Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa

Transcripción

1 ImasisEscolar Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisEscolar es una aplicación que puede ser utilizada también en colegios, jardín de niños, instituciones educativas, secundarias, preparatorias, entre otros. Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros se le recomienda que configure la impresora predeterminada aquella que más utilice de esta forma al imprimir su proceso será más sencillo Salir: Permite cerrar y salir del programa Editar

2 Copiar: Permite copiar información y se activa solo cuando hay datos que copiar Cortar. Permite retirar información para enviarla al portapapeles y posteriormente pegarla Pegar: Permite pegar la información después de cortarla o copiarla Catálogos: Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan productos y servicios para operar el centro escolar, ejemplo el proveedor de jardinería, fumigación, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Tipos de cobro: solo las familias o grupos en que se clasifican los cobros que se realizan ejemplo: gafete, seguro, material, etc. Estados y Ciudades: son las bases de datos que como su nombre lo indica nos permiten almacenar las entidades de las cuales se deriva nuestra interrelación Control Escolar: Alumnos: Es la base de datos de los estudiantes y se recomienda que se registren la mayor cantidad de datos para que se pueda aprovechar de forma total el programa, se pueden editar los datos cuand esto se requiera Grupos: Son los grupos y grados en que se encuentran ubicados los alumnos el grado debe ser un número y el grupo una letra

3 Periodo: Son las etapas en que se establece el ciclo escolar y la forma de capturarla es como la siguiente ilustración el folio permite ordenarla Credenciales: Usted puede elaborar credenciales de sus alumnos basándose en los datos capturados, para elaborarla solo debe arrastrar y soltar de la ventana superior a la inferior (solo se elaboran de alumnos activos) si usted requiere un diseño especial se lo podemos realizar (aplica cargos adicionales por este servicio) En los diseños que llevan logo y fondo estos éstos últimos se deben agregar en Utilerias/parámetros Grales.

4 Cumpleaños de los alumnos: Es un reporte que permite identificar la fecha de cumpleaños de los alumnos agrupados por el mes en que se celebra Personal: Empleados: Es la base de datos de los colaboradores o empleados de la institución y pueden ser intendentes, maestros, etc. Cumpleaños del personal: Es un reporte que permite identificar la fecha de cumpleaños de los empleados agrupados por el mes en que se celebra. Credenciales de los empleados: Usted puede elaborar credenciales de sus empleados basándose en los datos capturados y se realiza de misma forma que en el caso de los alumnos, si usted requiere un diseño especial se lo podemos realizar (aplica cargos adicionales por este servicio) Faltas o Permisos: Permite registrar la información de las faltas o permisos de los empleados

5 Caja: Pagos de Colegiaturas: En este apartado podemos registrar los pagos que realiza el alumno ya sea por concepto de colegiatura, materiales, etc. Anticipos, Recibos: Es el registro de aquellos pagos parciales que se realizan de forma extraordinaria Corte del día: Es el resultado de la operación y se sugiere que al final del día se haga el corte y se emita un reporte de las operaciones generadas Cuentas por pagar: Son los registros de pagos realizados y pendientes que se generan en la institución para su operación

6 Reportes Becados: Son los alumnos que tiene una beca y este reporte permite tenerlos identificados Listas por grupos: Son las listas de alumnos que se encuentran activos en el plantel Adeudos: Son los adeudos que se tienen por parte de los alumnos Pagos: Son los pagos realizados en base a la programación de gastos Utilerías Usuarios: Son los empleados que tienen acceso al programa y en este apartado se les asigna su clave Parámetros: En este apartado daremos de alta los datos de la institución Ventana Cascada: Permite presentar las ventanas abiertas en forma de cascada es muy útil cuando no podemos apreciar una ventana Mosaico: Es otra forma de mostrar las ventanas en forma de mosaico de manera que podamos visualizarlas todas Descripción de funciones del programa Configuración Inicial Como primer paso debemos registrar los parámetros del sistema los cuales se utilizan de forma general y los mismos se modifican en Utilerías/Parámetros Grales.

7 Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Alumnos, Proveedores, Etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de alumnos Para dar de alta debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que se requiere En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así

8 Esta función aplica para todas las listas. Para crear un registro nuevo o editar los datos solo pulse el botón correspondiente y aparecerá la ventana de edición Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su alumno. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar. Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá

9 convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotoscasas\casa122.jpg, ruta no valida c:\archivogeneraldefotos\fotosalumnos\catalogo\122.jpg Alta de un pago Caja \ Pago de colegiatura Esta opción nos permitirá generar los recibos, este apartado esta directamente ligado con el alta en Utilerias/Parámetros Grales. Editar y la pestaña pago de colegiaturas ya que en ese apartado usted puede generar los recibos de todo el periodo o proceder a realizarlos de forma individual, deberá anotar el mes, el año el monto, el concepto y pulsar agregar colegiatura. En la ventana de recibo llenaremos los datos requeridos en base a los datos del alumno, montos, fechas y demás información

10 Anexo I (Respaldos) El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO 3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisEscolar se encuentra en una carpeta llamada ImasisEscolar en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisEscolar a otra carpeta y renombrarla anotando fecha y hora ejemplo

11 ImasisEscolar lo que significa que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente quemar la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo Nota: antes de realizar cualquier tipo de actualización del programa se debe realizar un respaldo total ya que si no se realiza usted puede toda la información de sus bases de datos Anexo II (Preguntas Frecuentes) 1.- Como genera los reportes de personal son exportables? Usted puede generar reportes o exportar su información a Excel, lo que no le permite es importar información 2.- Cuantas empresas se pueden controlar? Hasta 5 con una misma licencia en un mismo equipo 3.- Este programa permite crear historial de información del empleado escaneando los documentos para hacer el historial? Si, usted puede relacionar los datos vinculándolo con un PDF 4.- Lleva control de actas, faltas, reportes, etc. por empleado? Si, usted de hecho genera un expediente completo 5.- Cuantos registros de personal puedo realizar? Hasta 2000 alumnos 6.- Puedo vincular un evento del expediente del empleado con un archivo PDF? Si, usted puede vincular un evento con un archivo PDF para poder tener constancia electrónica del mismo

12 7.- Puedo utilizar el programa en W7 de 64 bits? En algunas versiones de sistemas operativos de 64 bits no es estable lo recomendamos 32 bits 8.- Puedo solicitar una adecuación personal al programa para ponerlo a punto en base a mis necesidades? Si, estos cambios requieren un pago extra el cual dependiendo el tipo de adecuación es el precio que se les propondría, siempre en una cantidad razonable Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material Gracias por su atención Actualización 22 de mayo de 2015