Sistema de Legalizaciones Digitales

Transcripción

1 Sistema de Legalizaciones Digitales Módulo Escribanos Manual de Usuario Julio 2015 v. 1.0

2 Tabla de Contenidos 1. Objetivos y Alcances del Sistema Acceso al sistema Enviar Solicitud Funcionalidad - Legalizaciones Significado de los posibles Estados de las Legalizaciones Digitales...8 Anexos Técnicos Requisitos para el Uso del Sistema Requisitos de la Documentación Escaneada Firmar Digitalmente un Documento Validación del público de Legalizaciones Digitales Firmadas Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 1 de 16

3 1. Objetivos y Alcances del Sistema El sistema de legalización digital (SLD), es un programa desarrollado por el departamento de cómputos del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, en coordinación con el de legalizaciones, que facilita a los Escribanos en ejercicio de la función en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires, obtener legalizaciones vía Web. Se trata de una modalidad que no reemplaza la legalización presencial que se cumple en nuestro colegio, pero que permite -a quienes opten por su uso-, evitar concurrir al colegio para realizar dicho trámite. Este sistema cumple con los estandares de seguridad y certeza informática. Su utilización requiere la firma digital del escribano que solicita la legalización; la legalización será emitida por el departamento de legalizaciones previo cumplimiento de los controles formales del documento a legalizar conforme se realiza actualmente, será firmada por el Consejero Legalizador con firma digital, y le será remitido un aviso a la casilla de mail del escribano solicitante, para que ingresando al SLD imprima la legalización en foja especial autorizada por el Colegio de Escribanos. El sistema ha sido sometido para su aprobación al Superior Tribunal de la Ciudad de Buenos Aires, quien con la intervención de sus técnicos, ha verificado la seguridad que aporta y ha autorizado su uso por resolución de fecha 13 de julio de Dada la novedad del procedimiento, éste será aplicado en una etapa inicial para la legalización, exclusivamente, de fojas de actuación notarial suscriptas por Escribanos de la demarcación. Invitamos a los colegas a conocer esta nueva herramienta. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 2 de 16

4 2. Acceso al sistema Para acceder al Sistema de Legalizaciones Digitales, el escribano debe ingresar con su clave de acceso restringido desde la página web del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs As. Para ello, deberá llevar a cabo los pasos que se enumeran a continuación: Ingresar al Sitio Web Hacer clic en Trámites En el menú de la derecha hacer clic en Sistema de Legalizaciones Digitales Completar usuario, contraseña y la palabra del captcha. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 3 de 16

5 3. Enviar Solicitud Si se desea legalizar digitalmente, se deberá escanear en color todas las fojas de actuación notarial que conforman el instrumento a legalizar y guardarlo en formato.pdf en su computadora para luego enviarlo al Colegio de Escribanos. Importante: El documento a enviar debe estar en un contenedor de pdfs (Ver Anexo Requisitos para el Uso del Sistema ) y se debe firmar digitalmente dicho contenedor. (Para ver los pasos de cómo firmar digitalmente ver Anexo Firmar Digitalmente un Documento ). Desde la pantalla que seguidamente se muestra, se envía la solicitud de legalización digital de los documentos ya escaneados y firmados digitalmente en PDF e incluidos en un contenedor Los datos a ingresar en la pantalla de envío de Legalizaciones son: La matricula del firmante del documento puede modificarse según corresponda, aunque por defecto se carga la del escribano que accedió al sistema. Importante: El escribano que autorizó el acto debe pertenecer al mismo registro que quien solicita la legalización (puede ser titular, adscripto o subrogante del mismo) La fecha de expedición del documento a legalizar. El tipo de legalización que se enviará. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 4 de 16

6 La Foja de Legalización Digital: Quien envía el pedido de legalización digital debe previamente haber comprado las fojas que proveerá el Colegio de Escribanos, ya que será necesario indicar el número de la foja de legalización digital a ser usada, al inicio del trámite. La Serie de esta foja es D. El nro de Foja Firmada (de Actuación Notarial): Por defecto la Serie es N, se debe ingresar el nro de la foja, la cual es de tipo Actuación Notarial N. En caso de que el instrumento esté conformado por más de una foja firmada, se debe ingresar el nro de la última foja. Una vez completado los datos, desde el botón Examinar se busca el pdf a enviar. Dicho pdf es un contenedor de la escritura escaneada y debe estar firmarlo digitalmente. A continuación se muestra cómo armar un contenedor: 1. Abrir el contenedor que está descargado en su PC 2. Clic en Adjuntar Escritura (es el pdf contenedor que tiene adjuntado el escaneo de la escritura a color, convertido a formato pdf) 3. Al adjuntar la escritura, se mostrará en la izquierda el nombre del archivo pdf que se adjuntó. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 5 de 16

7 Se pueden enviar varias legalizaciones al mismo tiempo, al terminar de adjuntar una legalización se mostrará el nombre del contenedor pdf y se vuelve a habilitar el botón para adjuntar otros documentos. Dentro de cada contenedor solo puede enviarse un documento para legalizar (es decir 1 debe utilizarse un contenedor por cada legalización) Si faltan campos a completar, el sistema mostrará el simbolo! en la fila de la legalización para advertir que ese pedido de legalización no será enviado por tener campos sin completar Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 6 de 16

8 4. Funcionalidad - Legalizaciones La pantalla muestra por defecto la funcionalidad de la pestaña Legalizaciones. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 7 de 16

9 En esta pantalla se muestran todas las legalizaciones realizadas hasta el momento con su estado, fecha y hora. Las legalizaciones son aquellas solicitadas por la matricula con la cual se ingresó al sistema y además los actos legalizados que fueron autorizados por esta matricula. Se puede ordenar la información por cualquiera de las columnas que se presentan, haciendo clic en las flechas como se muestra a continuación: El sistema permite filtrar las legalizaciones a mostrar por Rango de Fechas y/o por Estado de la Legalización. Desde esta pantalla se reenvían las legalizaciones (archivos.pdf) en caso de que la legalización haya sido Observada o se impríme la foja de legalización en caso que su estado sea Entregada. A continuación se detalla cada posible estado de legalización. 5. Significado de los posibles Estados de las Legalizaciones Digitales Los estados posibles de una legalización digital son los siguientes: Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 8 de 16

10 Ingresada: Este estado indica que el escribano solicitante envió la legalización a través del sistema y ésta ingreso sin problemas, en este momento el escribano ya tiene que tener en su poder la foja de legalización digital (cuyo costo es sólo una parte del total del trámite). A continuación el sector de Legalizaciones puede Aprobarla, Observarla, Anularla o Reiniciarla. Reiniciada: Este estado indica que el sector de Legalizaciones detectó que había algún dato incorrecto (de menor relevancia) y analizando el documento logró corregir el pedido. A los efectos del proceso la legalización sigue el mismo tratamiento que una en estado Ingresada. Observada: Este estado indica que se encontró algún error en la escritura y se le da la posibilidad al escribano de corregirlo. En este caso al escribano solicitante le llega un mail con los motivos de la observación y los pasos a seguir. Al posicionar el mouse sobre el símbolo aparecerá el/los motivo/s de la observación. Una vez corregida la observación, se debe escanear la escritura corregida, adjuntarla a un nuevo.pdf contenedor, firmarlo digitalmente y enviarlo a través del botón "Examinar" que figura en su listado de legalizaciones. En ese momento la legalización pasa a estar en estado Reingresada. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 9 de 16

11 Al hacer clic en Examinar, se debe buscar y luego seleccionar el archivo contenedor pdf que se reenviará. Reingresada: Este estado indica que la legalización fue Observada y luego corregida por el escribano solicitante. A los fines prácticos es igual a la Ingresada pero con mayor prioridad. Anulada: Este estado indica, al igual que en el circuito manual, que por algún motivo no se pudo continuar con el circuito de legalización. Aprobada: Este estado indica que el sector de Legalizaciones aprobó la legalización digital, por lo tanto la misma está lista para ser firmada por el escribano legalizador digital de turno. Cuando la legalización llega a este estado se cobra a través de la ley 404. En el momento en que la legalización es firmada por el escribano legalizador digital, se cursará mail al escribano solicitante. A continuación la legalización pasa a estar Entregada. Entregada: Este estado indica que el documento ha sido legalizado digitalmente y ha sido puesto a disposición del solicitante, y depende del escribano solicitante imprimir la foja de legalización digital. Para esto tiene que cliquear el botón "Imprimir" que ve en su lista de legalizaciones, el cual abre el pdf a imprimir sobre la foja de legalización digital. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 10 de 16

12 Importante: El pdf de la foja de legalización no puede volver a ser abierto una vez cerrado, sin importar si se efectuó o no la impresión, la legalización digital pasa al estado Impresa. En caso que no haya impreso correctamente, deberá concurrir al Sector de Legalizaciones, para realizar el trámite en forma presencial. Ejemplo de la Foja de Legalización a imprimir en la foja de legalización digital: Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 11 de 16

13 El escribano que solicitó la legalización, una vez que imprimió la foja de legalización digital correspondiente, deberá ligarla al documento notarial que requirió legalizar, mediante su firma y sello. También deberá, al costado del sello del legalizador en la foja de legalización digital, estampar su firma y sello. Impresa: La foja fue impresa con éxito y se puede validar su autenticidad a través de la página del Colegio como se indica en el anexo de este instructivo. En caso de que por algún motivo la impresión no se haya efectuado correctamente, la solicitud de reimpresión deberá ser presentada personalmente. Reimpresa: En el caso de solicitar reimpresión de la foja de legalización digital, la misma se realizará en el Colegio de Escribanos y en el sistema se mostrará el estado Reimpresa. Anexos Técnicos Requisitos para el Uso del Sistema Poseer dispositivo Token para firma digital. Para que este dispositivo funcione correctamente debe: Estar instalado en la PC el programa Safenet (Lo puede descargar desde la página del Colegio, Trámites-Firma Digital-Programa para la utilización del Token) Descargar Certificados de Firmas Digitales (desde la página de la AFIP) (En caso de dudas remitirse al instructivo que se encuentra en la página del Colegio, Trámites- Aplicativos e instructivos- AFIP - Firma Digital - Descarga de certificados Tener instalado Java en su Pc, actualizado con la última versión (actualmente versión 8) Tener instalado Adobe Reader con la última versión (versión 11 o posterior) Tener instalado el Firmador de PDFs con la última versión (a la fecha 22/07/2015 la última versión es la 1.4). Puede descargar el mismo desde la página del Colegio, Trámites-Aplicativos e instructivos - Firma Digital - Firmador de PDFs Tener descargado en su PC el contenedor de pdfs (Lo puede descargar de la pantalla Enviar Solicitud del Sistema de Legalizaciones Digitales como se muestra a continuación) Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 12 de 16

14 Requisitos de la Documentación Escaneada El documento que desea legalizar debe estar escaneado en formato PDF y a color. Se recomienda que el archivo escaneado tenga un peso menor a 2MB. Firmar Digitalmente un Documento 1. Colocar el TOKEN en un puerto USB de la computadora 2. Abrir el programa Firmador (la última versión a la fecha 23/07/2015 es la 1.4). Automáticamente aparecerá el nombre del escribano 3. Hacer clic en la lupa para adjuntar el Formulario Contenedor. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 13 de 16

15 4. Buscar el Formulario Contenedor en la ubicación donde fue guardado y seleccionarlo haciendo un clic sobre él. Es posible firmar varios contenedores al mismo tiempo, seleccionando la carpeta que los contiene. El firmador puede firmar un pdf contenedor, una carpeta con varios contenedores o un zip con varios contenedores. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 14 de 16

16 5. Ingresar la clave del TOKEN 6. Se guardará un documento en formato PDF, con la fecha del día, en la misma ubicación en la que se encuentra el Formulario Contenedor, que contendrá la palabra FIRMADO Validación del público de Legalizaciones Digitales Firmadas Desde la página del Colegio, se puede verificar en forma pública, la autenticidad de la legalización digital. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 15 de 16

17 Para realizar la consulta debe ingresar los siguientes datos: - Serie y Nro de Foja de Legalización Digital - Serie y Nro de la Foja Firmada - El captcha que se solicita Una vez completo los datos hacer clic en Consultar. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 16 de 16

18 Haciendo clic en el botón PDF Foja Legalización Digital podrá visualizar el pdf con el texto de la foja de legalización digital que fue impreso al final del circuito de legalización y está firmado digitalmente por el escribano legalizador. Haciendo clic en el botón PDF Documento Legalizado podrá visualizar el pdf contenedor (que incluye el documento legalizado) que fue enviado por el escribano solicitante al comienzo del trámite y está firmado digitalmente por él. Dpto Cómputos Soporte Infórmatico Página 17 de 16