crédito, se ingresa y se verifica que los datos sean los correctos; afectar el Movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Imagen 54. Gasto T Credito Una vez que se ha concluido el movimiento se puede ver las partes afectadas en Posición del Movimiento, en la ventana, dar click en Menú Ver Posición del Movimiento, se genera un movimiento llamado Gastos T. Crédito en el Módulo Cuentas por Pagar. Imagen 55. Posición del Movimiento Gasto T Credito Manual de Gastos - 44

47 4.10 Gasto Prorrateado Es el movimiento que se utiliza para prorratear un gasto contablemente entre centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. Este es un registro de gastos, en donde existe una plantilla donde se especifica a qué centros de costos va afectar y en qué porcentaje. La plantilla se especifica o se registra en Configurar Conceptos Gastos Icono de Prorrateo. Antes de generar el Movimiento Gasto Prorrateado es necesario definir una Tabla Prorrateo, ingresar a la siguiente Ruta: Configurar Conceptos Gastos Seleccionar concepto Icono Prorrateo. Seleccionar el concepto que se le aplicará el Prorrateo; en este caso se escoge el Consumo de Teléfono, dar Click en el botón prorrateo, que muestra una ventana donde se indica el reparto proporcional de una cantidad por centro de costos, sucursal, etc. Imagen 56. Conceptos Gastos Icono Prorrateo Configurar la Tabla Prorrateo de acuerdo a la proporción requerida: Empresa. Seleccionar la empresa que se ha asignado el Concepto. Centros de Costos. Seleccionar el centro de costo. %: Ingresa proporcionalmente el porcentaje al concepto, en su totalidad debe cumplir el 100%. Se da click para guardar los cambios realizados. Manual de Gastos - 45

48 Imagen 57. Tabla Prorrateo Una vez creada la tabla de prorrateo, es necesario realizar una Solicitud con un estatus Pendiente, para continuar con el flujo del movimiento se da click al botón Afectar, estos son los movimientos que se pueden generar a partir de la solicitud, y selecciona la opción Generar Gastos, ya que se ha elegido el movimiento se da click en el botón Aceptar. Imagen 58. Genarar Gasto Prorrateado Manual de Gastos - 46

49 El proceso anterior origina el Movimiento Gastos Prorrateado, se verifica que los datos sean los correctos; ir a Menu Edición Tabla Prorrateo y seleccionar cómo se va a prorratear. Imagen 59. Menu Edición Tabla Prorrateo Automaticamente el Sistema Prorratea bajo la configuracion que se hizo inicialmente de esta, como se ve a continuación, este prorrateo es sólo por el importe y al concluirlo afecta también a los impuestos, seleccionar la Tabla dar click en Aceptar y afectar el movimiento. Imagen 60. Tablar Prorrateo Pago de Telefono Manual de Gastos - 47

50 Imagen 61. Gasto Prorrateado Concluido Una vez que se ha concluido el movimiento se pueden ver las partes afectadas en la Posición del Movimiento, en la ventana, dar click en Menú Ver Posición del Movimiento, se genera un movimiento llamado Gastos Prorrateado en el Módulo Cuentas por Pagar y así mismo se genera un Gasto donde se visualiza cómo quedó prorrateado el gasto. Imagen 62. Posición del Movimiento Gasto Prorrateado Manual de Gastos - 48

51 4.11 Gasto Recurrente Imagen 63. Gasto Generado por el Gasto Prorrateado Se trata de un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente en forma automática. La plantilla generada para este tipo de gastos no genera ningún movimiento en Cuentas por Pagar. Cuando un gasto se hace en forma recurrente, con los mismos datos, es posible hacer una plantilla, de manera que no se tengan que volver a llenar todos los campos cada vez que se necesite, sino simplemente afectando el movimiento. El movimiento queda con estatus Recurrente y se puede utilizar todas las veces que se necesite. Seleccionar el movimiento Gasto Recurrente, en esta ventana es necesario capturar los datos que se describe a continuación, oprime el botón afectar para procesar el movimiento. Campo Fecha emisión Actividad Acreedor Resp Observaciones Descripción Indica la fecha en que se crea el movimiento, del lado derecho se muestra también una ventana que indica la periodicidad del gasto ( Mensual, Bimestral, Anaual etc.) Para un mayor control, se selecciona la tarea por la que se origina el gasto Acreedor Resp. Indica la persona física o moral implicada en el movimiento. Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Manual de Gastos - 49

52 Clasificación Subclasificación Retenciones Campo que permite crear un agrupador más para los movimientos. Este campo permite crear un subagrupador para los movimientos. Al habilitar esta opción, el sistema permite realizar retenciones en el detalle, se activa en caso de que se requiera aplicar retenciones. Vigencia Especifica si el contrato tiene vigencia y activa los campos Fecha Inicio y Fecha Término. Concepto Establece la razón/justificación por la que se origina el movimiento. Referencia Es un dato, que permitirá la posterior localización del movimiento. Cantidad Número de artículos o unidades requeridas. Precio Valor en efectivo en que se estima un articulo o servicio por lo que se está dispuesto a pagar para su obtención. Importe Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo. % Deducible Se refiere a un porcentaje del Importe Total que se puede excluir del cálculo de impuestos Impuestos Retribución que se le otorga al estado. Total Cantidad final del movimiento. El movimiento queda con estatus Recurrente una vez afectado y se puede utilizar todas las veces que se necesite. Imagen 64. Gasto Recurrente Concluido Manual de Gastos - 50

53 Se visualiza en el tablero de control con un icono Distinto y se tendrá que abrir y afectar las veces necesarias o hasta que se Termine la vigencia; al afectar, el sistema da la posibilidad de generar una Solicitud o el Gasto directo, se tendrá que actualizar el campo de precio y la referencia que suelen ser los datos que varían mes con mes. Imagen 65. Visualizar Gasto Recurrente en Tablero de Contro Imagen 66. Opciones al Afectar Gasto Recurrente Manual de Gastos - 51

54 4.12 Otros Ingresos Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desean registrar entradas de dinero a la Empresa y que no son generadas por la actividad principal de la empresa Devolución Gastos Este movimiento se realiza como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna causa es necesario generar la devolución parcial o total de un Gasto generado sin tener que llegar a la cancelación. En caso de una Devolución de Gasto, se afecta y directamente va el movimiento a CxP, desde donde se puede aplicar a otro gasto, devolver el dinero o endosar a favor de otro proveedor. Imagen 67. Devolución Gasto Concluido Para visulizar la Devolución Gasto se puede ver desde Menu Ver Posición del Movimiento y también a traves del icono Información del Acreedor. Imagen 68. Icono Información del Acreedor Manual de Gastos - 52

55 Imagen 69. Pantalla Información del Acreedor Imagen 70. Posición del Movimiento Devolución Gasto Manual de Gastos - 53

56 4.14 Devolución de Comprobante Se realiza sólo como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna causa es necesario generar la devolución parcial de un gasto generado con comprobante sin tener que llegar a la cancelación total del movimiento. Seleccionar un nuevo movimiento Devolución de Comprobante, captura los datos que habilita esta opción, en el encabezado aparece un campo llamado Cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de donde se va a pagar el gasto; si se especifica una cuenta de caja chica se genera un Ingreso en Tesorería por el total del comprobante, y el movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido. En caso de especificar una cuenta de banco se generará automáticamente en Tesorería una Solicitud de Depósito a nombre del beneficiario que se especifica en el Acreedor del encabezado. Imagen 71. Dev. Comprobante Manual de Gastos - 54

57 4.15 Devolución Prorrateada Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando por alguna causa es necesario generar la devolución parcial de un Gasto Prorrateado sin tener que llegar a la cancelación. Se utiliza para prorratear la devolución del gasto contable entre diferentes Sucursales, Centros de Costos, Proyectos y/o Actividades. Imagen 72. Dev. Prorrateada Generar nuevo movimiento y seleccionar Devolución Prorrateada, capturar los datos que habilita esta opción. Para la realización de este movimiento es necesario especificar las condiciones del prorrateo en la Tabla de Prorrateo en Menú Edición Tabla Prorrateo (Ctrl+D); seleccionar la opción de prorrateo y aceptar, afectar el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, lo anterior genera un movimiento de Devolución Prorrateada en Cuentas por Pagar, y una devolución si es por centro de costos o devoluciones si es por sucursal. Imagen 73. Tabla Prorrateo Dev. Prorrateada Manual de Gastos - 55

58 4.16 Depreciación Es un movimiento estadístico que genera el Módulo de Activos Fijos y sirve para tener un control sobre aquellos artículos que han perdido un valor o bien por el simple hecho de su uso cotidiano o por el paso del tiempo. Este movimiento no se genera directamente en este módulo, sino desde el de Activos Fijos. Imagen 74. Depreciación 4.17 Provisión Es un movimiento que se utiliza para generar un gasto prorrateado con fecha a futuro; debido a que no se puede procesar contablemente, este queda en estatus de borrador hasta que se cumple la fecha y se convierte en un gasto. Cuando en un determinado momento no se cuente con el comprobarte o la factura de algún Gasto, se necesite contemplar la inversión y se conoce el importe del gasto la forma de realizarlo es mediante el movimiento Provisión, en donde se va a registrar el Concepto e importe del Gasto, quedando este movimiento Pendiente para que cuando se tenga ya el Gasto en sí, se pueda avanzar la Provisión a Gasto, Comprobante, Gasto Tarjeta de Crédito o Caja Chica. Seleccionar un nuevo movimiento Provisión, capturar los datos que habilita esta opción, afectar el movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente. Manual de Gastos - 56

59 Imagen 75. Provisión Al afectar nuevamente el movimiento aparece una pantalla donde se puede seleccionar el nuevo movimiento a generar en el flujo. Seleccionar el deseado, y de manera automática aparecerá el nuevo movimiento generado en el Tablero de Control con estatus Sin Afectar. Manual de Gastos - 57

60 Imagen 76. Movimientos que se generan al Afectar la Provisión Hasta que el nuevo movimiento no haya sido concluido, la Provisión no pasará de estatus Pendiente a Concluido. Una vez en este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle Cargo Bancario Se refiere a importes que cobra el banco ya sea por comisiones o simplemente es el concepto de los movimientos que realiza la empresa. Este movimiento se genera cuando una institución bancaria o de crédito ejecuta un cargo (egreso) a la empresa. Imagen 77. Cargo Bancario Concluido Manual de Gastos - 58

61 4.19 Abono bancario Imagen 78. Posición del Movimiento Cargo Bancario Este movimiento se realiza cuando una institución bancaria o de crédito realiza un abono (ingreso) a la empresa. Por ejemplo: El pago de intereses, lo que genera de manera automática un Abono Bancario en Tesorería. Imagen 79. Abono Bancario Manual de Gastos - 59

62 4.20 Presupuesto Imagen 80. Posición del Movimiento Abono Bancario Este movimiento se realiza como movimiento nuevo cuando se desea registrar un presupuesto de gastos por centros de costos, sucursales, UENS S, etc. Seleccionar un nuevo movimiento Presupuesto; capturar los datos que habilita esta opción, afectar el movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Imagen 81. Presupuesto Se puede observar cuando se valida el presupuesto por concepto del gasto, cuánto se ha ejercido, cuánto está pendiente y cuánto disponible, esta validación la hace a partir de la configuración del concepto del gasto, si será anual, mensual o acumulado. Manual de Gastos - 60

63 Imagen 82. Validar Presupuesto en Concepto del Gasto Presupuesto a Nivel Centro de Costos Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización Ingresar al siguiente Ruta: Cuentas Centros de Costos Elegir el Centro de Costo y presionar el botón Presupuesto, donde se debe indicar el presupuesto para cada periodo o bien utilizar el Asistente. Imagen 83. Centro de Costos Imagen 84. Presupuesto Centro de Costos Manual de Gastos - 61

64 Si se opta por el Asistente de Presupuestos, se selecciona Método, Importe Base y se presiona el boton Recalcular y Aceptar. Imagen 85. Asistente Presupuestos 4.21 Presupuesto Prorrateado Este movimiento se realiza como movimiento nuevo cuando se desea registrar un presupuesto prorrateado de gasto Prorrateado entre centros de costos, sucursales, UENS S, etc. Este movimiento funciona igual que el presupuesto, la única diferencia sera crear la tabla de prorrateo previamente Disminución Presupuesto Este movimiento se genera directamente en el momento en que se quiera reducir el monto del presupuesto disponible. El saldo del presupuesto original disminuye, colocando la cantidad disminuida como si hubiera sido ejercida. Seleccionar un nuevo movimiento Disminución de Presupuesto; capturar los datos que habilita esta opción y afectar el movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Manual de Gastos - 62

65 4.23 Estadística Imagen 86. Disminución Presupuesto Este movimiento se realiza como movimiento nuevo cuando se desea registrar un estimado de los gastos a realizar por periodo considerando los gastos fijos. Seleccionar un nuevo movimiento Estadística; capturar los datos que habilita esta opción y afectar el movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Manual de Gastos - 63

66 4.24 Contrato Imagen 87. Estadistica Este movimiento se utiliza para registrar gastos fijos; es, en pocas palabras, una plantilla para un gasto recurrente. Por ejemplo: la renta de servicios como televisión por cable que es un gasto fijo mensual. Antes de generar un Contrato es necesario configurar los parámetros del flujo de contrato, para ello debe acceder a la siguiente ruta: Ruta: Configurar Empresas Edición Movimientos por Omisión Flujo Contratos. En la ventana de Movimientos por Omisión presionar el botón Flujo Contratos, aparece una pantalla donde se configuran las opciones para este movimiento, como se muestra en la figura, al concluir se guarda la estructura realizada. Manual de Gastos - 64

67 Imagen 88. Movimientos por Omisión Imagen 89. Flujo Movimientos Contrato Seleccionar un nuevo movimiento Contrato; capturar los datos que habilita esta opción, además de completar los datos que se genera en la pestaña Datos del Control y afectar el movimiento pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. Manual de Gastos - 65

68 Imagen 90. Contrato Descripción de Campos de la Pestaña Dato, Movimiento Contrato. Campo Nivel Descripción Descripción Encabezado Breve descripción del contrato. Tipo Contrato Encabezado Especifica el tipo de contrato. Estos se pueden configurar en: Configurar Gastos Tipos de Contratos. Seguro Encabezado Maneja información sobre seguro del contrato. Valor Encabezado Establece el monto del contrato. Moneda Encabezado Selecciona la moneda en la que se firmó el contrato. Número Serie Encabezado Permite ingresar el número de folio del contrato. Responsable Encabezado Informa sobre el responsable del contrato. Vencimiento Encabezado Establece la fecha de vencimiento del contrato. Contrato Periodicidad Encabezado Indica con qué frecuencia o intervalo de tiempo se repite el movimiento. Desde Encabezado Identifica la fecha inicial del periodo a pagar. Hasta Encabezado Identifica la fecha final del periodo a pagar. Una vez que se ha concluido el movimiento, se generan varias solicitudes con estado Pendiente, de acuerdo al periodo que se ha realizado el contrato, como se muestra en la siguiente imagen del Tablero Control. Imagen 91. Tablero Control Gastos Manual de Gastos - 66

69 5 Herramientas, Exploradores y Reportes Manual de Gastos - 67

70 5.1 Herramientas Sugerir provisiones Esta herramienta va a sugerir un movimiento Provisión en el módulo de Gastos. El importe de la provisión sugerida será tomando en cuenta el Importe Provisional mensual especificada en el concepto menos lo que se tiene acumulado. Ruta: Herramientas Gastos Sugerir Provisiones. Imagen 92. Sugerir Provisión Imagen 93. Ventana Información Herramienta Generar Presupuesto del Periodo Ruta: Menú Principal Herramientas Gastos Generar Presupuesto del Periodo En Herramientas Gastos se encuentra la opción Generar Propuesta del periodo a la que debe tener acceso al usuario correspondiente, en caso de no tenerlo configurarlo en la ruta Configurar Usuarios Accesos. Imagen 94. Ventana Generar Presupuesto del Periodo Manual de Gastos - 68

71 Este Movimiento Realizará un presupuesto para un periodo determinado por el usuario, en el que se indicará el año de ese ejercicio y el rango del periodo. 5.2 Exploradores Los Exploradores sirven para sacar información del sistema de forma dinámica, ya que incluyen filtros de búsqueda para obtener sólo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú GASTOS Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. En el filtro de árbol se muestran todas las clasificaciones y subclasificaciones que se hayan dado de alta en: Configurar Gastos Clasificaciones; de esta manera agrupa todos los movimientos, siempre y cuando se encuentren llenos los campos Clasificación y Subclasificación de la pantalla de captura, de otra manera aparecen bajo la carpeta (sin clasificar). Imagen 95. Explorador Gastos GASTOS DETALLE (FILTRO CLASIFICACIONES) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo, sin embargo la diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra organizado por Clasificación, Subclasificación y Concepto, en ese orden. Para ver las subclasificaciones y conceptos es necesario dar click en el botón +. Manual de Gastos - 69

72 Imagen 96. Explorador Gasto Detalle Gastos Detalles (Filtro Conceptos) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo, sin embargo la diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra clasificado por conceptos. Este filtro muestra en forma de carpetas todas las clasificaciones y subclasificaciones que se hayan dado de alta en Configurar Conceptos Gastos. Imagen 97. Gastos Detalles (Filtro Conceptos) Manual de Gastos - 70

73 5.2.4 Pendientes Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo que se encuentran con estatus pendiente y en el filtro de árbol se muestran todas las clasificaciones y subclasificaciones de los movimientos Pendientes Detalles Imagen 98. Pendientes Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente, sin embargo la diferencia que presenta es que el filtro de árbol se encuentra organizado por Clasificación, Subclasificación y Concepto, en ese orden. Para ver las subclasificaciones y conceptos es necesario dar click en el botón (+). Manual de Gastos - 71

74 5.3 Reportes Acumulados Imagen 99. Pendientes Detalles El reporte Acumulados desglosa el saldo acumulado (cifra total) de los movimientos realizados en el módulo de gastos. Este explorador muestra la siguiente ventana donde se pueden filtrar y elegir los gastos acumulados que se desean mostrar en el reporte. Imagen 100. Filtro Reporte Acumulados Manual de Gastos - 72

75 Imagen 101. Reporte Acumulados General De Movimientos Este explorador a diferencia del anterior muestra los saldos acumulados por movimientos del módulo, los cuales se pueden filtrar y elegir de acuerdo a los siguientes criterios: Del Acreedor/Responsable: Seleccionar al Acreedor o Proveedor desde donde se desea realizar el reporte. Al Acreedor/Responsable: Seleccionar al Acreedor o Proveedor hasta donde se desea realizar el reporte. Categoría: Seleccionar la Categoría de Proveedores de la que se desea sacar el reporte. Familia: Seleccionar la Familia de Proveedores de la que se desea sacar el reporte. Sucursal: Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. UEN: Indicar el tipo de UEN que se desee consultar. Tipo de Movimiento: Seleccionar el movimiento específico del que se desea elaborar el reporte Moneda: Indicar el tipo de moneda en la que se realizaron los movimientos que se desean integrar en el reporte. Estatus: Seleccionar el estatus en el que se debe encontrar el movimiento para elaborar el reporte. De la Fecha: Indicar la fecha a partir de la que se desea el reporte. A la Fecha: Indicar la fecha hasta la cual se desea el reporte Desglosar: Indicar si se desea que los movimientos que aparecerán en él. Manual de Gastos - 73

76 Imagen 102. Filtro Reporte General de Movimientos Imagen 103. Reporte General de Movimientos (sin desglosar) Manual de Gastos - 74

77 Imagen 104. Reporte General de Movimientos (Desglosado) Diario De Movimientos Este reporte muestra los movimientos que se realizaron en el módulo con sus totales de forma general, indicando las cuentas de dinero, formas de pago, clasificaciones y totales de los movimientos. Manual de Gastos - 75

78 Imagen 105. Ventana Diario de Movimientos Descripción de los campos: Del Acreedor/Responsable: Seleccionar al Acreedor o Proveedor desde donde se desea realizar el reporte. Al Acreedor/Responsable: Seleccionar al Acreedor o Proveedor hasta donde se desea realizar el reporte. Categoría: Seleccionar la Categoría de Proveedores de la que se desea sacar el reporte. Familia: Seleccionar la Familia de Proveedores de la que se desea sacar el reporte. Sucursal: Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. UEN: Indicar el tipo de UEN que se desee consultar. Tipo de Movimiento: Seleccionar el movimiento específico del que se desea elaborar el reporte Estatus: Seleccionar el estatus en el que se debe encontrar el movimiento para elaborar el reporte. De la Fecha: Indicar la fecha a partir de la que se desea el reporte. A la Fecha: Indicar la fecha hasta la cual se desea el reporte. Manual de Gastos - 76

79 Imagen 106. Reporte Diario de Movimientos Manual de Gastos - 77

80 6 Errores Frecuentes Manual de Gastos - 78

81 6.1 Excede Presupuesto Imagen 107. Error excede al disponible Solución: Autorizar el Gasto en la ruta Archivo Autorizar o ALT F12 Imagen 108. Ruta Autorizar Manual de Gastos - 79

82 6.2 Autorizar Imagen 109. Error el usuario no puede autorizar Solución: Dar permiso al usuario de Autorizar en el módulo que se desea en la siguiente ruta: Configurar Usuarios Usuarios Configuración Movimientos Imagen 110. Configuración Usuarios 6.3 Error (Vigencia) Imagen 111. Error Solución: Completar los datos del contrato, específicamente la Vigencia. Manual de Gastos - 80

83 6.4 Error Imagen 112. Revisar datos de Vigencia Imagen 113. Error Solución: Configurar el Flujo del Contrato, dependiendo del Módulo que se trate en la siguiente ruta: Configuración Empresa Edición Movimientos por Omisión Flujo de Contratos. Imagen 114. Movimientos por Omisión Manual de Gastos - 81