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María Teresa Murillo Palma
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1 PUBLICACIÓN PAGINA WEB CONSULTORÍA PARA EL ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN NACIONALES Y REDES SOCIALES. TÉRMINOS DE REFERENCIA No.610 FECHA: 21 de mayo 2015 BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. - BANCÓLDEX RESPUESTA A LAS INQUIETUDES O PREGUNTAS RELACIONADAS CON LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR UNA CONSULTORIA PARA EL ANÁLISIS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN NACIONALES Y REDES SOCIALES Bogotá, D.C., mayo 21 de

2 Pregunta: En el punto 6. EVALUACIÓN se describen dos grupos de criterios uno que suma 85 puntos y otro que suma 15 puntos. De acuerdo al documento sólo "Quienes alcancen el 80% de la calificación técnica, pasarán a la siguiente ronda de calificación económica...". Sin embargo no encontramos la forma en que se evaluarán los puntos que hacen parte de la calificación técnica, al parecer no sólo será calificado como cumple y no cumple, sino que es probable cumplir mejor o peor que otro proponente. Amablemente pedimos una explicación más detallada de: - Cómo se obtienen el puntaje máximo de "Experiencia Específica"? - Cómo se obtiene el puntaje máximo de "Experiencia del equipo de trabajo"? - Cómo se obtiene el puntaje máximo de "Metodología"? Entendemos que este punto en particular sí sería una calificación subjetiva a partir de la documentación entregada por los proponentes, pero no nos apartamos de la posibilidad de que la entidad tenga una estructura más clara de cómo evaluarlo que quiera hacer pública. - Cómo se obtiene el puntaje máximo de "Desarrollo Tecnológico"? Misma observación que punto anterior. - Cómo se obtiene el puntaje máximo de "Evaluación Financiera? - Cómo se obtiene el puntaje máximo de "Evaluación Administrativa? RESPUESTA: La evaluación y asignación de puntajes se encuentran soportadas en procedimientos internos del Banco que se basan en los criterios de evaluación que se encuentran en los Términos de Referencia en cuestión, lo que garantiza la objetividad y transparencia en la selección del proponente. Pregunta: En el punto 6.5 METODOLOGÍA se incluye "Descripción del plan de trabajo detallado, tiempos, entregable, tiempos de respuesta y personal destinado para el diseño e implementación de la estrategia de comunicación de Bancoldex". Pregunta: A partir de la lectura de todo el documento e incluso del objeto del mismo se extrae que en las obligaciones a contratar no se incluye el diseño e implementación de la estrategia y que esto tal vez corresponda a un error. Si esto es así amablemente pedimos a la Entidad corregir el documento con el fin de no contener ambigüedades toda vez que el documento hará parte integral del contrato. Si por el contrario no es un error, Podría la entidad aclarar el alcance de dicha obligación? Pregunta: Durante el actual proceso no se dará a conocer el presupuesto destinado para la contratación? 2

uienes alcancen el 80% de la calificación técnica, pasarán a la siguiente ronda de calificación económica...".

3 RESPUESTA: Para efectos de la presente convocatoria, la administración decidió no informar el presupuesto con el que se dispone para llevar a cabo la contratación. Si no es así, en el punto 7 RECHAZO amablemente solicitamos a la entidad eliminar la situación (vii) toda vez que no habría un "...valor máximo establecido en los términos de Referencia..." Pregunta: Por otro lado la Garantía que los proponentes debemos otorgar para la participación en el proceso, tiene dos descripciones distintas: En el punto 3.7. GARANTÍA se especifica que debe ser por el 10% del valor de la propuesta. Lo cual parece ser coherente con el hecho de no haber presupuesto público para el proceso. RESPUESTA: La garantía de seriedad de la oferta, corresponde al 10% del valor de la propuesta presentada. Pero en el punto GARANTÍA DEL CONTRATO se describe una póliza por el 20% del valor del contrato. Esta Garantía sólo deberá constituirse una vez adjudicado el contrato? Si no es así, Por qué valor debería constituirse? RESPUESTA: Esta póliza la constituirá sólo el proponente elegido al momento de la firma del contrato y los porcentajes se aplicarán sobre el precio del mismo. Pregunta: En el punto 9.3. DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA se incluye el punto (ii) Hoja de vida del proponente. A qué hace referencia esto para una persona jurídica colombiana? RESPUESTA: corresponde al anexo 2, adjunto a la invitación y anexar un breve resumen de la empresa y su portafolio de servicios. Pregunta: En el punto OBLIGACI ONES DEL BANCO, amablemente pedimos a la Entidad incluir los siguientes puntos: (iv) Entregar en la frecuencia, horarios y formatos acordados con el Contratista los contenidos digitales fruto del monitoreo de medios tradicionales de Bancoldex. RESPUESTA: Esta información está contenida en los puntos ii) y iii) de las Obligaciones del Banco Pregunta: En el Anexo No. 5 se desglosan cada uno de los entregables para que el proponente describa su precio individual. Aun así la evaluación de la propuesta económica se haría de forma integral? RESPUESTA: Se hace de manera integral. 3

.." Pregunta: Por otro lado la Garantía que los proponentes debemos otorgar para la participación en el proceso, tiene dos descripciones distintas: En el punto 3.7.

4 OBSERVACIÓN: A manera de aportar al proceso, informamos que el punto 6.6. Oferta económica se encuentra repetida. La primera parte quedó sin numeración y se incluyó en el segundo numeral del punto 6.5 METODOLOGÍA Pregunta: Confirmar que el insumo de monitoreo de medios tradicionales será entregado por el cliente y por consiguiente no hace parte de la cotización solicitada. Asegurar que dicho insumo incluye el monitoreo de todos los temas que relacionan en el numeral 10. TERMINOS DE LA CONTRATACIÓN. RESPUESTA: Esta información será entregada por parte del Banco y hace parte de las obligaciones consignadas en el punto 12.2, de los Términos de Referencia. Pregunta: Es importante tener presente que si el insumo del cliente no proporciona la información necesaria sería fundamental contratar otro monitoreo, que no está incluido en esta propuesta. RESPUESTA: El monitoreo actual es el recurso con el que cuenta actualmente el Banco para desarrollar el análisis de medios. No se realizarán contrataciones adicionales. Pregunta: La entrega de los análisis es vía correo electrónico, no se hace entrega de ningún portal donde si identifique el análisis. Es posible participar de esta forma, o debemos contar con una plataforma como lo es solicitado en el numeral Procesamiento de la información. RESPUESTA: Si es posible participar de esta forma. Pregunta: El analista encargo de entregar los análisis solicitados se encuentra ubicado en la ciudad de Medellín, las reuniones solicitas se pueden hacer por videoconferencia. RESPUESTA: Si. Pregunta: El cliente entrega el monitoreo de redes sociales, o hay que incluirlo dentro de la propuesta. RESPUESTA: El Proponente debe incluir en la propuesta el monitoreo de redes sociales. Pregunta: A qué hace referencia el anexo 6. Valores Institucionales, ya que en el anexo sólo aparece el titulo? No nos es clara la información que necesita que suministremos. RESPUESTA: Los valores institucionales es un documento que se encuentra como anexo, publicado en el Pregunta: Quisiéramos mayor claridad sobre los entregables 3 y 5 en la página 22, ya que a nuestro entendimiento son los mismos productos. También nos gustaría tener claridad sobre cuándo habría que entregarlos, ya sea el mismo reporte o reportes diferentes. 4

Asegurar que dicho insumo incluye el monitoreo de todos los temas que relacionan en el numeral 10. TERMINOS DE LA CONTRATACIÓN.

5 RESPUESTA: El entregable 3 se refiere a análisis mensuales que serán entregados por parte del proponente y se entregarán los primeros días del mes. El entregable 5 se refiere a informes especiales que serán entregados por parte del proponente cuando identifique crisis u oportunidades de comunicación en tiempos distintos a los descritos en el entregable 3. Pregunta: El servicio descrito es netamente de consultoría y/o requieren generación de contenidos, es decir, elaboración de comunicados o boletines de prensa y distribución a los medios de comunicación? RESPUESTA: Solo se refiere a la consultoría y elaboración de informes Pregunta: Teniendo en cuenta el ítem 10.2 (Compilación de Información), qué volumen de información (piezas) debemos analizar de los CD que nos suministrará Bancoldex? RESPUESTA: El volumen de esta información depende de la cantidad de apariciones que tenga Bancoldex y sus temas de interés en los medios de comunicación (radio, prensa, televisión) que son monitoreados diariamente. Pregunta: El histórico de redes sociales con el que debemos contar deberá ser retroactivo?, desde qué fechas debemos tener? RESPUESTA: No debe ser retroactivo será analizado a partir de la firma del contrato. Pregunta: Con respecto al ítem Procesamiento de información. Procesar en una plataforma tecnológica la información de los medios de comunicación, asignándole variables de tipo de cubrimiento, voceros y posiciones que permitan sistematizar la información y arrojar datos que simplifiquen el análisis de contenido. Nuestra compañía no cuenta con una plataforma tecnológica que cuente con variables fijas, esto lo hacemos a través de un FTP con tablas dinámicas y actualización diaria (teniendo en cuenta las variables que en común acuerdo se establezcan inicialmente con Bancoldex), por lo anterior, sería válido presentar nuestra propuesta bajo estos parámetros, o seríamos descalificados? RESPUESTA: Es válido presentar la propuesta en los parámetros que menciona. 5

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