La Asamblea General de Delegados del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente FODEOCCI, en uso de sus atribuciones legales estatutarias y

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1 FONDO DE EMPLEADOS DE SEGURIDAD DE OCCIDENTE CODIGO DE BUEN GOBIERNO Adoptado por primera vez en marzo 28 del 2014 La Asamblea General de Delegados del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente FODEOCCI, en uso de sus atribuciones legales estatutarias y CONSIDERANDO: Que en la normatividad expedida por la SUPERSOLIDARIA a través de la Circular Básica Jurídica No. 007 de 2008, en el capítulo V, recomienda adoptar un Código de Buen Gobierno donde se establezcan las políticas y metas de la empresa y de cada órgano de administración, vigilancia y control, así como la asignación de responsables de la ejecución, seguimiento, evaluación y cumplimiento del mismo para garantizar el buen gobierno de la organización, en procura del bienestar de los asociados. RESUELVE: Adoptar el siguiente Código de Buen Gobierno el cual es de imperativo cumplimiento por parte de todos los directivos, trabajadores, integrantes de los comités y Asociados de FODEOCCI, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 1

2 CAPITULO I DEFINICIÓN - OBJETIVOS - ÁMBITO Y NORMAS ARTICULO 1. CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO. DEFINICIÓN. ARTICULO 2. OBJETIVOS. ARTICULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. ARTICULO 4. NORMAS RELACIONADAS. CAPITULO II NATURALEZA, IDENTIFICACIÓN, OBJETO SOCIAL, Y MARCO CONCEPTUAL Y LEGAL DE FODEOCCI. ARTÍCULO 5. NATURALEZA E IDENTIFICACION. FODEOCCI ARTICULO 6. OBJETO SOCIAL. ARTICULO 7. MODELO ORGANIZACIONAL. ARTICULO 8. PRINCIPIOS COOPERATIVOS ARTICULO 9. VALORES INSTITUCIONALES ARTICULO 10. DERECHOS. ARTICULO 11. DEBERES DE LOS ASOCIADOS. CAPITULO II DE LOS ASOCIADOS CAPITULO III DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ARTICULO 12. DIRECCION. ARTICULO 13. LA ASAMBLEA GENERAL ARTICULO 14. JUNTA DIRECTIVA, ARTICULO 15. POLITICAS DE INDEPENDENCIA FRENTE A LA GERENCIA. ARTICULO 16. COMITÉS DE APOYO A LA JUNTA DIRECTIVA ARTICULO 17. GERENTE O REPRESENTANTE LEGAL Y SU SUPLENTE ARTICULO 18. ORGANOS DE CONTROL EXTERNOS ARTICULO 19. SUPERVISOR DEL SECTOR SOLIDARIO DE COLOMBIA ARTICULO 20. REVISOR FISCAL ARTICULO 21. ORGANOS DE CONTROL INTERNOS. CAPITULO IV POLÍTICAS DE MANEJO DE INFORMACIÓN ARTICULO 22. POLÍTICA DE PRIVACIDAD, INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIALIDAD ARTICULO 23. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD ARTICULO 24. REGISTRO Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 2

3 CAPITULO V ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO E INDICADORES ARTICULO 25. DEFINICIÓN DEL RIESGO Y DE SU ADMINISTRACIÓN: ARTICULO 26. IDENTIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE RIESGOS ARTICULO 27. METODOLOGÍA PARA LA MEDICIÓN DE RIESGOS ARTICULO 28. CONOCIMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA DE LOS RIESGOS ARTICULO 29. CALIFICACION DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD INVOLUCRADO EN LOS RIESGOS CAPITULO VI CONFLICTOS DE INTERÉS E INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ARTICULO 30. ILUSTRACIÓN DEL CONFLICTO DE INTERÉS ARTICULO 31. REGLAS DE ACTUACIÓN FRENTE AL CONFLICTO DE INTERÉS ARTICULO 32. PROHIBICIONES ARTICULO 33. DEBERES DEL PERSONAL DE FONDO DE EMPLEADOS DE SEGURIDAD DE OCCIDENTE, RELACIONADOS CON LOS CONFLICTOS DE INTERÉS ARTICULO 34. OBLIGACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS DE REVELAR CONFLICTOS DE INTERÉS ARTICULO 35. PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN Y DIVULGACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS CAPITULO VII GRUPOS DE INTERÉS ARTICULO 36. LINEAMIENTO DE INTERACCIÓN CON LOS GRUPOS DE INTERÉS ARTICULO 37. RELACIONES LABORALES ARTICULO 38. PROTECCIÓN DE GARANTÍAS LABORALES ARTICULO 39. ASCENSOS ARTICULO 40. GESTIÓN DE DESEMPEÑO DEL EQUIPO HUMANO ARTICULO 41. CRITERIOS DE REMUNERACIÓN Y COMPENSACIÓN DEL EQUIPO HUMANO ARTICULO 42. RESPETO POR LA DIGNIDAD DEL SER HUMANO ARTICULO 43. RIESGOS EN EL TRABAJO Y SALUD OCUPACIONAL ARTICULO 44. ACOSO LABORAL ARTICULO 45. COMPAGINACIÓN ENTRE VIDA LABORAL Y PERSONAL DE LOS EMPLEADOS ARTICULO 46. PRINCIPIOS Y POLÍTICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN. ARTICULO 47. CAPACITACIÓN EN EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO, ASPECTOS ÉTICOS Y TEMAS DE GOBERNABILIDAD ARTICULO 48. RELACIONES CON LOS ASOCIADOS ARTICULO 49. RELACIONES CON PROVEEDORES ARTICULO 50. RELACIONES CON LA COMUNIDAD ARTICULO 51. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL ARTICULO 52. POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN ARTICULO 53. POLÍTICA DE INVERSIÓN SOCIAL ARTICULO 54. POLÍTICA ANTIPIRATERÍA ARTICULO 55. POLÍTICA AMBIENTAL CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 3

4 CAPITULO VIII ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS ARTICULO 56. ADMINISTRACION. ARTICULO 57. CONTROVERSIAS O INCUMPLIMIENTOS DEL GOBIERNO CORPORATIVO ARTICULO 58. AUTORREGULACIÓN ARTICULO 59. MEDICIONES DE GESTIÓN ARTICULO 60. CUMPLIMIENTO. ARTICULO 61. OBLIGACIONES Y DEBERES. ARTICULO 62. MEDIOS DE DIFUSIÓN. ARTICULO 64. REVISIONES. ARTICULO 65. VIGENCIA. TÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 4

5 CAPITULO I DEFINICIÓN - OBJETIVOS - ÁMBITO Y NORMAS ARTICULO 1. CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO. DEFINICIÓN. El Código de Ética y de Buen Gobierno es el conjunto de normas, prácticas y principios éticos que guían la actuación de los dignatarios, directivos, administradores, trabajadores e integrantes de los comités de apoyo de FODEOCCI, posibilitando relaciones armónicas, imparciales y transparentes entre los diferentes públicos que están interesados en la existencia y accionar de FODEOCCI, como son los asociados, directivos, trabajadores, proveedores, las autoridades y la comunidad en general. ARTICULO 2. OBJETIVOS. Este Código tiene los siguientes objetivos: a) Preservar la ética y la transparencia en la gestión y una adecuada administración con base en la integridad, equidad y efectividad en procura de generar confianza entre todas aquellas personas que tienen relación con FODEOCCI. b) Fijar las políticas, normas, sistemas y principios éticos y mejores prácticas en materia de buen gobierno, que rijan las actuaciones de FODEOCCI y de todos los entes a él vinculados. c) Proporcionar el conocimiento de su gestión a efectos de preservar la integridad ética empresarial. d) Asegurar la adecuada administración de sus asuntos, el respeto de sus asociados y de quienes con él se relacionan. ARTICULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Código está dirigido a los dignatarios, directivos, administradores, integrantes de comités y trabajadores de FODEOCCI; así como a los reguladores de control y vigilancia del Estado que tengan inferencias sobre la actividad del Fondo, los proveedores de servicios y bienes, al sector de la Economía Solidaria, a la región donde está ubicado y en lo pertinente a los representantes legales, directivos de las entidades en las que FONDEOCCI, tiene inversiones y a la comunidad en general. En especial a la gestión corporativa y empresarial y a la selección, nombramiento y retiro de los dignatarios para cargos de dirección y control del Fondo. ARTICULO 4. NORMAS RELACIONADAS. Para efectos de la aplicación integral de este Código e involucrando los elementos constitutivos del Sistema de Gestión Integral, se deberán tener en cuenta las siguientes normas y reglamentaciones: CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 5

6 CAPITULO II NATURALEZA, IDENTIFICACIÓN, OBJETO SOCIAL, Y MARCO CONCEPTUAL Y LEGAL DE FODEOCCI. ARTÍCULO 5. NATURALEZA E IDENTIFICACION. FODEOCCI Es una organización de empleados de la empresa Seguridad de Occidente y sus empresas afines, con domicilio principal en la ciudad de Cali, ubicado en el Dpto. del Valle del Cauca, su ámbito de operaciones es todo el territorio de la República de Colombia. Enmarcada por el derecho Colombiano, especialmente por la Legislación de la Economía Solidaria: Ley 454 de 1998, el Decreto Ley 1481 de 1989, ley 1391 del 2010, las disposiciones de las entidades de control y vigilancia estatal, los Estatutos del Fondo y las Resoluciones de Junta Directiva, bajo unidad de propósito, estructura administrativa única, lo cual aplicará integralmente para la interpretación del presente código. ARTICULO 6. OBJETO SOCIAL. El objeto de FODEOCCI es el desarrollo integral de todos sus asociados, estrechando los vínculos de solidaridad, cooperación y compañerismo, mediante el fomento del ahorro, la colocación de créditos y la prestación de servicios complementarios. ARTICULO 7. MODELO ORGANIZACIONAL. FODEOCCI como entidad del sector solidario, es una empresa identificada por la aplicación de prácticas autogestionarias, solidarias, democráticas y humanistas y en general aplica los Principios de la Economía Solidaria, que presta servicios a sus asociados, mediante el fomento del ahorro, el crédito y servicios complementarios. MISION El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, tiene como misión la satisfacción de necesidades y expectativas de sus asociados, mediante la prestación de servicios de ahorro, crédito y bienestar; que permitan mejorar la calidad de vida de todos sus asociados y su grupo familiar. VISION Como entidad solidaria confiable y sólida, ser reconocido por los asociados y sus familias como el mayor facilitador de su bienestar, y apoyo para mejorar su calidad de vida, generando alternativas de crecimiento orientadas al mejoramiento de las condiciones socio económicas de todos sus asociados. ARTICULO 8. PRINCIPIOS COOPERATIVOS El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente FODEOCCI se compromete a orientar todas sus actuaciones hacia el logro de sus objetivos y el cumplimiento de la Misión y Visión, acogiéndose a los principios y valores cooperativos: CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 6

7 a. ADHESIÓN ABIERTA Y VOLUNTARIA.- La vinculación al Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente será voluntaria y abierta a todas las personas dispuestas a aceptar la responsabilidad que conlleva la condición de Asociados, sin discriminación de género, raza, clase social, posición política o religiosa, siempre que cumplan con los requisitos de afiliación contemplados en los Estatutos y Reglamentos correspondientes. b. CONTROL DEMOCRATIVO DE LOS ASOCIADOS.- El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente es administrado democráticamente por sus Asociados, quienes participan activamente en la definición de sus políticas y en la toma de decisiones. c. PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS ASOCIADOS.-Los Asociados del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente contribuyen equitativamente a la formación de su patrimonio y lo controlan de manera democrática. d. AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA.- El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente es una organización autónoma administrada por sus Asociados. e. EDUCACIÓN, ENTRENAMIENTO E INFORMACIÓN.- El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente brindará apoyo en la capacitación a sus Asociados, directivos y empleados, de tal forma que contribuyan al desarrollo de la organización solidaria. ARTICULO 9. VALORES INSTITUCIONALES Los valores que inspiran y soportan la gestión del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente son: a. RESPONSABILIDAD: Es la obligación o compromiso que todos y cada uno de los Asociados debe cumplir con sus compromisos para con el Fondo, para salvaguardar su patrimonio y buen nombre, así como el de los demás Asociados. b. EQUIDAD: Se refiere a la igualdad de derechos y obligaciones de todos y cada uno de los Asociados frente a su relación con el Fondo de Empleados. c. SOLIDARIDAD: Se refiere a la permanente colaboración mutua entre los asociados del Fondo y de estos con el Fondo mismo. d. HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA: Entendidas como el uso adecuado de los recursos del Fondo, cumplir los estatutos y reglamentos del Fondo de Empleados. e. ÉTICA: Relacionada con la adecuada interpretación de las normas y la actuación coherente con esta interpretación. f. RESPETO. Toda persona, toda comunidad y sus entornos ecológicos merecen de nosotros la más alta consideración y cuidado, sin exclusiones ni discriminaciones. Es la base para la construcción de las relaciones interpersonales, grupales, empresariales y CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 7

8 con el entorno, que nace de la propia autoestima y del reconocimiento de la existencia del otro. CAPITULO II DE LOS ASOCIADOS ARTICULO 10. DERECHOS. Los Asociados están protegidos por la normatividad vigente del Fondo de Empleados y la normatividad de la Superintendencia de Economía Solidaria, la cual deberá velar por el respeto de sus derechos y la protección de los recursos que maneja la organización, permitiendo absoluta transparencia en sus procesos. Se garantizará un trato equitativo para todos los Asociados, teniendo en cuenta que cada uno de ellos tiene los mismos derechos. Los Asociados tendrán los siguientes derechos, además de los establecidos por la legislación vigente a través de Superintendencia de Economía Solidaria y los Estatutos sociales del Fondo: a. Utilizar o recibir los servicios que preste el Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. b. Participar en las actividades del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente y en su administración, mediante el desempeño de cargos sociales. c. Ser informados de la gestión del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, de sus aspectos económicos y financieros y de los relativos a sus servicios, por medio de comunicaciones periódicas, oportunas y en las reuniones de Asociados o Asambleas Generales. d. Ejercer actos de decisión en las Asambleas Generales y de elección en condiciones que garanticen la igualdad de los Asociados, sin consideración a sus aportes, en los eventos previstos por los Estatutos y conforme a los Reglamentos. e. Fiscalizar la gestión del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente en los términos y con los procedimientos que establezcan los Estatutos y los Reglamentos. f. Retirarse voluntariamente del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. g. Los demás que resulten de los Estatutos y los reglamentos. ARTICULO 11. DEBERES DE LOS ASOCIADOS. El ejercicio de los derechos de los Asociados estará condicionado al cumplimiento de los siguientes deberes fundamentales: a. Adquirir conocimientos sobre los objetivos, características y funcionamiento de los Fondos de Empleados en general y del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente en particular. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 8

9 b. Comportarse con espíritu solidario frente al Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente y los demás Asociados. c. Acatar las normas estatutarias y las decisiones tomadas por la Asamblea General y los órganos directivos y de control. d. Cumplir oportunamente las obligaciones de carácter económico y demás derivadas de su asociación al Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. e. Abstenerse de efectuar actos o incurrir en omisiones que afecten la estabilidad económica o el prestigio social del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. f. Utilizar adecuadamente los servicios del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. g. Desempeñar con diligencia y eficacia los cargos y comisiones que le hayan sido encomendadas. h. Aceptar y cumplir las determinaciones que las directivas del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente adopten conforme al estatuto y los reglamentos. CAPITULO III DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ARTICULO 12. DIRECCION. La dirección y administración del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente están a cargo de la Asamblea General, la Junta Directiva y el Gerente, quienes tendrán responsabilidad especial en la aplicación del presente código de Buen Gobierno. Para la evaluación y control de su actividad, los anteriores estamentos están sometidos externamente al control social, fiscal y disciplinario, e internamente al control disciplinario que evalúa su desempeño, garantizando la eficacia y transparencia en la gestión administrativa. ARTICULO 13. La Asamblea General es el máximo organismo de administración del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente y sus decisiones son de cumplimiento obligatorio para todos los Asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. A. La asamblea general de asociados o de delegados debe conocer, entre otros, la siguiente información: 1. Situación jurídica, económica, administrativa, evolución de los negocios, estados financieros y demás informes. 2. Cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional. 3. Hechos relevantes ocurridos después del cierre de los estados financieros, esto es, entre la fecha de cierre de los estados financieros y la fecha en que se elaboran los informes. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 9

10 4. Operaciones relevantes con principales ejecutivos de la junta directiva, comité de control social (montos pagados por todo concepto, créditos, captaciones y montos de aportes, con todos los detalles sobre los mismos). 5. Cualquier cambio de visión estratégica institucional y, especialmente, si hay variantes en la Misión de la organización. 6. Información relativa a las inversiones (que sean ajenas al desarrollo normal de sus actividades o exigidas por normas legales) y donaciones realizadas, los planes de inversión y el objetivo que se espera cumplir con cada uno de ellos. 7. Evolución y efectos de los riesgos relevantes (operativo, de mercado, solvencia, liquidez, crédito, tasas de interés y lavado de activos y financiación del terrorismo). 8. Hechos externos e internos relevantes sucedidos durante el ejercicio y su efecto en la situación económica, financiera y los resultados. 9. Funcionamiento y efectividad del sistema de control interno, incluido lo relacionado con el ambiente de control, la valoración de riesgos, las actividades de control, el componente de información y comunicación y el monitoreo o supervisión. 10. Operaciones activas y pasivas, contratos ejecutados y en ejecución, y compromisos con partes relacionadas. 11. Principales contingencias, tales como los derechos y obligaciones litigiosas, sean ellas eventuales o remotas. 12. Balance social, con específica información sobre ejecución e impacto de los diferentes programas sociales. 13. Balance de la gestión ambiental. 14. Sanciones, requerimientos o recomendaciones hechas por la Superintendencia de la Economía Solidaria u otra autoridad. 15. Hallazgos y recomendaciones formulados la revisoría fiscal y las acciones correctivas adoptadas por la organización. B. Aprobar la normativa o decisiones que puede generar conflictos de interés. 1. La amortización o readquisición de aportes sociales. 2. El aumento del capital mínimo no reducible o las capitalizaciones extraordinarias. 3. Las transacciones extraordinarias que superen el monto autorizado a la Junta Directiva. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 10

11 4. Políticas de reconocimiento a los miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social. 5. Donaciones. 6. Escisión, fusión, transformación y liquidación de la organización. ARTICULO 14. JUNTA DIRECTIVA, La Junta Directiva es el órgano de administración permanente de FODEOCCI, con miras a la realización del objeto social y estará subordinado en su acción a la ley, los estatutos y reglamentos y a las finalidades y políticas trazadas por la Asamblea General. Deberá estar conformado por asociados hábiles que cumplan los requisitos establecidos en el estatuto para ser elegidos, serán cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes, elegidos por la Asamblea General para un período de dos (2) años. Es deber del Comité de control social, vigilar que los integrantes de la Junta Directiva cumplan con los requisitos para ser elegidos. En el desempeño de sus deberes, la Junta Directiva, con independencia, honestidad y transparencia, deberá abstenerse de realizar, por sí mismo o por interpuesta persona, actuaciones que conformen usos indebidos de información privilegiada y conflictos de interés, evitando igualmente actuar individualmente. Actuará de buena fe y con la información suficiente para ejercer sus derechos, y los de los Asociados y cumplirá sus obligaciones, dedicando tiempo suficiente al ejercicio de las funciones que le han sido encomendadas. Es un órgano de administración de ayuda mutua encargado de definir las políticas generales, los objetivos estratégicos, el control y seguimiento de los resultados de la organización y todas aquellas acciones que se tomen para lograrlos, garantizando la calidad de la información que se revela a la Asamblea General y velando al tiempo por el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y del presente Código de Buen Gobierno y por el mejor trato y atención a los Asociados. Los miembros de la Junta Directiva que actúen como principales podrán recibir una retribución por la asistencia a las reuniones. Esta retribución será aprobada, única y exclusivamente, por la asamblea general de asociados. Reuniones Se reunirá, cuando menos, una vez al mes y extraordinariamente cuando sea necesario. Asistencia a las reuniones Se recomienda que a las reuniones sólo asistan, preferiblemente, los miembros principales de éste órgano. Por esta razón, los suplentes sólo podrán asistir en ausencia del miembro principal respectivo, de conformidad con el reglamento interno. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 11

12 A. DEBERES GENERALES. Además de lo establecido legalmente y en el Estatuto, los miembros del consejo de administración, o del órgano que haga sus veces, deberán: 1. Dar ejemplo en la observancia de los códigos de ética corporativo, buen gobierno, de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas y exigir su cumplimiento. 2. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y el trato equitativo de los asociados. 3. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votar sobre ellos, dejando la correspondiente constancia. 4. Mantener una actitud prudente frente a los riesgos y adopción de principios y normas contables que garanticen transparencia en la información. 5. Garantizar la efectividad de los sistemas de revelación de información. 6. Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones y participar activamente en los asuntos de su competencia. 7. Fijar criterios, mecanismos e indicadores para su autoevaluación. 8. Exigir que se le informe de manera oportuna, suficiente y completa sobre los asuntos que debe conocer, de manera que sus decisiones queden suficientemente documentadas y sustentadas. 9. No manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, la información confidencial de uso interno a la que tengan acceso. 10. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran en el ejercicio de sus cargos. 11. Mantener una proporción razonable (o justa) de gastos de directivos, respecto de los gastos de administración y de personal. B. FUNCIONES. La Junta Directiva es quien define las políticas y directrices administrativas y el representante legal o gerente las ejecuta. Conforme a lo expuesto, además de las contempladas en la ley y en el estatuto, la Junta Directiva deberá: CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 12

13 1. Diseñar y aprobar los planes y estrategias de la organización. 2. Difundir los códigos de ética corporativo, buen gobierno y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. 3. Diseñar y aprobar las políticas para la valoración, la administración y seguimiento de los principales riesgos, las políticas laborales (ingreso, retención, capacitación, promoción y retribución), la estructura organizacional y definir la escala salarial. 4. Evaluar y pronunciarse sobre los informes y comunicaciones que presente la gerencia, el oficial de cumplimiento, los diferentes comités, la revisoría fiscal, el comité de control social y los asociados y adoptar las decisiones que correspondan. 5. Poner a consideración y aprobación de la asamblea, las reformas al Estatuto y los diferentes códigos que sean de su competencia 6. Supervisar el desempeño gerencial o del administrador de la organización, la Junta Directiva, proporciona dirección estratégica y supervisa que la Gerencia ejecute las acciones administrativas que garanticen el cumplimiento del plan de desarrollo. 7. La Junta Directiva, o quien haga sus veces, no debe involucrase en las decisiones gerenciales. Los reparos o criterios que se tengan sobre su desempeño deben tratarse formalmente en la Junta, sobre la base de informes gerenciales de resultados. 8. Los resultados de la gestión gerencial deben evaluarse periódicamente, con un enfoque hacia el cumplimiento de metas de manera periódica, como del cumplimiento de los objetivos estratégicos acorde con la planificación. 9. Autoevaluar el desempeño, la Junta Directiva debe evaluar regularmente su propio desempeño, mínimo dos (2) o tres (3) veces al año, y dedicar una reunión para tratar, la eficiencia y efectividad de sus decisiones. C. PROHIBICIONES A los miembros de la Junta Directiva, les será prohibido: 1. Participar en las actividades de ejecución que correspondan al gerente o director y, en general, a las áreas ejecutivas de FODEOCCI, así sea temporalmente por la ausencia de alguno de ellos. 2. Ser miembro del órgano de administración, empleado o asesor de otra similar, con actividades que compitan con el fondo. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 13

14 3. Estar vinculado a FODEOCCI como empleado, asesor, contratista o proveedor, o en alguna de las empresas o personas que presten estos servicios a la misma. 4. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste la organización. 5. Decidir sobre políticas de servicios que los beneficien ante los demás asociados. 6. Decidir sobre el reclutamiento, retiro, promoción del personal a cargo de la organización. 7. Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con la organización. 8. Otorgar retribuciones extraordinarias que no se hayan definido previamente, a la gerencia o dirección general y demás ejecutivos de la organización. 9. Dar órdenes a empleados o al revisor fiscal de la organización o solicitarles información directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones de la Junta directiva. 10. Los miembros de la Junta Directiva o quien haga sus veces, no podrán ser cónyuges, compañeros permanentes, ni tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil con el gerente o director general, o con ninguno de los demás ejecutivos de FODEOCCI. ARTICULO 15.POLITICAS DE INDEPENDENCIA FRENTE A LA GERENCIA. Para reducir los riesgos de dependencia de la Junta Directiva, frente a la gerencia, sus miembros deberán cumplir las siguientes exigencias: 1. Abstenerse de recibir dotaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de los establecidos para los demás asociados de la organización, por parte de la administración. 2. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán ser cónyuge, compañero permanente, o tener vinculo de parentesco dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad o primero civil del gerente o director general, del representante legal, del secretario general, ni de ninguno de los demás funcionarios de FODEOCCI. 3. Los miembros de la Junta Directiva, no podrán ser socios o consocios, o tener negocios comunes con el gerente o director general, ni de ninguno de los demás funcionarios de FODEOCCI. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 14

15 4. Las remuneraciones y demás emolumentos que se reconozcan a los miembros de la Junta Directiva, serán aprobadas, de manera indelegable, por la asamblea general. ARTICULO 16. COMITÉS DE APOYO A LA JUNTA DIRECTIVA Con el fin de que la Junta Directiva cumpla de manera satisfactoria con sus funciones, se apoyarán en Comités especializados, integrados por algunos de sus miembros, que tratarán temas particulares, con el fin de facilitar el análisis detallado y riguroso de determinados temas que por su naturaleza son de importancia para la organización. Lo anterior no se traduce en una delegación de sus responsabilidades, ni la de sus miembros, por lo cual los Comités solo propondrán las estrategias para realizar una gestión íntegra, eficiente y transparente, los cuales en todo caso se adoptarán por decisión del órgano correspondiente. Los Comités actúan como filtro y refuerzan el análisis objetivo de las decisiones que le correspondan a la Junta Directiva. La Junta Directiva, facilitará el apoyo técnico y operativo que requieran los Comités adjuntos para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento oportuno de sus funciones. El número de comités será determinado por la Junta Directiva, pero en todo caso la Junta deberá disponer de por lo menos los siguientes comités, los cuales tendrán las atribuciones y actividades que esta les asigne. 1. COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL Las principales funciones del comité de solidaridad son: a. Analizar las solicitudes de auxilio por solidaridad que sean presentadas por los Asociados de acuerdo con las normas y los estatutos que rigen al FONDO DE EMPLEADOS FODEOCCI. b. El Comité, por intermedio del Coordinador, solicitará a la Junta Directiva los cambios que sean necesarios al Acuerdo o Reglamento para el mejor funcionamiento y el servicio social que se debe prestar a los Asociados. c. Informar por escrito al Gerente, sobre los auxilios aprobados, indicando nombre del asociado, modalidad del auxilio y valor. d. Informar por escrito a los Asociados individualmente, sobre las decisiones del comité cuando se trate de auxilios y en casos diferentes por los medios de comunicación existentes. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 15

16 e. Cumplir y hacer cumplir las normas y los estatutos que rigen al FONDO DE EMPLEADOS FODEOCCI. f. Velar por el presupuesto asignado al Fondo de Bienestar Social. g. Liderar campañas y demás actividades programadas para la divulgación de la solidaridad entre los Asociados y empleados del Fondo. El Comité solicitará a los demás comités existentes, colaboración para las actividades que sean programadas. h. En general, ejercer las demás delegaciones o atribuciones que le asigne la Junta Directiva. 2. COMITÉ DE CRÉDITO Son funciones del comité de crédito las siguientes: a. Asesorar permanentemente a la Junta Directiva en todo lo relacionado con el servicio de crédito y tasas de interés. b. Estudiar con diligencia las solicitudes de crédito, teniendo en cuenta los criterios establecidos en la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 en su capítulo II, sin parcializarse en sus decisiones, previo cumplimiento de los requisitos señalados en el Reglamento de crédito. c. Elaborar y suscribir el acta de cada reunión dejando constancia de las solicitudes aprobadas o negadas. 3. COMITÉ EVALUADOR DE CARTERA Las siguientes son las funciones del Comité Evaluador de Cartera: a. Evaluar el riesgo de la cartera de créditos periódicamente, de conformidad con los criterios señalados en el numeral 2.4 del capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008, especialmente en los ordinales a, b y c. b. Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo. c. Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos. d. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de sus respectivas obligaciones. e. Verificar la constitución de garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los recursos de orden jurídico f. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los Asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 16

17 g. Verificar las acciones de cobro y el estado de los procesos de cobranza. h. Elaborar y suscribir el acta de cada reunión dejando constancia en esta, de los resultados y recomendaciones que se estimen convenientes debidamente por el presidente y el secretario. i. Presentar informes por lo menos una vez al año a la Junta Directiva con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito. j. Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas. k. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito. 4. COMITÉ DE RIESGO DE LIQUIDEZ El Comité Interno del Riesgo de Liquidez tiene las siguientes funciones: a. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración de riesgos, velar por la capacitación del personal del Fondo en lo referente a este tema y propender por los sistemas de información necesarios. b. Asesorar a la Junta Directiva en la definición de los límites de exposición por todo tipo de riesgo, plazos, montos, moneda e instrumentos y velar por su cumplimiento. c. Proveer de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas y monetarias y recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a plazos, montos, monedas, tipo de instrumentos y mecanismos de cobertura a los órganos decisorios del Fondo. d. Presentar a la Junta Directiva y a la Gerencia su recomendación sobre las tasas de interés en los negocios activos y pasivos, con base en estudios y análisis debidamente justificados y documentados legal y técnicamente. e. Recomendar a la Junta Directiva las políticas estratégicas para mejorar, monitorear y controlar el riesgo de liquidez, de conformidad con los principios señalados en las normas sobre la materia. f. Verificar la gestión integral de la estructura de sus activos, pasivos y posiciones fuera del balance, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales cambios que ocasionen pérdidas en los estados financieros. g. Elaborar y suscribir el acta de cada reunión, dejando constancia de los resultados y recomendaciones que se estimen convenientes debidamente firmada por el presidente y el secretario. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 17

18 h. Las demás que guarden relación con el objetivo del Comité y con las normas sobre la administración del riesgo de liquidez, que no estén asignadas a otros órganos y aquellas que emanen de organismo competente y que sean de cumplimiento obligatorio. ARTICULO 17. GERENTE O REPRESENTANTE LEGAL Y SU SUPLENTE El gerente o representante legal y su suplente son nombrados por la Junta Directiva. Su responsabilidad es ejecutar las políticas y directrices de la asamblea general, de la Junta Directiva y conducir la organización en la parte administrativa y operativa, con el propósito de cumplir con los objetivos estratégicos de FODEOCCI. A. CALIDAD E IDONEIDAD El gerente o representante legal es el principal ejecutivo de FODEOCCI debe ser una persona que sea idónea para administrar desde los puntos de vista ético, profesional y social, para lo cual debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Deberá ser profesional, tecnólogo o demostrar conocimientos en administración, economía, contaduría o derecho, entre otras disciplinas; legislación solidaria y/o cooperativa, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, prevención de lavado de Activos y financiación del terrorismo, y demás temas afines. b. Acreditar experiencia mínima de tres años en actividades relacionadas con el objeto social de FODEOCCI, en funciones acordes con las que le corresponden en su calidad de gerente o representante legal. d. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos y culposos y/o sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber sido declarado responsable fiscalmente. e. No haber sido despedido de otra organización por conductas que, en opinión de la Junta Directiva puedan afectar a FODEOCCI, a los asociados o a terceros. B. FUNCIONES DEL GERENTE a. Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva. b. Nombrar y remover a los empleados de FODEOCCI. c. Rendir los Informes que solicite la Junta Directiva. d. Autorizar todas las operaciones de crédito a los Asociados que cumplan con los requisitos estatutarios y reglamentarios y otras gestiones con sujeción al presupuesto anual aprobado por la Junta Directiva. e. Firmar todos los cheques que gire el Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 18

19 f. Enviar oportunamente los informes requeridos por los organismos competentes. g. Presentar a la Junta Directiva el Presupuesto anual para su aprobación. h. Ejecutar y hacer ejecutar todas las operaciones necesarias para que el Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente cumpla sus fines, sujetándose a los Estatutos y a las determinaciones de la Asamblea General y atribuciones señaladas por la Junta Directiva. i. Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales y transigir cualquier litigio que tenga el Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente o someterlo a arbitramento, previo concepto de la Junta Directiva, cuando el negocio exceda los límites fijados en los Estatutos. j. Representar al Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente en asuntos de negocios y relaciones públicas procurando mantener la imagen que corresponde a los fines que persigue. k. Presentar el balance mensual del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente a la Junta Directiva. l. Las demás que le asigne el Estatuto, los reglamentos y la Junta Directiva. ARTICULO 18. ORGANOS DE CONTROL EXTERNOS Los órganos de vigilancia y control externo del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente son el Estado, a través de la Entidad encargada de la vigilancia y fiscalización del sector solidario; el Comité de Control Social, la revisoría Fiscal y adicionalmente el control ejercido por los Asociados. Las instancias de control contribuyen al funcionamiento eficaz de los sistemas de riesgo, permitiéndole al Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente actuar como solucionador en el manejo de los recursos e irrigación de créditos, mayor eficacia en su gestión social y de servicios. El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, en consideración a la confianza de los Asociados, desplegará todos los mecanismos, procesos e instancias necesarios para la efectiva supervisión de las actuaciones del Fondo así como la de sus miembros, en aras de maximizar la eficiencia como actor estratégico en el manejo de recursos y para detectar tempranamente las posibles causas de anormalidades que puedan producir eventos de crisis en la organización, de tal manera que los órganos de control internos y externos cumplan un rol fundamental en el manejo adecuado de los riesgos a los que está expuesto el Fondo de Empleados. En el mismo sentido, todas las instancias corporativas del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, mantendrán diálogos y procesos de colaboración constante con los entes de control externos. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 19

20 ARTICULO 19. SUPERVISOR DEL SECTOR SOLIDARIO DE COLOMBIA El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente se encuentra sujeto a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Economía Solidaria. El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente tiene como objeto social principal, cooperar en la solución de necesidades económicas, sociales, educativas y culturales de los Asociados, empleados vinculados a la comunidad de seguridad de Occidente y sus empresas afines, mediante la prestación de los servicios con calidad, eficiencia, eficacia y el fortalecimiento de los lazos de solidaridad y ayuda mutua. En tal virtud, la Junta Directiva y la Gerencia propenderán por: a. Contribuir armónicamente con la Superintendencia de la Economía Solidaria en su misión de preservar la confianza, estabilidad, integridad, eficiencia y transparencia en el manejo de recursos. b. Facilitar en términos racionales a la Superintendencia de Economía Solidaria todas aquellas informaciones que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones. ARTICULO 20. REVISOR FISCAL El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, para efectos de su fiscalización general, revisión contable y financiera contará con un Revisor Fiscal, el cual debe ser Contador Público con matricula vigente y no podrá ser asociado del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. A. FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL a. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente se ajustan a las prescripciones de los Estatutos, y las decisiones de la Asamblea General o de la Junta Directiva. b. Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea General, a la Junta Directiva, al Comité de Control Social o al Gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurren en el funcionamiento del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, y en el desarrollo de sus actividades. c. Rendir al organismo de inspección y vigilancia gubernamental los informes a que haya lugar o le sean solicitados. d. Velar porque se lleve regularmente la contabilidad del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente y las actas de las reuniones de la Asamblea y la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la correspondencia del Fondo y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. e. Inspeccionar los bienes del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que el Fondo tengan en custodia o la de cualquier otro título. f. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre el patrimonio del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 20

21 g. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o informe correspondiente. h. Convocar a la Asamblea General en los casos excepcionales previstos en los Estatutos y en reuniones extraordinarias de la Junta Directiva, cuando lo juzgue necesario. i. Presentar a la Asamblea General un informe de sus actividades acompañado del dictamen del balance y demás estados financieros. j. Concurrir a las sesiones de la Junta Directiva e intervenir en sus deliberaciones con voz pero sin voto. k. Cumplir las demás funciones que le señalan la Ley, ARTICULO 21. ORGANOS DE CONTROL INTERNOS. A. COMITÉ DE CONTROL SOCIAL El control interno y técnico del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente estará a cargo del Comité de Control Social, que es el organismo que tiene a su cargo controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de dichos resultados, así como los derechos y obligaciones de los Asociados. El comité de Control Social, estará integrado por asociados hábiles en tres principales y tres suplentes, elegidos por la Asamblea General, para un periodo de dos años. Para ser elegido miembro del Comité de Control Social, establecidos en los estatutos de FODEOCCI. debe cumplir los requisitos Se reunirá una vez al mes, o extraordinariamente, cuando los hechos o circunstancias así lo exijan. Retribución Los miembros que actúen como principales podrán recibir una retribución por la asistencia a las reuniones, la cual deberá ser aprobada, única y exclusivamente, por la asamblea general. Se recomienda que a las reuniones sólo asistan, preferiblemente, los miembros principales de éste órgano. Por esta razón, los suplentes sólo podrán asistir en ausencia del miembro principal respectivo, de conformidad con el reglamento interno A. DEBERES GENERALES El comité de Control Social, ejercerá estrictamente, el control social y no se referirá a asuntos que sean competencia de otras instancias de control como la revisoría fiscal y la auditoría interna, si la hubiere. El control social y sus respectivas funciones, lo desarrollará con criterios de investigación y valoración; sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados y estará orientado a: CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 21

22 b. Dar ejemplo en la observancia y velar por el cumplimiento de la ley, el estatuto, los reglamentos, los códigos de ética corporativo, buen gobierno, de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas. c. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y trato equitativo de los asociados. c. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votar en ellos, dejando la correspondiente constancia. d. Cumplir a cabalidad con el ejercicio de sus funciones y participar activamente en los asuntos de su competencia. e. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio de su cargo. f. Fijar criterios, mecanismos e indicadores para su autoevaluación. g. Controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de los mismos. Es decir, la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y ecológicas para las cuales se constituyó FODEOCCI. h. Garantizar los derechos y hacer que se cumplan las obligaciones de los asociados. i. Conocer y tramitar las quejas en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia. j. Cumplir con los principios y valores cooperativos. B. FUNCIONES Las siguientes serán las funciones del Comité de Control Social. a. Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos b. Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal y a la superintendencia de Economía Solidaria sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de FODEOCCI y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. c. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad. d. Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la ley, los estatutos y reglamentos. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 22

23 e. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello, y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. f. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados. g. Rendir informes sobre sus actividades a la asamblea general ordinaria, y Las demás que le asigne la ley o el estatuto, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la auditoría interna o revisoría fiscal. C. PROHIBICIONES. A los miembros del Comité de Control Social, en FODEOCCI les será prohibido: a. Ser miembro del órgano de administración o de control social, empleado o asesor de otra Organización similar, con actividades que compitan con FODEOCCI. b. Estar vinculado a la organización como empleado, asesor, contratista o proveedor, o a alguna de las personas naturales o jurídicas que les presten estos servicios. c. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste la Organización. d. Realizar proselitismo político aprovechando su posición. e. Dar órdenes a empleados, al revisor fiscal de FODEOCCI o solicitarles información directamente, sin consultar el conducto establecido a través de sus reuniones. f. Los miembros del comité de Control Social no podrán ser cónyuges, compañeros permanentes, o tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil con el gerente, ni con ninguno de los demás funcionarios de FODEOCCI. g. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso. D. POLITICAS DE INDEPENDENCIA FRENTE A LA GERENCIA Y AL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Para reducir los riesgos de dependencia del Comité de Crédito, y a la gerencia, sus miembros deberán cumplir las siguientes exigencias: a. Abstenerse de recibir dotaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de los establecidos para los demás asociados, por parte de la administración. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 23

24 b. Los miembros del Comité de Control Social segundo grado de consanguinidad o afinidad o primero civil del gerente, de los miembros de la Junta Directiva, ni de ninguno de los demás funcionarios de la organización. c. Los miembros del Comité de Control Social no podrá ser socios o consocios, o tener negocios comunes con el gerente, ni con ninguno de los demás funcionarios de FODEOCCI. d. Las remuneraciones y demás emolumentos que se reconozcan a los miembros del Comité de Control Social deberán ser aprobadas, de manera indelegable, por la asamblea general. CAPITULO IV POLÍTICAS DE MANEJO DE INFORMACIÓN ARTICULO 22. POLÍTICA DE PRIVACIDAD, INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIALIDAD El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente asegurará el uso de una política de privacidad y manejo de información reservada de los Asociados, Empleados, Proveedores y demás grupos de interés, para así garantizar el respeto a la intimidad y a la protección de sus datos. De esta manera, toda la información que posea el Fondo y que esté protegida por el derecho de reserva, será debidamente conservada, con el fin de que no sea divulgada públicamente sino bajo las condiciones y en los casos que la ley lo establezca. Los miembros de la Junta Directiva, Gerencia, Empleados, Proveedores y demás relacionados con el Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente, deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. En tal sentido, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de la organización se haga un uso indebido de esta información o que ella sea conocida por personas que no tengan autorización para ello o no laboren en la respectiva área. ARTICULO 23. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD El Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente se compromete a que los miembros de la Junta Directiva, la Gerencia, los Empleados o cualquier grupo de interés que maneje información privilegiada, firmen acuerdos de confidencialidad para que se asegure que la información del Fondo, que es reserva del mismo, no sea publicada o conocida por terceros. Ninguno de los grupos de interés del Fondo de Empleados de Seguridad de Occidente podrá directa o indirectamente utilizar información privilegiada y/o confidencial del Fondo para sus propios intereses. Quienes incumplan estos acuerdos o compromisos de confidencialidad podrán ser sancionados. CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO 24